EDI in SAP: Alles, was du über den automatisierten Datenaustausch wissen musst

Früher gab es Post und Fax, heute gibt es Electronic Data Interchange (EDI) – zumindest wenn es um Geschäftsdokumente geht. Rechnungen, Bestellungen und Bestätigungen lassen sich darüber automatisiert und sicher zwischen Geschäftspartnern austauschen.

Doch wie integrierst du EDI in deine SAP-Landschaft? Was hat es mit den Formaten EDIFACT und IDoc auf sich? Und gehören APIs die Zukunft? Fragen über Fragen, die ich dir gerne beantworten möchte.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Electronic Data Interchange, kurz EDI, ist eine Technologie für den sicheren Austausch von Dokumenten zwischen den ERP-Systemen von Geschäftspartnern.
• Das Dateiformat IDoc ist SAP-spezifisch, während EDIFACT einen globalen, herstellerunabhängigen EDI-Standard bietet.
• SAP setzt verstärkt auf APIs, denn sie bieten langfristig eine stärkere Integration und eine höhere Skalierbarkeit, insbesondere in einer zunehmend cloudbasierten IT-Landschaft. EDI-Prozesse werden dadurch allerdings nicht irrelevant – im Gegenteil.

Was ist EDI in SAP?

EDI steht für Electronic Data Interchange. Die Technologie ermöglicht den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Geschäftspartnern.

Aber wozu eine eigene Technologie? Dafür gibt es doch E-Mails. 

Nicht ganz! Im Vergleich zur klassischen E-Mail bietet EDI einen sicheren Austausch von strukturierten Nachrichten vom SAP ERP-Service zu externen Systemen – unabhängig davon, um welche Umgebung es sich handelt. Das heißt also, dass über EDI die verschiedenen Computersysteme miteinander kommunizieren und Daten austauschen können. Vollautomatisiert.

EDI setzt dabei auf standardisierte Nachrichtenformate und Kommunikationsprotokolle. Prozesse in der Logistik, im Einkauf und in der Rechnungsabwicklung lassen sich darüber automatisieren und die manuelle Eingabe von Daten reduzieren. Das spart Zeit, vermeidet Fehler und sorgt für mehr Sicherheit.

Vorteile von EDI auf einen Blick

Warum also EDI statt E-Mail? Ganz einfach:

1. Durch den Wegfall manueller Prozesse erhöht sich die Effizienz.
2. Fehler bei der Eingabe werden durch eine automatische Datenverarbeitung reduziert.
3. Eine Echtzeit-Datenübertragung zwischen den Geschäftspartnern beschleunigt die Kommunikation.
4. Allein der geringere Papierverbrauch und der Wegfall administrativer Arbeit senkt Kosten.

Beispiel für EDI in SAP

Ein Beispiel aus dem Alltag für die Anwendung von EDI ist ein Bestellprozess:

1. Bestellungen (ORDERS): Eine Bestellung wird elektronisch an den Lieferanten gesendet.
2. Bestellbestätigungen (ORDRSP): Der Lieferant bestätigt die Bestellung und schickt die Daten zurück.
3. Lieferavise (DESADV): Informationen über den Versand der Waren werden übermittelt.
4. Wareneingangsavise (RECADV): Der Empfänger bestätigt den Erhalt der Waren.
5. Rechnungen (INVOIC): Das Dokument wird direkt im SAP Modul Material Management (MM) „Rechnungsprüfung“ verarbeitet.

Wie funktioniert EDI?

Um die verschiedenen Möglichkeiten für den Datenaustausch mithilfe von EDI zu verstehen, ist es sinnvoll, sich die unterschiedlichen Anwendungsfälle anzuschauen.

Austausch zwischen SAP

SAP hat für den Austausch von EDI-Nachrichten wie Rechnung, Lieferschein und Bestellung ein eigenes Format in petto: Intermediate Document, kurz IDoc. 

Dank des Datenaustauschformats können Dokumente problemlos und ohne zusätzlichen Schritt zwischen SAP-Systemen hin- und hergeschickt werden. Ältere Versionen wie SAP R/3 unterstützen dabei unter anderem noch das Fix-Length-Format, neuere Systeme wie SAP S/4HANA verwenden für den Prozess vor allem das XML-basierte Format.

XML-basierte IDocs haben immer die gleiche Datenstruktur: Zuerst kommt der Kontrollsatz, dann Dataset und zum Schluss der Statussatz.

Kontrollsatz

IDocs beginnen jeweils mit einem Kontrollsatz der Satzart EDI_DC40 (). Er enthält wichtige Informationen über den sendenden und den empfangenden Partner. 

Dataset

Der Datensatz enthält den Inhalt. Neben einer Kurzbeschreibung sind das die IDoc-Nummer, Name und Segmentnummer. Bei qualifizierten Segmenten wird zusätzlich der Qualifier ausgegeben. Er ist der Wert, der die Bedeutung des Segments bestimmt.

Statussatz

Statussätze protokollieren die Stationen, welches das IDoc auf seinem Weg durchlaufen hat. Sie dienen der Überwachung der Kommunikation.

Austausch zwischen SAP- und Non-SAP-Systemen

Für die Kommunikation mit Systemen außerhalb der SAP-Welt kommt oft EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) ins Spiel – ein globaler Standard für EDI.

Die Struktur von EDIFACT ist hierarchisch aufgebaut und besteht aus mehreren Ebenen: Interchange für Informationen über Sender, Empfänger und Nachrichtennummer sowie Functional Group (optional) und zum Schluss die Nachricht.

Der Nachrichtentyp repräsentiert dabei eine spezifische Geschäftstransaktion. Häufig verwendet werden Bestellungen (ORDERS), Rechnungen (INVOIC), Lieferscheine (DESADV) und Lieferabruf (DELFOR).

Die Bedeutung von Middleware

Wie bereits beschrieben, setzt SAP auf IDoc. Das macht es häufig notwendig, dass bei der Kommunikation mit Nicht-SAP-Lösungen die Datei in EDIFACT umgewandelt werden muss. Andersherum müssen empfangene EDI-Dateien in IDoc konvertiert werden.

Gelingen kann das unter anderem über eine Middleware. Das ist eine On-premises- oder Cloud-basierte Software, die den Zweck einer EDI-Schnittstelle hat und Ressourcen in EDIFACT beziehungsweise IDoc umwandelt.

Als EDI-Konverter kann die systemeigene Lösung SAP Cloud Platform Integrationherhalten. Zudem gibt es externe Anbieter, die eine EDI-Schnittstelle als Werkzeug liefern.

Zusammenarbeit zwischen SAP und Non-SAP innerhalb eines Unternehmens

Innerhalb eines Unternehmens sind neben SAP meist weitere Software-Lösungen im Einsatz. Das kann zum Beispiel in der Personalabteilung oder im Produktmanagement der Fall sein. Auch ein Content Management System kann ein Teil davon sein.

Ein ERP spielt seine Stärken allerdings nur aus, wenn möglichst alle Unternehmensdaten zentral auf dem System zusammenlaufen. Daher ist es notwendig, Schnittstellen zwischen der SAP- und Non-SAP-Lösung zu schaffen. Bühne frei für ALE.

ALE steht für Application Link Enabling. Die Funktion nutzt asynchrone Kommunikation für die Übertragung und verwendet IDocs als Containerformat. 

Für die Administration, die Entwicklung und das Testen stellt ALE verschiedene Werkzeuge zur Verfügung. Aufgerufen werden diese über Werkzeuge: IDoc-Schnittstelle/ALE. 

RFC als Grundlage für EDI

Egal, ob eine Übertragung innerhalb eines Unternehmens oder zwischen zwei unterschiedlichen Firmen stattfindet – Grundlage der Kommunikation ist der Remote Function Call (RFC).

RFC ist eine der großen Errungenschaften der TCP/IP-Netzwerke. Die Technologie ermöglicht den Aufruf von Funktionen in entfernten Systemen. Jeder Computer innerhalb des Netzwerks kann einen RFC-Aufruf annehmen und entscheiden, ob er die Anforderung ausführen will oder nicht.

RFC bildet damit den zentralen Transportmechanismus für den EDI-, IDoc- und ALE-Datenaustausch. SAP unterscheidet dabei zwischen vier verschiedenen Arten: synchron (sRFC), asynchron (aRFC), transaktional (tRFC) und in Warteschlange (qRFC).

Individuelle Anbindung von EDI an das ERP-System

Für die Kommunikation zwischen SAP- und Non-SAP-Systemen braucht es, wie besprochen, eine Middleware. Diese hat den Vorteil, dass sie den manuellen Entwicklungsaufwand durch vorgefertigte Pakete reduziert und schnell einsatzbereit ist. Außerdem können individuelle Anpassungen vorgenommen werden, was die Flexibilität erhöht.

Dies alles setzt allerdings voraus, dass eine Mannschaft mit IT-Kenntnissen und ERP-Know-how mit an Bord ist. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist das nicht immer der Fall.

Darüber hinaus können standardisierte Middleware-Lösungen möglicherweise nicht alle spezifischen Anforderungen eines Unternehmens erfüllen. Außerdem besteht eine Abhängigkeit von Upgrades und Änderungen der Middleware, wodurch unerwünschte Anpassungen am eigenen System notwendig werden können.

All diese Punkte können dafür sprechen, eine eigene Anbindung ohne EDI-Plattform im SAP-System zu integrieren. Mithilfe des richtigen Dienstleisters ist das nicht schwer.

Wie kann Eubuleus dich bei dem Thema unterstützen?

Eine vollständige Integration von EDI-Prozessen in SAP ohne zusätzliche Middleware erhöht die Ausfallsicherheit und reduziert Abhängigkeiten von externen Dienstleistern. Gleichzeitig ist es ratsam, die EDI-Lösung noch vor der Migration zu SAP S/4HANA zu modernisieren, um die Komplexität des Gesamtprojekts zu reduzieren.

Eubuleus als erfahrener SAP-Dienstleister hilft dir bei der Einrichtung eines für dich passenden EDI-Prozesses, bevor wir an die eigentliche Transformation gehen. Dabei achten wir darauf, dass manuelle Eingaben weitestgehend digitalisiert und automatisiert werden, um Fehlerquoten zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Entsprechend sollten eingehende als auch ausgehende Nachrichten automatisch konvertiert und verarbeitet werden können.

Außerdem müssen alle wichtigen EDI-Standards wie EDIFACT, ANSI X12 und VDA sowie Übertragungsprotokolle wie AS2 und OFTP2 unterstützt werden. Ein leistungsfähiges Monitoring-Tool zur Nachverfolgung und Fehleranalyse aller ein- und ausgehenden Nachrichten ist ebenso essenziell.

Um den Aufwand für die Implementierung möglichst gering zu halten, greifen wir, wo sinnvoll, auf vorkonfigurierte EDI-Standards zurück. Gleichzeitig stellen wir eine Skalierbarkeit der Lösung sicher, sodass auch zukünftige Anforderungen abgedeckt werden können. Dazu zählt unter anderem die Berücksichtigung der SAP-Strategie in Hinblick auf APIs.

APIs als Nachfolger von EDI in SAP

SAP setzt in Zukunft verstärkt auf APIs (Application Programming Interfaces) als Nachfolger für den klassischen EDI-Datenaustausch. APIs bieten synchrone Schnittstellen, die über REST oder SOAP angesprochen werden können und mit Formaten wie XML oder JSON arbeiten. Die Bereitstellung der APIs beziehungsweise der Dienste findet dann ausschließlich in der Cloud statt.

Welche APIs sind bereits verfügbar?

Für zahlreiche Anwendungsfälle existieren noch keine APIs, weswegen viele etablierte Geschäftsprozesse in SAP nach wie vor auf EDI basieren. SAP baut APIs allerdings kontinuierlich aus, insbesondere im Hinblick auf die Umstellung auf die Cloud-Technologie. Langfristig sollen sie IDocs ablösen.

Entsprechend wächst die Anzahl verfügbarer APIs stetig. Beispiele dafür sind die Wetter-API von Meteomatics, die hochauflösende Wetterdaten liefert. Auch gibt es APIs für Verfügbarkeitsabfragen und Reservierungen im Bereich Order Management.

Fazit

Die Verarbeitung von externen Geschäftsdaten ist das Rückgrat jeder Geschäftstätigkeit. Entsprechend ist EDI im ERP-System äußerst wichtig.

Der bewährte Standard mit EDIFACT und IDoc hilft Unternehmen weltweit dabei, Daten effizient auszutauschen und Geschäftsprozesse zu automatisieren. Er reduziert manuelle Arbeiten, minimiert Fehler und sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Partnern.

Gleichzeitig stehen wir an der Schwelle einer neuen Ära: Mit APIs bahnt sich eine flexiblere Alternative an, die insbesondere durch ihre Cloud-Integration und Echtzeitfähigkeit punktet.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt im Moment darin, beide Technologien strategisch miteinander zu verbinden – und schrittweise auf APIs umzustellen, sobald diese für die eigenen Geschäftsprozesse verfügbar sind.