SAP Output Management im Realitätscheck: Zwischen Komplexität und echtem Mehrwert

Egal ob Rechnungen verschicken, Etiketten ausdrucken oder Angebote ausgeben – SAP ist nicht nur gut darin, Daten zu verarbeiten, sondern auch in der Dokumentenausgabe.   

In der SAP-Welt spricht man hier vom „Output Management“. Früher war das gleichbedeutend mit der klassischen Nachrichtensteuerung (NAST).

Mit Einführung von S/4HANA hat sich das geändert. Neben NAST gibt es nun ein neues Framework: Output Control.Lass uns schauen, wie das Output Management in SAP S/4HANA funktioniert, was die Unterschiede zur NAST sind und wann du auf welches Framework setzen solltest.

Das Wichtigste auf einen Blick

• SAP Output Management umfasst das Framework Nachrichtensteuerung und Output Console. Letzteres ist vor allem für die SAP S/4HANA Cloud Edition gedacht.  
• Das Output Management soll die Dokumentenausgabe durch einen klar umrissenen Funktionsumfang und den Einsatz von BRF+ vereinfachen.
• Die Nachrichtensteuerung bleibt für etablierte Prozesse weiter im Einsatz. Für die IT-Abteilung heißt es fast zwangsläufig, in Zukunft zwei Lösungen pflegen und warten zu müssen.

Was ist das neue SAP Output Management?

Fangen wir ganz vorne an: Wofür stehen Output und Management im SAP-Kontext?

Beim Output geht es um die Ausgabe von Dokumenten. Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine – alles, was im Geschäftsalltag anfällt. Und das nicht nur als Druckdaten, sondern auch per E-Mail, Fax oder EDI.

Management steht für die Verwaltung, Steuerung und Organisation aller Ausgabefunktionen. Das System entscheidet dabei automatisiert oder teilautomatisiert, welches Dokument, auf welchem Weg und in welchem Format an welchen Empfänger geschickt wird.

Quelle: SAP Community

Im Zusammenspiel soll das Output Management effizient und fehlerfrei Geschäftsdokumente bereitstellen. Mit Einführung von SAP S/4HANA haben die Walldorfer neben der klassischen Nachrichtensteuerung einen neuen zentralen Ansatz dafür eingeführt.

Die Steuerungsinstanz und damit das Herzstück ist das Output Control. Das Framework übernimmt die eigentliche Ausführung der Ausgabeprozesse, also wann, wie und an wen ein Dokument ausgegeben wird.

Die wichtigsten Punkte dazu:

• Es ist Teil der Standardlizenz und damit kostenlos verfügbar.
• Es läuft in S/4HANA-Cloud und SAP On-Premise.
• Es kann nativ in Fiori-Apps integriert werden.
• Unterstützt werden die Formate Print, E-Mail (auch E-Mail zu Fax) und EDI (SOAP, IDoc, Ariba Network).
• Nutzbar sind die Formulare Smart Forms, SAPscript und Adobe Forms.
• Es gibt vorgefertigte Ausgabeszenarien.
• Das statische Layout (Master Form) und der variable Inhalt (Content Form) sind klar voneinander getrennt und bieten flexibel kombinierbare Möglichkeiten.

Noch ein Hinweis: Immer wieder liest man BRF+ Output Control. Das ist falsch. Business Rule Framework plus wird wie die Konditionstechnik in NAST als Plattform zur Konfiguration der Ausgabe genutzt. Es ist per Definition kein aktiver Teil der Ausgabeverarbeitung, sondern stellt die Logik bereit. 

Unterschied zwischen Output Control und NAST

Mit der Einführung des S/4HANA Output Management verfolgt SAP ein wesentliches Ziel: Vereinfachung. Das zeigt sich zum einen darin, dass BRF+ zum Einsatz kommt, um die Regeln der Ausgabe festzulegen. Anders als das ältere Output Management, welches über Konditionstabellen läuft, braucht es für Anpassungen kein tiefes ABAP-Wissen mehr.

Zum anderen wurde der Funktionsumfang eingeschränkt: Während NAST neben dem Output auch Workflows, Systemintegration (ALE) und komplexe Szenarien wie Sperrvermerke abdeckt, konzentriert sich das neue Output Management auf die Ausgabe. Output Control ersetzt NAST also nicht eins-zu-eins. 

Wichtig ist darüber hinaus, zu wissen, dass das SAP Output Management mehrere Ausgaben gleichzeitig auslösen und über verschiedene Kanäle ausgeben kann. So kann eine Rechnung digital verschickt und gleichzeitig ausgedruckt werden. Das ist mit NAST nicht möglich. Außerdem findet über das S/4HANA Output Management eine automatisierte Archivierung der Dokumente statt.

Aspekt	Nachrichtensteuerung	Output Management
Technische Basis	Konditionstechnik	Business Rule Framework Plus (BRF+)
Konfigurationstransaktion	NACE	DOP (Output Determination)
Benutzeroberfläche	SAP GUI-basiert	SAP FioriSAP GUI und SAP GUI for HTML
Verwendung	Generisch (Output, Workflow, Integration, Special Function)	Ausgabefunktion
Komplexität der Konfiguration	Hoch (ABAP-Kenntnisse erforderlich)	Niedrig
Ausgaben pro Nachrichtenart	Eine Ausgabe pro Ausgabetyp	Mehrere parallele Ausgaben möglich
E-Mail-Funktionen	Standard-E-Mail-Versand	E-Mail-Vorlagen und flexible Adressierung
Integration	Begrenzt	Native Cloud-Unterstützung

Wann nehme ich welche Version?

SAP hat sich jüngst bei den DSAG Technologietagen 2025 nochmal klar zum Cloud-first Ansatz bekannt – auch wenn der Großteil der Unternehmen auf On-Premise setzt. Das hat Auswirkungen auf die Ausgabesteuerung, denn das S/4HANA Output Management ist vor allem für die Cloud konzipiert. SAP legt also einen Fokus darauf. 

Die Empfehlung des Konzerns klingt dann auch so: „Bei bestehenden Kunden empfehlen wir, die SAP-S/4HANA-Ausgabesteuerung zusätzlich zur bereits vorhandenen Ausgabesteuerung einzurichten. Alle bestehenden Belege, die die alten Frameworks verwendet haben, werden von ihnen verarbeitet. Neue Belege verwenden die SAP-S/4HANA-Ausgabesteuerung, wenn die entsprechende Anwendung diese bereits übernommen hat.“

Was heißt das nun für dich, wenn du auf SAP S/4HANA umsteigst?

Es braucht keinen Big-Bang-Switch. Formulare, die sauber über NAST laufen, müssen nicht geändert werden. Gleiches gilt für Druck-Workbench-Szenarien. Ausnahme: Du gehst in die Public Edition. Dort gibt es NAST nicht mehr. 

Bei neu zu etablierenden Prozessen in On-Premise-Umgebungen oder der Private Edition empfiehlt SAP das neue Output Management. Mein Rat: Hör nicht darauf. In neun von zehn Fällen empfehlen wir weiterhin die Nachrichtensteuerung. Die Technologie funktioniert und ist etabliert. Entsprechend müssen Unternehmen keine zusätzliche Expertise aufbauen. Das spart Zeit und Geld.

Allerdings gibt es Prozesse, in denen SAP nur noch das neue Framework anbietet. Dann bleibt nichts anderes übrig, als zweigleisig zu fahren: Nachrichtensteuerung für die etablierten Prozesse, Output Control für die neuen. Damit einher geht Aufbau von Wissen in BRF+, CDS Views, Fiori-Apps und dem Fiori-Launchpad. Außerdem erhöht sich die Komplexität der Wartung.

Fazit: Was bedeutet das neue Output Management für die IT?

Das SAP S/4HANA Output Control könnte vielen Kunden das Leben vereinfachen: Regeln lassen sich leichter anpassen, Dokumente können flexibler gestaltet werden und die Ausgabe ist gleichzeitig über verschiedene Wege möglich. Außerdem ist NAST vor allem für die Module SD und MM gedacht. Output Control lässt sich dagegen übergreifend einsetzen wie im Billing, Sales und Purchase Order.

Allerdings hinkt das Framework noch in vielen Bereichen – vor allem in der On-Premise-Welt. So fehlen zum Beispiel wichtige EDI-Formate.

Das Ergebnis ist eine fragmentierte IT-Landschaft, denn Unternehmen können nicht gleichzeitig Nachrichtensteuerung und Output Control für denselben Geschäftsprozess verwenden. Aus Sicht des Supports sind das schlechte Nachrichten, da künftig neben der Nachrichtensteuerung fast zwangsläufig das S/4HANA Output Control abgebildet werden muss. Im Klartext heißt das: mehrere Systeme, mehr Know-how, mehr Pflege. 

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