SAP Bestellung anzeigen: Der Schlüssel für ein effizientes Einkaufsmanagement

Egal, ob Büroklemmen oder große Ersatzteile für eine Maschine – in SAP kannst du auf verschiedene Weisen ganz einfach Bestellungen anlegen. Das Beste dabei: Wenn du den Dreh einmal raus hast, lässt sich jede Bestellposition für Analysen und die Prozessoptimierung nutzen. 

Du weißt nicht, wie das funktioniert? Kein Problem! Der Text liefert dir alle wichtigen Informationen. Und auch wenn du schon Kenntnisse im Bereich Bestellungen hast, warten nützliche Tipps auf dich. Viel Spaß!

Das Wichtigste auf einen Blick

• SAP bietet mehrere Varianten, um Materialien, Wissen und Waren zu bestellen. Eine der häufigsten Beschaffungsarten läuft über ME21N innerhalb des MM-Moduls.
• Der Prozess, um eine SAP-Bestellung anzulegen, besteht aus drei Schritten: Du wählst die passenden Lieferanten und Materialien aus, gibst Mengen und Preise ein und legst Liefer- sowie Zahlungsbedingungen fest.
• Über verschiedene Transaktionscodes lassen sich SAP-Bestellungen überwachen und analysieren, um den Einkaufsprozess gezielt zu verbessern. SAP S/4HANA stellt dafür erweiterte Tools bereit. 

Bedeutung von Bestellungen im SAP-System

Kennst du das? “Leg mal eine BANF an!” oder “Von wann ist die BANF?” In vielen Unternehmen ist diese Abkürzung allgegenwärtig. BANF steht für Bestellanforderung – der erste Schritt im Beschaffungsprozess.

Klingt simpel, ist aber entscheidend für den Unternehmenserfolg. Denn Bestellungen von Material oder einer Dienstleistung bilden die Grundlage für:

• die Materialversorgung und das Lagerbestandsmanagement. Anders gesagt: ohne Ausgangsstoffe keine Produktion und damit keine Einnahmen.
• die finanzielle Planung und Budgetierung. Nur wenn klar ist, wie viel ich meinen Zulieferer zahlen muss, kann ich einen Preis für meine Ware oder Dienstleistung festsetzen.
• das Lieferantenbeziehungsmanagement. Dazu zählt unter anderem die Analyse von Kriterien wie Liefertreue, Qualität und Preisgestaltung anhand der Bestellhistorie.
• Compliance und Auditierbarkeit. Denn dein SAP ERP dokumentiert genau, was bestellt wurde, zu welchem Preis und von welchem Lieferanten. Diese Informationen sind essenziell für interne und externe Prüfungen.

Du siehst; die richtige Handhabung von Bestellungen in SAP hilft dabei, Lieferketten zu optimieren, Kosten zu kontrollieren und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Kurz gesagt: Sie sind entscheidend für den Erfolg deines Unternehmens. 

Eine Bestellung in SAP anlegen – Schritt für Schritt

SAP bietet mehr als 16 verschiedene Wege, eine BANF zu generieren und damit den Bestellprozess zu starten. Allein das zeigt, wie wichtig der Vorgang im ERP-Universum ist und dass SAP-Berater dich optimal bei der Einkaufsorganisation unterstützen können. 

Wir konzentrieren uns im Folgenden auf das Anlegen einer komplett neuen Bestellung ohne Referenz – über die Transaktion ME21N. Sie bietet eine moderne, GUI-basierte Oberfläche, die eine effiziente Dateneingabe und -bearbeitung in einem einzigen Bildschirm ermöglicht. 

Die Erstellung einer Bestellung über ME21N läuft wie folgt ab:

1. Auswahl des Lieferanten und des Materials

First things first: Es braucht zunächst jemanden, der den Bedarf an einer Dienstleistung oder an einem bestimmten Material decken kann. Je nach Produkt fällt die Auswahl mal größer, mal kleiner aus.

SAP ermöglicht dem Einkauf, Lieferanten und deren Angebot miteinander zu vergleichen. Das trägt dazu bei, den bestmöglichen Geschäftspartner zu finden.

Darüber hinaus ist es über eine Sammelverfügbarkeitsprüfung im Infosystem von SAP möglich, die Verfügbarkeit von Materialien zu checken. Dadurch wird unter anderem sichergestellt, dass keine unnötigen Bestellungen ausgelöst werden.

2. Menge und Preise festlegen

Jetzt wird es konkret: Wie viel wird von einem Produkt benötigt und wie hoch ist der Preis pro Einheit?

Bei der Festlegung gibt es einige Faktoren zu beachten, beispielsweise Mindestbestellmengen und Verpackungseinheiten sowie die Verfügbarkeit von Produkten. Auch spielen buchhalterische Aspekte eine Rolle, zum Beispiel, ob es separat ausgehandelte Lieferkonditionen gibt und wie das Verhältnis zwischen Lager- und Bestellkosten ist.

Es ist sinnvoll, ab einer bestimmten Wertgrenze einen Freigabeprozess zu implementieren, damit all diese Punkte entsprechend berücksichtigt werden. Darüber hinaus bietet SAP automatisierte Plausibilitätsprüfungen für Menge und Preis an.

3. Liefer- und Zahlungsbedingungen festhalten

Zum Schluss werden die Liefer- und Zahlungsbedingungen festgehalten. Dabei spielen Incoterms (International Commercial Terms) eine wichtige Rolle. Dahinter verbergen sich standardisierte internationale Handelsklauseln.

Zahlungsbedingungen werden in den Stammdaten des Lieferanten festgelegt. Darüber hinaus muss die Währung, eventuell der Umrechnungskurs sowie Skonto dokumentiert werden.

Wie werden SAP-Bestellungen angezeigt?

Sobald alle Daten zusammengetragen sind, entsteht eine vollständige Bestellung. Diese besteht grundsätzlich aus zwei Teilen:

Belegkopf

Der Belegkopf beinhaltet sämtliche Informationen zu der Bestellung. Dazu zählen Bestellnummer, Bestelldatum, Lieferant, Einkäufer sowie die Zahlungs- und Lieferbedingung.

Außerdem ist die Bestellart festgehalten. Jede Bestellart hat spezifische Verarbeitungsregeln und -logiken. Sie beeinflusst etwa die Art der Wareneingangsverbuchung oder die Rechnungsprüfung.

Welche Bestellarten gibt es in SAP?

Standardbestellungen

Diese werden für einmalige oder unregelmäßige Bestellungen genutzt. Sie enthalten spezifische Mengen, Preise und Liefertermine.

Rahmenvertrag

Dahinter verbergen sich langfristige Vereinbarungen mit festen Preisen und Konditionen – ohne konkrete Mengen festzulegen.

Kontrakt

Ein Kontrakt ist eine Vereinbarung über einen Gesamtwert und nicht über eine spezifische Menge. Oft wird diese Form für wiederkehrende Dienstleistungen genutzt.

Konsignationsbestellung

Bei einer solchen Bestellung bleibt die Ware Eigentum des Lieferanten, auch wenn sie beim Kunden lagert. Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlichem Verbrauch und innerhalb vereinbarter Perioden.

Retouren-Bestellung

Wie der Name bereits sagt, werden hierüber Rücksendungen gemanagt. Oft sind diese Bestellungen mit Gutschriften oder Ersatzleistungen verbunden.

Weitere Bestellarten

Ebenso gibt es Subkontrakt-Bestellungen für die Auslagerung von Produktionsschritten, Dienstleistungsbestellungen und Lieferplaneinteilung. Letzteres ist besonders für regelmäßige Lieferungen in einem festen Intervall sinnvoll.

Position

Die Position enthält alle wichtigen Antworten zu dem Produkt, auf das sich die Bestellung bezieht. Dazu zählt neben der Artikelnummer die Menge, der Preis pro Einheit und eine Beschreibung.

Weitere Lieferbedingungen

In einer Bestellung können weitere individuelle Informationen festgehalten werden. Beispielsweise können individuelle Lieferbedingungen oder der aktuelle Status (angelegt, freigegeben, abgeschlossen) erfasst werden. Bei größeren Bestellungen ergibt es Sinn, den Freigabestatus und -historie zu dokumentieren.

Auch Anlagen wie technische Spezifikationen und Qualitätsvereinbarungen können hinterlegt werden. Gleiches gilt für Verknüpfung unter anderem zur BANF, zu Rahmenverträgen und zu Lieferplänen.

Methoden zum Anzeigen einer SAP-Bestellung

Aufgrund der Bedeutung von Bestellungen und dem darin enthaltenen Informationsschatz bietet SAP dem Einkauf und Berater eine Vielzahl an Möglichkeiten, sich die Daten anzeigen zu lassen. 

Dazu zählen:

• Einzelbestellung anzeigen: detaillierte Ansicht einer spezifischen Bestellung
• Bestellübersicht: zusammenfassende Darstellungen mehrerer Bestellungen
• Bestellhistorie: chronologische Aufzeichnung von Bestelländerungen
• Statusverfolgung: Echtzeit-Updates zum aktuellen Stand einer Bestellung

Lass uns die damit verbundenen, entscheidenden Transaktionen im Detail anschauen:

Standardtransaktion ME23N

ME23N ist eine Kerntransaktion des SAP MM-Moduls (Material Management). Zur Erinnerung: SAP S/4HANA besteht aus unterschiedlichen Modulen, welche möglichst alle Geschäftsprozesse abbilden sollen.

Die Transaktion bietet eine übersichtliche Darstellung aller Bestellinformationen auf einem Bildschirm. Dazu zählen Belegkopfdaten, Details zu den Bestellpositionen, Konditionen, Liefer- und Rechnungsadresse sowie der Status der Bestellung.

Bestellübersicht mit Transaktionscode ME2L

ME2L gehört ebenfalls zum SAP MM-Modul und dient als Überblick über mehrere Bestellungen. Die Listen können zum Vergleich von Preisen, für die Terminüberwachung und die Lieferantenanalyse genutzt werden.

Für diese Zwecke bietet der Transaktionscode ME2L Möglichkeiten zur Filterung und Sortierung sowie umfangreiche Suchkriterien für alle Aktivitäten. Und es stellt Listen bereit, um schnell und einfach große Datenmengen für die Analyse zu exportieren.

Bestellhistorie mit Transaktionscode ME2M

Wenn es um eine zeitliche Dimension geht, ist der Transaktionscode ME2M die richtige Wahl. Die Transaktion zeigt die Bestellhistorie für Materialien und Lieferanten an.

Einen solchen Report kann die Einkaufsorganisation für die Verfolgung von Preisentwicklungen, bei der Bedarfsplanung und für strategische Pläne wie Make-or-Buy-Entscheidungen nutzen. ME2M bietet dafür detaillierte Filteroptionen.

Bestellungen ändern mit Transaktionscode ME22N

Es kann immer mal vorkommen, dass an einer bestehenden Aufforderung etwas geändert werden muss. Bühne frei für Transaktionscode ME22N. Die Transaktion bietet eine benutzerfreundliche, GUI-basierte Oberfläche für Korrekturen und Änderungen an Bestellungen.

Welche weiteren relevanten Transaktionen gibt es rund um SAP-Bestellungen?

Das Modul MM im SAP ERP deckt eine Vielzahl weiterer Prozesse ab – von der Beschaffung über die Bestandsführung bis hin zur Rechnungserfassung. Hier ist eine Übersicht weiterer wichtiger Transaktionen, geordnet nach den Hauptprozessen:

Beschaffung	ME51N	BANF anlegen (Bestellanforderung)
	ME52N	BANF ändern
	ME53N	BANF anzeigen
	ME21N	Bestellung anlegen
	ME22N	Bestellung ändern
	ME23N	Bestellung anzeigen
	ME59N	Automatische Bestellanlage (aus Bestellanforderungen)
Wareneingang	MIGO	Wareneingang buchen (All-in-One-Transaktion für Wareneingang, Umbuchungen und Retouren)
	MB01	Wareneingang für Bestellung buchen
	MB31	Wareneingang für Fertigungsauftrag
	MBST	Stornierung eines Wareneingangs
Bestandsführung	MMBE	Bestandsübersicht anzeigen
	MB51	Materialbelegliste anzeigen
	MB52	Bestandsübersicht nach Lagerort
	MB1A	Warenausgang buchen
	MB1B	Umbuchung buchen
	MB1C	Wareneingang ohne Bezug buchen
Rechnungsprüfung	MIRO	Eingangsrechnung buchen
	MR8M	Rechnung stornieren
	MR11	Verrechnung von Wareneingängen und Rechnungen
Materialstamm	MM01	Materialstamm anlegen
	MM02	Materialstamm ändern
	MM03	Materialstamm anzeigen
Lieferantenstammdaten	XK01	Lieferant anlegen
	XK02	Lieferant ändern
	XK03	Lieferant anzeigen
Berichte und Auswertungen	ME2N	Bestellungen nach Dokumentnummer
	ME2L	Bestellungen nach Lieferant
	ME2M	Bestellungen nach Material
	MB5B	Lagerbestand zu einem Stichtag
	MB5T	Bestände in Transit
	MC.9	Analyse des Verbrauchs (Materialanalyse)
Sonstiges	SE16N	Tabellenanzeige (z. B. Bestelldaten in der Tabelle EKKO für Belegkopf oder EKPO für Bestellpositionen)
	ME57	Zuweisung von Bestellanforderungen
	ME5A	Liste von Bestellanforderungen anzeigen
	MIR5	Rechnungsliste anzeigen

Anzeige von SAP-Bestellungen in S/4HANA

In SAP S/4HANA wurde der Bestellprozess überarbeitet und durch eine Reihe neuer Funktionen ergänzt. Herausragendes Beispiel dabei ist die Fiori-App Manage Purchase Orders. Die zentrale Anwendung bietet eine moderne, rollenbasierte Benutzeroberfläche, die sowohl auf Desktop- als auch auf mobilen Geräten nahtlos funktioniert.

Ergänzend dazu wurden die Formulare für Bestellungen und Bestellanzeigen neugestaltet. Benutzer können Formularlayouts flexibel konfigurieren, um relevante Informationen hervorzuheben und irrelevante auszublenden. Zusätzlich unterstützen die Integration von Smart Forms eine dynamische Anpassung basierend auf Benutzerrollen und Kontextinformationen.

Welche SAP S/4HANA-Anwendungen gibt es für die Anzeige von Bestellungen?

Die Verwaltung und Analyse von Bestellungen ist ein zentraler Bestandteil des Einkaufsprozesses in SAP. Mit den neuesten Fiori-Apps für das SAP S/4HANA-System wird dieser Prozess nicht nur effizienter, sondern auch deutlich benutzerfreundlicher.

Die wichtigsten Fiori-Apps für den Bestellprozess sind:

Manage Purchase Requisitions (Bestellanforderungen verwalten – F1048A)

Die Fiori-App dient der Verwaltung von BANFs. Bestellanforderungen können nach verschiedenen Kriterien durchsucht werden, zum Beispiel Einkäufergruppen und Bearbeitungsstatus.

Darüber hinaus lässt sich der Bearbeitungsstatus einer BANF nachverfolgen. Darauf aufbauend lassen sich Folgebelege wie Kontrakte, RFQs und Bestellungen anlegen.

Manage Purchase Orders (Bestellungen verwalten – F0842A)

Die zentrale Fiori-App Manage Purchase ermöglicht es Benutzern, Bestellungen intuitiv zu erstellen, zu bearbeiten und zu analysieren. Ergänzend dazu existieren spezialisierte Apps wie “Track Purchase Order Items” und “Analyze Purchase Order Spend”, die tiefere Einblicke in spezifische Aspekte des Bestellprozesses gewähren.

Monitor Purchase Order Items (Bestellpositionen überwachen – F2028)

Für eine detaillierte Analyse bietet diese App Einblicke in die einzelnen Positionen innerhalb der Bestellung. Kriterien wie Lieferant, Material oder Status können für gezielte Auswertungen herangezogen werden.

Zusätzliche Funktionen und Analysen

Mit Fiori-Apps in SAP S/4HANA lassen sich nicht nur operative Aufgaben abbilden, sondern auch strategische Entscheidungen unterstützen. Dazu zählt beispielsweise die Einkaufsanalyse (F1991, F1063) und Lieferantenbewertungen (F1510).

Welche Formulare gibt es in SAP S/4HANA?

Im SAP ERP Modul MM stehen zahlreiche Formulare zur Verfügung, die sich auf den Beschaffungsprozess rund um die Bestellung beziehen. Diese Formulare werden meist mit dem SAPscript, Smart Forms oder Adobe Forms erstellt und angepasst.

Bestellformular (Purchase Order)

• Formularname: MEDRUCK
• Beschreibung: Das Standardformular für die Ausgabe von Bestellungen an Lieferanten. Es enthält alle relevanten Informationen wie BANF, Lieferantendetails, Positionen, Preise und Liefertermine.
• Anpassung: Häufig wird dieses Formular um Firmenlogos, zusätzliche Felder oder spezielle Layouts erweitert.

Bestelländerungsformular (Change Order)

• Formularname: MEDRUCK (angepasst)
• Beschreibung: Dokumentiert Änderungen an bereits versendeten Bestellungen, etwa bei Mengen, Preisen oder Lieferterminen.

Mahnungen (Reminders)

• Formularname: MEDRUCK-MA (oder angepasst)
• Beschreibung: Erinnerungsformular für Lieferanten, beispielsweise bei Verzögerungen oder überfälligen Bestellpositionen.

Lieferplanabruf (Schedule Agreement Release)

• Formularname: MEDRUCK
• Beschreibung: Gibt geplante Lieferungen basierend auf einem Lieferplan aus.

Anfrageformular (Request for Quotation, RFQ)

• Formularname: MEDRUCK-RFQ
• Beschreibung: Standardformular zur Erstellung von Anfragen, die an Lieferanten gesendet werden, um Angebote einzuholen.
• Anpassung: Oft erweitert um Felder wie Zahlungsbedingungen oder Lieferzeit.

Rahmenbestellungen (Outline Agreements)

• Formularname: RVORDER01 (oder angepasst)
• Beschreibung: Dokumentiert Rahmenverträge oder langfristige Vereinbarungen, wie Kontrakte mit Lieferanten.
• Verwendung: Regelmäßige Abrufe einer Warengruppe können auf Basis dieser Verträge erfolgen.

Fazit

Ob klassisch mit Transaktionen oder modern mit Fiori-Apps – Bestellungen in SAP sind der Dreh- und Angelpunkt eines effizienten Einkaufs. Sie helfen dir, Materialflüsse zu optimieren, Kosten zu senken und rechtliche Vorgaben einzuhalten.

Wichtig ist also nicht nur, Bestellungen korrekt anzulegen. Vielmehr geht es auch darum, die richtigen Schlüsse aus bereits getätigten Transaktionen zu schließen. Eine Bestellung anzeigen zu können – und das in der richtigen Form – kann dem Einkauf viele Mühen und damit Kosten sparen. Ich hoffe sehr, dass dir der Artikel dabei hilft!

FAQ

Wie kann ich eine Bestellung in SAP anzeigen lassen?

Es gibt zwei grundsätzliche Wege, um eine einzelne Bestellung in SAP S/4HANA anzeigen zu lassen: Entweder über die Fiori-App „Bestellung verwalten“ oder über ME23N im MM-Modul. Darüber hinaus gibt es weitere Varianten, die je nach Zweck infrage kommen. 

Was ist eine BANF?

Eine BANF (Bestellanforderung) ist ein zentraler Bestandteil des Beschaffungsprozesses in SAP. Sie dient dazu, einen internen Bedarf an Materialien oder Dienstleistungen zu dokumentieren und den Einkaufsprozess einzuleiten.

Die BANF wird in der Regel von einem Fachbereich erstellt, der Materialien oder Dienstleistungen benötigt. Nach Genehmigung durch den Einkauf wird die BANF in eine Bestellung (PO) umgewandelt, die dann an den Lieferanten weitergeleitet wird.

Welche Formulare können mit BRF+ ausgegeben werden?

Mit BRF+ (Business Rule Framework Plus) können in SAP zahlreiche Formulare für die Beschaffung, Lagerverwaltung und Rechnungsprüfung effizient erstellt und angepasst werden. Hier sind die wichtigsten:

1. Bestellformular (MM_PUR_PO): Standardformular für Bestellungen, inklusive Lieferantendetails, Positionen, Preise und Liefertermine
2. Rahmenbestellungen (MM_PUR_SA_RELEASE): Formular für Lieferplanabrufe aus Rahmenverträgen
3. Anfrageformular (MM_PUR_RFQ): Für die Kommunikation von Anfragen an Lieferanten
4. Angebotsvergleich (MM_PUR_QUOT_COMP): Vergleichsdokument für Angebote basierend auf einer Anfrage
5. Mahnformular (MM_PUR_REMINDER): Erinnerung an Lieferanten bei verspäteten Lieferungen
6. Rechnungsdokument (MM_IV_INVOICE): Interne Dokumentation von Lieferantenrechnungen
7. Bestandsübersicht (MM_INV_STOCK_REPORT): Formular zur Analyse aktueller Lagerbestände
8. Wareneingangsformular (MM_IM_GR_DOC): Dokumentation von Wareneingängen
9. Warenausgangsformular (MM_IM_GI_DOC): Dokumentation von Warenausgängen oder Umlagerungen