Du willst E-Mails direkt aus SAP versenden – und bist unsicher, welche Technologie die richtige ist oder warum dein Setup ständig an Grenzen stößt?
Ich zeige dir, welche Möglichkeiten es im SAP-Standard wirklich gibt, wo Nachrichtensteuerung, FI-Framework und S/4HANA Output Control an ihre Grenzen kommen – und wie du typische Stolpersteine vermeidest.
Am Ende weißt du nicht nur, wie der SAP E-Mail-Versand funktioniert, sondern auch, warum er in vielen Projekten unnötig kompliziert wird – und wie du ihn deutlich einfacher und konsistenter lösen kannst.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Es gibt drei zentrale Technologien für den SAP E-Mail-Versand: Nachrichtensteuerung, FI-Framework und S/4HANA Output Control – jede mit eigenen Stärken, Einsatzbereichen und Einschränkungen.
- Der SAP-Standard deckt viele Basisanforderungen ab, stößt aber schnell an Grenzen: eingeschränkte Kontrolle über Absender und Empfänger, kaum Flexibilität bei Anhängen und oft keine echte HTML-Formatierung.
- Besonders im FI-Umfeld wird es technisch: Hier brauchst du oft eigene Funktionsbausteine und ABAP-Logik, um E-Mails überhaupt sinnvoll steuern zu können.
- S/4HANA Output Control bringt mehr Möglichkeiten, ist aber nicht flächendeckend verfügbar und durch BRF+ oft komplex in Einrichtung und Wartung.
- Viele Unternehmen landen deshalb bei historisch gewachsenen Einzellösungen, die schwer wartbar und inkonsistent sind.
- Eine zentrale Lösung wie MIA (Mail Integration and Automation) setzt genau hier an: einheitliches Customizing, flexible Inhalte (inkl. HTML), mehrere Empfänger und Anhänge – unabhängig von der zugrunde liegenden SAP-Technologie.
Mail versenden: Die verschiedenen Ausgabetechnologien erklärt
Der E-Mail-Versand in SAP ist Teil des SAP Output Managements. Einen grundlegenden Überblick über Einrichtung, Optimierung und Automatisierung findest du im Artikel zu SAP Mail.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, E-Mails direkt aus SAP heraus zu versenden. Je nach Systemstand und eingesetztem SAP-Modul stehen unterschiedliche Technologien zur Verfügung. Im Folgenden stelle ich dir die gängigen Methoden und deren Besonderheiten kurz vor.
Alle vorgestellten Technologien haben dabei eins gemeinsam: Sie verwenden SAPconnect für die Anbindung an den SMTP Service des Application Servers. SAPconnect übernimmt dann die Kommunikation mit dem Mailserver. Die Transaktion SOST enthält alle Sendeaufträge und gibt Feedback über den Sendevorgang, d.h. ob die E-Mail erfolgreich an den SMTP Knoten weitergeleitet und verarbeitet werden konnte.
SAP Nachrichtensteuerung
Die Nachrichtensteuerung wird in SAP hauptsächlich für die Ausgabe und den Versand von Dokumenten für Anwendungen aus den Modulen MM und SD (bzw. unter S/4HANA für die Prozesse P2P und O2C) an Kunden oder Lieferanten verwendet.
Dabei musst du berücksichtigen, dass standardmäßig die E-Mail-Adresse des angemeldeten Benutzers als Absender genutzt wird und die Benutzerverwaltung – insbesondere die Pflege der E-Mail-Adressen der Benutzer – für den Versand relevant ist.
Einrichtung der SAP Nachrichtensteuerung
Für die Einrichtung des Mailversands kannst du die Transaktion NACE verwenden. Gehe dabei wie folgt vor:
Zuerst musst du die Nachrichtenart auf das Versenden über E-Mail vorbereiten und dabei sicherstellen, dass die richtige E-Mail-Adresse für den Versand konfiguriert ist.
Danach musst du die Konditionssätze entsprechend umstellen, sodass eine E-Mail versendet wird anstelle des physischen Drucks.
Um eine Nachrichtenart für den Mailversand vorzubereiten, wählst du in der Transaktion NACE die Applikation der Nachrichtenart aus und klickst dann auf „Nachrichtenarten“. In unserem Beispiel schauen wir uns die Nachrichtenart ZINV für die Rechnungsausgabe an.
Dort kannst du dann deine Nachrichtenart auswählen. Durch einen Doppelklick auf „Mailtitel und -Texte“ gelangst du in die Pflege des Betreffs und des E-Mail-Texts.
Der Betreff und der E-Mail-Text können sprachenabhängig gepflegt werden. Beim Versand der E-Mail wird dann immer die Sprache aus der Belegnachricht geladen und verwendet. So können etwa Rechnungen, die nach Frankreich geschickt werden, auf Französisch gesendet werden. E-Mails, die nach Deutschland gehen, werden auf Deutsch gesendet.
Im Bearbeiten-Modus kannst du über den Button „Neue Einträge“ die E-Mail-Texte für eine Sprache definieren.
Die Spalte „Text“ definiert den eigentlichen E-Mail-Text. Durch einen Klick auf den entsprechenden Button in der Spalte „Text“ kannst du den Text bearbeiten. Der Text ist ein Standard-Text (SO10-Text).
Zum Schluss musst du noch eine Umstellung des Sendemediums der Nachricht in den Konditionssätzen auf Sendemedium 5 (externes Senden) durchführen, um wirklich den Mailversand statt des Drucks zu verwenden. Der Sendeprozess der E-Mail wird gestartet, wenn die Nachricht ausgegeben wird.
Limitierungen der SAP Nachrichtensteuerung
Auch wenn die SAP Nachrichtensteuerung eine der wichtigsten Standardfunktionen in SAP ist, kommt sie mit einigen Limitierungen. So kannst du folgende Teile der E-Mail nicht ohne Weiteres einstellen:
- Absender: Es wird die E-Mail-Adresse aus den Adressdaten des angemeldeten Benutzers als Absender verwendet.
- Empfänger: Die E-Mail wird an die E-Mail-Adresse des Business Partners (bzw. Debitors oder Kreditors) aus der Nachricht geschickt.
- Anhänge: Es wird ausschließlich das gedruckte Formular als Anhang mitversendet. Das Versenden von weiteren PDFs und anderen Dateien ist im SAP-Standard häufig limitiert.
Die notwendige Verwendung von Standardtexten (SO10-Texten) limitiert die Möglichkeiten weiter: Die Einbindung von Logos und Textformatierung über HTML wird von den meisten Druckprogrammen nicht unterstützt. So kannst du über das Customizing nur Klartexte mit wenig oder keiner Formatierung steuern.
Insbesondere im B2C-, aber auch im B2B-Kontext ist jedoch eine E-Mail das Aushängeschild eines Unternehmens. Daher solltest du darauf achten, dass die E-Mail vernünftig aussieht. Ein Logo und eine Formatierung können da helfen.
Um diese Funktionen nutzen zu können, müssen daher andere Lösungen verwendet werden, etwa das S/4HANA Output Control oder die E-Mail-Lösung MIA (Mail Integration und Automation) von Eubuleus. Mit MIA hast du z. B. die Möglichkeit, E-Mails unabhängig von der SAP-Technologie einzustellen. Mehr Details findest du dazu weiter unten.
SAP E-Mail Versand von Formularen im FI-Umfeld
Die Einstellungen für den E-Mail-Versand von FI-Formularen – wie beispielsweise von Mahnungen oder Zahlungsavisen – sind etwas umständlicher als das Versenden von Formularen über die Nachrichtensteuerung. Leider kannst du FI-Formulare nicht über die Nachrichtensteuerung versenden, stattdessen muss eine FI-eigene Technologie verwendet werden.
Die Anpassung der entsprechenden Funktionsbausteine erfolgt dabei häufig in ABAP, wobei verschiedene Methoden genutzt werden, um E-Mails zu versenden. Im nächsten Abschnitt zeige ich dir beispielhaft an der FI-Mahnung, wie das geht.
Einrichtung des Versands von FI-Formularen
Grundlegend funktioniert der Weg für FI-Formulare so, dass du für den entsprechenden Prozess ein oder mehrere Funktionsbausteine hinterlegen musst, die die Definition der E-Mail vorgeben. Dafür gibt es zu jedem Prozess entsprechende Standard-Funktionsbausteine. Möchtest du jedoch den Inhalt der E-Mail anpassen, muss ein eigener Funktionsbaustein programmiert werden.
Standardmäßig sind die Funktionsbausteine zwar vorhanden, jedoch nicht für den Prozess hinterlegt. Um die Funktionsbausteine zu hinterlegen, kannst du die Transaktion FIBF verwenden. Über das Menü „Einstellungen“ -> „Produkte“ -> „…eines Kunden“ gelangst du zur Pflege der Prozesse.
Lege hier ein neues Produkt an. Ein Produkt dient später der Zuordnung der Funktionsbausteine zu den einzelnen Prozessen. In unserem Beispiel schauen wir uns das Mahn-Formular an. Die Einrichtung für die anderen Formulare – etwa das Zahlungsavis – erfolgt analog.
Der Name des Produktes ist frei wählbar und sollte mit einem Y oder Z beginnen. Stelle sicher, dass der Haken in Spalte „A“ (Produkt aktiv?) gesetzt ist.
Nachdem das Produkt angelegt wurde, kannst du nun den Funktionsbaustein einstellen. Gehe dazu wieder in den Start-Bildschirm der Transaktion FIBF und wähle im Menü „Einstellungen“ -> „Prozess-Bausteine“ -> „…eines Kunden“ aus. Dort kannst du einen neuen Eintrag für den entsprechenden Funktionsbaustein hinterlegen.
Die Spalte „Prozess“ definiert den Prozessschritt während der Formulargenerierung, in dem die E-Mail definiert wird. Standardmäßig können hier für das Zahlungsavis 00001040 und für die Mahnung 00002040 verwendet werden. Bei eigener Programmierung kann es je nach Anforderung hilfreich sein, einen anderen Prozessschritt zu wählen.
Über die Spalte „Land“ kannst du für verschiedene Länder eine andere Logik hinterlegen. Die Applikation musst du auf „FI-FI“ stellen.
Als Funktionsbaustein kann der Beispiel-Funktionsbaustein verwendet werden. Dieser kann leicht über den Namen SAMPLE_PROCESS_<Prozessschritt> gefunden werden. Soll die Standard-Logik verwendet werden, kann der Funktionsbaustein in den Kunden-Namensraum (Y/Z) kopiert werden. Für eigene Programmierung musst du den Funktionsbaustein in den Kundennamensraum kopieren und dann anpassen.
Als Produkt kannst du nun dein zuvor erstelltes Produkt eintragen.
Limitierungen beim Versand von FI-Formularen
Die Beispiel-Funktionsbausteine sind nur rudimentär implementiert. Auf manchen Systemen sind die Funktionsbausteine zwar vorhanden, enthalten jedoch keine Logik. In den meisten Fällen wird daher eine eigene Programmier-Logik benötigt, um FI-Formulare zu versenden.
Die Beispiel-Implementierung des Prozesses 00002040 für die Mahnung ermittelt die Empfänger-Adresse anhand der E-Mail-Adresse aus dem Business Partner. E-Mail-Texte sind nicht definiert und müssen manuell programmiert werden. Außerdem ist es nicht für alle Texte möglich, mehrere Empfänger zu definieren, weitere Anhänge – wie nicht beglichene Rechnungen – anzuhängen oder den E-Mail-Text über HTML zu formatieren.
MIA stellt für die gängigen FI-Prozesse Funktionsbausteine zur Verfügung, die direkt verwendet werden können. Durch die Verwendung dieser Funktionsbausteine kannst du sogar direkt das komfortable Customizing verwenden, um Empfänger, Sender und Texte einzustellen.
SAP E-Mail-Versand über S/4HANA Output Control einstellen
Wie bereits zuvor genannt, gibt es noch eine dritte Ausgabesteuerung: Die S/4HANA Output Control. Sie ist die neueste Technologie zur Ausgabesteuerung in SAP und kann dazu verwendet werden, E-Mails zu versenden. Leider kannst du diese Technologie aktuell nur in einer kleinen Auswahl an Prozessen verwenden.
Im Folgenden zeige ich dir, wie du S/4HANA Output Control zum Versenden von E-Mails einstellen kannst.
Verwendung von BRF+
Mit der Konfiguration beginnst du häufig im BRF+ Framework, da dort die grundlegende Logik für spätere Schritte im S/4HANA Output Control definiert werden kann. Für unser Beispiel verwenden wir die Open Item List. Für diese wird zunächst das entsprechende XML-Template in BRF+ hochgeladen. Auf Basis dieses Templates entsteht eine Kopie der SAP-Standardanwendung:
- Original: OPD_FIN_CORR_OPIL
- Kopie: Z_FS_OPD_OPEN_ITEM_LIST
Die BRF+ Application besteht nun aus mehreren Objects, Expressions, Rules und Functions. Für den E-Mail-Versand sind besonders die Decision Tables relevant, da diese spätere Schritte zur Inhalts- und Versender- und Empfängerermittlung darstellen. Für uns ist die Decision Table DT_EMAIL_SETTINGS relevant.
Hier kannst du dem Output-Type (OPI_LIST) und den möglichen Schlüsselfeldern (Role und Company Code) die Versandadresse und das E-Mail-Template zuordnen. Durch diese Decision Table in den Expressions erscheint auch eine entsprechende Auswahl im S/4HANA Output Management. In der Transaktion OPD sehen wir jetzt für unsere Rule den Eintrag „Email Settings“. Dort kannst du jetzt die E-Mail-Adressen sowie E-Mail-Texte hinterlegen.
Über sogenannte Expressions kann im BRF+ Framework auch eigene Logik zum Generieren der E-Mail hinterlegt werden.
Limitierungen vom S/4HANA Output Control
Auch wenn das S/4HANA Output Management mehr Einstellungsmöglichkeiten als die anderen Technologien bietet, gibt es doch ein paar Limitierungen bzw. Punkte, auf die du achten musst. Leider ist S/4HANA Output Management bisher nicht für alle Prozesse im SAP Standard verfügbar.
Für die Nutzung des S/4HANA Output Managements zum Senden von E-Mails aus SAP heraus musst du die Gateway-basierte Formulare verwenden. Die klassischen Formulare aus der Nachrichtensteuerung oder dem FI-Framework zur Formularausgabe können ohne eine Migration hin zu einem Gateway-basierten Formular nicht verwendet werden.
Auch bei der E-Mail selbst gibt es Limitierungen: So können standardmäßig keine weiteren Anhänge an die E-Mail angehängt oder mehrere Empfänger ausgewählt werden.
Das komplexe Regelwerk von SAP BRF+ bietet zum einen mehr Möglichkeiten als die anderen Technologien. Die Komplexität erschwert aber zum anderen auch deutlich die Fehlersuche im Prozess und die Wartung der über BRF+ verwalteten Prozesse. Eine Alternative mit übersichtlichem Customizing über alle Prozesse hinweg bietet unsere Lösung, MIA (Mail Integration and Automation).
Diese Probleme können entstehen, wenn du Änderungen am E-Mail-Versand im SAP Standard vornimmst
Als Grundlage für ein Custom Development dient meistens die Klasse CL_BCS, die eine Schnittstelle für das Mailversenden aus dem SAP-System über SAPconnect ermöglicht. Die Anpassung des E-Mail-Versands in SAP führt oft zu komplexen und wartungsintensiven Implementierungen.
Aus diesen Gründen gibt es einige Drittanbieter-Tools (Add-Ons), die versuchen, die Probleme und Beschränkungen im SAP Standard zu umgehen. Wir bei Eubuleus haben schon viele alternative Kunden-Implementierungen gesehen. Zu Beginn heißt es noch „Das ist nur ein Enhancement“. Aber mit neuen Anforderungen aus dem Fachbereich wird dann aus einem Enhancement eine nicht mehr wartbare Lösung.
Alle Lösungen hatten eins gemeinsam: Sie waren über die gesamte SAP-Landschaft nicht einheitlich, „historisch gewachsen“ und daher schwer wartbar.
Die meisten unserer Kunden haben ein Problem, den Mailversand in SAP so einzurichten, dass alle Anforderungen erfüllt werden. Daher haben wir eine ganzheitliche E-Mail-Lösung entwickelt, die über alle Prozesse hinweg gleich funktioniert.
Alternative zum Mailversand im SAP Standard
Es gibt viele verschiedene Technologien im SAP Standard, um E-Mails direkt aus dem System zu versenden. Jedoch bietet SAP keine Lösung, die eine über alle Prozesse hinweg einheitliche Möglichkeit für die Einstellungen des Mailversands erlaubt.
Selbst die neueste Technologie „S/4HANA Output Control“ deckt oft nicht alle benötigten Formulare ab. Auch der Versand an mehrere Empfänger ist mit keiner der Technologien standardmäßig ohne großen Aufwand möglich.
Als Erweiterungslösung können Add-Ons eingesetzt werden, die zusätzliche Funktionen wie Mail-Prüfung, Transparenz und Flexibilität beim Versand bieten und insbesondere internationale Standorte unterstützen. Welche Add-Ons du verwenden kannst, zeige ich dir weiter unten im Artikel.
Die Nachrichtensteuerung und das FI-Output-Framework bieten häufig unzureichende Einstellungsmöglichkeiten, sodass viele Kunden Änderungen am SAP Standard vornehmen, um alle Anforderungen zu erfüllen.
Du willst noch mehr Infos?
Jeremia Girke, Co-Founder von Eubuleus, fasst die MIA für dich zusammen!
MIA – Mail Integration and Automation
Mit MIA kannst du alle zu versendenden Formulare komfortabel konfigurieren – von Betreff und Body über Empfänger und CC hin zu Anhängen und Absenderadressen. Die Benutzeroberfläche ist modern und intuitiv in Fiori gestaltet, die Einrichtung leicht verständlich. MIA ist vollständig in SAP S/4HANA integriert und bietet dir eine zukunftssichere Architektur ohne Legacy-Technologien.
Über vordefinierte oder eigene Konnektoren mit klarer Schnittstelle kannst du alle Formulare jeder Technologie an das einheitliche Customizing anschließen. Kein „Wo kann ich den Absender der Rechnung nochmal ändern?“ oder „Wieso steht in der E-Mail kein Text drin?“ mehr.
Über die neuen S/4HANA E-Mail-Templates kannst du HTML-Texte mit persönlicher Ansprache, dem Firmen-Logo und Links – etwa zu den AGB – definieren. Auch das Anhängen von weiteren Dokumenten an die E-Mail – beispielsweise Zeichnungen an die Bestellung oder unbeglichene Rechnungen an die Mahnung – ist möglich. Die folgende Tabelle stellt die SAP-Standardlösungen dem Add-On MIA gegenüber.
| Nachrichtensteuerung | S/4HANA Output Control | FIFramework | MIA | |
|---|---|---|---|---|
| Betreff | ✅ Beliebig | ✅ Beliebig | ✅ Beliebig | ✅ Beliebig |
| Text | SO10-Text | ✅ Beliebig | SO10-Text | ✅ Beliebig |
| Text mit HTML | ❌ Nein | ✅ Ja | ❌ Nein | ✅ Ja |
| Absender | ⬜ Benutzerstamm | ✅ Beliebig | ⬜ Benutzerstamm | ✅ Beliebig |
| Empfänger | ⬜ Business Partner | ✅ Beliebig | ⬜ Beliebig(Aber Genau einer) | ✅ Beliebig |
| Anhänge | ⬜ Druck PDF | ⬜ Druck PDF | ⬜ Druck PDF | ✅ Beliebig |
| E-Mail-Vorschau | ❌ Nein | ❌ Nein | ❌ Nein | ✅ Ja |
| Erweiterbar (eigene Logik) | ❌ Nein | ⬜ Teilweise | ⬜ Teilweise | ✅ Ja |
| Prozesse / Module | ⬜ Vorwiegend P2P, O2C (MM, SD, LOG) | ⬜ Einige Standardprozesse | ⬜ FI-Prozesse | ✅ Alle |
Zusätzlich zu den Einstellungsmöglichkeiten, gibt es eine Vorschau für die gesendeten E-Mails. Dort kannst du dir die E-Mail-Texte, Absender, Empfänger und Anhänge vor dem Senden noch einmal anschauen, ähnlich wie in der Anwendung Outlook aus Office 365. Natürlich ist auch der vollautomatische E-Mail-Versand im Hintergrund möglich.
Übrigens: Auch der Versand von E-Rechnungen lässt sich mit MIA super einfach realisieren.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es zahlreiche Möglichkeiten gibt, den E-Mail-Versand im SAP-Umfeld zu realisieren. Die Standardtechnologien von SAP bieten zwar grundlegende Funktionen, stoßen aber bei komplexeren Anforderungen, wie dem Versand an mehrere Empfänger oder einer einheitlichen zentralen Steuerung, schnell an ihre Grenzen.
Individuelle Eigenentwicklungen können diese Lücken zwar in Teilen schließen, führen jedoch häufig zu heterogenen und schwer wartbaren Systemlandschaften mit hohem Pflegeaufwand.
Mit MIA – Mail Integration und Automation – steht jetzt eine Lösung zur Verfügung, die all diese Herausforderungen adressiert und für eine einheitliche, transparente sowie zukunftssichere E-Mail-Kommunikation in deinem SAP-System sorgt.
Besonders die intuitive Konfiguration, die vollständige Integration in SAP S/4HANA sowie die flexiblen Anpassungsmöglichkeiten für Formulare, Empfänger und Inhalte bieten dir einen wahren Vorteil gegenüber den Standard-Lösungen von SAP.
Im direkten Vergleich überwiegen mit MIA bei unseren Kunden die Vorteile, sodass diese Lösung in 90% aller Fälle gegenüber dem SAP-Standard die bessere Wahl für Unternehmen darstellt, die ihre E-Mail-Prozesse effizient, konsistent und nachhaltig gestalten möchten.
