Adobe Forms Erfolgreicher Start in 3 Phasen

Adobe Forms Erfolgreicher Start in 3 Phasen

Schon wieder eine neue Technologie, wie gelingt der Einstieg in die Technologie Adobe Forms? Kann ich Adobe Forms auch in der Cloud nutzten?

Genau dazu möchte ich euch jetzt Hinweise geben, wie der Start gelingt.

Phase 1 Infrastruktur

Start mit Adobe Forms


Damit ihr möglichst schnell auch in die Entwicklung von zeitgemäßen Formularen kommen könnt, werden die Adobe Document Services benötigt, kurz ADS. Diese sollten die SAP-Basis für euch einrichten.

Erklärung Adobe Document Services

Was ist dieser ADS? SAP hat nach SmartForms die Entwicklung der Formulare in Kooperation mit Adobe aufgebaut. Damit Formular künftig ein vollwertiges PDF Dokument ist, muss das Formular erzeugt werden. Intern spricht Adobe vom Rendern des PDFs.

Im ABAP erzeugt der Entwickler das Formular. Anschließend wird das Formular-Layout sowie die Daten für das Formular in XML-Files zerlegt und per Webservice an den ADS geschickt. 

Anschließend generiert der Adobe Document (Web-) Services mit den Daten und dem Layout das fertige PDF Dokument und sendet es als Antwort auf die Anfrage zurück ins ABAP System. 

Du denkst bestimmt: wieso so aufwendig? Bei SAPscript und SmartForms ist doch auch ein PDF im System herausgekommen. Von der Datei-Endung stimmt das zu 100 %. Leider funktionieren diese PDFs wie dein Windows-PDF Drucker. Er packt nur das Bild in ein PDF. 

Somit sind aktuelle Funktionen nicht möglich wie: Kennwortschutz, PDF-A3 Format für Archivierung, Verschlüsselung und und und.  Kunden von SAP dürfen diese Funktionen durch den Exklusiv-Vertrag mit Adobe nutzen und haben dafür die sogenannten "Reader-Credentials". 

Download Entwicklungswerkzeug - Adobe LiveCycle Designer

Anschließend hüpft ihr in den SAP-Service-Marketplace und ladet euch den Adobe LiveCycle Designer runter.

Ihr braucht das nicht separat heraussuchen, ich hab euch den Link hier mal direkt reinkopiert. 

SAP Adobe LiveCycle Designer

Sobald der Download abgeschlossen ist, startet über das Setup Programm und wählt folgende Komponenten aus: siehe Screenshot.

Hier noch die häufigsten Kundenprobleme bei der Installation: 

Der LCD ist nicht auf Deutsch oder/und keine Hilfe verfügbar(F1)

Ein häufiges Problem sind fehlende Sprachen in der Suchhilfe.

Das erkennt ihr sehr schnell, wenn ihr F1 drückt und die Suche nicht verfügbar ist oder sich kein Fenster öffnet. 

Abschließend empfehle ich dir, die SAP-GUI und das SAP-Logon-Pad zu schließen und wieder neu zu starten.

Die Sprache umstellen, habe ich dir in meinem anderen Blog bereits erläutert. Schau einfach hier rein. 

Für Support von SAP

Auch bei Supportmeldungen, sogenannten OSS-Notes, kannst du Unterstützung durch die SAP bekommen. Achte bitte darauf, dass du bei Fehlermeldungen und Screenshots stets den Adobe LiveCycle Designer im SAP sowie den Adobe Acrobat Reader DC für die Meldungen verwendest.

Ich hab leider selber schon miterlebt, dass die SAP den Support verweigert, weil der Kunde alternative PDF-Reader verwendet hat.

Damit ist die Phase 1 abgeschlossen.

Auf geht’s in Phase 2: das Entwicklungswerkzeug -
Der Adobe LiveCycle Designer

Entwickler richten den Adobe LiveCycle Designer ein

Wie gestalte ich nun ein Formular oder kann mir eines anschauen?

SAP hat im Laufe seiner Geschichte verschiedene Technologien für die Entwicklung von Formularen entwickelt. Selbst zu Zeiten von R2 und dann Umbruch auf R3 wurden schon Listen erzeugt und ausgegeben. Anfang der 1980er Jahre hat die SAP dann mit SAPscript eine Maschinen-Lesbare Technologie für Formularausgaben dem Kunden zur Verfügung gestellt. 
In Zeiten von Cloud und S/4HANA Projekten wirkt es wie Steinzeit, aber SAPscript ist komplett code zeilenbasierte Ausgabe. Für die 80er-Jahre wirklich gut, ist halt 40 Jahre später eine Zumutung für junge Kollegen. 

Der Einstieg ist sehr flott gemacht. Du kannst mit der Transaktion SFP Adobe Formulare anschauen und verändern. Für die Vollständigkeit noch hier die Transaktionen für SAPscript SE71 und Smart Forms Transaktion Smart Forms.

Die Technologie ist auch in der Lage, interaktive Formulare zu erstellen. Diese sind in Zeiten von Corona enorm stark nachgefragt. Allerdings musst du hierfür bei deinem SAP Ansprechpartner klären, ob und wenn ja, wie viel die interaktiven Formulare kosten. 

Das Layout eines Formulars kannst du über den entsprechenden Reiter verändern.

Achtung No-Go! 

Der Button "Layout" öffnet dir ein eigenes Fenster für die Bearbeitung. Leider passiert es etwas willkürlich, dass du in dem Fenster nicht speichern kannst oder deine Änderungen weg sind.

Tippe stattdessen auf den 3ten Tab Reiter mit dem Namen Layout.

SAP Transaktion SFP Tabreiter Layout anklicken


PS: Speicher nach jeder Änderung, als Backup-Strategie. Speichern, nicht Aktivieren.
Dies hilft dir gleich noch einen weiteren Fehler zu vermeiden: Bearbeiten ohne im Änderungsmodus zu sein.

Ist der Speicherbutton ausgegraut, bist du nicht im Änderungsmodus, kannst das Layout aber komplett verändern. Ungünstiger Weise ist es in diesem Zustand nicht speicherbar und deine ganze Arbeit ist umsonst.

Solltest du doch einmal in diese Situation kommen, gibt es glücklicherweise einen Workaround. Kopiere die XML-Quelle, gehe dann auf Bearbeiten und füge sie wieder ein. Damit kannst du deine Arbeit noch einmal retten.

Anschließend richte dir bitte deinen Designer ein. Mein nächster Artikel zeigt dir die Einrichtung im Detail.

Phase 3: Know-how Aufbau

try-fail-again!

Entwickler findet Wissen in dem Adobe Forms Buch


Es ist eine neue Technologie. Hier kannst du viel richtig, aber leider auch falsch machen. Ich selber entwickle nun seit über 15 Jahren Adobe Formulare. Hier kann ich dir Langzeiterfahrungen geben, welche nachhaltig, wartbare Formulare garantieren.

Ich kann dir gerne in einer Schulung das notwendige Knowhow beibringen, mit einem tollen didaktischen Konzept.

Das mache ich mal eben nebenbei!

Auto-Didaktisches Lernen bei der Technologie kann ich dir bedauerlicherweise nicht empfehlen, da es nur wenig gutes Knowhow gibt und sehr wenige Experten. Versteh mich nicht falsch, es kommt was raus, aber wenn da mal wer anderes dran muss, wird er verrückt.

Wovon ich dir abraten möchte, ist die SAP Schulung BC480+BC481 und BC482 aus dem SAP-Education Programm.

Die Unterlagen in diesen Schulungen sind soweit vollständig, ja. Bedauerlicherweise sind die Übungen sehr praxisfremd und für User gedacht, welche noch nie oder wenig SAP-Erfahrungen haben. Jeder Entwickler, der diese besucht hat, sagt mir: "Ich konnte mir da nichts mitnehmen. Wie stelle ich nun ein bestehendes Formular konkret um?"

Mit einer guten Grundlagen-Schulung ("siehe oben") kannst du auch das Buch →SAP Interactive Forms by Adobe← als Nachschlagewerk an die Seite legen. Falls du ein paar Fragen zum LiveCycle Designer haben solltest, kannst du gerne beim Acronaut-Forum vorbeischauen. Hier geht es allerdings mehr um Layouting und weniger mit SAP-Bezug.

Ein paar Grundlagen zu Formularen findest du sicherlich auf Berater-Wiki. Intensiver und detaillierter wird es bei den Kollegen von Solid-Forms und bei mind-forms. Hier haben einige Berater ihre Erfahrungen geteilt. Ich werde mit der Zeit natürlich auch immer mehr Tipps und Tricks hier veröffentlichen und wir stehen dir auch gerne mit Schulungen und Einzelcoachings zur Seite.

Eine gute Anlaufstelle für Probleme ist für mich auch immer der SAP Service-Market-Place mit seinen OSS-Notes.

Wichtig: Versucht auf Deutsch und Englisch zu suchen.

Wenn du dich an diese Tipps hältst, kannst du gut in die Formularwelt der SAP starten.

Mein wichtigster Tipp: Bleib dran. Es ist wie mit allen Dingen im Leben. Mit Training wird es besser und dein Muskel prägt sich aus. Genauso ist es mit deinem Knowhow im Formular-Thema Adobe Forms.

Und was ist mit S/4HANA?

Mit der Einführung von S/4HANA werden auch wieder Adobe Forms von SAP eingesetzt. Es ist die aktuelle Formulartechnologie der SAP. Bisher gibt es keine Anzeichen, dass SAP für Ihre Formulare auf eine andere Technologie setzt. 

Wie wir bereits bei SAPscript und Smart Forms miterleben, halten sich solche Technologien bei SAP auch gut und gerne mal 20-40 Jahre. 

Du hast gerade akute Probleme mit einem Thema in Adobe Forms? Ich bin mit meinem Unternehmen genau auf die Themen Formulare und Output spezialisiert. 

Schreib mir einfach oder nutzt die Kommentar-Funktion, um Kontakt mit unserem Unternehmen aufzunehmen.

Viel Erfolg beim Ausprobieren und Lernen!

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