Diese 5 Tools will ich nicht mehr missen!

Diese 5 Tools will ich nicht mehr missen!

Du hast einen neuen Arbeitslaptop oder der PC ist gerade frisch installiert. Mit jedem neuen Gerät oder Aufsetzen stellt sich mir die übliche Frage. Hab ich an alle Programme gedacht?

Jedes Mal aufs Neue überlege ich mir anschließend, was das richtige Tool ist und ob ich es schon installiert habe.

Heute gibt es glücklicherweise Tools, die eine Neuinstallation in unter zwei Stunden ermöglichen. Ein paar dieser Tools und Tricks möchte ich gerne mit euch teilen.

Der Auto-Installer

Meine erste Anlaufstelle für die Installation ist dabei folgende Website: https://ninite.com/.
Diese sorgt dafür, dass mit wenigen Klicks eine solide Grundausstattung an Programmen wieder vorhanden ist. Checkliste ade!

So sieht die Wahl der Programme meistens bei mir aus:

Block 1: Web, Utilitys, Messaging und Media

Ninite Block1 Web message media


Block 2: Runtimes, Imaging und Developer Tools

Ninite Block2 Runtime graphic Dev

Block 3: Security, Online Storage und Compression

Ninite Block3 Sec Storage Compres


Hier kann ich mir super per Mausklick alle wichtigen Tools auswählen und anschließend automatisiert installieren lassen.

Kommen wir nun zu meinen wichtigsten Tools.

Tool Nummer 1 Windows

Genauer gesagt, die Board-Funktionen. Ich stelle immer wieder fest, dass einige Leute die Standardfunktionen im Windows nicht kennen oder nicht wissen, wie diese einzustellen sind. Das bekannteste Beispiel ist für mich die Vorschaufunktion im Windows Explorer. Hier mal ein paar Beispiele, wie es bei mir aussieht.

Beispiel: Vorschau Bilder:

Explorer Vorschau Bilder


Beispiel: Vorschau PDF:

Rechnung Voschau Schrauben PDF


So kannst du es unter Windows 11 aktivieren:

Adobe reader DC Einstellungen

Im ersten Schritt öffnest du den Adobe Acrobat Reader DC und dort die Einstellungen.

Adobe Reader Vorschau Explorer

Unter dem Abschnitt „Allgemein“ aktivierst du den Punkt „PDF-Miniaturvorschau im Windows Explorer aktivieren“.

Sollte die Vorschau im Explorer nicht angezeigt werden, fehlt dir ein Haken in folgendem Menü: Anzeigen->Einblenden->Vorschaufenster

Explorer Vorschau Einschalten

Nummer 2 ist für mich Notepad++

Das Tool bietet alle Möglichkeiten und Funktionen, welche für Text abgleiche und kurze Notizen super geeignet sind.

Texte vergleichen | Texte vereinen

Darüber hinaus gibt es Funktionen wie Vergleichen von 2 Texten (Plug-in Compare) Zusammenmischen von 2 Texten (Plug-in Combine), Suchen und Ersetzen sowie Aufzeichnungen (immer derselbe Ablauf).

Es ist also ein Sammelsurium von sehr starken und mächtigen Funktionen innerhalb von einem Texteditor.

XML Bearbeitung

Nettes Add-on hierbei: das Plug-in von XML-Tools. Hier könnt ihr XML im Editor mit erweiterten Funktionen von XML und vor allen Dingen vom Pretty Printer nutzen. Somit werden auch wilde XML-Files gut lesbar. Darf im Portfolio eines Formular-Entwicklers natürlich nicht fehlen.


Tool Nummer 3 ist für mich OneNote

Seit 2017 nutze ich dieses Tool, welches inzwischen auch kostenfrei bei Windows integriert ist.

Der riesengroße Vorteil für mich: hier kann ich sämtliche Notizen, Bilder, Recherchen schön sauber strukturieren, alle Bilder haben auch eine direkte OCR-Erkennung mit dabei.

Somit bin ich in der Lage, auch nach Inhalten auf Bildern über die Suchfunktion zu suchen. Das ist eine der stärksten Funktionen, welche OneNote bietet. Die Suchfunktion ist fantastisch. Im Daily Business nutze ich das gerne für Recherchen oder Vorbereitungen auf Termine, um Informationen zusammenzutragen.

Schnell Rechnen

Weniger bekannte Funktionen von OneNote ist zum Beispiel der integrierte Taschenrechner.

Ihr könnt einfach zahlen und mathematische Befehle eingeben und mit dem Leerzeichen und der Leertaste bekommt ihr direkt die Rechenergebnisse.

Audio zu Text

Ein weiteres nettes Feature sind Audioaufzeichnungen, welche vollständig in Text umwandelbar sind. Stichwort Transkription.


Tool Nummer 4 Der Adobe Acrobat Reader DC

Klingt erst mal seltsam, ich weiß. :) Kurz meine Erklärung dazu.

Es ist so, dass der Acrobat eine Menge Funktionen hat, welche nicht so bekannt sind.

Fangen wir mit dem aus meiner Sicht pragmatischsten Werkzeug an.


Elektronische Unterschrift 

Diverse Dokumente benötigen eine elektronische Unterschrift. Diese kannst du einfach auf einem Zettel tätigen und anschließend einscannen. Hier das kleine How-To, wie du das im Adobe Acrobat Reader DC einbinden kannst.

Sollte das Signieren-Icon nicht in deiner Taskleiste des Readerszeigt werden, kannst du es schnell unter dem Punkt Werkzeuge einbinden.

Adobe Reader Unterschrift oeffnen


Beim ersten Mal muss eine Unterschrift hinzugefügt werden. Diese behält sich das Programm und kann ab diesem Zeitpunkt immer direkt abgerufen werden.

Adobe Reader Unterschrift hinzufuegen


Unterschriften können grundsätzlich über drei Wege hinzugefügt werden.


Unterschrift über Tastatur eingeben

Der einfachste Weg ist es, über „Typ“ den Namen per Tastatur einzugeben. Adobe erstellt daraus eine Handschrift. Die auch rechts unten über „Stil ändern“ etwas angepasst werden kann. Diese Unterschrift ist natürlich meistens nicht gerade ähnlich zu deiner natürlichen Unterschrift. 

Adobe Reader Unterschrift via Tastatur


Unterschrift zeichnen

Du kannst auch mit der Maus oder einem digitalen Stift eine Unterschrift zeichnen. Diese wird auf jeden Fall näher an eurer eigenen Unterschrift sein, ist aber oftmals klar als digital eingegebene Unterschrift erkennbar. Manche Unternehmen – gerade Banken – akzeptieren eine solche Unterschrift nicht.

Adobe Reader Unterschrift via digitaler Unterschrift


Unterschrift als Bild hinterlegen

Wie schon erwähnt, kann die Unterschrift auch als Bild hinterlegt werden. Hierbei solltet ihr eure Unterschrift mit einem gut funktionierenden Stift auf einem weißen Blatt schreiben und danach einscannen. Am besten stellt ihr diese danach noch mit einem transparenten Hintergrund frei und speichert sie als *.png Datei ab.

Adobe Reader Unterschrift via eingescannter Unterschrift


Ich empfehle ganz klar diesen Weg. Übrigens akzeptieren auch einige wenige Unternehmen keine schwarze Tinte. Mir ist dies bei meiner Versicherung passiert. Meinen Kollegen allerdings noch nie. Wenn du ganz sicher gehen möchtest, empfehle ich dir einen blauen Stift.


Unterschrift einfügen

Ist die Unterschrift einmal hinterlegt, kann sie über „Selbst signieren“ jederzeit in einem Dokument eingefügt werden. Das Platzieren und die Größe der Unterschrift kannst du dabei pro Unterschrift einstellen – ja, es ist möglich mehrere Unterschriften pro Dokument einzufügen.


Adobe Reader Unterschrift einfuegen


Hinweis: Die Unterschrift ist nicht fälschungssicher.

Damit lassen sich schnell Dokumente mit einer elektronischen Unterschrift versehen. Das sollte allerdings nur gemacht werden, wenn ihr die Verwendung durch euren User sicherstellen könnt.

Ein signiertes Dokument wandelt übrigens mit dem Speichern alle eingabebereiten Felder in read-only um. Prüfe also vor dem Speichern, ob du alles Wichtige ausgefüllt hast.


Messen

Dies ist die zweite Funktion, welche mir im Alltag als Formularberater unfassbar viel Arbeit erspart.

In der Formularwelt bin ich immer wieder damit konfrontiert, dass mir ein Kunde seinen Ausdruck in die Hand gibt und mir sagt: „So soll es aussehen.“

Deswegen besitze ich in meiner Laptoptasche noch immer ein Lineal, welches wir allen Formularberatern zum Einstieg schenken. Also gilt es jetzt Lineal herausholen, anfangen zu messen und die Werte auf dem Dokument Blatt Papier vermerken.

Super umständlich und spätestens seit Corona und dem vielen remote Arbeiten auch in der Praxis absolut veraltet bis nicht mehr umsetzbar.

Meine Lösung ist denkbar simpel und naheliegend. Ich brauche ein Tool, welches digital vermessen kann und das wirklich einfach. Genau diese Funktion ist auch in den Werkzeugen vom Acrobat Reader zu finden.

Acrobat Reader DC Werkzeug Messen

Nun noch aktivieren:

Acrobat Reader DC Werkzeug Messen aktivieren

Mit der Maus kannst du einen Startpunkt definieren und dann bis zum Rand oder dem gewünschten Punkt direkt messen.

Die Shift-Taste (über Strg auf der linken Tastatur-Ecke) fixiert die Linie für das Messen.

Falls du mal was falsch gemessen hast oder löschen willst, kannst du wieder den Cursor oben in dem Menü aktivieren und direkt „Entf“ oder „Del“ drücken und der gemessene Punkt ist Geschichte.

Genial: Du kannst das vermessene Dokument auch direkt wieder als PDF abspeichern. Zwecks Dokumentation oder als Anhang in einem Ticket-System.


Tool Nummer 5 ist Image Resizer

Ich hab beruflich ja immer wieder mit Grafiken & Logos zu tun, welche ich für Kunden bearbeiten und verwenden darf.

Der Klassiker für mich: Die Grafiken sind viel zu groß und blähen Formular unnötig auf.

Speziell SAPscript und das alte MIME-Repository SE78 sind mit dem steinalten Dateiformat *.bmp oft für Performance-Probleme verantwortlich.

Mit Adobe Forms können endlich auch Formate wie *.png eingebettet werden.

Damit ich dafür nicht immer separate Programme aufrufen muss, habe ich mir das Tool Bild skalieren installiert.

So rufst du es auf:

Tool5 Bild Skalieren Rechtsklickpng

Im Dialog könnt ihr hier die Größe beeinflussen sowie diverse andere Parameter:

Tool5 Bild Skalieren Image Resizer Dialog

Erweiterte Optionen: Erfahrungswert

Tool5 Bild Skalieren Image Resizer Erweiterte Optionen

Ich arbeite aktuell mit dem Encoder: PNG und Qualität 90.

Hier könnt ihr das Tool beziehen:

https://www.bricelam.net/ImageResizer/

Alternativen, auf die meine Kollegen schwören, sind Gimp und IrfanView. Aber das ist wohl Ansichtssache. ;)

Sämtliche Office-Produkte außerhalb von OneNote habe ich nun hier einmal herausgelassen, da dies einen eigenen Artikel füllen werden.

Wie schaut es denn bei dir aus? Was sind für dich unverzichtbare Tools im Alltag?

Freue mich über dein Feedback per Mail oder im Kommentar-Bereich.

Genieß den Tag und bleib knusprig. :)

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