Smart Forms: Die wichtigsten Infos zur Formular-Technologie

Auch 20 Jahre nach der Einführung ist Smart Forms die am weitesten verbreitete Formulartechnologie im SAP-Umfeld. Wie ist die Technologie aufgebaut? Was sind Stärken und Schwächen und ist Smart Forms eine Wahl, die Zukunft hat? Wir beantworten die wichtigsten Fragen, die uns in Kundengesprächen begegnen. Einmal lesen und immer kompetent mitreden. 

Das Wichtigste auf einen Blick

• Smart Forms ist die Nachfolgetechnologie zu SAPscript und hat eine Reihe von Verbesserungen für die Formularentwicklung im SAP-Umfeld gebracht (z. B. grafischer Editor, Trennung von Design und Logik). 
  
• Mittlerweile wurde Smart Forms als Standard-Formulartechnologie für SAP-Systeme durch Adobe Forms abgelöst. 
  
• SAP hat angekündigt, den Support für Smart Forms einzustellen. Mit Blick auf eine Migration zu S/4 HANA ist ein Wechsel zum neuen Formularstandard für Unternehmen früher oder später notwendig.  

Smart Forms: Technologische Einordnung

Smart Forms ist die zweitälteste Formulartechnologie der SAP. Sie wurde 2001 im Zuge des Release von SAP R/3 Enterprise Edition 4.6c veröffentlicht und löste SAPscript als Standard ab. Von der Entwickler-Community wurde Smart Forms als Quantensprung gefeiert. Ein Grund für die Begeisterung: Das erste Mal konnten Entwickler Formulare in einem Layout-Editor grafisch erstellen und bearbeiten.

Die Weiterentwicklung von Smart Forms wurde allerdings bereits 2005 eingestellt. Stattdessen veröffentlichte die SAP 2006 ihre neue und bis heute aktuelle Formulartechnologie Adobe Forms. SAP hat angekündigt, den Support von Smart Forms spätestens mit der Umstellung auf S/4 HANA 2025 zu beenden.

Welche Unternehmen setzen Smart Forms ein?

Smart Forms ist bis heute bei vielen Unternehmen im Einsatz. Zum großen Teil sind es Unternehmen, die eine SAP-Einführung in den 1990er-Jahren oder den 2000ern gemacht haben. Aber auch Organisationen, die in diesem Zeitraum alte Formulare modernisiert haben, sind auf Smart Forms umgestiegen. 

Die meisten von ihnen haben bisher keinen Anlass gesehen, die Technologie zu wechseln. Das ändert sich allerdings jetzt, da SAP das Support-Ende für Smart Forms angekündigt hat.

5 wichtige Funktionen von SAP Smart Forms

Smart Forms wird im SAP Standard ausgeliefert und ist über die Transaktion SMARTFORMS abrufbar. Es unterstützt eine gekapselte und strukturierte Art derFormularentwicklungHier einige wichtige Charakteristika in Abgrenzung zu, Vorgänger SAPscipt.

Grafischer Editor

Smart-Forms-Nutzer haben die Möglichkeit, ein Formular über einen grafischen Editor zu bearbeiten. Sie können Elemente wie Textfelder, Grafiken und Tabellen per Drag-and-Drop auf dem Formular verschieben. Auch hilfreich ist die integrierte Baumstruktur, die alle Formularelemente hierarchisch darstellt und die Bearbeitung von komplexen Formularen massiv beschleunigt.

Debugging

Das Debugging von Smart Forms kann direkt im SAP ABAP Debugger erfolgen. Ein riesiger Fortschritt im Vergleich zu SAPscript, weil es eine detailliertere Fehleranalyse vereinfacht und damit auch Entwickler ohne Spezialwissen im Formularbereich Fehler schnell lösen können.

Textbearbeitung

In Smart Forms sind Texte sogenannte Textbausteine. Sie können direkt in der entsprechenden Transaktion im Formularlayout bearbeitet werden. Jede Änderung benötigt – anders als bei SAPscript – einen Transportauftrag, was zur Datenkonsistenz beiträgt.

Versionsmanagement

Smart Forms bietet ein grundlegendes Versionsmanagement, da es Struktur-Uploads und -Downloads unterstützt. Entwickler können so verschiedene Versionen eines Formulars manuell sichern und bei Bedarf wiederherstellen. Ein natives Versionsmanagement hat SAP allerdings erst mit Adobe Forms eingeführt.

Mehrsprachigkeit

Smart Forms ermöglicht die native Übersetzung von Texten durch die SE63-Transaktion, ähnlich anderen SAP-Objekten. Bei SAPscript musste noch für jede Sprachversion ein eigenes Formular erstellt werden – für die Pflege von Formularen umständlich.

Vorteile von Smartforms

Wie SAPscript arbeitet Smart Forms nahe an der ABAP-Logik, sodass es für ABAP-Entwickler einfach zu lernen ist. Allerdings lassen sich deutlich mehr Aufgaben als bei SAPscript ohne Eingriff in den Code – über den grafischen Editor – lösen. Erstmals wurde eine klare Trennung von Design und Logik realisiert. Sie minimiert den Entwicklungsaufwand, wenn Designänderungen im Formular umgesetzt werden sollen.  

• Layout-Designer für grafische Formulare
  
• Datenbeschaffung und Schnittstelle getrennt
  
• Erstmals Optionen für QR-Codes bzw. modernere Barcodes (Siehe NOTE) 

Nachteile von Smartforms

Insgesamt stellt das Smart Forms Formular eine Verbesserung im Vergleich zu SAPscript dar, aber hatte von Anfang an mit einer Reihe von Schwächen zu kämpfen. Ein großes Manko: Viele Standardformulare aus SAPscript wurden nicht in Smart Forms bereitgestellt. Hinzukommt, dass heute grundlegende Anforderungen wie das Drucken von Barcodes nicht ohne Weiteres möglich sind und Formate zur Langzeitarchivierung nicht unterstützt werden.  

• Kaum Standardvorlagen
  
• Seit mehr als 10 Jahren keine Upgrades mehr
  
• Für Barcodes wird eine Hardware-Erweiterung am Drucker benötigt
  
• PDF-Ausgabe von Smart Forms nicht Langzeitarchiv-Format (PDF-A3-fähig) 

Fazit und Ausblick

Smart Forms hat sich als verlässliche Formulartechnologie im SAP-Umfeld etabliert und erfüllt bis heute seinen Job. Allerdings steht mit Adobe Forms seit Längerem eine stärkere Technologie zur Verfügung. Da der Support für Smart Forms in absehbarer Zeit endet, wird es für Unternehmen Zeit, sich mit einem Wechsel zu beschäftigen.

Adobe Forms ist die Technologie, die von SAP als aktueller Standard propagiert wird und die einzige, die eine Migration auf S/4HANA mitgehen kann. Smart Forms ist damit, auch wenn es zurzeit seine Aufgaben noch erfüllt, ein Auslaufmodell.

Wenn dein Unternehmen aktuell den Umstieg zu S/4HANA plant, sollte der Wechsel der Formulartechnologie unbedingt vorgezogen werden, weil es sonst durch Smart Forms zu Problemen und Projektverzögerungen kommen kann. 

Du hast Fragen zu Smart Forms? Du suchst Unterstützung bei der Migration zu Adobe Forms?

Mit 14 Jahren Erfahrung im Formularumfeld ist Eubuleus dein kompetenter Ansprechpartner für alle Fragen rund um Smart Forms und zukunftsfähige Formulartechnologien. Wir beraten zielgerichtet, entwickeln maßgeschneiderte Lösungen und übernehmen die Umsetzung. Wertschätzung, Nachhaltigkeit und der größtmögliche Nutzen durch Digitalisierung bilden dabei die Basis für unsere Zusammenarbeit.

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FAQ

Was ist Smartforms?

Smart Forms ist die zweitälteste Formulartechnologie im SAP-Umfeld. Sie wurde als Nachfolger von SAPscript auf den Markt gebracht und bietet eine Reihe von Vorteilen. Mittlerweile ist Smart Forms jedoch veraltet. Die aktuelle Standardtechnologie für die Formularentwicklung ist Adobe Forms. 

SAP Smart Forms vs. Adobe Forms

Adobe Interactive Forms, kurz Adobe Forms, ist die Nachfolgetechnologie zu SAP Smart Forms. Nach fast 20 Jahren Weiterentwicklung und Optimierung ist Adobe Forms Smart Forms und SAPscript in Performance und Design weit überlegen. Mit der Einführung von S/4HANA ist Adobe Forms die einzige zukunftsfähige Formulartechnologie und ein Umstieg für alle Unternehmen im SAP-Umfeld empfehlenswert.

SAP Smart Forms vs. SAPscript: Wo liegen die Unterschiede?

SAPscript ist die älteste SAP Formulartechnologie und wurde in den 1080er-Jahren veröffentlicht. Smart Forms ist die Nachfolgetechnologie. Sowohl SAPscript als auch Smart Forms arbeiten sehr maschinennah. Smart Forms bietet aber einige Funktionen, die die Effizienz und den Komfort der Formularerstellung verbessern, beispielsweise die Trennung von Design und Logik und einen grafischen Editor.

Wo finde ich Unterstützung, wenn ich bei Problemen mit SAP Smart Forms nicht weiterkomme?

Für Formular-Entwickler empfehlen wir gerne das Handbuch SAP Smart Forms vom Rheinwerk Verlag. Darin findest du Anleitungen mit Beispielen, um alle gängigen Herausforderungen in der Formularerstellung selbst zu lösen. Es ist für Einsteiger genauso hilfreich wie für erfahrenere Entwickler, die ihr Wissen zu bestimmten Themen auffrischen möchten. Natürlich kannst du dich bei komplexen Fragen zu SAP Smart Forms immer auch an uns wenden. Nachricht genügt.