SAP ADS: Voraussetzungen, Funktionsweise und Praxistipps

In diesem Artikel geht es um den SAP Adobe Document Services kurz SAP ADS. Ich erkläre die Funktionsweise, seinen Zweck und welche besonderen Funktionen du damit nutzen kannst. Stöber gern mal rein und viel Spaß beim Lesen.

Was ist der ADS?

Einfache Antwort: Ein Webservice, der benötigt wird, um mit der Formulartechnologie Adobe Forms PDF Formulare zu generieren. ADS ist die Abkürzung für Adobe Document Services. Da es sich um einen Webservice handelt, kann man sich mit dem letzten Wort "Services" eine gute Eselsbrücke bauen.

SAP Adobe Document Services (ADS) oder auch kurz SAP ADS. Ist die Funktion, welche bei Adobe Forms aus den Beleg Daten und Formular Layout ein fertiges PDF generiert.

Ebenso gab es in der Vergangenheit von Adobe den Adobe Forms Document Server. Dieser hat sehr ähnliche Funktionen, wurde jedoch im Rahmen der Cloud-Ausrichtung von Adobe eingestellt.

Wir sprechen jetzt im ersten Teil erstmal über die Adobe Document Services on premise.

ADS Cloud Lösung

SAP bietet für seine Kunden über die SAP BTP-Plattform den ADS als Cloud Lösung an. Selbstverständlich benötigst du hierfür eine SAP BTP-Anbindung deines Systems. Diese Konfiguration sollte im Rahmen der S/4HANA Vorbereitung in deinem System eingerichtet werden.

Was ist der Unterschied zwischen Adobe ADS undSAP ADS?

Technisch gibt es ein paar Unterschiede zwischen diesen 2 Technologien.

Adobe ADS ist wie oben geschrieben der "Server". Ein on premise Server, welcher mit einem Windows Server und einem JBOSS verschiedene Webservices anbietet, welche die PDF-Formulare erzeugen.

Dieser Server ist EOL. Sprich, er ist nicht mehr zu bekommen.

SAP ADS hingegen ist ein Webservice, im SAP Ökosystem. Dieser ist als Webservice auf einem Netweaver-JAVA installiert und wird über eine SAP GUI-Installation aufgespielt.

Was ist die Voraussetzung für SAP ADS on premises?

Du brauchst einen Server oder eine virtuelle Maschine mit Windows oder LINUX. Anschließend installierst du hier ein Netweaver JAVA(AS JAVA). Nachdem der erfolgreich installiert ist und die Maschine durchgestartet wurde, kannst du den SAP ADS als SAP-Gui-Patch einspielen.

Beachte bitte, dass die Netweaver Java Instanz (AS JAVA) im SAP ein Support-Ende für den Maintenance Support zu 2027 sowie das Ende des Extended Supports 2030 hat.

Funktionsweise von SAP ADS

Zugriff auf den ADS Webservice erhältst du durch einen Funktionsbaustein im SAP. Erst ermittelst du den Adobe Forms Formularnamen. Anschließend rufst du die richtige Schnittstelle auf, um die Daten an den Funktionsbaustein zu übergeben. Im ERP ist das die DDIC-Schnittstelle oder ein CDS-View bzw. die Daten aus dem CDS-View.

Im Fall 1 mit DDIC-Daten wandelt der Funktionsbaustein diese Daten in XML um. Es wird eine Daten-Datei aus den ABAP-Daten erzeugt. Mit dem Formularnamen bezieht SAP nun auch das Adobe Forms Formular und gibt dies als Layout-Datei im Funktionsbaustein weiter.

Mit den technischen Usern ADS_USER und ADSagent wird nun ein Webservice-Call aufgebaut, welcher die XML-Daten enthält. Mit XML-Daten und XML-Layout nutzt der ADS nun die Funktion "Render-PDF" und rendert aus diesen Informationen die fertige PDF-Datei. Das ist ein einzelner Adobe Document Service.

Das Formular als PDF Datei wird nun im Funktionsbaustein wieder zurückgegeben und kann anschließend weiter genutzt werden.

Übliche Szenarien sind hier: Druckausgabe, E-Mail-Versand und Ablage im Archiv.

Performance der Adobe Document Services (ADS)

Es gibt ein paar Stellschrauben, die du nutzen solltest, um mit dem Adobe Document Services on premise richtig loszulegen. Achte bitte bei der Erst-Einrichtung auf die korrekte Konfiguration des Systems. Anbei ein 4 Tipps aus unserer Praxis als SAP Berater. Sei Up-2-Date

Halte dich Grob an die aktuellste Version -1. Sprich: Empfehlenswert ist die Vorjahres-Version.

1. Einrichtung

Achte darauf, dass dein Dienstleister oder du selbst auch den 2ten Serverknoten aktiviert. Hierdurch befähigst du den ADS dazu, die doppelte Anzahl an gleichzeitigen Formular-Generierungs-Prozessen zu verarbeiten.

2. Sizing Adobe Document Services (ADS)

Ebenso ist eine gute Konfiguration mit der richtigen Anzahl von Speicher + CPU-Kernen der Maschine sinnvoll. Sprich uns dazu am besten direkt an.

3. Less-is-More

Achte bei der Formular-Erzeugung bitte darauf, nur die Daten zu übergeben, welche auf dem SAP Formular benötigt werden. Alle anderen Daten kannst du im Adobe LiveCycle Designer unter Kontext deaktivieren. Rechtsklick mit der Maus und "inaktiv setzten".

Durch das inaktiv setzen der Datenfelder, reduzierst du die Größe der XML Datei für die Daten-XML. Da XML im Faktor 3 wächst, wir aus 1nem Byte Text = 3 Byte im XML.

5 Sonderfunktionen von Adobe Document Services ADS, die du kennen solltest

Folgende Funktionen sind einzigartig und liefern einen echten Mehrwert im Formularwesen.

1. Native Ausgabe auf Etikettendruckern

Mit dem Adobe Document Services kannst du direkt Druckdaten für einen Etikettendrucker ausgeben. Der ADS setzt dann die Druckdaten in z.B. ZPL um. Das erspart dir eine umständliche direkte Entwicklung in ZPL, wie es bei SAPscript und Smart Forms Formularen notwendig ist.

2. ZUGFeRD und Xrechnung

DSAG hat dafür gesorgt, dass SAP den ADS die Funktion ergänzt hat, nativ PDF/A3 zu erzeugen. Somit ist ein Langzeitarchivierungsformat möglich. Ebenso kann dies mit der Erzeugung von Rechnungsdaten dafür genutzt werden ZUGFeRD und Xrechnung zu erzeugen.

3. Digitale Signaturen

Du kannst mit einem Zertifikat für ein Unternehmen jedes PDF-Dokument mit einer digitalen Signatur versehen. Dies zeigt deinem Kunden dann an, dass du das Unternehmen bist, welche das Dokument erstellt hat und auf dem Weg/Transport zum Kunden keiner das Dokument manipuliert hat.

4. Kennwortschutz & Verschlüsselung

Adobe hat in Zusammenarbeit mit der SAP auch die Funktionen wie Kennwortschutz und Verschlüsselung ergänzt. Hier gibt es eine super Möglichkeit, sowohl die Verschlüsselung mit AES256 Bit, wie auch dem Kennwortschutz zu sichern.

In unseren Kundenprojekten kommt das häufig bei Zeitnachweisen oder Entgeltnachweisen zum Einsatz, sodass Unbefugte das Dokument nicht einsehen können.

5. Fonts

Aus verschiedenen Gründen haben einige unserer Kunden in der Vergangenheit eine eigene Schriftart verwendet. Dies wurde als Font in den Formularen genutzt. Das Problem:

Ein Kunde, der dieses Dokument bekommt, kann es nicht öffnen. Gelöst wurde dies bei SAPscript und Smart Forms mit dem Einbetten der Fonts in die Formulare. Das hat die Formulare enorm aufgebläht, da der gesamte Schriftsatz mitgegeben wird.

Adobe Forms hat hier den enormen Vorteil, dass nur die Zeichen eingebettet werden, welche wirklich in dem Formular mit angedruckt werden. Aus dem Grund sind die Formulare im Adobe Forms auch nur ein Bruchteil der Größe, wie vergleichbare SAPscript oder Smart Forms Formulare mit dem gewünschten Font.

Du kannst ebenso die gewünschte Schriftart als Font auf dem ADS einspielen, sodass diese genutzt wird.

Troubleshooting ADS: 3 Lösungen für häufige Probleme

Es kann auch mal vorkommen, dass kein Formular erzeugt wird. Wie den Fehler anschließend einschränkst, erkläre ich dir hier in Kurzform.

Keep Alive: Erreichbarkeit Webservice sicherstellen

Was tun, wenn der ADS nicht erreichbar ist?Es gibt ein paar Möglichkeiten, die Funktion vom ADS zu überprüfen:

Transaktion: SE38->FP_TEST_00 -> Hier sollte die Versionsnummer vom ADS zurückkommen.

Kommt diese nicht: ->SM59 und Test auf "externe Systeme" und "ADS", Rechtsklick und "Testen"

Hier sollte 403 not Allowed kommen oder erfolgreich zurückkommen. Bei Schwierigkeiten, mach direkt einen Termin mit deiner SAP Basis aus.

Falls ein Popup mit der Abfrage für User-Name und Passwort kommt, stimmt die Konfiguration mit den Usern im SAP nicht. Hier bitte die User ADS_USER und ADSagent prüfen und ggf. das Passwort auf allen Systemen gleichziehen.

Druckformular testen

Mit dem Report SE38: FP_PDF_TEST_00 kannst du ein Testformular erzeugen und ausgeben.

Erfolgreich: Alles ok.

Abfrage Usernamen & Kennwort: Siehe oben -> User prüfen

Fehler: Vorheringen Schritt durchführen.

Ggf. kann auch die "Reader Credentials" fehlen oder abgelaufen sein. Das sind die Berechtigungen, um echte PDF Dokumente zu erstellen. Diese haben allerdings ein Ablaufdatum(Validto).

Funktion interaktive Formulare testen

Mit dem Report Se38: FP_PDF_TEST_IA kannst du ein interaktives Formular erzeugen und dies prüfen.

Hier passiert es öfter, dass die "Reader Credentials" nicht korrekt eingespielt sind.

Dazu wende dich bitte direkt an deine SAP-Basis. Oder meld dich bei uns!

Ansonsten habe ich ganz neu noch diese Seite hier von SAP gefunden. Teste es gern mal aus und uns bitte Feedback.

FAQ

Wo kann ich SAP ADS herunterladen?

Du kannst die Installations-Datei als SAP-Gui-Patch wie üblich im SAP Service Marketplace beziehen. Siehe hierzu OSS-Note: 2187332.

Es gibt einige Stolperfallen in der Einrichtung des ADS.

Solltest du es selbst probieren wollen, kannst du dich an den "ADS Installation Guide" halten.

Hier fehlen leider die Performance-Themen, wie der 2te Serverknoten, sowie das korrekte Sizing der Maschine. Die genauen Voraussetzung dafür, kannst du in dem oben genannten Guide nachlesen, oder im Buch vom Rheinverlag.

Wie geht es mit SAP ADS weiter?

SAP Adobe Docuemt Services sind die SAP Standard Technologie, um Dokumente auszugeben. OnPremise wird der Server bis 2027 supportet und im extended Maintenance bis 2030 verfügbar sein. Im Zuge der Forderungen von der DSAG hat die SAP nun in den DSAG-Technologietagen 2024 in Hamburg berichtet, dass der SAP ADS auf die S/4HANA XSA-Plattform portiert wird. Der Webservice wird also künftig im S/4HANA Ökosystem etabliert.

Bleibt SAP ADS kostenfrei?

Es gibt zum Zeitpunkt März 2024 keine Aussage der SAP, ob dieser Server künftig auch Geld kosten wird. Sollte die SAP sich tatsächlich dazu entscheiden, haben wir schon eine schlanke Alternative in der Hinterhand.