SAP flexible Workflow: Dein Weg zu Automatisierung und Effizienz

Was sind SAP flexible Workflows? 

SAP flexible Workflows sind ein leistungsstarkes Werkzeug, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Mit ihnen kannst Du Aufgaben standardisieren, Durchlaufzeiten verkürzen und die Transparenz erhöhen. 

Flexible Workflow: 4 Vorteile 

• Automatisierung und Effizienz: Reduzierung manueller Eingriffe und Fehlerquellen.
  
• Transparenz: Verfolgung und Dokumentation von Prozessschritten.
  
• Konsistenz: Sicherstellung einheitlicher Abläufe.
  
• Zeitersparnis: Beschleunigung von Geschäftsprozessen. 

Herausforderungen von SAP flexible Workflows 

• Komplexität: Die Implementierung kann komplex und zeitaufwendig sein.
  
• Kosten: Initiale Investitionen in Zeit und Ressourcen können hoch sein.
  
• Änderungsmanagement: Mitarbeiter müssen sich an neue Prozesse gewöhnen und es kann Widerstand gegen Veränderungen geben.
  
• Wartung und Updates: Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen sind erforderlich, um die Workflows aktuell und effizient zu halten. 

5 Anforderungen an die Infrastruktur

Bevor Du mit der Einrichtung von Workflows in SAP S/4HANA beginnst, gibt es einige grundlegende infrastrukturelle Anforderungen und Vorbereitungen, die Du treffen solltest. 

1. Systemlandschaft: Stelle sicher, dass Du eine geeignete Systemlandschaft hast, die Entwicklungs-, Test- und Produktionssysteme umfasst. Dies ermöglicht es, Prozesse sicher zu entwickeln und zu testen, bevor sie in die Produktion überführt werden.
   
2. Berechtigungen und Rollen: Definiere und richte die notwendigen Benutzerrollen und -berechtigungen ein. Benutzer, die Workflows erstellen und verwalten, benötigen spezielle Berechtigungen.
   
3. Technische Voraussetzungen: Überprüfe, ob alle erforderlichen Komponenten und Add-Ons für die Funktionalität installiert und konfiguriert sind. Dazu gehören der SAP Business Workflow und die entsprechenden Konnektoren.
   
4. Verfügbare Ressourcen: Stelle sicher, dass genügend Systemressourcen (wie Speicherplatz und Rechenleistung) zur Verfügung stehen, um die zusätzlichen Anforderungen zu bewältigen.
   
5. Basis-Konfiguration: Führe die grundlegende Konfiguration des SAP Business Workflows durch, einschließlich von Templates und allgemeinen Einstellungen im SAP Customizing. 

Basis-Konfiguration 

Die Basis-Konfiguration stellt sicher, dass Dein SAP-System optimal auf die Erstellung und Ausführung von Workflows vorbereitet ist. Nach der Basis-Konfiguration kannst Du spezifische Anwendungen, wie die Servicemeldung und die dazugehörigen Maßnahmen, implementieren. 

1. Aktivierung des SAP Business Workflows

• Aktivierung des Systems: Stelle sicher, dass das Workflow-System in der SAP-Umgebung aktiviert ist. Dies geschieht in der Regel über das SAP Customizing (Transaktion SPRO).
  
• Verbindung zu externen Services: Konfiguriere die Verbindung zu externen Services und Systemen, falls erforderlich. Dies ist wichtig für die Integration von Drittanbietern und externen Komponenten.
  

2. Definition von Templates

• Standard-Workflow-Templates: Verwende vorhandene Templates als Basis und passe sie an die spezifischen Anforderungen Deines Unternehmens an.
  
• Erstellung benutzerdefinierter Templates: Erstelle bei Bedarf benutzerdefinierte Vorlagen, um spezielle Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
  

3. Organisationsmanagement

• Einrichtung der Organisationsstruktur: Stelle sicher, dass die Organisationsstruktur im SAP-System korrekt eingerichtet ist. Dies umfasst die Definition von Organisationseinheiten, Positionen und Benutzern.
  
• Zuweisung von Benutzern zu Positionen: Ordne Benutzer den entsprechenden Positionen und Rollen zu, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Berechtigungen für Freigabeprozesse, Bestellungen etc. haben.
  

4. Berechtigungen und Rollen

• Definieren von Rollen und Berechtigungen: Erstelle und verwalte Rollen und Berechtigungen, die notwendig sind, damit Benutzer entsprechende Änderungen ausführen können.
  
• Zuweisung von Rollen: Stelle sicher, dass die entsprechenden Benutzer die richtigen Rollen und Berechtigungen haben, um auf Workflow Szenarien zugreifen zu können. 
  

5. Einstellungen im Workflow Customizing

• Transaktion SWU3 (Workflow Customizing): Verwende die Transaktion SWU3, um grundlegende Einstellungen vorzunehmen:
  
• Aktivierung der Event-Queue: Stelle sicher, dass die Event-Queue aktiviert ist, um die Verarbeitung von Ereignissen zu ermöglichen.
  
• Definition von allgemeinen Aufgaben: Richte allgemeine Aufgaben ein, die verwendet werden können.
  
• Konfiguration von RFC-Destinationen: Konfiguriere die RFC-Destinationen, die für die Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen verwendet werden.
  
• Verbindung zu E-Mail-Systemen: Richte die Verbindung zu E-Mail-Systemen ein, um Benachrichtigungen und Aufgaben an Benutzer zu senden.
  

6. Monitoring und Diagnose

• Einstellung von Überwachungstools: Richte Überwachungstools und -transaktionen ein, um die Performance und den Status zu überwachen (z.B. SWI2_DIAG für die Workflow-Problemdiagnose).
  
• Einrichten von Alerts und Benachrichtigungen: Konfiguriere Alerts und Benachrichtigungen, um Administratoren und Benutzer über Probleme zu informieren.
  

7. Integration und Erweiterung

• Integration mit anderen SAP-Modulen: Stelle sicher, dass die Workflows nahtlos mit anderen SAP-Modulen (wie MM, SD, FI) integriert sind.
  
• Benutzerdefinierte Funktionen: Entwickle bei Bedarf benutzerdefinierte Funktionen und BAPIs, um spezielle Anforderungen und Prozesse zu unterstützen.
  

8. Testen der Grundfunktionen

• Durchführung von Tests: Führe umfassende Tests der grundlegenden Workflow-Funktionalitäten durch, um sicherzustellen, dass alles korrekt eingerichtet ist.
  
• Fehlerbehebung und Anpassung: Behebe alle auftretenden Probleme und passe die Konfiguration an, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. 
  

Praxisbeispiel: Einrichtung einer Servicemeldung 

Stell Dir vor, Du arbeitest in einer großen Firma, die viele Maschinen und technische Anlagen hat. Irgendwann fällt eine Maschine aus.

Um sicherzustellen, dass das Problem schnell und effizient gelöst wird, erstellst Du eine Servicemeldung. Eine Servicemeldung ist im Prinzip eine digitale Nachricht oder ein Formular, das das Problem beschreibt. Sie enthält Informationen wie den Standort der Maschine, die Art des Problems und eventuell eine Dringlichkeitsstufe.

Nachdem die Servicemeldung erstellt wurde, muss das Problem natürlich gelöst werden. Hier kommen die Maßnahmen ins Spiel. Maßnahmen sind die konkreten Schritte, die unternommen werden, um das Problem zu beheben.

Das kann etwa das Bestellen von Ersatzteilen, das Beauftragen eines Technikers oder das Ausführen von Reparaturen umfassen.

Nachdem die grundlegende Infrastruktur eingerichtet ist, fokussieren wir uns auf die spezifische Einrichtung eines Arbeitsablaufs für Servicemeldungen und die daraus resultierenden Maßnahmen.

Warum die Maßnahmen an einen Workflow anbinden? 

Stell Dir vor, Du müsstest jede Aufgabe manuell nachverfolgen. Das würde bedeuten, dass Du für jede Servicemeldung überprüfen musst, ob der Techniker informiert ist, ob die Ersatzteile bestellt sind und ob die Reparatur abgeschlossen ist. Dies kann schnell chaotisch und unübersichtlich werden, insbesondere wenn viele Servicemeldungen gleichzeitig bearbeitet werden müssen. Fehler passieren leichter, Informationen gehen verloren und die Bearbeitung dauert länger.

Der SAP S/4HANA Workflow automatisiert und strukturiert diese Aufgaben. Stell ihn dir wie einen digitalen Fahrplan vor, der sicherstellt, dass jede Servicemeldung systematisch und effizient bearbeitet wird. 

Wann ist es sinnvoll, Maßnahmen an einen Workflow anzubinden? 

Die Anbindung von Maßnahmen an einen Workflow ist sinnvoll, wenn die folgenden Kriterien erfüllt sind:

1. Hohe Anzahl von Servicemeldungen:

Wenn Dein Unternehmen regelmäßig eine große Anzahl von Servicemeldungen bearbeitet, ist die Automatisierung sinnvoll. Dies verhindert, dass Mitarbeiter durch die manuelle Nachverfolgung überlastet werden und hilft, die Übersicht zu behalten.

2. Komplexe und zeitkritische Prozesse:

Bei komplexen Prozessen, die mehrere Schritte und Beteiligte umfassen, sorgt ein Workflow für Klarheit und stellt sicher, dass keine wichtigen Aufgaben übersehen werden. Zeitkritische Prozesse profitieren ebenfalls von der Automatisierung, da sie schneller und effizienter abgewickelt werden können.

3. Bedarf an Transparenz und Nachverfolgbarkeit:

Wenn es wichtig ist, jederzeit den aktuellen Status einer Maßnahme zu kennen und eine lückenlose Dokumentation aller Schritte zu haben, sind Workflows unverzichtbar. Dies ist besonders relevant für Unternehmen, die strenge Compliance-Vorgaben erfüllen müssen.

4. Standardisierung von Prozessen:

• Unternehmen, die eine hohe Konsistenz und Qualität in ihren Abläufen anstreben, profitieren von der Standardisierung. Ein einheitlicher Prozess sorgt für weniger Fehler und eine gleichbleibend hohe Qualität der Arbeit.
  

Wie gehe ich bei der Umsetzung von SAP S/4HANA Workflows vor?

1. Schritt: Anforderungsanalyse und Planung

• Geschäftsprozessanalyse: Analysiere die bestehenden Prozesse für die Bearbeitung von Servicemeldungen. Identifiziere die Schritte, die automatisiert werden sollen, wie die Erfassung der Meldung, die Zuweisung an einen Servicemitarbeiter und die Nachverfolgung der Maßnahmen.
  
• Zieldefinition: Lege klare Ziele für den Workflow fest, z.B. schnellere Bearbeitungszeiten, geringere Fehlerquote und bessere Nachverfolgbarkeit.
  

2. Schritt: Design

• Transaktion SWDD (Workflow Builder): Verwende den Workflow Builder, um diesen grafisch zu designen. Erstelle die grundlegenden Schritte wie die Erstellung einer Servicemeldung, die Zuweisung an einen Mitarbeiter und die Rückmeldung nach Abschluss der Maßnahme.
  
• Aktivitäten und Entscheidungswege: Definiere die notwendigen Aktivitäten, Entscheidungspunkte und Verzweigungen. Beispielsweise könnte eine Entscheidung erforderlich sein, ob eine Servicemeldung intern bearbeitet oder an einen externen Dienstleister weitergeleitet wird.
  

3. Schritt: Implementierung

• Transaktion PFTC (Task Maintenance): Erstelle und pflege die einzelnen Aufgaben. Dies könnte die Erstellung einer Servicemeldung, die Zuweisung an einen Techniker und die Erfassung von Maßnahmen umfassen.
  
• Transaktion SWDD_CONFIG (Workflow Customizing): Konfiguriere entsprechend den spezifischen Anforderungen Deines Unternehmens. Definiere, welche Benutzerrollen an welchen Schritten beteiligt sind und welche Benachrichtigungen gesendet werden.
  

4. Schritt: Testphase

• Teste in einer Entwicklungs- und Testumgebung, um sicherzustellen, dass alle Schritte korrekt funktionieren.
  
• Transaktion SWIA (Workflow-Protokoll): Überprüfe das Protokoll, um sicherzustellen, dass alle Schritte korrekt ausgeführt werden und keine Fehler auftreten.
  

5. Schritt: Benutzerakzeptanztest (UAT)

• Benutzertests: Ermögliche Key-Usern den Zugang zur Testumgebung, um UATs durchzuführen. Diese Tests helfen, dass die Automatisierung den Anforderungen der Endbenutzer entspricht und in der Praxis funktioniert.
  
• Dokumentiere alle Fehler und Anpassungen, die während der Tests auftreten, und behebe diese vor dem Go-Live.
  

6. Schritt: Schulung der Endbenutzer

• Entwickle Schulungspläne und Materialien.
  
• Stelle sicher, dass alle Benutzer die neuen Prozesse verstehen und wissen, wie sie den Workflow effektiv nutzen können.
  

7. Schritt: Vorbereitung + Go-Live

• Go-Live-Check: Führe eine abschließende Überprüfung aller Einstellungen durch. Überprüfe, ob alle notwendigen Anpassungen und Optimierungen vorgenommen wurden.
  
• Transaktion ST22 (ABAP-Kurzabbruch): Überwache und behebe mögliche ABAP-Kurzabbrüche, um einen reibungslosen Go-Live sicherzustellen.
  
• Produktivsetzung: Setze den Workflow in der Produktionsumgebung live. Überwache den Go-Live-Prozess sorgfältig und stelle sicher, dass alle Schritte erfolgreich abgeschlossen werden.
  

8. Schritt: Nachbetreuung

• Transaktion SWI2_DIAG (Workflow-Problemdiagnose): Diagnostiziere und behebe Probleme, die nach dem Go-Live auftreten.
  
• Transaktion SWNADMIN (SAP Business Workflow Notifications): Verwalte und konfiguriere Benachrichtigungen.
  
• Performance-Tuning: Überwache die Systemperformance und optimiere den Workflow basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen.
  
• Feedback und Optimierung: Sammle Feedback von den Benutzern und identifiziere mögliche Optimierungen. Plane regelmäßige Systemüberprüfungen und Updates, um sicherzustellen, dass alles optimal läuft.
  

Hier geht es zu einer Übersicht, dem „Cheat Sheet“, das dir eine Übersicht über die wichtigsten Transaktionen zur Einrichtung der Workflows gibt.

Zeitaufwand für die Umsetzung

Die konkrete Dauer für die Umsetzung eines flexible Workflows kann je nach Komplexität und Umfang variieren. Grob geschätzt lässt sich der Aufwand in folgende Phasen unterteilen:

• Analyse und Planung (2-4 Wochen): Hier wird der bestehende Prozess analysiert und die Anforderungen definiert. Diese Phase beinhaltet auch die Erstellung eines Projektplans und die Festlegung der Ziele.
  
• Design und Konfiguration (4-8 Wochen): In dieser Phase wird der Business Workflow im SAP-System entworfen und konfiguriert. Dazu gehören das Erstellen von Entscheidungswegen, das Definieren von Aufgaben und die Einrichtung von Benachrichtigungen.
  
• Testphase (2-4 Wochen): Der Workflow wird in einer Testumgebung umfassend getestet. Hier werden alle möglichen Szenarien durchgespielt.
  
• Schulung und Go-Live (1-2 Wochen): Die Endbenutzer werden geschult und der flexible Workflow wird in die Produktivumgebung überführt. Hierbei wird der Go-Live-Prozess überwacht und bei Bedarf angepasst.
  

Insgesamt kann die Umsetzung also etwa 9 bis 18 Wochen dauern.

Beteiligte Personen:

• Projektleiter 10-15 PT (Projektplanung, Koordination, Reporting)
  
• Prozessberater 8-12 PT (Anforderungsanalyse, Prozessdesign, Abstimmung)
  
• Workflow-Entwickler 15-25 PT (Workflow-Design, Entwicklung, Testdurchführung)
  
• Key User (Fachabteilung) 6-8 PT (Testdurchführung, Schulung der Endanwender)
  
• Endanwender 2-3 PT (Schulung, Feedback)
  
• IT-Support / Basisadministrator 3-5 PT (Systemkonfiguration, Support)
  

Kosten

Die Kosten für die Implementierung eines Workflows hängen von mehreren Faktoren ab, darunter:

• Interne Ressourcen: Kosten für die Mitarbeiter, die an der Analyse, Planung und Umsetzung beteiligt sind. Diese können variieren, je nach Stundensatz und Anzahl der beteiligten Mitarbeiter.
  
• Externe Beratung: Wenn externe Berater oder SAP-Consultants hinzugezogen werden, fallen zusätzliche Kosten an. Diese können je nach Komplexität des Projekts und Erfahrung der Berater stark variieren.
  
• Softwarelizenzen und Infrastruktur: Möglicherweise sind zusätzliche Lizenzen oder Softwaremodule notwendig, um den Workflow zu implementieren. Diese Kosten variieren je nach Umfang der benötigten Lizenzen und der bestehenden IT-Infrastruktur.
  
• Schulungen: Kosten für die Schulung der Endbenutzer und ggf. für die Erstellung von Schulungsmaterialien. Hier können je nach Schulungsanbieter und Dauer der Schulung zusätzliche Kosten entstehen.
  

Um die Kosten für die Implementierung des Servicemeldung-Workflows zu schätzen, berücksichtige die Stundensätze der beteiligten Personen.

Grob geschätzt können sich die Gesamtkosten für die Implementierung eines Workflows auf 40.000 bis 100.000 € belaufen. Dies ist jedoch stark abhängig von den individuellen Anforderungen und der Komplexität des Projekts.

Fazit

Die Einführung von flexible Workflows kann anfangs herausfordernd sein. Sie erfordert eine gründliche Planung, Schulung und Geduld. Aber die positiven Effekte sind enorm: Automatisierung, Transparenz und Skalierbarkeit sind nur einige der Vorteile, die Dir helfen werden, Deine Geschäftsprozesse zu optimieren und Dein Unternehmen zukunftssicher zu machen.

Wenn wir ehrlich sind, ist das Erlernen und Implementieren von flexible Workflows oft alles andere als ein Spaziergang im Park. Aus unsere Erfahrung kann ich sagen: Ja, der Weg zur Implementierung ist nicht immer einfach, aber er lohnt sich!

Cheat Sheet

SPRO: Für das SAP Customizing, einschließlich der Aktivierung des Workflow-Systems.

SWU3: Workflow Customizing, für grundlegende Einstellungen wie die Aktivierung der Event-Queue, Definition allgemeiner Aufgaben und Konfiguration von RFC-Destinationen.

SWDD: Workflow Builder, zur grafischen Gestaltung und Erstellung von Workflows.

PFTC: Task Maintenance, zur Erstellung und Pflege einzelner Aufgaben im Workflow.

SWDD_CONFIG: Workflow Customizing, spezifische Konfigurationen für Workflows.

SWIA: Workflow-Protokoll, zur Überprüfung und Verwaltung von Workflow-Protokollen.

ST22: ABAP-Kurzabbruch, zur Überwachung und Behebung von ABAP-Fehlern.

SWI2_DIAG: Workflow-Problemdiagnose, zur Diagnose und Behebung von Workflow-Problemen.

SWNADMIN: SAP Business Workflow Notifications, zur Verwaltung und Konfiguration von Workflow-Benachrichtigungen.