Adobe Forms – SAP Standard Formulartechnologie, auch in S/4HANA

Der Designer

Damit du die ersten Formulare gestalten kannst, bietet dir der Adobe Livecycle Designer einen super Einstieg in die Technologie. Du wirst hier schnell erste Erfolge bei der Entwicklung feststellen.

Für SAP Kunden ist der Adobe Livecycle Designer exklusiv zugänglich. Inzwischen hat Adobe mit dem Adobe Experience Manager den Nachfolger für den Adobe LiveCycle Designer eingeführt.

Die Adobe Experience Manager Forms sind nicht 1zu1 mit dem Adobe LiveCycle Designer nutzbar.

Architektur

Im Bereich der Formularerzeugung gibt es auch einen technologischen Fortschritt: SAPscript funktioniert wie ein Nadel-Drucker, sprich es wird Zeile für Zeile verarbeitet und ausgegeben.

Alles auf dem ABAP-System und von oben nach unten.

Kapselung in Funktionsbaustein & Aufrufe

Smart Forms hatte zumindest schon einmal die richtigen Ansätze, da es im Hintergrund ebenso aber wieder SAPscript erzeugt, gab es hier nur kleine Fortschritte. Die Kapselung der Schnittstelle in einem Funktionsbaustein ist auf jeden Fall gut.

Den Aufruf hat auch Adobe Forms so übernommen, sodass der Aufruf im ABAP zwischen Smart Forms und Adobe Forms nahezu gleich aussieht. 

Dynamische Ermittlung von Formularnamen

Unterscheiden tut sich der Funktionsbaustein, welche die korrekte Schnittstelle für das Formular ermittelt. Im Smart Forms heißt der Funktionsbaustein: SSF_FUNCTION_MODULE_NAME, bei Adobe Forms heißt dieser Baustein: FP_FUNCTION_MODULE_NAME.

Funktionsweise & Datenumwandlung

Der technische Aufruf im ABAP sieht wie ein normaler Funktionsbaustein aus, baut allerdings anschließend die XML-Daten und XML-Layout Daten auf und steckt diese in einen HTTP-Request, welche den Webservice "Render-PDF" aufruft.

Simple erklärt: ABAP Daten werden in XML-Daten gewandelt und mit dem XML-Layout zusammen in ein PDF generiert.

6 Vorteile von Adobe Forms: Unique Features

Technologisch haben wir oben ja schon einen Unterschied festgestellt.

Im Laufe der Jahre hat sich die Technologie jedoch massiv weiterentwickelt.

Etikettendruck

Erstmal ist es möglich, sowohl Druckformulare wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine etc. als auch Etiketten mit einem Entwicklungstool zu entwickeln.

Du bist in der Lage mit dem Adobe LiveCycle Designer sowohl Druckformulare wie auch Etiketten mit Sonderformaten zu entwickeln und direkt in der Vorschau auch die Barcodes mit auszugeben.

Barcodes

What-you-see-is-what-you-get: Du kannst nun bei Adobe Forms direkt auch den gewünschten Barcode sehen und direkt testen.

Limitierte Barcodes & Hardwarevoraussetzung entfallen bei Adobe Forms

Im SAPscript und Smart Forms gibt es nur eine stark beschränkte Anzahl der Barcodes, welche immer einen Ausdruck zum Test benötigen. Ebenso ist es notwendig über eine kleine DLL-Datei die Barcodes als Bild in die Formulare mit auszugeben, oder mit einem Hardware-Modul im Drucker die Ausgabe der Barcodes zu ermöglichen.

Mit Adobe Forms kannst du das beruhigt ignorieren, da alles Out-of-the-Box mit den Barcodes funktioniert.

Native Druckersprache wie ZPL, ZPLII und IPC

Adobe Forms kann direkt auf die Etikettendrucker drucken, ohne vorher daraus ein ZPL-Code erzeugen zu müssen.

Diese Funktion ist ein riesiger Geschwindigkeitsvorteil zu anderen Lösungen.

Stichwort ist hier der Report: RSPO0022, wo die Umsetzung in alle gängigen Etiketten-Hersteller-Sprache eingestellt wird.

Was ist der Unterschied zu Smart Forms?

Adobe Forms nutzt im Gegensatz zu Smart Forms den Ansatz die Datenbeschaffung, Aufbereitung und das Layout voneinander zu trennen. In der Informatik kennst du das Modell unter dem Namen: Model View Controller (MVC).

Im Laufe der Jahre wurde die Technologie von der Netweaver-Java-Anbindung direkt ins ABAP integriert.

Das sind die 3 wesentlichen Unterschiede:

1. Datenbeschaffung: Klassisch mit den Druckprogrammen, im S/4 HANA-Kontext allerdings auch über CDS-Views möglich.
   
2. Datenaufbereitung: Hierfür gibt es nach dem Selektieren der Formulardaten dann die Aufbereitung, z. B. je nach Kunde mit nur ausgewählten Daten speziell für den Kunden. Beispiel dafür: Keine Rabatte bei dem Kunden mit ausgeben.
   
3. Im letzten Schritt geht es im Formular-Layout darum, die Informationen für den Anwender sichtbar und strukturiert darzustellen.
   

Die gekannte Funktion mit dem Zahnrad aus SAP Smart Forms ist hierbei nicht mehr nutzbar, da die klare Trennung dies verhindert. Du musst dir also Gedanken machen, ob die Daten eher in der Datenbeschaffung vom Druckprogramm / CDS-View liegen oder eher in der Datenaufbereitung zu finden sind.

Ausblick für Adobe Forms

Die SAP setzt auch im kompletten S/4HANA Umfeld auf Adobe Forms sowie auf SAP Forms by Adobe für die Cloud-Variante im S/4HANA. Mehr als 90 % unserer Kunden führen S/4HANA in der onPremise Version ein. Somit sind sie mit Adobe Forms aktuell gut aufgestellt.

SAP hat den Support für S/4HANA für 2040 zugesagt. Dadurch wird Adobe Forms bzw. SAP Forms by Adobe noch lange unterstützt. Offen bleibt die Frage, was SAP mit dem ADS für die onPremise Kunden macht.

Hier sind wir jeden Tag für unsere Kunden aktiv, um eine Lösung über das Supportende hinaus zu erwirken.

Auch im Thema ZUGFeRD konnten wir mithilfe des DSAG erreichen, dass diese Funktion ein direkter Bestandteil des SAP ADS wird.

Du liest immer noch diesen Artikel und fragst dich jetzt, wie du direkt mit Adobe Forms starten kannst? Kein Problem, im folgenden Kapitel zeige ich dir ein Best-Practice zur Einführung von Adobe Forms.

Adobe Forms Erfolgreicher Start in 3 Phasen

Wie gelingt der Einstieg in die Technologie Adobe Forms? Kann ich Adobe Forms auch in der Cloud nutzen?

Genau dazu möchte ich euch jetzt Hinweise geben, wie der Start gelingt. 

Phase 1 Infrastruktur 

Damit ihr möglichst schnell auch in die Entwicklung von zeitgemäßen Formularen kommen könnt, werden die Adobe Document Services benötigt, kurz ADS. Diese sollten die SAP-Basis für euch einrichten. 

Erklärung Adobe Document Services 

Was ist dieser ADS? SAP hat nach SmartForms die Entwicklung der Formulare in Kooperation mit Adobe aufgebaut. Damit Formular künftig ein vollwertiges PDF Dokument ist, muss das Formular erzeugt werden. Intern spricht Adobe vom Rendern des PDFs.

Du denkst bestimmt: wieso so aufwendig? Bei SAPscript und SmartForms ist doch auch ein PDF im System herausgekommen. Von der Datei-Endung stimmt das zu 100 %. Leider funktionieren diese PDFs wie dein Windows-PDF Drucker. Er packt nur das Bild in ein PDF. 

Somit sind aktuelle Funktionen nicht möglich wie: Kennwortschutz, PDF-A3 Format für Archivierung, Verschlüsselung und und und.  Kunden von SAP dürfen diese Funktionen durch den Exklusiv-Vertrag mit Adobe nutzen und haben dafür die sogenannten "Reader-Credentials". 

Download Entwicklungswerkzeug - Adobe LiveCycle Designer 

Anschließend hüpft ihr in den SAP-Service-Marketplace und ladet euch den Adobe LiveCycle Designer runter.

Ihr braucht das nicht separat heraussuchen, ich hab euch den Link hier mal direkt reinkopiert.  

SAP Adobe LiveCycle Designer 

Sobald der Download abgeschlossen ist, startet über das Setup Programm und wählt folgende Komponenten aus: siehe Screenshot.

Hier noch die häufigsten Kundenprobleme bei der Installation:  

Der LCD ist nicht auf Deutsch oder/und keine Hilfe verfügbar (F1)

Ein häufiges Problem sind fehlende Sprachen in der Suchhilfe.

Das erkennt ihr sehr schnell, wenn ihr F1 drückt und die Suche nicht verfügbar ist oder sich kein Fenster öffnet. 

Abschließend empfehle ich dir, die SAP-GUI und das SAP-Logon-Pad zu schließen und wieder neu zu starten.

Die Sprache umstellen, habe ich dir in meinem anderen Blog bereits erläutert. Schau einfach hier rein.  

Für Support von SAP 

Auch bei Supportmeldungen, sogenannten OSS-Notes, kannst du Unterstützung durch die SAP bekommen. Achte bitte darauf, dass du bei Fehlermeldungen und Screenshots stets den Adobe LiveCycle Designer im SAP sowie den Adobe Acrobat Reader DC für die Meldungen verwendest.

Ich hab leider selber schon miterlebt, dass die SAP den Support verweigert, weil der Kunde alternative PDF-Reader verwendet hat.

Damit ist die Phase 1 abgeschlossen.

Auf geht’s in Phase 2: das Entwicklungswerkzeug - Der Adobe LiveCycle Designer 

Wie gestalte ich nun ein Formular oder kann mir eines anschauen?

SAP hat im Laufe seiner Geschichte verschiedene Technologien für die Entwicklung von Formularen entwickelt. Selbst zu Zeiten von R2 und dann Umbruch auf R3 wurden schon Listen erzeugt und ausgegeben. Anfang der 1980er Jahre hat die SAP dann mit SAPscript eine Maschinen-Lesbare Technologie für Formularausgaben dem Kunden zur Verfügung gestellt. 

In Zeiten von Cloud und S/4HANA Projekten wirkt es wie Steinzeit, aber SAPscript ist komplett code zeilenbasierte Ausgabe. Für die 80er-Jahre wirklich gut, ist halt 40 Jahre später eine Zumutung für junge Kollegen. 

Der Einstieg ist sehr flott gemacht. Du kannst mit der Transaktion SFP Adobe Formulare anschauen und verändern. Für die Vollständigkeit noch hier die Transaktionen für SAPscript SE71 und Smart Forms Transaktion Smart Forms.

Die Technologie ist auch in der Lage, interaktive Formulare zu erstellen. Diese sind in Zeiten von Corona enorm stark nachgefragt. Allerdings musst du hierfür bei deinem SAP Ansprechpartner klären, ob und wenn ja, wie viel die interaktiven Formulare kosten. 

Das Layout eines Formulars kannst du über den entsprechenden Reiter verändern. 

Achtung No-Go!  

Der Button "Layout" öffnet dir ein eigenes Fenster für die Bearbeitung. Leider passiert es etwas willkürlich, dass du in dem Fenster nicht speichern kannst oder deine Änderungen weg sind.

Tippe stattdessen auf den 3ten Tab Reiter mit dem Namen Layout.

PS: Speicher nach jeder Änderung, als Backup-Strategie. Speichern, nicht Aktivieren.

Dies hilft dir gleich noch einen weiteren Fehler zu vermeiden: Bearbeiten ohne im Änderungsmodus zu sein.

Ist der Speicherbutton ausgegraut, bist du nicht im Änderungsmodus, kannst das Layout aber komplett verändern. Ungünstiger Weise ist es in diesem Zustand nicht speicherbar und deine ganze Arbeit ist umsonst.

Solltest du doch einmal in diese Situation kommen, gibt es glücklicherweise einen Workaround. Kopiere die XML-Quelle, gehe dann auf Bearbeiten und füge sie wieder ein. Damit kannst du deine Arbeit noch einmal retten.

Anschließend richte dir bitte deinen Designer ein.  Dieser Artikel zeigt dir die Einrichtung im Detail.  

Phase 3: Know-how Aufbau 

try-fail-again! 

Es ist eine neue Technologie. Hier kannst du viel richtig, aber leider auch falsch machen. Ich selber entwickle nun seit über 15 Jahren Adobe Formulare. Hier kann ich dir Langzeiterfahrungen geben, welche nachhaltig, wartbare Formulare garantieren.

Ich kann dir gerne in einer Schulung das notwendige Knowhow beibringen, mit einem tollen didaktischen Konzept.

Das mache ich mal eben nebenbei! 

Auto-Didaktisches Lernen bei der Technologie kann ich dir bedauerlicherweise nicht empfehlen, da es nur wenig gutes Knowhow gibt und sehr wenige Experten. Versteh mich nicht falsch, es kommt was raus, aber wenn da mal wer anderes dran muss, wird er verrückt.

Wovon ich dir abraten möchte, ist die SAP Schulung BC480+BC481 und BC482 aus dem SAP-Education Programm.

Die Unterlagen in diesen Schulungen sind soweit vollständig, ja. Bedauerlicherweise sind die Übungen sehr praxisfremd und für User gedacht, welche noch nie oder wenig SAP-Erfahrungen haben. Jeder Entwickler, der diese besucht hat, sagt mir: "Ich konnte mir da nichts mitnehmen. Wie stelle ich nun ein bestehendes Formular konkret um?"

Mit einer guten Grundlagen-Schulung ("siehe oben") kannst du auch das Buch SAP Interactive Forms by Adobe als Nachschlagewerk an die Seite legen. Falls du ein paar Fragen zum LiveCycle Designer haben solltest, kannst du gerne beim Acronaut-Forum vorbeischauen. Hier geht es allerdings mehr um Layouting und weniger mit SAP-Bezug.

Ein paar Grundlagen zu Formularen findest du sicherlich auf Berater-Wiki. Intensiver und detaillierter wird es bei den Kollegen von Solid-Forms und bei mind-forms. Hier haben einige Berater ihre Erfahrungen geteilt. Ich werde mit der Zeit natürlich auch immer mehr Tipps und Tricks hier veröffentlichen und wir stehen dir auch gerne mit Schulungen und Einzelcoachings zur Seite.

Eine gute Anlaufstelle für Probleme ist für mich auch immer der SAP Service-Market-Place mit seinen OSS-Notes.

Wichtig: Versucht auf Deutsch und Englisch zu suchen.

Wenn du dich an diese Tipps hältst, kannst du gut in die Formularwelt der SAP starten. 

Und was ist mit S/4HANA? 

Mit der Einführung von S/4HANA werden auch wieder Adobe Forms von SAP eingesetzt. Es ist die aktuelle Formulartechnologie der SAP. Bisher gibt es keine Anzeichen, dass SAP für Ihre Formulare auf eine andere Technologie setzt. 

Wie wir bereits bei SAPscript und Smart Forms miterleben, halten sich solche Technologien bei SAP auch gut und gerne mal 20-40 Jahre. 

Viel Erfolg beim Ausprobieren und Lernen!

Bleib Knusprig!

FAQ

Was brauche ich für Adobe Forms?

Für die Infrastruktur wird aktuell noch ein SAP NetWeaver auf JAVA-Basis benötigt, wo der Adobe Document (Web-)Service(s) kurz ADS installiert wird. Das ist nichts anderes als ein Webservice im SAP, welcher die PDF-Dokumente generiert.

Support & Nachfolger ADS on premise

Da der Support für den SAP NetWeaver JAVA jedoch 2027 enden soll, hat die SAP nun den Nachfolger bekannt gegeben. Es wird weiterhin einen Adobe Forms Webservice onPremise geben. Dieser soll auf die S/4HANA XSA-Plattform portiert werden.

Aktuell bietet die SAP für die Cloud-Variante einen ADS-on-a-cloud-Service an. Dieser ist jedoch nicht für große Datenmengen geeignet und vor allem bei hoch-performanten Prozessen ungeeignet. Weiterhin sind die Lizenzkosten aktuell das größte Hindernis für unsere Kunden, diese Funktion in Betracht zu ziehen.

Kostet Adobe Forms Geld?

Nein.Siehe SAP-Note → 750784 - SAP Interactive Forms: Lizenzen - SAP ONE Support Launchpad

Es kann den Fall geben, dass für interaktive Formulare eine Gebühr erhoben wird. Unserer Erfahrung nach lohnt es sich mit der SAP zu verhandeln.

Viele unserer Kunden konnten durch unsere Hilfe kostenfrei an interaktive Formulare kommen.

Wo kann ich Adobe Forms herunterladen?

Du kannst alles Notwendige für die Einführung von Adobe Forms bei der SAP-Doku beziehen. Hier findest du den Download.