DSAG Technologietage 2024

Neuigkeiten und wo die SAP Welt in den nächsten Jahren hin möchte, habe ich dir in diesem Artikel zum DSAG Technologietag 2024 in Hamburg zusammengefasst. Zu den jeweiligen Themen findest du auch eine Einschätzung von mir. Lehn dich zurück und viel Spaß beim Lesen.

Tag 1: Dokumentenbasierte Prozesse - Alles rund um Formulare!

Auf geht’s. Im Folgenden habe ich alle relevanten Punkte für das Thema SAP Formulare und Formularerstellung aufgelistet. Der Elefant im Raum mit der Zukunft des ADS on-premise findest du am Ende von Thema aus Tag1.

Thema 1: SAP Output Control / S/4HANA Control

• Wie wir ja alle wissen, ist SAP seit mehreren Jahren mit Cloud-First und seit dem letzten Jahr in den Bereichen: Green-Ledger
  
• AI-Themen sogar "Cloud-Only"
  

Aus diesem Fokus entsprungen ist auch das neue S/4HANA Output Control. Der Grundgedanke dabei ist super.

Hier mal ein kurzer Überblick, wie das Ganze funktioniert:

Nachfolger der NAST: Das S/4HANA Output Control

Leider kennt ihr aus dem SAP ERP ja diverse Möglichkeiten, wie Dokumente erzeugt werden können.

Da ist natürlich die Nachrichtensteuerung für SAP MM und SD stark vertreten.

Es gibt aber auch Bereiche, die ganz anders funktionieren, bspw. beim Drucken von Formularen. Wie z.B. Fakturen im FI/CO oder auch die

Ausgaben von Dokumenten im QM oder PP-Umfeld.

Für die Nutzung vom SAP S/4HANA Output Control benötigst du jedoch noch etwas mehr Technologien als bei der Nachrichtensteuerung. Anbei kurz die Einleitung dazu sowie die Unterschiede zur Nachrichtensteuerung.

Diesem Umstand beabsichtigt SAP mit dem neuen S/4HANA Output Control entgegenzuwirken und nutzt dabei ihre Techniken zur regelbasierten Aussteuerung. Hier ein kurzer Technik-Exkurs:

• BRF+
  

Das nennt sich bei der SAP “BRF+” und ist ein Regelwerk nach dem Wenn-Dann-Prinzip. BRF steht hier für Business Rules Framework + und funktioniert mit Entscheidungsbäumen.

• BOPF
  

Technisch wird das Ganze mit einer BOPF-Tabelle abgebildet. Nächstes Buzzword– Business Oriented Processing Framework. Diese Technik wird von SAP nicht mehr weiterentwickelt.

Das ist nur ein vorübergehendes Hilfskonstrukt für die Umsetzung.

Nachrichtensteuerung und andere Customizing-Oberflächen basieren im SAP ERP auf Formular plus Druckprogramm.

Wie du es schon seit den 80er-Jahren im SAP kennst, mit SAPscript.

• CDS-Views

S/4HANA Output Control geht hierbei einen anderen Weg. Das Formular bleibt weiterhin, jedoch gibt es kein Druckprogramm mehr, wie du es gewohnt bist.

Als Datenversorgung dient nun ein CDS-View mit all seinen Vor- und Nachteilen.

Nachteil von der Cloud-first Strategie der SAP 

SAP kommt aus der Cloud und bringt sporadisch ein wenig Technik ins on-premises Universum des Kunden. Fokus bleibt aber die Cloud. Und hier sind wir auch beim größten Knackpunkt der SAP.

Das S/4HANA Output Control hat sehr vielversprechende Ansätze und könnte vielen Kunden das Leben vereinfachen.

Herausforderung: Rollout innerhalb der SAP Module

Allerdings sagte Markus Berg als Product Owner bei SAP für die Technik, dass er keine Möglichkeit hat, den Modulen und Fachanwendungen den Einbau vorzuschreiben. Angesichts dessen sieht es für viele Kunden leider düster aus. Die jeweiligen Teams bei SAP entwickeln jeder für sich in ihrem Gebiet. Es fehlt eine übergeordnete Person, die das den Teams vorgibt, oder überhaupt erstmal über diese Technologien informiert.

Aus dem Grund hat Markus Berg auf den Technologietagen auch noch einmal an die Teilnehmer appelliert, diese Forderungen über den DSAG zu stellen und dort Druck zu machen.

Über 80% der DSAG-Mitgliedsunternehmen nutzten die S/4HANA on-premises Variante. SAP möchte, wenn möglich, aber gern die on-premises Kunden durch Nicht-Entwicklung von Features benachteiligen.

Ziel ist, einen klaren Mehrwert für die Cloud-Produkte der SAP zu erzeugen, damit Kunden zur Cloud wechseln.

Funktion nur sporadisch in der on-premises Welt

So auch in diesem Fall. Bedauerlicherweise gibt es– Stand 12.02.2024 – nur 2 Anwendungen, welche über das neue Output-Control im ERP sauber funktionieren.

Weiterer massiver Nachteil der Technologie S/4HANA Output Control: Du kannst nicht Nachrichtensteuerung und S/4HANA Output Control parallel laufen lassen. Entweder-oder, ist hier die Vorgabe.

Markus Berg hat hier ausgezeichnet den aktuellen Stand zusammengefasst und hält dort auch über Neuerungen auf dem Laufenden.

Ergänzend noch einmal die Roadmap für das S/4HANA Output Management

Du willst wissen, wie Eubuleus dich bei der Umstellung unterstützen kann? Dann meld dich bei uns!

Egal, wie, wir müssen uns mit der noch unausgereiften Technik auseinandersetzen.

Ein Entwickler muss für diese Technik Skills in CDS Views, BRF+, Nachrichtensteuerung, BOPF und natürlich S/4HANA Output Control aufbauen/mitbringen. Und dabei kann es in der on-premises Welt von ERP und S/4HANA on-premises aktuell nur sehr wenig und gezielt eingesetzt werden.

Aus Sicht des IT-Supports ist das Ganze eine Katastrophe, da künftig neben der Nachrichtensteuerung auch noch das S/4HANA Output control abgebildet werden muss. Da es leider komplett anders funktioniert als die Nachrichtensteuerung, wird ein schneller Einstieg aufwendig werden.

Solange die Kosten für einen Kunden allerdings so teuer sind, fehlt der Lösung schlichtweg der Nutzen.

Thema 2: SAP IDM ist Tot, Lang lebe SAP IDM mit Microsoft.

Das SAP IDM ist bei vielen unserer Kunden im Einsatz. Umso erstaunter war ich, als verkündet wurde, dass es keinen Nachfolger von SAP für das SAP IDM geben wird.

Kurz, wofür meine Kunden das SAP IDM einsetzten: Berechtigungswesen. Zur Verwaltung und Ordnung von vergebenen Berechtigungen.

Sprich: Steht ein Re-Design des Berechtigungswesens an, muss künftig auf der Microsoft Basis aufgesetzt werden.

SAP IDM wird noch bis 2030 im SAP-Kontext bleiben. Ab 2030 wird es dann Microsoft Active Directory. Diese News war auf den DSAG Technologietagen 2024 auf jeden Fall eine echte Überraschung für viele Kunden. Microsoft spricht allerdings weniger von MS AD, sondern von Microsoft Entra und Entra ID.

Mehr Infos hier. 

Thema 3: SAP Harmonized Document Management, kurz SAP HDM

Was ist das SAP Harmonized Document Management?

Bei SAP HDM geht es darum, die verschiedenen Ablagemöglichkeiten im SAP zu vereinheitlichen. "Anlage anlegen" und das ganze Thema Dienste zum Objekt, GOS etc. soll einheitlicher werden. Endlich, sage ich mal. In meinem Berateralltag erlebe ich es leider zu häufig, dass es hier keine Strategie gibt und immer wieder Daten ungesichert auf Datenbanktabellen herumliegen. Stichwort: SOFFCONT1.

Wir begleiten jeden Tag unsere Kunden beim Aufräumen und Löschen von überflüssigen oder veralteten Daten im SAP System. Melde dich gern direkt bei mir, falls du auch Probleme mit der Tabelle SOFFCONT1 hast.

Also, Refresh: Wir bilden eine neue Ablage mit dem HDM und setzen technisch auf der Knowledge-Provider-Ebene auf. Kurz KPRO Ansatz. Wir beraten unsere Kunden zu genau diesem Thema und dem SAP HDM. Gern helfen wir dabei, einen POC für das HDM einzurichten oder die Bewertung beim Kunden durchzuführen, ob ein Umstieg Sinn macht und auch wann.

Viel Gutes, vieles, was längst überfällig ist. Vor ca. 2,5 Jahren habe ich das erste Mal von dem Thema SAP HDM gehört und damals noch mit dem Beisatz: Proof-of-concept.

Wir sind bei den DSAG-Technologietagen 2024 ein paar Jahre weiter. Nun wirkt es schon deutlich ausgereifter und erwachsener. Fast so, als wenn es die Kunden nutzen könnten. Ganz bewusst im Konjunktiv hier geschrieben.

Anbei einmal das Big-Picture aus dem Vortrag, was HDM einmal abbilden soll.

Enttäuschenderweise hat das SAP HDM ähnliche Herausforderungen wie das SAP S/4HANA Output Control. Die Technik ist nicht vollständig im SAP ERP on-premises oder SAP S/4HANA on-premises verfügbar und somit nutzt kaum ein Bereich im SAP Business diese Technik. Es kommt in den SAP-Modulen und Business-Funktionen nicht an.

Weiterhin gibt es auch keine übergeordnete Instanz/Stelle, die das vorgibt.

So entwickelt etwa die Entwicklungsabteilung rund um Fiori gerade ein eigenes Ablage-System. Aus welchem Grund? Die Kollegen beim Entwicklungsteam Fiori wissen aktuell nichts von dem SAP HDM und wie sie es einfach nutzen können. Hier ist also aktuell der größte Bedarf an Kommunikation. Die SAP muss sich selbst mehr an die Hand nehmen und ihre eigenen Techniken erst mal flächendeckend und zentral einsetzen.

Etwas provokant, mal die Frage an dich: Wieso solltest du als Kunde der Alpha-Tester werden und das Thema einsetzen, wenn bislang nicht einmal, die SAP dies selbst tut?

Thema 4: SAP ADS on-premises ab 2027/2030 künftig mit SAP S/4HANA XSA

XSA? Was hat er gesagt? Genau so ging es sehr vielen Zuhörern im Raum bei den DSAG Technologietagen 2024 in Hamburg, als der SAP CTO dies in der Keynote angesprochen hat.

Worum geht es eigentlich? SAP Adobe Document Services. Die Technologie SAP Adobe Forms oder auch SAP Interactive Forms genannt, wird bereits seit 2006 von SAP als Standard-Formular-Ausgabe Technologie genutzt.

Ursprünglich mal auf einem externen SAP Windows Server mit JBOSS Umgebung gehostet, hat sich die SAP sehr schnell dafür entschieden, die Funktionen vom SAP ADS auf die JAVA Instanz zu portieren.

Mit der Entscheidung, den SAP Netweaver JAVA abzukündigen, musste somit auch eine Lösung für den SAP ADS her. Technisch gesehen ist der SAP ADS ein Webservice, welcher mit Daten und Layout im XML ein PDF-Dokument generiert.

Der Cloud-ADS-Service

Die Idee der SAP war es vor ca. 5 Jahren: Wir machen einen SAP ADS Cloud-Service, auf den die Kunden umziehen können.

Grundsätzlich vorerst solide und auch intelligent gedacht. Der Kunde kann einfach skalieren und wird das Thema Patchen/Sizing der Maschine los.

Allerdings ist der SAP ADS Cloud-Service ist einfach für einen simplen Webservice viel zu teuer, da je Anfrage für SAP Geld generiert wird und die Anfrage erneut Zeit kostet, aufgrund der Cloud-Anfrage.

Anbei ein kleiner Auszug aus der Auffassung von SAP, was die Lizenzen angeht:

Sprich: Sobald es um Performance geht, funktioniert der SAP ADS Cloud-Service für die wenigsten Kunden. Ebenso disqualifiziert er sich aufgrund der Anbindung für den Etikettendruck.

Was also tun? Kunden lehnen den SAP ADS Cloud-Service aufgrund der Kosten + Einschränkungen ab.

Im DSAG-Jahreskongress 2023 hieß es dann, dass SAP eine Lösung für eine on-premises Lösung für die Kunden findet.  Ein Jahr lang haben wir nichts gehört. Nun hat sich die SAP gemeldet und ihre Idee vorgestellt. Der Webservice SAP ADS soll künftig in die SAP S/HANA XSA wandern. Doch was ist das jetzt?

SAP HANA XS Advanced ist ein externer Server im SAP-Ökosystem, welcher per HTTP-Anfrage den Webservice SAP ADS verfügbar macht. Im SAP wird eine Webserviceanfrage per HTTP-Request an die SAP HANA XSA weiter gereicht. Die SAP HANA XSA ist ursprünglich für Entwickler und Administratoren gedacht. Dementsprechend sind auch Verwaltung und Nutzung technisch geprägt.

Wie es im Linux üblich ist, auch hier per Command Line bedienbar. Hoffentlich für den SAP ADS auch als Service im Administration Cockpit aufrufbar.

Dieser Service soll im Laufe 2025 zur Verfügung gestellt werden.

Was zur Zeit leider unklar ist:

• Infrastruktur: Wie richtet der Kunde das ein?
  
• Kostenmodell des ADS per XSA
• Migrationspfad

Ergänzend für dich noch die aktuelle Maintenance Strategy von SAP hierzu:

Wir wissen leider alle aus Erfahrung; sobald SAP etwas für 2025 ankündigt, können wir froh sein, wenn es noch in 2025 kommt. Realistischer ist eher 2026. Bis das entsprechende Release bei meinem Kunden ausgerollt wird, sind wir bei Herbst 2026. Ab 2027 soll dann der Maintenance Support eingestellt werden. Das sind wenige Monate, in denen einen ggf. Migration durchgeführt werden kann.

Das geht leider nicht auf.

Eubuleus ist direkt mit SAP in Kontakt und wir lösen diese Herausforderungen gemeinsam mit der SAP für unsere Kunden auf. Ebenso haben wir alternative Ausgabemöglichkeiten zu Adobe Forms im Portfolio.

Tag 2: Archivierung und ILM 

Der 2te Tag stand auf den DSAG Technologietagen 2024 klar im Zeichen von Archivierung und ILM.

Erneut gab es gute Vorträge rund um das Thema.

Thema 1: Neuigkeiten von der SAP auf den DSAG Technoligietagen 2024

Es war erneut eine Riesen-Freude, Iwona Luther und Ihre Kollegin von der SAP über die Neuigkeiten berichten zu hören.

Inhaltlich gab es ein paar Verbesserungen. Allen voran gibt es nun ein neues ILM-Objekt IDENTITY für den User-Namen.

Das ist für alle Kunden spannend, welche den User-Namen als DSGVO-Relevant markiert haben.

Diese Anforderung kann inzwischen mit einem Standard-Objekt der SAP im ILM-Projekt leicht umgesetzt werden.

Ebenso wird beim Löschen geprüft, ob der User über das Objekt noch eine Löschung verhindert. Hierzu bitte den SAP-Hinweis 2837367 prüfen. Stichwort: Geschäftspartner archivieren/bereinigen. Dort spielt ebenso das Thema des User-Namens eine wichtige Rolle. Auch hier sieht man wieder, dass im Bereich SAP ILM und Archivierung auf das Kundenfeedback gehört wird. An der Stelle wurde auch noch mal auf die BAdIs im ILM-Kontext hingewiesen.

Du findest im Erweiterungs-Spot: ES_IRM_CUST weitere Möglichkeiten für BAdI Erweiterungen.

Thema 2 auf dem DSAG 2024: Platzhalter bei Aufbewahrungsfrist richtig nutzen

Ein weiteres Highlight war für mich eine Best Practice aus dem Alltag von ILM-Projekten.

Es kommt des Öfteren in SAP ILM Projekten vor, dass bei der Rückfrage der Aufbewahrungsfristen kein Input durch die Fachbereiche geliefert wird. Nicht immer ist die Zeit da, um diesen langwierigen Prozess laufen zu lassen.

Also wird pragmatisch vorerst mit einem Wert begonnen. Im Beispiel der SAP war es hier 100 Jahre.

Problematisch wird es nun allerdings, auf diesen Grundlagen Archivierungsobjekte zu erzeugen.

Die Festsetzung der Aufbewahrungsfrist folgt dem Prinzip: "Do it Once, only Once."

SAP hat in seinem Framework nicht vorgesehen, dieses Datum nachträglich zu verändern.

Dementsprechend gibt es keine Möglichkeit, dieses Datum zu korrigieren, ohne die Archivierungsobjekte komplett neu aufzubauen.

Folgende Folie fasst es nochmal super zusammen:

DSAG Technologietage 2024: Thema 3 “Ablagen im SAP System: SAP ArchivLink vs. CMIS”

Immer wieder werde ich auch in meinen Projekten gefragt, was denn jetzt die richtige Ablage-Strategie ist.

Kurzer Abriss:

Es gibt im Kern 3 Möglichkeiten der Ablage: SAP Content Server, WebDAV Ablage(Storage Interface) und CMIS

SAP Content-Server

Content-Server ist für SAP Archivierung und ArchivLink (BC-AL), ebenso wie die Dokumentenarchivierung konzipiert.

SAP-Datenarchivierung mit SARA und SARI ist damit ebenso möglich.

WebDAV

Web DAV (BC-ILM) ist eine Neuerung und wird von SAP ILM vorausgesetzt. Wichtig: Hiermit ist KEINE Dokumentenarchivierung möglich. Dafür muss SAP ArchivLink mit Content Server oder externem Archiv eingesetzt werden.

CMIS (Content Management Interoperability Services)

SAP S/4HANA Scope – Im Rahmen deines S/4HANA Transformationsprojektes wirst du auch die CMIS-Schnittstelle einrichten dürfen.

Aus Datensicht gilt allerdings: CMIS ist KEIN WebDAV und CMIS ist KEIN ArchivLink. CMIS ist ausschließlich für Dokumentenarchivierung zu nutzen.CMIS kann keine Datenarchivierung und wird es Stand DSAG-Technologietage 2024 laut SAP auch künftig nicht. Du siehst; es ist nicht ganz so einfach, die jeweiligen Techniken an den richtigen Zeitpunkten im Projekt einzusetzen.

Erneut großes Dankeschön, an Iwona Luther + Claudia Semmler für die fantastische Zusammenfassung:

Wichtiger Hinweis noch zum SAP Content Server: Dies ist kein Enterprise-Produkt der SAP. Er wird NICHT auf eine SAP HANA-DB portiert. SAP möchte das Produkt nicht weiterentwickeln. Ebenso gibt es keine Garantien der SAP zu Ausfallzeiten / Wiederherstellungszeiten etc.

Nutzt du auch noch einen SAP Content Server, macht es im Rahmen der S/4HANA Transformation also absolut Sinn, den Einsatz abermals zu betrachten. Aus meinen Projekten kann ich hier definitiv das Produkt von KGS tia Content Server empfehlen.

Thema 4: Kann ich mit meinem Archiv und der SAP-Archivierung in die Cloud gehen? JA!

Ich habe mich schon öfter gefragt, wie es möglich ist, diese gesamte Ablage-Thematik auf eine Cloud-Lösung zu portieren.

Auf den DSAG Technologietagen 2024 gab es dann einen sehr spannenden Vortrag von Delivery Hero zu genau diesem Thema. Spannend ist für mich auch das Set-up: Bei Delivery Hero werden täglich bis zu 3 Millionen Belege erzeugt.

Es ist eines der größten Lieferdienst-Portale. Früher durch Pizza.de und Lieferheld bekannt.

Die Notwendigkeit war es also, mit dem eigen gebautem Archiv-System auf Tomcat-Basis eine stabile und langfristige Lösung zu finden. Intern wurde kalkuliert, dass bei dem Datenwachstum spätestens in 1,5 Jahren das gesamte System an seine Grenzen kommt. Kapazitiv wie auch wirtschaftlich.

Super Zusammenfassung der aktuellen Herausforderung durch Robert Mühlbach und Dr. Klaus Zimmer.

Delivery Hero setzt schon durch andere Lösungen auf verschiedene Cloud-Lösungen. Allen voran natürlich das CRM-System mit Salesforce.

Wie bekommt man also nun die Daten aus der alten Archiv-Lösung in die AWS von Amazon?

Zusammen mit der SNP hat Delivery Hero hier eine schlanke Lösung eingerichtet, um die Archivierung auf die AWS zu ermöglichen.

Natürlich war auch hier der Start, wie bei jedem Archivierungs- und ILM-Projekt, vorerst gleich: Housekeeping.

Exakt das ist auch immer meine Vorgehensweise im Projekt.

Es gibt hervorragende Best Practices, welche du einfach mit großem Effekt auf Datenmenge und Datenbankgröße umsetzen kannst.

Also: Zunächst aufräumen und wegschmeißen, bevor die zyklische und regelmäßige Archivierung eingeplant wird.

Stell dir das wie eine Wohnung vor. Bevor du dort einziehen kannst, muss die Wohnung vorerst aufgeräumt und sauber gemacht werden. Erst dann kannst du hier einziehen.

Im Bezug auf das Kundenbeispiel hier mal die Erfahrungswerte von Delivery Hero zu dem Thema: