E-Invoicing-Pflicht: Antworten auf die wichtigsten Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung

Das Internet ist sehr gut darin, Themen aufzubauschen und Panik zu schüren. Neuester Fall: E-Invoicing-Pflicht. Auf LinkedIn, Instagram und anderen Seiten grassiert die Angst vor der elektronischen Rechnungsverarbeitung.

Zu Recht? Ganz und gar nicht!

In diesem Artikel schlüssele ich dir übersichtlich und verständlich die wichtigsten Fragen und Antworten zum Thema E-Invoicing auf. Du wirst sehen, dass der Wegfall der Papierrechnung kein Grund ist, in Schockstarre zu verfallen. Im Gegenteil: Die E-Rechnung ist eine sehr gute Gelegenheit, die Digitalisierung und Automatisierung im eigenen Unternehmen weiter voranzutreiben

• Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Für die komplette Umstellung auf E-Invoices haben Unternehmen bis Ende 2026 bzw. bis Ende 2027 Zeit, wenn ihr Umsatz unter 800.000 Euro liegt. Ab 2028 gilt für alle die E-Rechnungspflicht.
  
• Die elektronische Rechnungsstellung umfasst im Wesentlichen die standardisierten Dateiformate ZUGFeRD und XRechnung sowie die Plattform PEPPOL.
  
• Die Einführung von E-Invoicing ist zu begrüßen, da die elektronische Rechnungsstellung eine höhere Datenintegrität, effizientere Prozesse und fundiertere Unternehmensentscheidungen ermöglicht.
  

Was ist E-Invoicing?

E-Invoice steht für elektronische Rechnungsstellung. Wie der Name deutlich macht, ist es eine klare Abkehr von analogen, gedruckten Dokumenten oder reinen PDF-Rechnungen hin zur standardisierten, maschinenlesbaren Rechnungsstellung.

Das Ausstellen einer E-Rechnung ist allerdings nur ein Teil der E-Rechnungspflicht. Es umfasst den gesamten Rechnungseingang und Rechnungsausgang.

Rechnungseingang

Beim Thema Empfang müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie über eine digitale Schnittstelle verfügen. Die Praxis zeigt, dass viele Firmen eine eigene E-Mail-Adresse für den elektronischen Rechnungsempfang einrichten.

Diese ist an ein Buchhaltungsprogramm angeschlossen. So kann die Rechnung mit einem Klick zur Zahlung freigegeben werden. Der restliche Prozess kann dann vollständig automatisiert geschehen.

Rechnungsausgang

Zudem müssen Unternehmen beim Versand der Rechnungen bestimmte Anforderungen erfüllen: Die Dokumente müssen maschinenlesbare, strukturierte Daten enthalten. Zur Anwendung kommen dabei XML-basierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD. Dazu weiter unten mehr.

Warum wird E-Invoicing verpflichtend?

Den Grundstein für die Einführung der E-Rechnung legte 2014 die Direktive 2014/55/EU der Europäischen Union. Darin verständigen sich alle Mitgliedsstaaten darauf, E-Invoices für öffentliche Aufträge einzuführen. Das Ziel: den Verwaltungsaufwand reduzieren und Ressourcen schonen.

Die Bundesregierung hat sich 2024 im Wachstumschancengesetz dazu entschlossen, die E-Rechnung auf den privaten Sektor auszuweiten. Sie sieht darin einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung und Modernisierung des Rechnungswesens in Unternehmen.

Gleichzeitig trägt die elektronische Rechnung zur Sicherung von Steuereinnahmen bei, denn elektronische Rechnungen ermöglichen eine bessere Übersicht und einfachere Prüfung von Einnahmen und Ausgaben durch Finanzbehörden.

Wann kommen E-Invoices und für wen?

E-Invoices spielen nur im Geschäftsverkehr, also im B2B-Bereich, sowie bei öffentlichen Aufträgen (Business-to-Government, B2G) eine Rolle. Für private Konsumentinnen und Konsumenten bleibt alles beim Alten.

Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. So kurz, so verständlich.

Für die Rechnungslegung gelten folgende E-Invoicing-Vorschriften:

• Bis Ende 2026 dürfen noch Papierrechnungen, genauer gesagt nicht standardisierte Rechnungsdokumente ausgestellt werden – vorausgesetzt, der Rechnungsempfänger stimmt zu.
  
• Auf Ende 2027 verlängert sich die Frist für Unternehmen, deren Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro lag.
  
• Ab 2028 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen gemäß dem EU-Standard EN 16931 ausstellen.
  

Die CEN-Norm legt ein standardisiertes semantisches Datenmodell fest und beschreibt, welche Inhalte und Struktur die elektronische Rechnung haben muss. Dadurch wird die schnelle Übermittlung und ein ungehinderter Austausch zwischen verschiedenen Systemen gewährleistet.

Welche Vorteile bietet E-Invoicing?

Die Vorteile der E-Invoice sind zahlreich. Das beginnt beim Thema Effizienz durch die Beschleunigung von Zahlungszyklen und endet beim Thema Nachhaltigkeit. Stichwort: geringerer Papierverbrauch.

Aus meiner Sicht sprechen diese drei Vorteile am deutlichsten für die Einführung der E-Invoice im Vergleich zur Papierrechnung:

1. Vorteil: Weniger Fehler, höhere Datenintegrität

Wer kennt es nicht? Ein Zahlendreher bei der IBAN, eine falsche Ziffer bei der Summe – und schon ist die gesamte Überweisung hinfällig. Mit elektronischen Rechnungen gehören solche Fehler der manuellen Eingabe der Vergangenheit an.

Elektronische Rechnungen bestehen aus strukturierten Daten, sodass eine automatische Verarbeitung und Prüfung möglich sind. Für Eingangsrechnungen kann das beispielsweise über das ABAP Add-on SAP Vendor Invoice Management (VIM) geschehen.

2. Vorteil: Stärkere Kosteneinsparungen, schnellerer Cashflow

Bei der E-Invoice muss im Vergleich zur Papierrechnung kein Dokument gedruckt, in einen Briefumschlag gesteckt, frankiert und verschickt werden. In vielen Fällen reicht nach der Erstellung der E-Rechnung ein Knopfdruck und schon liegt sie im Postfach des Empfängers.

Nicht nur das beschleunigt den Zahlungsprozess. Darüber hinaus braucht es weniger Korrekturschleifen, da der Prozess kaum fehleranfällig ist (siehe Punkt oben).

Mehr noch: Durch eine automatisierte Verarbeitung beim Empfänger braucht es weniger manuelle Prozessschritte, sodass die Buchung und damit der Cashflow beschleunigt wird.

3. Vorteil: Mehr Transparenz, fundiertere Entscheidungen

Elektonische Rechnungen ermöglichen eine lückenlose und transparente Nachverfolgung von Transaktionen. Das kann unschöne Diskussionen mit dem Finanzamt vermeiden.

Darüber hinaus verbessert die automatische Erfassung von Ein- und Ausgangsrechnungen die Übersicht über die Geschäftszahlen. Auch sind offene Forderungen und Verbindlichkeiten auf einen Blick erkennbar. Das Ergebnis sind schnellere und genauere Cashflow-Prognosen und Liquiditätsplanungen.

Welche Formate sind für die E-Rechnung erlaubt?

In der Welt der elektronischen Rechnungen gibt es verschiedene Formate, die jeweils spezifische Anforderungen und Anwendungsfälle abdecken. Die drei wichtigsten Formate sind:

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein Hybridformat, da es sowohl ein PDF-Dokument als auch eine XML-Datei enthält. Dies ermöglicht es, die Rechnung sowohl in gedruckter als auch in elektronischer Form zu verarbeiten.

ZUGFeRD ist besonders beliebt, da es eine Brücke zwischen analoger und digitaler Rechnungsverarbeitung schlägt.

XRechnung

XRechnung ist ein für Behörden entwickelter und eingeführter Rechnungsstandard. Bereits seit November 2020 müssen alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland in dem Format eingereicht werden.

Entsprechend wird XRechnung vorwiegend von öffentlichen Behörden genutzt. Allerdings setzt es sich auch im B2B-Bereich immer weiter durch.

Anders als ZUGFeRD besteht XRechnung ausschließlich aus strukturierten Daten im XML-Format. Es gibt also kein PDF für die Kontrollansicht.

PEPPOL

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) bietet eine Infrastruktur für den sicheren Austausch von elektronischen Rechnungen. Die Plattform ermöglicht es, anhand einer sogenannten Lightwix-ID Rechnungen sicher und zuverlässig an den richtigen Empfänger zu senden.

PEPPOL ist besonders nützlich für Unternehmen, die regelmäßig mit verschiedenen Partnern Rechnungen austauschen. Ansonsten ist das Netzwerk global aufgestellt, was die Transaktionen mit Firmen außerhalb Europas erleichtert.

Auf einen Blick: Die Formate für E-Invoicing

Bevor du dich in die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung stürzt, solltest du dir über das für dich passende Format im Klaren sein. Lass uns gerne sprechen, wenn du Fragen dazu hast und unseren Rat haben möchtest, ob ZUGFeRD oder XRechnung am geeignetsten für dich ist. Hier geht's lang!

Wie wird das E-Invoicing in SAP umgesetzt?

Aktuelle Rechnungsprogramme haben alle schon eine standardisierte E-Rechnungsschnittstelle, mit der sie arbeiten können. Solche E-Invoicing-Lösungen gehören seit vielen Jahren zum Stand der Technik.

Auch bei SAP gibt es entsprechende Vorkehrungen, um die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung problemlos umsetzen zu können. Die Lösung ist Teil von SAP Document and Reporting Compliance (DRC).

SAP Document and Reporting Compliance

SAP DRC ist Teil von SAP S4/HANA und anderen SAP ERP-Systemen. Die Lösung unterstützt dabei nicht nur die Erstellung von elektronischen Rechnungen. Vielmehr soll sie generell dabei helfen, nationale gesetzliche Berichtspflichten einzuhalten.

SAP DRC ermöglicht dafür, elektronische Geschäftsdokumente zu erstellen. Diese werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben aufbereitet und übermittelt.

Ansonsten bietet es ein zentrales Dashboard, das eDocument Cockpit. Darüber lassen sich alle elektronischen Dokumente überwachen und verwalten.

Quelle: SAP Help Portal

E-Invoicing mit SAP DRC

E-Rechnungen erhalten

SAP DRC kann elektronische Rechnungen empfangen. Häufig geschieht dies über PEPPOL. Darüber hinaus können über die integrierte Lösung Eingangsrechnungen automatisch weiterverarbeitet werden.

Dafür wird eine Eingangsautomatisierungslösung aus der SAP Business Technology Platform (BTP) implementiert. Rechnungen können auf diese Weise ohne manuelle Hilfe verbucht werden, wenn sie vorher definierte Kriterien erfüllen.

Zudem bietet SAP DRC mit eDocument Cockpit ein individualisierbares Dashboard für die Überwachung von Rechnungseingängen. So lässt sich darüber etwa der Status Angenommen / Abgelehnt anzeigen sowie Unstimmigkeiten mit behördlichen Aufzeichnungen vermeiden.

E-Rechnungen verschicken

Über SAP DRC lassen sich schnell und einfach elektronische Rechnungen erstellen. Zunächst werden dafür automatisch die notwendigen Daten aus dem SAP-System extrahiert und in das erforderliche XML-Format umgewandelt.

Im Anschluss erfolgt die Prüfung durch die Buchhaltung. Dafür erzeugt SAP DRC eine HTML-Vorschau der XRechnung oder es nutzt das PDF-Format, wenn ZUGFeRD zum Einsatz kommt.

Passt alles, kann die E-Rechnung mit einer digitalen Signatur versehen werden. Der Versand an den Rechnungsempfänger erfolgt über vorher definierte Kanäle: ZUGFeRD-Dokumente per E-Mail, XRechnung meist über PEPPOL oder andere Webservices.

Die Überwachung und Verwaltung der verschickten Dokumente geschieht wie bei den Eingangsrechnungen über das eDocument Cockpit. Darüber ist beispielsweise auf einen Blick der Versandstatus einer E-Rechnung einsehbar.

Fazit: An der elektronischen Rechnungsstellung führt kein Weg vorbei – gut so!

E-Invoices werden ab 2025 flächendeckend in Deutschland eingeführt. Ab 2028 soll der Prozess abgeschlossen sein. Ab dann werden alle Unternehmen standardisierte elektronische Rechnungen im B2B-Verkehr ausstellen.

Das hat viele Vorteile, denn durch E-Invoices können Unternehmen ihre Rechnungsverarbeitung effizienter gestalten und die Vorteile der Digitalisierung nutzen. Besonders ZUGFeRD bietet dabei eine flexible Lösung, die sowohl die analoge als auch die digitale Welt miteinander vereint.

Zugleich ist die Umstellung auf die elektronische Rechnung denkbar einfach – vor allem, wenn Unternehmen bereits auf ein SAP ERP-System setzen. Es ist daher jetzt an der Zeit, den Umstieg auf E-Invoices zu planen und sicherzustellen, dass dein Unternehmen bereit ist für die Zukunft der Rechnungsverarbeitung.

FAQ

Welche rechtlichen Konsequenzen drohen, wenn die E-Invoicing-Pflicht nicht eingehalten wird?

Die Nichteinhaltung kommt einer Ordnungswidrigkeit gleich. Es drohen also Bußgelder. Zugleich hat auch der Rechnungsempfänger das Nachsehen: Da es sich um keine ordnungsgemäße Rechnung handelt, kann er die Vorsteuer nicht geltend machen.

Welche Rolle spielen elektronische Signaturen für die E-Rechnungspflicht?

Der Empfänger muss sichergehen können, dass die Rechnung tatsächlich vom genannten Unternehmen stammt und keine nachträgliche Bearbeitung stattgefunden hat. E-Signaturen sind daher wesentlicher Bestandteil der elektronischen Rechnungen. Sie dienen als Identitätsnachweis des Unterzeichners und tragen wesentlich zur Vertrauensbildung gegenüber der elektronischen Rechnungsstellung bei.

Wie erfolgt die Archivierung der E-Invoices?

E-Invoices müssen im ursprünglichen elektronischen Format für 10 Jahre aufbewahrt werden. Ein Ausdruck auf Papier reicht nicht aus.

Welche Kosten entstehen Unternehmen bei der Umstellung?

Beim Thema E-Invoicing entstehen Unternehmen im Wesentlichen Kosten durch die Integration in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme sowie durch die Schulung von Mitarbeitende. Laufende Kosten sind unter anderem Lizenzgebühren für Software und Cloud-Dienste sowie eventuell für Plattformen, welche die E-Rechnungen übermitteln.

Gleichzeitig stehen dem Einsparungen gegenüber, zum Beispiel durch einen geringeren manuellen Aufwand und eine Reduzierung der Druck-, Porto- und Archivierungskosten.

Summa summarum reduzieren sich die Kosten nach Untersuchungen des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) von etwa 23 € für eine Papierrechnung auf rund 6 € für eine elektronisch erstellte und versendete Rechnung.

Was kommt nach der elektronischen Rechnungsstellung?

Im Rahmen von "VAT in the Digital Age" (ViDA) möchte die Europäische Kommission das Mehrwertsteuersystem innerhalb der EU modernisieren. Bestandteil der Initiative ist die europaweite Einführung der elektronischen Rechnungen im B2B-Verkehr.

Darüber hinaus soll unter anderem ein Echtzeit-Reportingsystem für innergemeinschaftliche Umsätze geschaffen werden. Ziel der Maßnahmen ist es, harmonisierte und digitalisierte Rechnungsprozesse innerhalb der Staatengemeinschaft zu schaffen.