SAP-Formulare erstellen und pflegen: So gehst du vor

SAP-Formulare sind das, was am Ende eines Prozesses herauskommt – egal ob Rechnung, Lieferschein, Entgeltnachweis oder Etikett. Doch obwohl die Dokumente so wichtig sind für den Geschäftsverkehr und für Nachweispflichten, fallen sie häufig bei IT-Projekten unter den Tisch.

Ich arbeite seit über zehn Jahren im Bereich SAP-Formulare. In diesem Artikel gebe ich dir einen Überblick über die verschiedenen Formulartechnologien, die Entwicklung neuer Formulare und wann es Zeit wird, Adobe Forms statt SAPscript zu verwenden. Spoiler: So schnell wie möglich.

Das Wichtigste auf einen Blick

• SAP-Formulare sind die Dokumentenausgabe aus Geschäftsprozessen – von der Rechnung bis zum Lageretikett. Genutzt werden sollten dafür Adobe Forms und SAP Forms Service by Adobe als Cloud-Variante. Allerdings ist die veraltete Formulartechnologie SAPscript nach wie vor etabliert. Auch SmartForms sind für klassische SAP-Geschäftsdokumente noch weit verbreitet.
• Die Migration in die neue Technologie ist eine Chance für IT und Fachbereiche: bestehende Formulare können flexibel angepasst, veraltete und ungenutzte Logiken können gelöscht und neue erstellt werden.
• Die Entwicklung neuer Formulare erfolgt in sechs Schritten: Zweck klären, Vorlage auswählen, Datenversorgung aufbauen, Layout erstellen, testen und Betrieb sicherstellen. Der aufwendigste Teil dabei ist selten das Layout, sondern die Klärung, welche Daten woher kommen.

Was sind SAP-Formulare und wofür werden sie eingesetzt?

SAP-Formulare sind Dokumente zur strukturierten Datenanzeige in SAP-Systemen. Sie können für Druck, E-Mail oder Archivierung verwendet werden. Technisch besteht es immer aus zwei Teilen: einer Schnittstelle, die die Daten liefert, und einem Layout, das diese Daten anordnet.

Die bekanntesten Formulare sind Dokumente aus dem SD-Modul heraus, nämlich Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung. Sie sind rechtlich relevant, weswegen es hier besonders auf Genauigkeit ankommt. Außerdem sind sie Teil der Geschäftskorrespondenz. Daher liegt häufig ein Schwerpunkt auf dem Layout.

Daneben gibt es Formulare, wo die Darstellung keine große Rolle spielt, die aber in großer Stückzahl laufen:

• Logistik: Wareneingangs- und Ausgangsetiketten, Wareneingangsscheine mit Barcode
• FI: Mahnungen, Zahlungsavise, Offene-Posten-Listen
• HR und QM: Entgelt- und Zeitnachweise, Qualitätskontrollprotokolle
• MM: Bestellungen, Lieferpläne

Das Problem: Für die unterschiedlichen Formulartypen gibt es kein einheitliches Framework. In SD und MM läuft die Ausgabe über die Nachrichtensteuerung (NAST) oder Output Management mit BRF+, in FI über BTE-Prozesse und die Transaktion FIBF, in HR über HR Forms.

Diese Zersplitterung ist einer der Gründe, warum es in Unternehmen häufig keine zentrale Ansprechperson für die Formularentwicklung gibt. Dazu kommen die unterschiedlichen Formulartechnologien.

Welche SAP-Formulartechnologien gibt es?

Es gibt drei Haupttechnologien für SAP-Formulare: SAPscript, SmartForms und Adobe Forms. SAPscript wurde 1980 veröffentlicht und ist die älteste Technologie. Hierbei lassen sich Daten mithilfe von Programmiersprache als Text auf Papier drucken.

Die Technologie kann keine interaktiven Formulare abbilden. Weiterhin sind bereits kleine individuelle Anpassungen wie ein Rahmen um eine Zeile mit großem Programmieraufwand verbunden.

Smart Forms kam 2001 auf den Markt und verbessert die Wartbarkeit von Formularen. Außerdem bietet es so etwas wie eine Design-Oberfläche

SAPscript und Smart Forms haben jedoch einen eklatanten Nachteil, wenn es in Richtung Barcodes geht. Sie sind nicht in der Lage, diesen nativ auf ein Formular zu bekommen.

Adobe Forms ändert das. Es ist die neueste Technologie und wurde vor etwa 20 Jahren eingeführt. Der Vorteil von Adobe Forms sind nicht nur die Darstellung dynamischer Objekte wie Barcodes, QR- und DataMatrix-Codes.

Vielmehr ermöglicht es interaktive Formulare zum Beispiel für Außendienstmitarbeiter. So können mit interactive forms Reparaturen vor Ort erfasst und anschließend direkt in einem CRM-System verbucht werden.

Außerdem gibt es nun eine klare Trennung von Layout und ABAP-Code. Änderungen am Design und Aufbau können so oft ohne Eingriff in die Datenlogik erfolgen, was Anpassungen schneller und sicherer macht. Anders gesagt: Layoutdesigner müssen keine Programmierer mehr sein.

Ein weiterer Vorteil ist der Adobe LiveCycle Designer. Das ist ein Produkt von Adobe in Zusammenarbeit mit SAP, weswegen er genau genommen Adobe LiveCycle Designer for SAP. Außerhalb des ERPs hat das Tool seit mehreren Jahren keinen Extended Support mehr. Es wurde durch den Adobe Experience Manager ersetzt.

Für SAP-Kunden ist der LiveCycle Designer weiterhin gesetzt und kostenfrei. Das Tool ermöglicht eine intuitive Formularerstellung dank einer „What-You-See-Is-What-You-Get“-Benutzeroberfläche.

Anders als bei SAPscript braucht es keine Programmierkenntnisse, um ein Formular zu layouten. Auch SmartForms erfordert mehr Programmierung als Adobe Forms. Entsprechend könnte die neuere Formulartechnologie die Arbeit von der IT-Abteilung in die Fachbereiche verlagern.

Neben dem LiveCycle Designer erfordert Adobe Forms den Adobe Document Services (ADS) Webservice. Er erzeugt basierend auf dem Formular-Layout und den Daten fertige PDF-Formulare.

PDF-Formulare On-Premise und in der Cloud erstellen

Ein Punkt, der bei Kunden regelmäßig für Verwirrung sorgt: Unter „Adobe Forms“ laufen zwei technisch unterschiedliche Varianten. Die klassische Variante hat eine DDIC-Schnittstelle und wird über einen Funktionsbaustein aufgerufen. Die Cloud-Variante – SAP Forms Service by Adobe – bezieht ihre Daten über CDS Views und wird über Output Control gesteuert. Sie ist für S/4HANA Cloud gesetzt.

In S/4HANA On-Premise kann pro Ausgabefall entschieden werden, ob die ältere NAST oder das neuere Output Control zum Einsatz kommt. Viele Unternehmen bleiben dabei bewusst bei der NAST, weil dahinter jahrzehntelang gewachsene Findungslogiken stecken.

Vergleich der vier Formulartechnologien

Die Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede und Gemeinsamkeiten bei den Formular-Technologien:

SAP-Formularentwicklung: Der Ablauf in sechs Schritten

Adobe Forms ist als Standardtechnologie gesetzt. Es gibt immer weniger Entwickler, die sich mit SAPscript wirklich auskennen. Das macht die Pflege älterer Dokumente schwieriger. Hinzu kommt, dass Adobe Forms bei der Formularentwicklung weitaus mehr Möglichkeiten bietet.

Aus diesem Grund raten wir allen unseren Kunden dazu, bei Neuentwicklungen auf die Standardtechnologie zu setzen.

Bei der Formularentwicklung mit Adobe Forms haben wir im Groben sechs Schritte. Mehr Informationen dazu findest du auch auf unserer Formular-Überblicksseite.

1. Zweck und benötigte Daten klären

Welcher Prozess stößt das Dokument an? Wer ist Empfänger? Wie soll die Formularausgabe erfolgen? Was ist der Inhalt?

Bei der letzten Frage solltest du zwei Bereiche unterscheiden: Kopf-Daten (Adresse, Belegnummer und andere Daten, die nur auf der ersten Seite erscheinen) und Bauch-Daten (Tabellen und Positionstabellen, Konditionsdaten etc.).

2. Vorhandene Vorlage sichten und auswählen

Prüfe zuerst, was der SAP-Standard liefert. In S/4HANA können die Standard-Templates für Adobe Forms über die Transaktion SFP oder den Report RERP_EHP_SHOW_FORM_LIST aufgerufen werden. Daneben stellt der Forms Service by Adobe zusätzlich ein TemplateStore auf der Business Technology Plattform (BTP) bereit.

3. Schnittstellen und Datenversorgung

Kundeneigene Felder werden über Erweiterungsstrukturen im ABAP Dictionary (Append-Strukturen) hinzugefügt.

Sobald dein Formular fertiggestellt ist, musst du es mit SAP-Daten befüllen. Dies wird meist über das SAP-Druckprogramm vorgenommen. Auch hier liefert die SAP Vorlagen. Sie bieten Enhancement-Spots, die für eigene Logiken gedacht sind.

4. Formular erstellen

Mit der SAP Adobe Forms Transaktion SFP legst du das Formular an und arbeitest auf dem Tabreiter Layout. Nimm nicht den gleichnamigen Button. Dort gehen Änderungen gern verloren.

Felder verbindest du über Objektbibliothek → Bindung mit den SAP-Daten.

5. Formular testen und versionieren

Inhaltlich lassen sich Formulare über Testklassen prüfen. Ob das PDF am Ende gut aussieht, kann allerdings kein Tool der Welt zuverlässig sagen. Manuelle Sichtprüfungen sind daher Pflicht.

Ein einzelner Beleg reicht dafür nicht. Es braucht Sonderfälle mit 30, 40, 100 Positionen, damit du siehst, ob alle Informationen enthalten sind und Folgeseiten, Tabellenköpfe und Umbrüche gut aussehen.

6. Ausgabe, Einbindung und Wartung organisieren

In SD und MM hinterlegst du Formular und Druckprogramm in der Transaktion NACE, im S/4HANA Output Control läuft die Findung über BRF+ und die Transaktion OPD.

Kläre zum Schluss, wer das Formular künftig pflegt.

SAP-Formulare anpassen, migrieren oder neu bauen?

Echte Neuentwicklungen sind bei unseren Kunden selten. Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen sind so tief in den SAP-Standardprozessen verankert, dass fast immer schon ein Formular existiert.

Der Auslöser für Formularprojekte ist deshalb fast nie ein neuer Prozess, sondern einer von zwei Fällen: Eine fachliche Anforderung kommt hinzu – eine neue Spalte, ein QR-Code, ein zusätzliches Label. Oder die Technologie ist das Problem, weil SAPscript oder SmartForms abgelöst werden soll.

Daraus ergeben sich für einzelne Formulare drei mögliche Wege:

• Anpassen, wenn das Formular bereits in Adobe Forms vorliegt und sich nur die Inhalte ändern.
• Migrieren, wenn das Formular noch in SAPscript oder SmartForms steht. Eine 1:1-Migration ist dabei die häufigste Anforderung und selten die beste.

Vielmehr sollte die Umstellung als Chance genutzt werden, alte Logiken loszuwerden: In einem 20 Jahre alten SAPscript-Formular schlummert fast immer etwas, das im Unternehmensalltag niemand mehr braucht.

Wiederkehrende Sonderfälle – etwa buchungskreisabhängige Logos oder Footer-Texte, die zu einem Stichtag wechseln müssen – lassen sich über ein Eubuleus-Framework bei der Formularumstellung herauslösen und im separaten Customizing pflegen. So lassen sich Aufgaben von der IT in die Fachbereiche überführen, da nun Mitarbeiter ohne großes technisches Wissen Einstellungen vornehmen können.

• Neu bauen, wenn Thema und Logik kaum noch Überschneidung mit dem Bestand haben.

Auch dann gilt die Reihenfolge: erst den SAP-Standard prüfen und ableiten, statt bei null anzufangen. Und Druckprogramm sowie Datenbeschaffung nach Möglichkeit wiederverwenden.

Egal welcher Weg eingeschlagen wird. Im ersten Schritt sollte klar sein, welche Formulare noch genutzt werden und wo tatsächlich Handlungsbedarf besteht. Unsere Formular-Landkarte analysiert Nutzung, Technologie und Abhängigkeiten und schafft die Grundlage für Migration, Budget und Priorisierung.

Fazit

Formulare bringen in den seltensten Fällen zusätzliche Umsätze, weswegen sie häufig stiefmütterlich behandelt werden. Trotzdem gilt: Die Kosten für einen Wechsel auf Adobe Forms sollten nicht gescheut werden.

Die neue Technologie bringt mehr Flexibilität und verlagert Prozesse von der IT in die Fachabteilungen. Und spätestens bei der S/4HANA-Transformation ist jeder IT-Leiter froh, wenn er alte Dokumente bereits ausgemistet hat und nicht noch ein zusätzliches Migrationsprojekt wuppen muss.

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