SAP ILM: Funktionen, Vorteile und Best Practices

Unternehmen müssen rasant steigende Datenmengen managen und dabei nicht nur auf Kosteneffizienz achten, sondern immer strengere gesetzliche (Datenschutz-)Anforderungen einhalten. Eine Herausforderung, die sich mit SAP ILM wesentlich leichter bewältigen lässt. Was zeichnet das Information Lifecycle Management mit SAP ILM aus und welche Best Practices maximieren seinen Nutzen? Wir haben die Antworten.

Das Wichtigste auf einen Blick

• SAP Information Lifecycle Management ist eine umfassende Lösung für das Data Lifecycle Management, die über die Funktionen der klassischen SAP-Archivierung hinausgeht.
  
• Die Kombination von Archivierung, Retention Management und Retention Warehouse erlaubt es Unternehmen, ihre Daten von der Entstehung über die Archivierung bis zur endgültigen Löschung automatisiert, kosteneffizient und rechtskonform zu verarbeiten.
  
• Die DSGVO-konforme Verarbeitung von personenbezogenen Daten in SAP-Anwendungen wie SAP HCM ist ohne SAP ILM nicht oder nur schwer realisierbar.
  
• Die Einführung von SAP Information Lifecycle Management ist für Unternehmen ab mittlerer Größe empfehlenswert und sollte aus Gründen der Kosteneffizienz vor einer Migration zu S/4HANA stattfinden.
  

Was ist SAP ILM?

SAP ILM (SAP Information Lifecycle Management) ist eine Lösung, um Daten in SAP Systemlandschaften über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg automatisiert zu verwalten. Von ihrer Entstehung über die Archivierung bis zur Löschung.

Insbesondere mit Blick auf die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist die Einführung des Information Lifecycle Management ILM sinnvoll. Denn einige Anwendungen wie SAP HCM lassen sich mit SAP Bordmitteln nicht DSGVO-konform betreiben.

SAP ILM kann bei SAP on-premise, in der Cloud und in hybriden Systemen eingesetzt werden.

4 Vorteile im Überblick

1. Compliance: Mit SAP Information Lifecycle Management können Unternehmen die DSGVO verlässlich einhalten, da du personenbezogene Daten automatisiert nach geltenden Rechtsfristen bzw. auf Anfrage mit wenigen Klicks löschen lassen kannst.
   
2. Reduktion des Datenbestands: Datenflüsse lassen sich optimieren und die gesetzlichen Anforderungen an Datenminimierung erfüllen.
   
3. Verbesserte Transparenz: Du kannst Daten über eine feingranulare Suche in jeder Phase des Datenlebenszyklus schnell finden kannst. Für deine Organisation wird es so einfacher, den Wert seiner Daten auszuschöpfen – bei reduzierter Belastung des Produktivsystems.
   
4. Kostensenkung für den IT-Betrieb: Automatisierte Archivierung und Löschung, schnellere Auffindbarkeit und verbesserte Compliance – all das führt letztlich dazu, dass Organisationen signifikant Kosten sparen.
   

SAP ILM vs. SAP Archivierung

SAP ILM ist kein Archivierungstool und ersetzt nicht die klassische SAP Archivierung, mit der Daten für die Langzeitaufbewahrung verschoben werden können. Stattdessen ergänzt das Information Lifecycle Management die Anwendung um wichtige Funktionen.

Die 3 Kernfunktionen von SAP ILM

Datenarchivierung

Die Komponente zur Datenarchivierung erweitert das klassische Management des Datenvolumens: Informationen, die Anwender nicht mehr im Tagesgeschäft benötigen, können automatisiert aus dem Produktivsystem verschoben und später gelöscht werden.

Retention Management

Im ILM Retention Manager findest du sämtliche Funktionen, die eine granulare Steuerung der Datenverarbeitung ermöglichen – von der Erstsicherung bis hin zur geplanten Löschung.

Retention Warehouse

Bei der Stilllegung von IT-Landschaften spielt das ILM Retention Warehouse für die Datenaufbewahrung seine Stärke aus. Du kannst alle Daten aus dem Altsystem zunächst hierhin übertragen und anschließend nach den in ILM definierten Regeln verarbeiten lassen.

Welche Lizenzen sind notwendig?

Für Organisationen mit SAP-Infrastruktur ist SAP ILM die naheliegende Wahl für das Information Lifecycle Management. Die Entscheidung macht aber auch wirtschaftlich Sinn. Denn ab SAP ERP 6.0 Enhancement Package 4 ist die SAP Lizenz für Netweaver Runtime um das Retention-Modul für Information Lifecycle Management erweitert worden. Für die Nutzung entstehen daher keine weiteren Kosten.

Best Practices für die Implementierung

Die Kosten für SAP Information Lifecycle Management amortisieren sich bereits nach kurzer Zeit. Die Einführung ist jedoch mit einigem Planungsaufwand verbunden und nicht im Vorbeigehen umsetzbar. Wir haben ein strukturiertes Vorgehen entwickelt, nach dem wir unsere Kundenprojekte sicher ins Ziel bringen.

Ablauf eines SAP ILM-Projekts mit Eubuleus

Orientierungsworkshop

Wir analysieren euer bisheriges Datenmanagement und identifizieren Compliance-Risiken in eurer IT-Infrastruktur. Wir beraten dich, ob das ILM als Lösung für deine Organisation die richtige Wahl ist und entwickeln eine realistische Roadmap, die du eigenständig oder mit unserer Unterstützung umsetzen kannst.

Implementierung

Wir entwickeln gemeinsam ein Feinkonzept mit Lösch- und Sperrregeln für deine Archivsysteme. Dabei berücksichtigen wir deine internen Anforderungen und die geltenden Datenschutz-Vorschriften. Wir kümmern uns um das Löschen veralteter Daten und setzen dein Lifecycle Management auf den aktuellen Stand.

Testen

Wir prüfen mithilfe von manuellen und automatisierten Verfahren, ob die definierten Verarbeitungsregeln korrekt in deine Systemlandschaft integriert sind und sie fehlerfrei ausgeführt werden. Wenn ein regelkonformes Datenmanagement sichergestellt ist, erfolgt die Übergabe an den verantwortlichen Mitarbeiter.

Training & Support

Bei Bedarf übernehmen wir die Schulung von Mitarbeitern zu speziellen Fragen rund um die Konfiguration des Information Lifecycle Managements. Außerdem bieten wir themenspezifische Workshops und Support für den laufenden Betrieb an.

ILM und seine Bedeutung für die Compliance

Das Tempo der gesetzlichen Änderungen hat angezogen: Wie Unternehmen mit ihren Geschäftsdokumenten und -daten umzugehen haben, unterliegt einem immer komplexeren Regelwerk. Vor allem die Datenschutzgrundverordnung hat bisherige Geschäftspraktiken an ihre Grenze gebracht.

Für die DSGVO-relevante personenbezogene Daten werden primär im SAP HCM gespeichert, aber auch in anderen SAP Modulen verwendet. Aufgrund der steigenden Komplexität von IT-Systemen ist es für Anwender oft nicht mehr möglich, nachzuvollziehen, wo überall die personenbezogenen Daten im System liegen. Hier ist SAP ILM die beste Lösung, um eine vollständige Löschung und damit Datenschutz zu gewährleisten.

Einmal konfiguriert, ist DSGVO-Konformität in der Datenverwaltung sichergestellt. Die Lösung speichert die Daten nach individuell definierten Regeln, strukturiert und in Abhängigkeiten. Änderungen an Daten lassen sich detailliert nachvollziehen und stärken die Position gegenüber Betriebsprüfern und Kunden.

Fazit

Information Lifecycle Management ILM ist mehr als eine reine Archivierungslösung. Sie ist eine Lösung für automatisiertes Data Lifecycle Management. Vor allem für mittlere und große Unternehmen im SAP Umfeld ist sie unbedingt empfehlenswert, damit sie ihre Compliance sicherstellen. SAP ILM leistet aber auch einen wertvollen Beitrag, um die Effizienz in der Datenverarbeitung zu verbessern und die IT-Betriebskosten zu senken.

Lohnt sich ein Umstieg angesichts der dynamischen Veränderungen im Portfolio der SAP? Ja, SAP ILM ist kein Auslaufmodell, sondern gehört – Stand heute – zum Zukunftsportfolio der SAP. Die Einführung ist daher uneingeschränkt zu empfehlen. Wichtig ist allerdings, dass du genug Zeit einplanst, um die Lösung sicher zu konfigurieren und dann schrittweise und strategisch einzuführen.

FAQs zur Implementierung

Soll ich erst auf SAP HANA umsteigen oder die Einführung von SAP ILM vorziehen?

SAP ILM ist effektive Möglichkeit, um den Datenbestand zu reduzieren. So kann der zukünftig benötigte Speicherbedarf signifikant gesenkt werden. Daher bietet es sich an, die Einführung von SAP ILM als Vorprojekt zur HANA-Migration umzusetzen.

Wie gehe ich mit Dateien um, die noch nicht archiviert sind?

SAP ILM wird meist mit dem Archivieren von Belegen und Dokumenten kombiniert. Faustformel: Wurden die Dateien länger als acht Jahre nicht oder noch nie archiviert? Dann empfehlen wir die Archivierung direkt im Rahmen der Einführung von SAP ILM.

Wie viel Zeit sollte ich für ein SAP ILM-Projekt einplanen?

Rechne in der Kombination mit 12-18 Monaten. Häufig ist der Fachbereich mit seinem Test ein Engpass und sorgt regelmäßig für Verzögerungen.

Wo kann ich detailliertere Informationen zur technischen Umsetzung von SAP ILM finden?

Wenn du selbst SAP Entwickler bist und tiefer ins Thema einsteigen möchtest, empfehlen wir dir das Buch vom Rheinwerk-Verlag. Wenn du bei einem konkreten Problem nicht weiterkommst, wende dich gerne an uns und vereinbare einen Termin für eine Erstberatung.