Adobe Forms – SAP Standard Formulartechnologie, auch in S/4HANA

Adobe Forms – SAP Standard Formulartechnologie, auch in S/4HANA

Adobe Forms ist die Bezeichnung der aktuellen SAP-Formulartechnologie. Sie ist der direkte Nachfolger von Smart Forms und wurde bereits 2007 in das SAP integriert. Auch im S/4HANA setzt SAP auf diese Technologie. In diesem Artikel erfährst du, was es für Besonderheiten in der Technik gibt und wo Sie ihre Stärken hat.

Am Ende des Artikels findest du noch die drei Phasen, wie du mit Adobe Forms direkt starten kannst.


Was ist Adobe Forms?

Der Begriff Adobe Forms bezeichnet die aktuelle Formulartechnologie der SAP. Es ist der direkte Nachfolger von SAPscript bzw. Smart Forms und wird von der SAP genutzt, um die Belege im SAP auszugeben.

Begriff Adobe Forms

Bereits 2006/2007 wurde Adobe Forms von der SAP im SAPeingeführt. Damals noch unter dem Namen SAP Interactive Forms by Adobe. Dies hat immer wieder von der SAP andere Namen erhalten.

Hier mal die Gängigsten:

  • SAP Interactive Forms by Adobe
  • SAP Interactive Forms
  • SAP AIF
  • SAP AF
  • SAP Print Forms
  • SAP Druckformulare Adobe
  • SAP PDF Forms
  • SAP PDF Formulare
  • SAP Adobe PDF

Du siehst schon, hier war sich die SAP selber nie so richtig einig darüber, wie es nun genannt werden soll.

Sehr sprechend dafür ist auch eine eigene SAP Servicemeldung (OSS-Note) für die verschiedenen Namen.

Ein großes Problem mit dem Namen besteht in der Erwartungshaltung für den Kunden. Der Namen Adobe Interactive Forms suggeriert unseren Kunden: "Ah, es sind damit also die interaktiven Formulare gemeint." Das ist bei der aber nicht der Fall.

Wir haben schon mehrere Projekte mit interaktiven Formularen für Kunden umgesetzt. Jedoch liegt der Anteil der Kunden, die interaktive Formulare nutzen, bei max. 5%. 95% der Kunden setzten Adobe Forms für Druckformulare ein. Klassisch: Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen etc.

Einführung und Einordnung

2006/2007 wurde Adobe Forms unter den Namen SAP Interactive Forms by Adobe im Umfeld der Guided Procedures im Netweaver JAVA eingeführt. Damals ging es noch darum, die Dokumente für die JAVA-Umgebung zu generieren.

Mit der weitreichenden strategischen Ausrichtung auf "Alles auf den ABAP Stack" fand sowohl die Technologie Guided Procedures ihr Ende, wie auch Adobe Forms ein neues zuhause, in Form der Anbindung an den ABAP-Stack.

Seit ca. 2008 ist Adobe Forms die gesetzte Standard-Formulartechnologie der SAP. Das heißt natürlich nicht, dass sofort alle Kunden die Technologie eingeführt haben. Mit den ersten Versionen vom Adobe LiveCycle Designer gab es noch so ein paar Schwierigkeiten. Spätestens jedoch mit der Version 9.x und 10.x war die Entwicklungsoberfläche soweit ausgereift und stabil, dass Sie im Alltag eine enorme Verbesserung bewirkt hat.

Aktuell ist übrigens Version 11.x. Wir empfehlen auch hier, den aktuellen Patch aus dem SAP Service-Market-Place zu installieren, um die maximale Stabilität für den Entwickler anbieten zu können.

Sämtliche Formulare im SAP werden in der Technologie Adobe Forms mit dem Form Designer aka. Adobe LiveCycle Designer entwickelt. Das ist ein Programm von Adobe, welches mit dem SAP-Paradigma bricht: “Sap kann alles, außer schön.”

Der Designer

Damit du die ersten Formulare gestalten kannst, bietet dir der Adobe Livecycle Designer einen super Einstieg in die Technologie. Du wirst hier schnell erste Erfolge bei der Entwicklung feststellen.

Für SAP Kunden ist der Adobe Livecycle Designer exklusiv zugänglich. Inzwischen hat Adobe mit dem Adobe Experience Manager den Nachfolger für den Adobe LiveCycle Designer eingeführt.

Die Adobe Experience Manager Forms sind nicht 1zu1 mit dem Adobe LiveCycle Designer nutzbar.

Brauchst du Hilfe bei der Umstellung deiner SAP Formulare?Melde dich bei uns!

Architektur

Im Bereich der Formularerzeugung gibt es auch einen technologischen Fortschritt: SAPscript funktioniert wie ein Nadel-Drucker, sprich es wird Zeile für Zeile verarbeitet und ausgegeben.

Alles auf dem ABAP-System und von oben nach unten.

Kapselung in Funktionsbaustein & Aufrufe

Smart Forms hatte zumindest schon einmal die richtigen Ansätze, da es im Hintergrund ebenso aber wieder SAPscript erzeugt, gab es hier nur kleine Fortschritte. Die Kapselung der Schnittstelle in einem Funktionsbaustein ist auf jeden Fall gut.

Den Aufruf hat auch Adobe Forms so übernommen, sodass der Aufruf im ABAP zwischen Smart Forms und Adobe Forms nahezu gleich aussieht. 

Dynamische Ermittlung von Formularnamen

Unterscheiden tut sich der Funktionsbaustein, welche die korrekte Schnittstelle für das Formular ermittelt. Im Smart Forms heißt der Funktionsbaustein: SSF_FUNCTION_MODULE_NAME, bei Adobe Forms heißt dieser Baustein: FP_FUNCTION_MODULE_NAME.

Funktionsweise & Datenumwandlung

Der technische Aufruf im ABAP sieht wie ein normaler Funktionsbaustein aus, baut allerdings anschließend die XML-Daten und XML-Layout Daten auf und steckt diese in einen HTTP-Request, welche den Webservice "Render-PDF" aufruft.

Simple erklärt: ABAP Daten werden in XML-Daten gewandelt und mit dem XML-Layout zusammen in ein PDF generiert.

6 Vorteile von Adobe Forms: Unique Features

Technologisch haben wir oben ja schon einen Unterschied festgestellt.

Im Laufe der Jahre hat sich die Technologie jedoch massiv weiterentwickelt.

Etikettendruck

Erstmal ist es möglich, sowohl Druckformulare wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine etc. als auch Etiketten mit einem Entwicklungstool zu entwickeln.

Du bist in der Lage mit dem Adobe LiveCycle Designer sowohl Druckformulare wie auch Etiketten mit Sonderformaten zu entwickeln und direkt in der Vorschau auch die Barcodes mit auszugeben.

Barcodes

What-you-see-is-what-you-get: Du kannst nun bei Adobe Forms direkt auch den gewünschten Barcode sehen und direkt testen.

Limitierte Barcodes & Hardwarevoraussetzung entfallen bei Adobe Forms

Im SAPscript und Smart Forms gibt es nur eine stark beschränkte Anzahl der Barcodes, welche immer einen Ausdruck zum Test benötigen. Ebenso ist es notwendig über eine kleine DLL-Datei die Barcodes als Bild in die Formulare mit auszugeben, oder mit einem Hardware-Modul im Drucker die Ausgabe der Barcodes zu ermöglichen.

Mit Adobe Forms kannst du das beruhigt ignorieren, da alles Out-of-the-Box mit den Barcodes funktioniert.

Native Druckersprache wie ZPL, ZPLII und IPC

Adobe Forms kann direkt auf die Etikettendrucker drucken, ohne vorher daraus ein ZPL-Code erzeugen zu müssen.

Diese Funktion ist ein riesiger Geschwindigkeitsvorteil zu anderen Lösungen.

Stichwort ist hier der Report: RSPO0022, wo die Umsetzung in alle gängigen Etiketten-Hersteller-Sprache eingestellt wird.

Geschwindigkeit

In der Anfangszeit von Adobe Forms zwischen 2006-2008 war die Technologie bei den Druckformularen noch langsam. Durch die Weiterentwicklung der SAP hat sich das allerdings massiv verändert. Aktuell sind selbst externe Drucklösungen wie Stream Serve / Opentext langsamer als Adobe Forms.

SAPscript und Smart Forms sind bei der Generierung von Druckformularen erheblich langsamer als Adobe Forms.

Logos und Grafiken

Die Ablage der Grafiken für Dokumente und Formulare gibt es schomassin seit vielen Jahrzehnten. Vieleicht kennst du diese Ablage unter dem Begriff Mime-Repository oder der Transaktion SE78.

Hier wurden in SAPscript und Smart Forms die Grafiken im Bitmap-Format abgelegt. Sehr Große Bilder mit schlechter Qualität.

Adobe Forms setzt hier neue Maßstäbe und kann direkt PNG sowie TIFF-Grafiken ausgeben. JPEG und JPG wurden in den letzten Jahren bei unseren Kunden durch PNG konsequent ersetzt.

Ebenso kannst du nun in der SAP Gui über den Button Mime-Repository das "Neue Mime-Repository" hinterlegen. PNG direkt rein ziehen & in der Vorschau sofort sehen. Unsere klare Empfehlung, sobald die Grafiken modernisiert werden.

Weitere Vorteile findest du natürlich in unserem Artikel über den Adobe LiveCycle Designer.

Solltest du schon etwas länger im SAP unterwegs sein, wirst du bestimmt mit SAPscript und bzw. oder Smart Forms arbeiten. Eine sehr häufige Frage in unseren SAP Adobe Formus Schulungen ist immer:

Was ist der Unterschied zu Smart Forms?

Adobe Forms nutzt im Gegensatz zu Smart Forms den Ansatz die Datenbeschaffung, Aufbereitung und das Layout voneinander zu trennen. In der Informatik kennst du das Modell unter dem Namen: Model View Controller (MVC).

Im Laufe der Jahre wurde die Technologie von der Netweaver-Java-Anbindung direkt ins ABAP integriert.

Das sind die 3 wesentlichen Unterschiede:

  1. Datenbeschaffung: Klassisch mit den Druckprogrammen, im S/4 HANA-Kontext allerdings auch über CDS-Views möglich.
  2. Datenaufbereitung: Hierfür gibt es nach dem Selektieren der Formulardaten dann die Aufbereitung, z. B. je nach Kunde mit nur ausgewählten Daten speziell für den Kunden. Beispiel dafür: Keine Rabatte bei dem Kunden mit ausgeben.
  3. Im letzten Schritt geht es im Formular-Layout darum, die Informationen für den Anwender sichtbar und strukturiert darzustellen.

Die gekannte Funktion mit dem Zahnrad aus SAP Smart Forms ist hierbei nicht mehr nutzbar, da die klare Trennung dies verhindert. Du musst dir also Gedanken machen, ob die Daten eher in der Datenbeschaffung vom Druckprogramm / CDS-View liegen oder eher in der Datenaufbereitung zu finden sind. 

Wir unterstützen bei Eubuleus jeden Tag Kunden dabei, von SAPscript oder Smart Forms auf Adobe Forms zu migrieren. Gern helfen wir auch dir, bei dieser Aufgabe.Wir sind nur 1 Klick entfernt

Gut zu wissen!

Adobe Forms ermöglicht es auch, wieder das SAP-Druckprogramm zu nutzen, da die Stellen für die Erweiterung von Kundendaten klar über Enhancements, Enhancement-Spots oder aber in der Code-Initialisierung zu finden sind. Das ist ein Riesenvorteil gegenüber den SAP Smart Forms Formularen.

Ausblick für Adobe Forms

Die SAP setzt auch im kompletten S/4HANA Umfeld auf Adobe Forms sowie auf SAP Forms by Adobe für die Cloud-Variante im S/4HANA. Mehr als 90 % unserer Kunden führen S/4HANA in der onPremise Version ein. Somit sind sie mit Adobe Forms aktuell gut aufgestellt.

SAP hat den Support für S/4HANA für 2040 zugesagt. Dadurch wird Adobe Forms bzw. SAP Forms by Adobe noch lange unterstützt. Offen bleibt die Frage, was SAP mit dem ADS für die onPremise Kunden macht.

Hier sind wir jeden Tag für unsere Kunden aktiv, um eine Lösung über das Supportende hinaus zu erwirken.

Auch im Thema ZUGFeRD konnten wir mithilfe des DSAG erreichen, dass diese Funktion ein direkter Bestandteil des SAP ADS wird.

Wir bieten Schulungen rund um das Thema SAP Adobe Forms an.Melde Dich bei uns!


Du liest immer noch diesen Artikel und fragst dich jetzt, wie du direkt mit Adobe Forms starten kannst? Kein Problem, im folgenden Kapitel zeige ich dir ein Best-Practice zur Einführung von Adobe Forms.

Adobe Forms Erfolgreicher Start in 3 Phasen

Wie gelingt der Einstieg in die Technologie Adobe Forms? Kann ich Adobe Forms auch in der Cloud nutzen?

Genau dazu möchte ich euch jetzt Hinweise geben, wie der Start gelingt. 

Phase 1 Infrastruktur 

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Damit ihr möglichst schnell auch in die Entwicklung von zeitgemäßen Formularen kommen könnt, werden die Adobe Document Services benötigt, kurz ADS. Diese sollten die SAP-Basis für euch einrichten. 

Erklärung Adobe Document Services 

Was ist dieser ADS? SAP hat nach SmartForms die Entwicklung der Formulare in Kooperation mit Adobe aufgebaut. Damit Formular künftig ein vollwertiges PDF Dokument ist, muss das Formular erzeugt werden. Intern spricht Adobe vom Rendern des PDFs.

Du denkst bestimmt: wieso so aufwendig? Bei SAPscript und SmartForms ist doch auch ein PDF im System herausgekommen. Von der Datei-Endung stimmt das zu 100 %. Leider funktionieren diese PDFs wie dein Windows-PDF Drucker. Er packt nur das Bild in ein PDF. 

Somit sind aktuelle Funktionen nicht möglich wie: Kennwortschutz, PDF-A3 Format für Archivierung, Verschlüsselung und und und.  Kunden von SAP dürfen diese Funktionen durch den Exklusiv-Vertrag mit Adobe nutzen und haben dafür die sogenannten "Reader-Credentials". 

Download Entwicklungswerkzeug - Adobe LiveCycle Designer 

Anschließend hüpft ihr in den SAP-Service-Marketplace und ladet euch den Adobe LiveCycle Designer runter.

Ihr braucht das nicht separat heraussuchen, ich hab euch den Link hier mal direkt reinkopiert.  

SAP Adobe LiveCycle Designer 

Sobald der Download abgeschlossen ist, startet über das Setup Programm und wählt folgende Komponenten aus: siehe Screenshot.

Hier noch die häufigsten Kundenprobleme bei der Installation:  

Der LCD ist nicht auf Deutsch oder/und keine Hilfe verfügbar (F1)

Ein häufiges Problem sind fehlende Sprachen in der Suchhilfe.

Das erkennt ihr sehr schnell, wenn ihr F1 drückt und die Suche nicht verfügbar ist oder sich kein Fenster öffnet. 

Abschließend empfehle ich dir, die SAP-GUI und das SAP-Logon-Pad zu schließen und wieder neu zu starten.

Die Sprache umstellen, habe ich dir in meinem anderen Blog bereits erläutert. Schau einfach hier rein.  

Für Support von SAP 

Auch bei Supportmeldungen, sogenannten OSS-Notes, kannst du Unterstützung durch die SAP bekommen. Achte bitte darauf, dass du bei Fehlermeldungen und Screenshots stets den Adobe LiveCycle Designer im SAP sowie den Adobe Acrobat Reader DC für die Meldungen verwendest.

Ich hab leider selber schon miterlebt, dass die SAP den Support verweigert, weil der Kunde alternative PDF-Reader verwendet hat.

Damit ist die Phase 1 abgeschlossen.

Auf geht’s in Phase 2: das Entwicklungswerkzeug - Der Adobe LiveCycle Designer 

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Wie gestalte ich nun ein Formular oder kann mir eines anschauen?

SAP hat im Laufe seiner Geschichte verschiedene Technologien für die Entwicklung von Formularen entwickelt. Selbst zu Zeiten von R2 und dann Umbruch auf R3 wurden schon Listen erzeugt und ausgegeben. Anfang der 1980er Jahre hat die SAP dann mit SAPscript eine Maschinen-Lesbare Technologie für Formularausgaben dem Kunden zur Verfügung gestellt. 

In Zeiten von Cloud und S/4HANA Projekten wirkt es wie Steinzeit, aber SAPscript ist komplett code zeilenbasierte Ausgabe. Für die 80er-Jahre wirklich gut, ist halt 40 Jahre später eine Zumutung für junge Kollegen. 

Der Einstieg ist sehr flott gemacht. Du kannst mit der Transaktion SFP Adobe Formulare anschauen und verändern. Für die Vollständigkeit noch hier die Transaktionen für SAPscript SE71 und Smart Forms Transaktion Smart Forms.

Die Technologie ist auch in der Lage, interaktive Formulare zu erstellen. Diese sind in Zeiten von Corona enorm stark nachgefragt. Allerdings musst du hierfür bei deinem SAP Ansprechpartner klären, ob und wenn ja, wie viel die interaktiven Formulare kosten. 

Das Layout eines Formulars kannst du über den entsprechenden Reiter verändern. 

Achtung No-Go!  

Der Button "Layout" öffnet dir ein eigenes Fenster für die Bearbeitung. Leider passiert es etwas willkürlich, dass du in dem Fenster nicht speichern kannst oder deine Änderungen weg sind.

Tippe stattdessen auf den 3ten Tab Reiter mit dem Namen Layout.

04 SFP Layout Button

PS: Speicher nach jeder Änderung, als Backup-Strategie. Speichern, nicht Aktivieren.

Dies hilft dir gleich noch einen weiteren Fehler zu vermeiden: Bearbeiten ohne im Änderungsmodus zu sein.

Ist der Speicherbutton ausgegraut, bist du nicht im Änderungsmodus, kannst das Layout aber komplett verändern. Ungünstiger Weise ist es in diesem Zustand nicht speicherbar und deine ganze Arbeit ist umsonst.

Solltest du doch einmal in diese Situation kommen, gibt es glücklicherweise einen Workaround. Kopiere die XML-Quelle, gehe dann auf Bearbeiten und füge sie wieder ein. Damit kannst du deine Arbeit noch einmal retten.

Anschließend richte dir bitte deinen Designer ein.  Dieser Artikel zeigt dir die Einrichtung im Detail.  

Phase 3: Know-how Aufbau 

try-fail-again! 

pexels kaushal moradiya 2781195


Es ist eine neue Technologie. Hier kannst du viel richtig, aber leider auch falsch machen. Ich selber entwickle nun seit über 15 Jahren Adobe Formulare. Hier kann ich dir Langzeiterfahrungen geben, welche nachhaltig, wartbare Formulare garantieren.

Ich kann dir gerne in einer Schulung das notwendige Knowhow beibringen, mit einem tollen didaktischen Konzept.

Das mache ich mal eben nebenbei! 

Auto-Didaktisches Lernen bei der Technologie kann ich dir bedauerlicherweise nicht empfehlen, da es nur wenig gutes Knowhow gibt und sehr wenige Experten. Versteh mich nicht falsch, es kommt was raus, aber wenn da mal wer anderes dran muss, wird er verrückt.

Wovon ich dir abraten möchte, ist die SAP Schulung BC480+BC481 und BC482 aus dem SAP-Education Programm.

Die Unterlagen in diesen Schulungen sind soweit vollständig, ja. Bedauerlicherweise sind die Übungen sehr praxisfremd und für User gedacht, welche noch nie oder wenig SAP-Erfahrungen haben. Jeder Entwickler, der diese besucht hat, sagt mir: "Ich konnte mir da nichts mitnehmen. Wie stelle ich nun ein bestehendes Formular konkret um?"

Mit einer guten Grundlagen-Schulung ("siehe oben") kannst du auch das Buch SAP Interactive Forms by Adobe als Nachschlagewerk an die Seite legen. Falls du ein paar Fragen zum LiveCycle Designer haben solltest, kannst du gerne beim Acronaut-Forum vorbeischauen. Hier geht es allerdings mehr um Layouting und weniger mit SAP-Bezug.

Ein paar Grundlagen zu Formularen findest du sicherlich auf Berater-Wiki. Intensiver und detaillierter wird es bei den Kollegen von Solid-Forms und bei mind-forms. Hier haben einige Berater ihre Erfahrungen geteilt. Ich werde mit der Zeit natürlich auch immer mehr Tipps und Tricks hier veröffentlichen und wir stehen dir auch gerne mit Schulungen und Einzelcoachings zur Seite.

Eine gute Anlaufstelle für Probleme ist für mich auch immer der SAP Service-Market-Place mit seinen OSS-Notes.

Wichtig: Versucht auf Deutsch und Englisch zu suchen.

Wenn du dich an diese Tipps hältst, kannst du gut in die Formularwelt der SAP starten. 

Mein wichtigster Tipp:
Bleib dran. Es ist wie mit allen Dingen im Leben. Mit Training wird es besser und dein Muskel prägt sich aus. Genauso ist es mit deinem Knowhow im Formular-Thema Adobe Forms.


Und was ist mit S/4HANA? 

Mit der Einführung von S/4HANA werden auch wieder Adobe Forms von SAP eingesetzt. Es ist die aktuelle Formulartechnologie der SAP. Bisher gibt es keine Anzeichen, dass SAP für Ihre Formulare auf eine andere Technologie setzt. 

Wie wir bereits bei SAPscript und Smart Forms miterleben, halten sich solche Technologien bei SAP auch gut und gerne mal 20-40 Jahre. 

Du hast gerade akute Probleme mit einem Thema in Adobe Forms? Ich bin mit meinem Unternehmen genau auf die Themen Formulare und Output spezialisiert.Melde Dich einfach bei uns!


Viel Erfolg beim Ausprobieren und Lernen!

Bleib Knusprig!

FAQ

Was brauche ich für Adobe Forms?

Für die Infrastruktur wird aktuell noch ein SAP NetWeaver auf JAVA-Basis benötigt, wo der Adobe Document (Web-)Service(s) kurz ADS installiert wird. Das ist nichts anderes als ein Webservice im SAP, welcher die PDF-Dokumente generiert.

Support & Nachfolger ADS on premise

Da der Support für den SAP NetWeaver JAVA jedoch 2027 enden soll, hat die SAP nun den Nachfolger bekannt gegeben. Es wird weiterhin einen Adobe Forms Webservice onPremise geben. Dieser soll auf die S/4HANA XSA-Plattform portiert werden.

Aktuell bietet die SAP für die Cloud-Variante einen ADS-on-a-cloud-Service an. Dieser ist jedoch nicht für große Datenmengen geeignet und vor allem bei hoch-performanten Prozessen ungeeignet. Weiterhin sind die Lizenzkosten aktuell das größte Hindernis für unsere Kunden, diese Funktion in Betracht zu ziehen.

Du suchst nach der besten Lösung für dein Unternehmen? Lass uns drüber reden!

Kostet Adobe Forms Geld?

Nein.Siehe SAP-Note → 750784 - SAP Interactive Forms: Lizenzen - SAP ONE Support Launchpad

Es kann den Fall geben, dass für interaktive Formulare eine Gebühr erhoben wird. Unserer Erfahrung nach lohnt es sich mit der SAP zu verhandeln.

Viele unserer Kunden konnten durch unsere Hilfe kostenfrei an interaktive Formulare kommen.

Wo kann ich Adobe Forms herunterladen?

Du kannst alles Notwendige für die Einführung von Adobe Forms bei der SAP-Doku beziehen. Hier findest du den Download.

Natürlich können wir dich im Rahmen von einem Workshop auch fit darin machen, Adobe Forms in deinem Unternehmen einzuführen.Melde Dich bei uns!

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