Projekt: 10 Punkte, damit dein Projekt noch besser wird!

Erfahrungsbericht – Woran scheitern Projekte?

Ich bin nun schon seit über 15 Jahren im Projektgeschäft tätig. Wie du dir sicher vorstellen kannst, habe ich dabei in vielen Projekten mitgewirkt – hier war alles dabei: von kleinen bis großen, nationalen oder internationalen Projekten.

Was mir immer wieder aufgefallen ist: Es gibt gewisse Zeitpunkte in Projekten, an denen es wichtig ist, welche Entscheidungen getroffen werden, um ein erfolgreiches Projekt abzuschließen oder das Projekt vor die Wand zu fahren.

Alle genannten Punkte können in das Projektmanagement etabliert werden. Es gibt leider keine feste Definition, was das Vorhaben eines erfolgreichen Projektes garantiert. Ich habe mich trotzdem mal daran versucht, hier meine Diamanten festzuhalten.

Du benötigst ein positives Projektumfeld, was durch folgende Eigenschaften geprägt sein sollte:

1. Feedbackkultur

Wie wird über Probleme im Projekt gesprochen? Versucht ihr den Schuldigen zu suchen, oder die Energie besser dafür einzusetzen, eine Lösung zu finde? Bitte immer versuchen, das Handeln / die Situation von der Person trennen. Das Vorgehen habe ich mir aus dem Buch, das Harvard-Konzept abgeschaut. 
Keiner möchte jemandem etwas Böses. Erläutert gern euer Vorhaben und sprecht offen über mögliche Lösungen. 

Das Projektmanagement und das Projektmanagementteam sollten hier alle mitziehen und es mit ihrem Verhalten positiv vorleben. 

2. Verantwortungskultur

TEAM – "Toll Ein Anderer Machts". Regelmäßig höre ich diesen Satz in Projekten, ob in der Schule, Universität oder heute in Projekten. Jedes Mal stellt sich mir hier eine Gänsehaut auf.

Mein Tipp: Sprecht bei jeder Aufgabe kurz den Umfang und die wichtigkeit für das Projektgelingen ab. Danach kann jeder verstehen, warum diese Aufgabe existiert und was sie beiträgt. Als nächstes sprecht ihr ab, wer diese Aufgabe hauptverantwortlich übernehmen möchte - habt ihr den ersten Punkt gut gemeistert, sollte dies nicht schwer sein. Der Name des Verantwortlichen wird im Protokoll hinter der Aufgabe vermerkt. 

Fragt den gefunden Verantworltichen "Bis wann ist diese Aufgabe erledigt?" und notiert dies ebenfalls im Protokoll. 

Als Projektleiter kommt nun die wichtigste Aufgabe, die gerne vergessen wird. Kontrolliert die Aufgabe zu vereinbarten Meilensteinpunkten. Nur so fühlt sich die Aufgabe für den Verantworltichen auch so wichtig an, wie sie ist. Vergesst bei guter Erledigung auch nicht das Loben. ;)

Damit Aufgaben richtig erledigt werden und jeder im Team befähigt ist, die Verantwortung für diese zu tragen empfehle ich übrigens das Modell ergebnisorientierte Aufgabenbeschreibung zu üben und zumindest im Hinterkopf damit zu arbeiten.

3. Gemeinsamer Kickoff

Viele Projekte scheitern, bevor sie richtig begonnen haben! Aus meiner Sicht trägt ein fehlender oder schlecht vorbereiteter Kickoff wesentlich dazu bei.

Jedes Mitglied des Projektteams und jeder Beteiligte brint unterschiedliche Kenntnisse, Erwartungen und Prioritäten in ein Projekt ein. Wenn du diesen Personen nicht die möglichkeit gibst, sich vor Beginn der Arbeit auf eine gemeinsame Linie zu begeben, wird der restliche Projektverlauf ein harter Kampf, ganz gleich wie sehr du versuchst, den Kurs zu korrigieren.

Ein Kickoff ist ein effektiver Weg, um das Projektteam bereits vor Arbeitsbeginn auf den gleichen Stand zu bringen. Bei einem Kickoff umreißt du das Ziel des Projekts, gehst auf Details ein und besprichst die nächsten Schritte. Auf diese Weise sind alle Projektmitarbeiter und Beteiligte an Bord, egal wohin dein Projektplan dich führt. Die Ziele einer Kickoff Veranstaltung sind erreicht, wenn am Ende das gesamte Team ein gemeinsames Verständnis darüber hat, woran jeder arbeitet, warum es wichtig ist, und wie die Arbeit erledigt werden soll.

Bei gemischten Projekt-Teams könnt ihr statt deutsch natürlich auch komplett auf Englisch wechseln.

4. Meetingkultur

Sicher kennt ihr das auch, ihr bekommt per Mail einen Terminblocker mit dem Titel "Meeting". Im Blocker selbst steht nicht viel mehr als ein einleitender Text und ein Treffpunkt. Um überhaupt erraten zu können, um was es geht, klickt ihr auf die Teilnehmerliste und findet 10 - 30 eingeladene Teilnehmer vor. Ich lege meine Hand ins Feuer, dass jeder schon einmal ein solches Meeting erlebt hat, wenn nicht regelmäßig erlebt. Das Ergebnis eines solchen Meetings steht normalerweise vorher auch schon fest. Es wird viel geredet, ein paar Kollegen nehmen sich sehr wichtig, hin und wieder wird offen gestritten und am Ende sind mehrere Stunden vergangen und alle sind so schlau wie vorher ( und wahrscheinlich jetzt auch noch genervt).

Meetings müssen nicht schlecht sein und erfüllen auch wichtige Aufgaben. Dafür muss sich nur an gewisse Regeln gehalten werden. Ein Business Meeting sollte eine Agenda haben, ein klares Ziel verfolgen und es sollten nur Teilnehmer im Termin dabei sein, welche auch zur Lösung / Zielerreichung beitragen. Dies sollte auch alles schon aus der Termineinladung hervorgehen, damit sich jeder Teilnehmer entsprechend vorbereiten kann.

Merkt ein Teilnehmer, dass er in diesem Termin nichts beitragen kann, darf er den Termin schnellstmöglich verlassen.

5. Kommunikation im Projekt

Was wird auf welcher Ebene reported? Was benötigt mein Vorgesetzter, damit er einen guten Überblick über das Projekt hat? Wie und was wird an das Management berichtet?

Protokolle und schriftliche Zusammenfassung sind dann sinnvoll, wenn sie aktiv gelesen und Feedback gegeben wird. Das sollte direkt in der Projektorganisation geklärt sein. 
Bitte achtet auf eine gute Rechtschreibung. Hier kann das Tool LanguageTool auch als Chrome-Erweiterung dafür sorgen, dass eure Texte und Protokolle qualitativ gut abliefern. Es ist eine gute Mischung aus Deutschlehrer und Duden. So wird auch schnell „project“ als englisch erkannt. 

Ein Protokoll ohne Feedback solltet ihr grundsätzlich hinterfragen. Stichwort ist hier die Schuldzuweisung / Selbstschutz „Ich habe doch alles für das Projekt getan“. 

6. Jour fixe je Woche

Mein eigener Erfahrungswert im Projekt hat gezeigt, dass mit einem Jour fixe je Woche sehr gut gearbeitet werden kann. In Testphasen empfehle ich durchaus auch zweimal wöchentlich. Sofern so ein Termin genutzt wird, haben wir auf weitere schriftlichen Protokolle verzichtet.

Grundlage: Protokoll Ja oder nein?
Die Frage ist immer, für wen das Protokoll erstellt wird und ob dieser das Protokoll auch wirklich liest.

7. Kommunikationskultur

Kernfragen: Wie wichtig oder wie dringend ist meine Information / meine Antwort, die ich erhalten will?

Diese Frage sollte jeder Mitarbeiter im Projekt beantworten können.
Hier mal ein Alltags-Beispiel aus dem Projektmanagement, mithilfe des Entscheidungsbaums, an das Eisenhower-Prinzip angelehnt.

Kategorie 1: Wichtig & Dringend? Benötige ich schnell eine Entscheidung, um weiterzumachen?

Medium: Telefon – in die Hand nehmen und direkt anrufen.

Kategorie 2: Wichtig, aber nicht dringend?

Medium: Teams/Slack oder einen anderen Messenger auf den derjenige im Laufe des Tages reagieren kann.

Kategorie 3: Nicht wichtig/ Nicht dringend?

Medium: Im wöchentlichen Jour fixe klären. Im Termin gemeinsam besprechen und klären, ob und wann es angegangen wird.

8. Mindset

Projektmanagement im Kern – Ihr sitzt alle im gleichen Boot. Ihr habt ein gemeinsames Projektziel! Oft fällt es schwer, für das Mindset die richtige Definition in der Organisation zu finden.

Versuch dich immer in die Lage deines Vorgesetzten zu versetzen und zu überlegen, was er benötigt. Kann er mit den Informationen aussagekräftig antworten? Ist er in der Lage im Projekt zu reporten?

Praxistipp: Frag einfach deinen Vorgesetzten, welche Herausforderungen er aktuell im Projekt hat oder sieht.

9. Projektrisikoregister

Gewöhne dir an, ein Projektrisikoregister zu führen. Das kommt aus der Projektmanagementmethode PRINCE2. Das Projektrisikoregister versetzt dich in die Lage, proaktiv auf Situationen einzugehen. Du kannst damit vorausahnen, in welche Richtung sich das Projekt entwickelt.

Natürlich musst du während des Projektes dieses Risikoregister aktualisieren und anpassen.

10. Basics & die Grundlagen

An-/Abwesenheiten? Krankheitsbedingte Ausfälle?

Auch heute noch komme ich in Projekte und Kleinigkeiten, wie der zentrale Urlaubskalender, die geplanten An- und Abwesenheiten oder auch krankheitsbedingte Ausfällewurden nicht beachtet.

Weil nicht klar ist, wer sich um was kümmert, kommt das Gefühl der Unsicherheit auf.
Termine und Termintreue sollten eingehalten werden. 
Die Planung der Ressourcen im Projekt ist ein essenzieller Baustein für den Projekterfolg. 

Für ein paar Tools im Alltag kann ich dir auch meinen Artikel empfehlen.

Herausforderungen

Das Onboarding Dilemma: ja, wir sind im Jahre 2022. Nichtsdestoweniger benötigen Unternehmen bzw. die Organisation immer noch bis zu 3 Wochen, um einen User mit seinen entsprechenden Berechtigungen anzulegen und ihm einen Systemzugang zur Verfügung zu stellen.

Hier meine dringende Bitte: Analysiere im Detail, aus welchem Grund dieser Prozess so langsam ist und versuche einen konstruktiven Verbesserungsvorschlag einzubringen.

Ein Beispiel, was ich tun kann, wenn die Zugänge noch nicht bereitstehen. 

Nutze die Zeit: Schau dir die Unterlagen an, arbeite dich ein. Wie ist der aktuelle Projektfortschritt? Welche Phase kommt als Nächstes? Betrachte auch die Herausforderungen in dem Projekt und welche Mitarbeiter dem Projekt sehr guttun und welche Mitarbeiter an manchen Stellen etwas blockieren. Zeitlich wird es schon früh genug spannend werden.

Nicht falsch verstehen | Nicht immer ist der optimale Mitarbeiter auf der richtigen Stelle. Solltest du merken, dass die Tätigkeit vielleicht gerade nicht zum Stärkenbereich des Mitarbeiters passt, musst du trotzdem einen Weg finden.

Das zahlt sich aus - ehrliche Beratung:

Du wirst mit der Zeit ein Gespür dafür entwickeln, wann ein gutes Projektumfeld herrscht und die Projektziele erreichbar sind und wenn dies nicht der Fall ist.

Nutze bitte deine Analysefähigkeit, um ein externes Feedback an deinen Vorgesetzten weiterzureichen.

Im Feedback beachte bitte, dass du die jeweilige Person von der Situation und dem Handeln trennst. Grundlage aus dem Buch: Das Harvard-Prinzip.

Es geht nicht darum, jemand anderen vorzuführen. Es geht darum, den Projekterfolg sicherzustellen. Das ist die Aufgabe, für die du da bist und für die dich der Kunde bezahlt.

Startschwierigkeiten

Vielleicht hast du etwas Schwierigkeiten, in das Projekt hereinzukommen. Es kann auch vorkommen, dass der eine oder andere Projektmitarbeiter nicht erfreut ist, dass du mitwirkst.

Das ist ein völlig normales Verhalten und nachvollziehbar.
Bei uns sagt man dazu: „Was der Bauer nicht kennt, das frisst er nicht.“
Ein Ansatz, dagegen zu wirken kann folgendes sein:

Versuch in den Gesprächen stets konstruktiv und an dem Ergebnis zu arbeiten. Ordne persönliche Gegebenheiten und Bedürfnisse dem Projekterfolg unter.

Versuche bitte stets in der „wir“ Form zu sprechen, damit klar ist, dass du ein Teil des Projektes und auch der Lösung bist.

Wie du siehst, wiederholen sich hier gewisse Dinge immer wieder. Das deckt sich auch mit meiner Erfahrung.

Antwort auf meine Frage zum Einstieg: Woran scheitern Projekte? Meiner Erfahrung nach an der Kommunikation!

Entscheidend ist also, wie du mit deinem Umfeld und dem Projekt sowie deinem Vorgesetzten kommunizierst. Finde deinen Weg der Kommunikation mit deinem Ansprechpartner.

Tipps für Einsteiger: Halte dich an einen erfahrenen Projektmanager und bitte ihn, dein Mentor zu sein.

Tägliche Tipps für einen geordneten Projekt-Alltag. 

Termin: Vorbereitung ist King!

Ich bereite jeden Termin akribisch vor, überlege mir welche Teilnehmer in den Termin dabei sind und habe mit meinem jeweiligen Menti nach dem Termin eine Nachbesprechung. Hier tauschen wir uns dann über die Kommunikation aus. So kann direkt im Projekt gelernt werden, wer was aus welchem Grund so kommuniziert hat.

Motivation – Das klingt jetzt schon alles ziemlich pessimistisch. Fürwahr, so lässt sich das lesen.

Wieso mache ich es trotzdem?

Es macht enorm viel Spaß gemeinsam mit Kollegen und den Kunden Herausforderungen zu meistern und den nächsten Meilenstein zu schaffen oder das Projekt abzuschließen.

Das sind gemeinsame Ereignisse, die extrem zusammenschweißen und die gemeinsame Beziehung noch einmal stärken.

Die Vorfreude

Ich habe auch nach so vielen Jahren immer noch Gänsehaut vor einem neuen Projektmeeting. Wie ist das Team? Wo stehen wir gerade? Welche Charaktere sind hier im Team?

Die Unterschiedlichkeit der jeweiligen Menschen in den Projekten ist der Spannungsfaktor, der das Projektleben so wertvoll macht.

Ich hoffe, du konntest dir das ein oder andere aus meinem Erfahrungsbericht mitnehmen und probierst den ein oder anderen Tipp mal selbst aus.

Wie sieht es mit deinen Erfahrungen aus?

Was sind wichtige Punkte für gute Projekte?
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Beste Grüße und bleibt knusprig Jerry