Nachrichtensteuerung - Die richtige Nachrichtenart und das SAP Formular ermitteln

Kennst du die Frage nicht auch? Ich bin gerade in der VA21 oder VA22 und überlege, welche Nachrichtenart oder welches Formular nun da hinterlegt ist. Irgendwas mit "Nachrichtensteuerung".

Ich klicke ja nur auf "Ausgeben". Kein Plan, was dahinter steht.

Das hab ich mir auch gedacht und überlegt, wie ich es schnell herausfinden kann. Gern nehme ich dich jetzt auf meinen Weg mit, wie ich mir schnell einen Überblick verschaffe und auch wirklich nur die Formulare beachte, welche wirklich ausgegeben werden. 

Tagtäglich kontaktieren mit Kunden mit der Bitte ihre Formulare anzupassen. Dabei ist von SAPscript über Smart Forms bis zu Adobe Forms alles mit dabei. In den meisten Fällen wird die Nachrichtensteuerung dafür genutzt, um den Output aus dem System, sprich das Formular damit zu erzeugen.

Fangen wir also an. 

Die Nachrichtensteuerung

Alles dreht sich hier im SAP um die Module SD und MM. Die Module Sales & Distribution kurz SD und Material Management kurz MM arbeiten für die Formularausgabe mit dem Framework Nachrichtensteuerung.

Diese tritt in Aktion, wenn du in einem Beleg z.B. VF03 für Fakturen auf Nachricht->Ausgeben klickst.

Hier ist eingestellt, welche Nachricht dann im System erzeugt / verarbeitet wird und dir am Ende einen Ausdruck erzeugt oder die Nachricht per Mail / EDI versendet.
Die korrekte Verarbeitung wird über das Customizing in der Nachrichtenfindung definiert.

Aber eins nach dem anderen.
Grundeinstieg in die Nachrichtensteuerung ist die SAP Transaktion NACE.

SAP war hier "recht kreativ" und hat Vertriebs-Anfrage mit VA abgekürzt.
VA21 Angebot anlegen, VA22 Angebot bearbeiten, VA23 Angebot anzeigen

Die Applikationen spiegeln diesen Prozess ebenfalls wider. Alles, was mit Angeboten zu tun hat, ist unter V1 zu finden. Themen rund um die Lieferung unter V2. Die Rechnung und ihre zugehörigen Dokumente können über V3 konfiguriert werden. Ansonsten werden oftmals noch V6 für Handling Units und V7 für Transportdokumente benötigt.

Hast du die richtige Applikation für dich identifiziert, kannst du auf Nachrichtenart klicken:

Keine Angst, in der neuen Ansicht stehen erst mal alle Nachrichtenarten, welche du durch SAP ausgeliefert bekommst und zusätzlich alle eigenen im Unternehmen.

Die Zahl ist viel zu groß und die Ansicht erschlägt! Absolut richtig. Doch das soll uns nicht abschrecken; auf geht es. Nun suche ich mit dir nur die Nachrichtenarten heraus, welche wirklich genutzt werden.

Nachrichtenausgabe Tabelle: Tabelle NAST

Alle Nachrichten in den SD und MM Modulen durchlaufen die Nachrichtensteuerung. Diese nutzt im Hintergrund Tabellen für diesen Schritt.

Die spannendste Tabelle ist für mich die Tabelle NAST. Diese kannst du in der Regel direkt über die SE16 oder SE16N erreichen.

Also auf geht es: →SAP-Logon auf →Transaktion: /nSE16N →Tabelle NAST, Applikation: V1. Wie oben beschrieben.

Hier kannst du natürlich noch weiter Filter einstellen, wie die Sprache. Dies kann schon Sinn ergeben.

Ich nutze meistens: "Anzahl Einträge", um mir einen schnellen Überblick zu verschaffen, welche Nachrichten insgesamt verwendet wurden.

Wie du siehst, etwas mehr als 250 Einträge im Output.

Auf ins Eingemachte! →Ausführen(F8) oder das schöne Symbol mit dem grünen Haken.

Jetzt möchte ich nach der "Nachrichtenart" gruppieren. Einmal auf die Spalte "Nachrichtenart" klicken, anschließend auf "Filtern → Aufsteigend sortieren".

Somit sehe ich schnell im Überblick, was los ist. Von der Technik in den Alltag.

Interessante Spalten für mich: Zeitpunkt:
Wird es sofort versendet oder im zyklischen Job? Die meisten Nachrichten sind im Customizing der Nachrichtenfindung so eingestellt, dass die Ausgabe direkt versendet wird. 

Und natürlich, wie es ausgegeben wird. Per Druck oder doch per Mail? Antwort ist in der Spalte "Medium" zu finden.

Meine Erfahrung

Meist werden bis zu 70-80 % der Formulare noch gedruckt. Dies kann am Sendemedium 1 | Druckausgabe festgestellt werden.

Ich arbeite jeden Tag in meinen Projekten dafür, dass wir mehr digitalisieren und öfter E-Mails versenden. Dafür existiert das Sendemedium 5 | externes Senden (meistens Mail), Sendemedium 6 oder 7 kann auch mal eingesetzt werden, ist aber viel seltener.

Für gewöhnlich ergeben die Medien 1 und 5 zusammen über 90 % der genutzten Ausgabekanäle. Also Druckausgabe (1) und E-Mail-Versand (5).

Auf die schnelle sehe ich hier direkt: Es sind eigentlich nur 3-4 Nachrichtenarten, die wirklich viel gedruckt worden.

Kombination: Informationen aus NACE+NAST

Diese schaue ich mir nun wieder in der Tabelle NACE genauer an.

Also wieder Schritt 1 erneut ausführen. In meinem Fall schaue ich die Details zu BA00 an.

Dafür muss ich als Erstes rechts die Nachrichtenart auswählen (BA00), anschließend links im Baum auf "Verarbeitungsroutine" - mit der linken Maus - doppelt klicken.

Nun sollte das Fenster so aussehen:

Das Medium ist dasselbe, wie in der Tabelle NAST. Alle hier eingetragenen Sendermedien können als Ausgabekanal später in den Transaktionen ausgewählt werden.

In der Spalte "Programm" steht das Druckprogramm.

In der Spalte "Form-Routine" ist die Stelle im Druckprogramm gemeint, an welcher das Dokument erzeugt wird. Hier in meinem Beispiel ist es die Unter-Routine: "ENTRY".

Nun noch der Formularname:

Ist das Formular noch in der Technologie SAPscript erstellt, dann steht in der ersten Spalte "Formular" der Name des SAPscript Formulars.

Ein kurzer Einschub: Das Formular erreichst du über die Transaktion für SAPscript: TA SE78.

Wenn das Formular - wie in meinem Fall - in der Technologie Smart Forms oder Adobe Forms erstellt wurde, steht der technische Name in der nächsten Spalte "PDF/SmartForm Formular"

SD_SDOC_FORM01 ist in diesem Fall das Adobe Forms Formular.

Mit der Spalte "Art" wird unterschieden, ob ein Smart Forms oder Adobe Formular vorliegt. Nur bei zweiterem wird hier PDF eingestellt, ansonsten muss hier SmartForm gewählt werden.

Das Adobe Formular kannst du dir in der Transaktion SFP anschauen. Ein Smart Forms Formular ist über die Transaktion Smartforms zu finden. 

Wunderbar. Das Formular, sowie das Druckprogramm sind damit gefunden. 

Die Anleitung kannst du immer nutzen, wenn du gerade nicht weißt, wie das Formular oder Druckprogramm nun heißt, oder du wissen willst, welche Nachrichtenarten wirklich genutzt werden.