SAP S/4HANA-Transformation: Die 4 größten Herausforderungen und wie du sie meisterst

Der Umstieg von SAP ECC oder R/3 auf SAP S/4HANA ist kein gemütlicher Spaziergang im Park, sondern ein Marathon mit Hindernissen: Daten warten darauf, vom alten ERP ins neue System zu wandern. Schnittstellen wollen angepasst werden. Eigenentwicklungen müssen integriert werden. Mitarbeiter benötigen Schulungen.

Bei all diesen Aufgaben braucht es nicht noch zusätzliche Herausforderungen. Ich möchte dir deswegen vier Fallstricke bei der SAP S/4HANA-Transformation zeigen, die mir in der Praxis immer wieder begegnen. Und natürlich verrate ich dir, mit welchem Vorgehen du sie elegant umschiffst. 

Das Wichtigste auf einen Blick

• Für den Erfolg der Transformation braucht es eine bereichsübergreifende Instanz mit viel Know how, die steuert und die Interessen auf einen Nenner bringt. 
• Der Greenfield-Ansatz ist die Methode der Wahl, um eine hohe Datenqualität und ein schlankes ERP-System sicherzustellen. 
• Die S/4HANA-Transition betrifft nicht nur die IT-Landschaften. Sie verändert, wie Teams zusammenarbeiten und das ganze Unternehmen tickt. Das erfordert tiefgreifende organisatorische Veränderungen und eine umfassende Kommunikation. 

Gründe für eine Umstellung

SAP S/4HANA-Transformation – kein anderes Thema beschäftigt die SAP-Welt derzeit mehr. Verständlich. Mit dem Support-Ende von SAP ECC (einst R/3) Ende 2027 beziehungsweise 2030 wird das Thema immer drängender. Wer keine Sicherheitslücken in seinem SAP ERP-System riskieren möchte, sollte möglichst bald auf SAP S/4HANAumsteigen. Doch das ist einfacher gesagt als getan.

In meinen Projekten für die S/4HANA-Umstellung sehe ich immer wieder Stolpersteine, die sich von Unternehmen zu Unternehmen und von Branche zu Branche ähneln. Wenn die Transformation schon läuft, wird es richtig aufwendig, diese Probleme zu lösen.

Dabei geht es auch anders: Wenn Fallstricke frühzeitig bekannt sind, können sie leicht vor der Implementierung zur Seite geräumt werden.

1. Herausforderung: Keine übergreifende Instanz

Viele meiner Kunden wollen innerhalb von 12 Monaten die Transformation abgeschlossen haben. Das ist realistisch, insofern sie die Vorplanung separat betrachten. Die braucht nochmal sechs Monate. Macht zusammen 18 Monate bis der Umstieg abgeschlossen ist.

Diese Vorprojekte sind entscheidend für das Gelingen der Migration. Sie legen den Fahrplan mit allen anstehenden Aufgaben fest und verhindern böse Überraschungen.  

Viele Unternehmen wollen erst nach Abschluss der Vorplanung SAP-Berater ins Haus holen. Klar, die Fachabteilungen kennen ihre Prozesse und Bedürfnisse am besten. Was allerdings fehlt, ist eine bereichsübergreifende, vermittelnde Instanz.

Beispiel: Business Partner

Ein Beispiel: In SAP ECC sind Kunden und Lieferanten getrennte Datensätze. In SAP S/4HANA gibt es Business Partner: Alle Stammdaten zu Kunden, Lieferanten und weiteren Partnern werden in einem einzigen Objekt gebündelt und gepflegt. So kann ein Unternehmen denselben Geschäftspartner sowohl als Kunden als auch Lieferanten führen, ohne doppelte Datensätze anlegen zu müssen.                                                                                                           

Das ist effizient und verhindert Inkonsistenzen. Das Ganze hat aber einen Haken: Plötzlich greifen verschiedene Abteilungen auf denselben Datensatz zu. Der Einkauf bezahlt Rechnungen an den Partner. Die Buchhaltung stellt ihm welche. Beide brauchen unterschiedliche Informationen. Beide Geschäftsprozesse haben nachvollziehbare Interessen. Wer entscheidet jetzt, welche Felder es gibt und zentral ausgefüllt werden müssen?

Gibt es keine koordinierende Instanz, wird erst in die eine, dann in die andere Richtung entwickelt. Das kostet Zeit und Nerven. Scheut daher die Ausgaben für eine frühzeitige externe Unterstützung nicht. Am Ende spart ihr Geld, da ihr schneller ans Ziel kommt.

2. Herausforderung: Welche Daten kommen mit?

Es gibt drei unterschiedliche Optionen, die SAP S/4HANA-Transformation anzugehen:

Greenfield-Ansatz

Entscheiden sich Firmen für diesen Weg, wird das ERP-System komplett neu aufgesetzt. Alle Prozesse werden also von Grund auf neu gedacht.

Dafür braucht es zunächst eine Blueprint-Phase. Dabei wird definiert, wie Prozesse in Zukunft laufen sollen. Beispielsweise wird sauber dokumentiert, wie E-Rechnungen nach der Migration erstellt, angenommen und verarbeitet werden.

Der Greenfield-Ansatz ist die Chance für moderne, standardnahe Prozesse in deinem SAP S/4HANA. Allerdings bedeutet er auch den größten Aufwand.

Brownfield-Ansatz

Der Brownfield-Ansatz wird auch „System Conversion“ genannt. Dabei zieht das komplette ECC-System auf SAP S/4HANA um.

Es muss also nichts neu geplant werden. Die Conversion geht deswegen häufig schneller. Allerdings werden bei der Migration auch Altlasten übernommen. Die Chance zur Modernisierung des ERP-Systems wird verpasst.

Bluefield-Ansatz

Gern auch als „Selective Data Transition“ bezeichnet. Dieser Ansatz liegt zwischen Greenfield und Brownfield. Es werden also nur ausgewählte Daten ins SAP S4/HANA übernommen und ausgewählte Prozesse überarbeitet.

Der Readiness Check von SAP hilft bei der Entscheidung der richtigen Methode. Das Tool dient als Startpunkt der SAP S/4HANA-Migration und analysiert, welche Anpassungen und Vorbereitungen für eine reibungslose Transformation notwendig sind.

Wie sich von Altlasten befreien?

Egal welchen Weg du wählst – Daten ausmisten musst du immer. Das liegt an der In-Memory-Datenbank, die bei S4 zum Einsatz kommt. Sie sorgt dafür, dass es nahezu keine Lesezeit gibt. So können Transaktionen und Analysen in Echtzeit stattfinden.

Dafür speichert die HANA-Datenbank Informationen nicht mehr auf Festplatten, sondern direkt im Arbeitsspeicher (RAM). Daten können dadurch 100.000-mal schneller abgerufen werden. Allerdings ist Speicherplatz auch 15-mal teurer.

Alle Daten vom alten System zu transferieren ist entsprechend unbezahlbar. Wortwörtlich. Außerdem gibt es technische Limitierungen seitens SAP. Die liegen unseren Schätzungen nach bei etwa 2,5 TB.

Das klingt erstmal viel. Allerdings reden wir bei etablierten ERP-Systemen schnell von 12 TB. Wie kann diese Datenwust reduziert werden?

Option 1

Das alte ERP-System wird eingemottet und zum SAP-Archiv. Aber auch hier gilt: Nur behalten, was wirklich nötig ist. Um das zu garantieren, haben wir bei Eubuleus ein spezielles Programm entwickelt. Mithilfe einer Ist-Analyse überprüft es, welche Daten und Formulare wie oft in der Vergangenheit genutzt wurden.

SAP ArchiveLink schlägt dann die Brücke zum neuen SAP S/4HANA-System. Dieses wird im Sinne des Greenfield-Ansatzes komplett neu aufgesetzt. Übernommen werden nur aktive Geschäftsvorgänge wie offene Rechnungen oder laufende Angebote.

Option 2

Neben aktiven Vorgängen werden auch Daten mitgenommen, die regelmäßig benötigt werden. Das ist natürlich mit Diskussionen verbunden. Die Fachbereiche haben oft Angst, wichtige Informationen zu verlieren.

Hier hilft nur eins: Früh und klar kommunizieren. Den Kollegen muss aufgezeigt werden, dass archivierte Daten nicht verloren sind. Sie sehen vielleicht anders aus, aber arbeiten kann man trotzdem damit.

3. Herausforderung: Alte Formulare im neuen System

Weitere Schwierigkeiten kann es bei SAP-Formularen geben – mein Lieblingsthema. Viele Kunden haben SAPscript und Smart Forms im Einsatz. SAP S/4HANA gibt Dokumente allerdings standardmäßig mit Adobe Forms aus. Das ist ein komplett anderes System.

Unternehmen müssen sich zwangsläufig in die Technologie einarbeiten. Es macht also Sinn, alle Formulare auf Adobe umzustellen – auch wenn das technisch nicht unbedingt notwendig ist.

Warum?

Weil drei verschiedene Formular-Technologien parallel teuer und kompliziert sind. Außerdem gibt es immer weniger Mitarbeiter, die die alten Technologien beherrschen. Mal abgesehen von der Optik der Dokumente, die mehr als überholt ist.

Die Krux: Die Umstellung dauert länger als viele erwarten. Wir bei Eubuleus schaffen 40 Formulare pro Unternehmen im Jahr. Möglich wird das nur durch unsere eigene Software. Durch diese Low Code / No Code Lösung können die Fachbereiche die Formulare selbst anpassen.

4. Herausforderung: Change Management auf Augenhöhe

Bei der SAP S/4HANA Transformation geht es sich nicht nur um eine technische Systemumstellung. Vielmehr ist es eine umfassende Veränderung, die alle Unternehmensbereiche und Geschäftsmodelle betrifft. Sie verändert Geschäftsprozesse, die Zusammenarbeit in den Teams und die Unternehmenskultur.

Change Management ist daher das A und das O. Folgende Best Practices haben sich dabei bewährt:

Frühzeitig alle Beteiligten ins Boot holen

Das gesamte Unternehmen sollte über die Gründe für die Umstellung auf SAP S/4HANA informiert werden. Dabei geht es nicht nur um die Vorteile wie die Beschleunigung von Prozessen, sondern auch um die erwartbaren Auswirkungen für die Mitarbeiter. Beispielsweise muss mit SAP Fiori und dem Fiori Launchpad eine neue Benutzeroberfläche erlernt werden.

Zudem kannst und solltest du die Teams in die Funktionsplanung mit einbinden. Dafür lassen sich kostengünstig Prototypen und Testsysteme in der Cloud entwickeln. Kollegen können so das ERP testen, ausprobieren und meckern. So bekommst du frühzeitig Feedback von den Nutzern und steigerst die Akzeptanz für die neuen Prozesse.

Offene Fehlerkultur

Fehler passieren, selbst bei der besten Planung. Gefährlich wird es erst, wenn diese nicht angesprochen, sondern aus Angst vor dem Chef unter den Teppich gekehrt werden.

Ein Beispiel aus der Praxis: Manchmal werden in der Blueprint-Phase Prozesse vergessen. Kurz vor dem Go-live merkt das Team dann: Ups, wir müssen alles nochmal neu modellieren.

Ärgerlich? Ja. Zu spät? Definitiv. Wichtig ist aber vor allem, dass daraus gelernt wird.

Change Champions

Change Champions sind Fürsprecher der SAP S/4HANA-Transformation. Diese Kollegen sind Gold wert. Sie räumen Bedenken aus dem Weg, zeigen die Vorteile des Wandels auf und steigern damit die Akzeptanz des Projekts innerhalb des Unternehmens.

Suche sie in den verschiedenen Abteilungen und statte sie mit Know how, Argumentationshilfen und einer Roadmap aus.

Schulung und Weiterbildung

Mitarbeiter müssen im Umgang mit dem neuen System geschult werden. Klar. Aber bitte keine Einheitsschulung für alle. Der Buchhalter braucht andere Infos als der Einkäufer. Benötigt werden maßgeschneiderte Weiterbildungen, die an den Arbeitsalltag der Kolleginnen und Kollegen angepasst sind.

Über den Go-live hinausdenken

Apropos Schulungen: Es braucht ausgebildete Mitarbeiter, die das neue ERP administrieren können. Die Frage ist also: Wer übernimmt nach dem Wechsel auf S4? Wer kümmert sich um Support-Anfragen? Wer pflegt die Formulare im ERP?

Antworten darauf sollten bereits während der Transformation gefunden werden. Nicht erst hinterher, wenn die Probleme auftauchen.

Fazit: Lohnt sich der Aufwand?

Du siehst: Die größten Hürden bei der S/4HANA-Transformation liegen nicht in der Technik. Viele Unternehmen kämpfen eher mit dem Aufsetzen neuer Prozesse, der Datenqualität und einer überzeugenden Kommunikation, die alle mitnimmt.

Ist die Implementierung allerdings einmal geschafft, eröffnen sich durch die S/4HANA-Technologie ganz neue Möglichkeiten – egal, ob auf der Cloud oder in der On-Premise-Version. Prozesse werden mit dem neuen ERP-System beschleunigt und Unternehmen für die digitale Zukunft gewappnet. Stichworte sind hier KI, IoT und Automatisierung.

Mein Rat nach all den Jahren in der Praxis: Pack es an. Mit der richtigen Vorbereitung wird aus der SAP S/4HANA-Transformation eine große Chance für dein Unternehmen.

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