SAP VIM als Effizienz-Boost in der Buchhaltung 

Rechnungen auf Papier? Das ist sowas von gestern. Heute werden die meisten Dokumente zwischen Geschäftskunden digital ausgestellt. Stichwort: E-Rechnungspflicht. Das hat den großen Vorteil, dass Prozesse in der Buchhaltung beschleunigt und automatisiert werden können.  

In SAP gibt es dafür eine eigene Lösung: OpenText Vendor Invoice Management (VIM), auch bekannt unter dem Namen SAP Invoice Management by OpenText. Lass uns schauen, wie du deine Produktivität mit dem Tool optimierst und die Erweiterung in deine Systeme integrierst.

Das Wichtigste auf einen Blick

• OpenText Vendor Invoice Management ist ein Tool für SAP ERP, welches die Verarbeitung von eingehenden Rechnungen automatisiert. 
• SAP Invoice Management hebt die Effizienz und sorgt für die Einhaltung von Compliance-Vorschriften, da Workflows genau definiert und Prozessschritte dokumentiert werden. 
• Die Implementierung ist relativ einfach und erfolgt am besten über einen bewährten 5-Stufen-Plan. 

Automatisierte Rechnungsverarbeitung in SAP 

Die Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe (DSAG), bei der wir Mitglied sind, hat jüngst eine Umfrage zum E-Invoicing veröffentlicht. Dabei stand die Frage im Zentrum, wie Unternehmen ihre Rechnungen verschicken: 

• 24 Prozent nutzen E-Mail, 

• 13 Prozent setzen auf SAP ERP bzw. SAP S4/HANA, 

• 12 Prozent arbeiten mit SAP DRC. 

• Daneben gibt es noch weitere Wege, zum Beispiel über Plattformen wie PEPPOL. 

Das zeigt: Es gibt viele Wege, wie Lieferanten und Dienstleister ihre Abrechnungen übermitteln. Das macht es schwierig, die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Hier kommt das Vendor Invoice Management ins Spiel. 

Als ABAP Add-on integriert sich die Lösung nahtlos in deine SAP-Landschaft und sorgt dafür, dass eingehende Rechnung automatisiert verarbeitet werden können. 

4 Vorteile von SAP Invoice Management by OpenText 

1. Effizienzsteigerung 

Durch das automatische Scannen, Validieren und Verifizieren von Rechnungen werden manuelle Prozesse reduziert, was zu schnelleren Durchlaufzeiten und Zahlungen führt. 

2. Einhaltung von Compliance-Anforderungen 

Die Lösung von OpenText unterstützt die Einhaltung interner Vorschriften und gesetzlicher Anforderungen, da händische Fehler vermieden werden. Außerdem gibt es vordefinierte Workflows, was eine vollständige Nachvollziehbarkeit aller Prozessschritte ermöglicht. 

3. Beschleunigung der digitalen Transformation 

Vom Eingang bis zur Buchung – das System ermöglicht eine End-to-End-Verarbeitung von Rechnungen. Dafür werde verschiedene Eingangskanäle wie E-Mail, EDI, PDF und XML unterstützt. Selbst Papierbelege können einmal eingescannt verarbeitet werden. 

Außerdem gibt es Möglichkeiten der automatisierten Weiterleitung, standardisierte Freigabe-Workflows sowie eine zentrale Archivierung der Dokumente. All das führt zu beschleunigten Prozessen, die einen echten Unterschied im Arbeitsalltag der Mitarbeiter machen. 

4. Benutzerfreundlichkeit 

Wer sich mit SAP auskennt, wird mit der Bedienung des Tools keinerlei Probleme haben. Dafür sorgt das web-basierte SAP Fiori als User-Interface. 

Daneben gibt es Schnittstellen zu SAP xECM oder SAP Ariba, einer cloudbasierten B2B-Plattform für den Einkauf und die Beschaffung. Auch eine Anbindung an externe Workflow-Engines wie Microsoft Power Automate und IBM BPM ist möglich. 

Workflow mit VIM 

Lass uns ans Eingemachte gehen: Wie unterstützt dich SAP Invoice Management by OpenText konkret in deinen Workflows? 

Die unten stehende Darstellung fasst es gut zusammen: 

Quelle: OpenText 

Bevor wir tiefer eintauchen, ein Hinweis: Der gesamte Workflow wird von vorkonfigurierten Regeln, Rollen und Aktionen gesteuert und kann flexibel an unternehmensspezifische Anforderungen angepasst werden. 

Rechnungseingang 

Rechnungen werden über verschiedene Kanäle wie E-Mail oder EDI erfasst. Sobald die Rechnungsbearbeitung startet, kann der Status in Echtzeit überwacht werden. 

Datenextraktion und Validierung 

Die relevanten Daten der Kreditoren werden extrahiert und auf Richtigkeit geprüft. Zum Einsatz kommt dabei ein OCR-System (Optical Character Recognition) in Kombination mit KI. 

Genehmigung und Zahlung 

Ein definierter Workflow sorgt für die Prüfung und Freigabe durch berechtigte Personen. Auch Rückfragen an den vorherigen Bearbeiter sind möglich. Passt alles, erfolgt die Buchung der Rechnung und die Zahlung an den Lieferanten – entweder automatisch oder manuell. 

Der gesamte Prozess wird archiviert, was umfangreiche Reporting-Möglichkeiten, eine vollständige Prozessnachvollziehbarkeit und die Auswertung von Durchlaufzeiten ermöglicht. 

Wer noch tiefer in die Funktionsweise der Lösung eintauchen möchte, schaut sich am besten diese Demo an: Link zur OpenText-Demo. 

5-Stufen-Plan für eine erfolgreiche Implementierung 

Für eine erfolgreiche Implementierung braucht es bestimmte technische, organisatorische und prozessuale Voraussetzungen. Folgender 5-Stufen-Plan hat sich dabei als idealer Fahrplan erwiesen: 

1. Projektdefinition 

Im ersten Schritt sollte ein dediziertes Projektteam mit erfahrenen Beratern und internen Key-Usern Projektziele und Erfolgskriterien definieren. Dafür analysieren sie den bestehenden Rechnungsprozess samt aller Schwachstellen und Optimierungsmöglichkeiten und stellen gesetzliche sowie steuerliche Vorgaben dar. 

2. Design 

Das Design beschreibt, wie in Zukunft der Rechnungsprozess mit dem SAP Invoice Management aussehen soll. Dazu zählt unter anderem die Erstellung von Freigabe- und Genehmigungsworkflows, die auf die Unternehmensanforderungen zugeschnitten sind.  

Auch ein Zeitplan ist Teil dieses Schrittes. Er sollte in etwa 12 Wochen umfasst. 

Um den Prozess der Implementierung zu beschleunigen, kann auf Solution Accelerators zurückgegriffen werden. Das sind vorkonfigurierte Pakete, welche auf erprobte Praktiken und Standards basieren. Darüber hinaus ermöglichen sie zusätzliche Funktionen, beispielsweise eine erweiterte PDF-Anzeigefunktion über SAP Smart Forms. 

Geklärt werden sollte in diesem Schritt außerdem, ob zusätzliche Erweiterungen wie VIM Beyond Finance benötigt werden. Das Tool verwandelt SAP Invoice Management in eine umfassende Automatisierungsplattform über die klassische Rechnungsverarbeitung hinaus. 

3. Implementierung 

Die Implementation umfasst die Installation aller Komponenten wie OpenText Archive Server und OpenText ICC (Invoice Capture Center). Auch müssen die Schnittstellen zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen eingerichtet werden. 

Neben der technischen Implementation sind organisatorische Schritte notwendig. Dazu zählt die Schulung der Endnutzer, insbesondere im Umgang mit den neuen Workflows und den Benutzeroberflächen. Daneben sollte eine Abstimmung mit den Lieferanten über die zukünftigen Rechnungsformate und Übertragungsmethoden erfolgen. 

4. Testing 

Die Einrichtung einer Testumgebung dient zur Simulation der Prozesse, um etwaige Fehler zu identifizieren. Geprüft werden unter anderem die Workflow-Prozesse und die System-Performance. 

5. Go-live 

Jetzt ist es so weit: SAP Invoice Management geht an den Start. Nach dem Go-live schließt sich eine Hypercare-Phase an. Endet diese, sollten weitere Support-Ressourcen für den laufenden Betrieb und für zukünftige Anpassungen sichergestellt werden. 

Außerdem muss die Akzeptanz und das Verständnis für die neue Lösung weiter ins Unternehmen getragen werden. Das passiert beispielweise über die Schulung und Einbindung weiterer Endnutzer. 

Fazit 

Mich wundert es, dass viele Unternehmen in ihrer Rechnungsabwicklung nach wie vor auf manuelle Prozesse setzen. Dabei kann richtig viel Zeit und Geld gespart werden, wenn hier Prozesse automatisiert werden. 

Wer also nach Effizienzpotenzialen Ausschau hält, sollte die End-to-End-Lösung VIM in den Blick nehmen. Das Add-on bietet echten Mehrwert und ist einfach in bestehende SAP-Umgebungen zu implementieren. 

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