Was ist SAP-ILM?

Eubuleus SAP Formulare
Eubuleus SAP Formulare

SAP-ILM ist eine Lösung, um den gesamten Dokumentenlebenszyklus im SAP zu Steuern und die Dokumentation sicher zu stellen.

Was ist SAP-ILM nicht? 
SAP-ILM ist nicht Archivierung!

SAP-ILM ist die Abkürzung für das SAP Information LifeCycle Management.

Es geht also um ein ganzheitliches System für die Verarbeitung und Verwaltung deiner SAP-Daten. Du wirst an der ein oder anderen Stelle vielleicht auf den Begriff Data Governance lesen. Der beschreibt aus meiner Sicht ganz gut, was dem Grundgedanken von SAP ILM innewohnt.

In den letzten Jahren ist das Thema Datenschutz und die Umsetzung der EU-DSGVO von entscheidender Bedeutung für Unternehmen.

Mein Beratungsalltag sieht so aus: „DSGVO? Das ist doch das, was immer die anderen betrifft, oder?“.

Die EU-DSGVO hat besondere Ansprüche an die Verwaltung und Verarbeitung der Daten. Sowohl kundenbezogene Daten als auch mitarbeiterbezogen Daten. Dabei hat SAP mit dem SAP-ILM eine Möglichkeit geschaffen, den gewachsenen Anforderungen gerecht zu werden.

Erstmals aufgekommen ist SAP-ILM im Rahmen von Mitarbeiterdaten und Bewerbungsunterlagen. SAP HCM hat ohne SAP-ILM keine Werkzeuge, um die Daten EU-DSGVO konform zu verarbeiten. Aus dem Grund ist im SAP HCM das ILM auch stark verbreitet.

Für NON-HCM Systeme ergibt ILM auch Sinn. Hier stehen dir allerdings mit den bekannten Werkzeugen der SAP Archivierung SARA und SARI Boardmittel zur Verfügung, die zumindest einen Teil des Lebenszyklus von den Daten abbilden.

Ersetzt nun SAP-ILM die klassische Archivierung im SAP? Nein. Es ergänzt die vorhandenen Werkzeuge um wichtige Funktionen.

Das erklärt auch, weshalb SAP-ILM die Funktionen der klassischen Archivierung weiter benutzt und an einigen Stellen ergänzt.

Klassische Archivierung macht folgende Dinge:

sap ilm
Das erklärt auch, weshalb SAP-ILM die Funktionen der klassischen Archivierung weiter benutzt und an einigen Stellen ergänzt.



Zwei wichtige Dinge kommen mit SAP-ILM nun im LifeCycle Management dazu.

Was klassische Archivierung macht

Wie kann ich SAP-ILM im SAP nutzen?

Geh in die Transaktion SFW5(Business-Functions) und aktiviere dort folgende Business-Function 1. ILM

Sofern auch das Thema System-Stilllegen für dich relevant ist, schau am besten hier im SAP Help Artikel zu ILM nochmal nach.

Empfehlungen
Möchtest du dir noch mehr Informationen einholen, dann habe ich hier einen Tipp.

Vieles in deinem Projekt wird hier in dem Buch vom Rheinverlag zu SAP-ILM abgehandelt. Das ist auf jeden Fall eine gute Referenz und erleichtert dir den Einstieg in das Thema. 

SAP ILM wird meist mit dem Archivieren von Belegen und Dokumenten kombiniert. Faustformel: Länger als 8 Jahre nicht mehr oder noch nie im Belege und Dokumente im SAP archiviert? Dann empfehle ich die Archivierung direkt mit Einführung von SAP ILM. 

Projektlaufzeit: Rechnet mal in der Kombi mit 12-18 Monaten. Hier ist der Fachbereich mit seinem Test der Engpass und sorgt regelmäßig für Verzögerungen. 

Ich hoffe du konntest das ein oder andere hier für dich mitnehmen. 

Schreib mir gern in die Kommentare, was dir hier noch fehlt oder auch gefallen hat.
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