Das Internet ist sehr gut darin, Themen aufzubauschen und Panik zu schüren. Neuester Fall: E-Invoicing-Pflicht. Auf LinkedIn, Instagram und anderen Seiten grassiert die Angst vor der elektronischen Rechnungsverarbeitung.
Zu Recht? Ganz und gar nicht!
In diesem Artikel schlüssele ich dir übersichtlich und verständlich die wichtigsten Fragen und Antworten zum Thema E-Invoicing auf. Du wirst sehen, dass der Wegfall der Papierrechnung kein Grund ist, in Schockstarre zu verfallen. Im Gegenteil: Die E-Rechnung ist eine sehr gute Gelegenheit, die Digitalisierung und Automatisierung im eigenen Unternehmen weiter voranzutreiben.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Für die komplette Umstellung auf E-Invoices haben Unternehmen bis Ende 2026 bzw. bis Ende 2027 Zeit, wenn ihr Umsatz unter 800.000 Euro liegt. Ab 2028 gilt für alle die E-Rechnungspflicht.
- Die elektronische Rechnungsstellung umfasst im Wesentlichen die standardisierten Dateiformate ZUGFeRD und XRechnung sowie die Plattform PEPPOL.
- Die Einführung von E-Invoicing ist zu begrüßen, da die elektronische Rechnungsstellung eine höhere Datenintegrität, effizientere Prozesse und fundiertere Unternehmensentscheidungen ermöglicht.
Was ist E-Invoicing?
E-Invoice steht für elektronische Rechnungsstellung. Wie der Name deutlich macht, ist es eine klare Abkehr von analogen, gedruckten Dokumenten oder reinen PDF-Rechnungen hin zur standardisierten, maschinenlesbaren Rechnungsstellung.
Das Ausstellen einer E-Rechnung ist allerdings nur ein Teil der E-Rechnungspflicht. Es umfasst den gesamten Rechnungseingang und Rechnungsausgang.
Rechnungseingang
Beim Thema Empfang müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie über eine digitale Schnittstelle verfügen. Die Praxis zeigt, dass viele Firmen eine eigene E-Mail-Adresse für den elektronischen Rechnungsempfang einrichten.
Diese ist an ein Buchhaltungsprogramm angeschlossen. So kann die Rechnung mit einem Klick zur Zahlung freigegeben werden. Der restliche Prozess kann dann vollständig automatisiert geschehen.
Rechnungsausgang
Zudem müssen Unternehmen beim Versand der Rechnungen bestimmte Anforderungen erfüllen: Die Dokumente müssen maschinenlesbare, strukturierte Daten enthalten. Zur Anwendung kommen dabei XML-basierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD. Dazu weiter unten mehr.
Warum wird E-Invoicing verpflichtend?
Den Grundstein für die Einführung der E-Rechnung legte 2014 die Direktive 2014/55/EU der Europäischen Union. Darin verständigen sich alle Mitgliedsstaaten darauf, E-Invoices für öffentliche Aufträge einzuführen. Das Ziel: den Verwaltungsaufwand reduzieren und Ressourcen schonen.
Die Bundesregierung hat sich 2024 im Wachstumschancengesetz dazu entschlossen, die E-Rechnung auf den privaten Sektor auszuweiten. Sie sieht darin einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung und Modernisierung des Rechnungswesens in Unternehmen.
Gleichzeitig trägt die elektronische Rechnung zur Sicherung von Steuereinnahmen bei, denn elektronische Rechnungen ermöglichen eine bessere Übersicht und einfachere Prüfung von Einnahmen und Ausgaben durch Finanzbehörden.
Wann kommen E-Invoices und für wen?
E-Invoices spielen nur im Geschäftsverkehr, also im B2B-Bereich, sowie bei öffentlichen Aufträgen (Business-to-Government, B2G) eine Rolle. Für private Konsumentinnen und Konsumenten bleibt alles beim Alten.
Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. So kurz, so verständlich.
Für die Rechnungslegung gelten folgende E-Invoicing-Vorschriften:
- Bis Ende 2026 dürfen noch Papierrechnungen, genauer gesagt nicht standardisierte Rechnungsdokumente ausgestellt werden – vorausgesetzt, der Rechnungsempfänger stimmt zu.
- Auf Ende 2027 verlängert sich die Frist für Unternehmen, deren Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro lag.
- Ab 2028 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen gemäß dem EU-Standard EN 16931 ausstellen.
Die CEN-Norm legt ein standardisiertes semantisches Datenmodell fest und beschreibt, welche Inhalte und Struktur die elektronische Rechnung haben muss. Dadurch wird die schnelle Übermittlung und ein ungehinderter Austausch zwischen verschiedenen Systemen gewährleistet.
Welche Vorteile bietet E-Invoicing?
Die Vorteile der E-Invoice sind zahlreich. Das beginnt beim Thema Effizienz durch die Beschleunigung von Zahlungszyklen und endet beim Thema Nachhaltigkeit. Stichwort: geringerer Papierverbrauch.
Aus meiner Sicht sprechen diese drei Vorteile am deutlichsten für die Einführung der E-Invoice im Vergleich zur Papierrechnung:
1. Vorteil: Weniger Fehler, höhere Datenintegrität
Wer kennt es nicht? Ein Zahlendreher bei der IBAN, eine falsche Ziffer bei der Summe – und schon ist die gesamte Überweisung hinfällig. Mit elektronischen Rechnungen gehören solche Fehler der manuellen Eingabe der Vergangenheit an.
Elektronische Rechnungen bestehen aus strukturierten Daten, sodass eine automatische Verarbeitung und Prüfung möglich sind. Für Eingangsrechnungen kann das beispielsweise über das ABAP Add-on SAP Vendor Invoice Management (VIM) geschehen.
Welche Rolle strukturierte Rechnungsdaten für Dunkelbuchungen, Freigabeprozesse und weniger manuelle Arbeit spielen, erklären wir ausführlicher im Beitrag zur automatisierten Rechnungsverarbeitung in SAP.
2. Vorteil: Stärkere Kosteneinsparungen, schnellerer Cashflow
Bei der E-Invoice muss im Vergleich zur Papierrechnung kein Dokument gedruckt, in einen Briefumschlag gesteckt, frankiert und verschickt werden. In vielen Fällen reicht nach der Erstellung der E-Rechnung ein Knopfdruck und schon liegt sie im Postfach des Empfängers.
Nicht nur das beschleunigt den Zahlungsprozess. Darüber hinaus braucht es weniger Korrekturschleifen, da der Prozess kaum fehleranfällig ist (siehe Punkt oben).
Mehr noch: Durch eine automatisierte Verarbeitung beim Empfänger braucht es weniger manuelle Prozessschritte, sodass die Buchung und damit der Cashflow beschleunigt wird.
3. Vorteil: Mehr Transparenz, fundiertere Entscheidungen
Elektonische Rechnungen ermöglichen eine lückenlose und transparente Nachverfolgung von Transaktionen. Das kann unschöne Diskussionen mit dem Finanzamt vermeiden.
Darüber hinaus verbessert die automatische Erfassung von Ein- und Ausgangsrechnungen die Übersicht über die Geschäftszahlen. Auch sind offene Forderungen und Verbindlichkeiten auf einen Blick erkennbar. Das Ergebnis sind schnellere und genauere Cashflow-Prognosen und Liquiditätsplanungen.
Welche Formate sind für die E-Rechnung erlaubt?
In der Welt der elektronischen Rechnungen gibt es verschiedene Formate, die jeweils spezifische Anforderungen und Anwendungsfälle abdecken. Die drei wichtigsten Formate sind:
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein Hybridformat, da es sowohl ein PDF-Dokument als auch eine XML-Datei enthält. Dies ermöglicht es, die Rechnung sowohl in gedruckter als auch in elektronischer Form zu verarbeiten.
ZUGFeRD ist besonders beliebt, da es eine Brücke zwischen analoger und digitaler Rechnungsverarbeitung schlägt.
Tipp aus der Praxis
Für viele kleine und mittelständische Unternehmen, die noch nicht vollständig digitalisiert sind, ist ZUGFeRD die perfekte Übergangslösung, um den Sprung in die digitale Rechnungswelt zu schaffen. Sie erfüllen mit dem Dateiformat alle gesetzlichen Anforderungen, ohne auf die gewohnte visuelle Prüfung verzichten zu müssen. So können Sachbearbeiter und Buchhalterinnen in dem PDF prüfen, ob die Sichtinformation mit den Angaben im elektronischen Rechnungsprogramm übereinstimmt.
XRechnung
XRechnung ist ein für Behörden entwickelter und eingeführter Rechnungsstandard. Bereits seit November 2020 müssen alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland in dem Format eingereicht werden.
Entsprechend wird XRechnung vorwiegend von öffentlichen Behörden genutzt. Allerdings setzt es sich auch im B2B-Bereich immer weiter durch.
Anders als ZUGFeRD besteht XRechnung ausschließlich aus strukturierten Daten im XML-Format. Es gibt also kein PDF für die Kontrollansicht.
Tipp aus der Praxis
Die komplette digitale Rechnungsverarbeitung steht unserer Erfahrung nach in Deutschland noch am Anfang: Von den mehr als 100 E-Invoice-Projekten, die wir betreut haben, stellten gerade einmal 10 Unternehmen auf X-Rechnung um. Alle anderen auf ZUGFeRD.
PEPPOL
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) bietet eine Infrastruktur für den sicheren Austausch von elektronischen Rechnungen. Die Plattform ermöglicht es, anhand einer sogenannten Lightwix-ID Rechnungen sicher und zuverlässig an den richtigen Empfänger zu senden.
PEPPOL ist besonders nützlich für Unternehmen, die regelmäßig mit verschiedenen Partnern Rechnungen austauschen. Ansonsten ist das Netzwerk global aufgestellt, was die Transaktionen mit Firmen außerhalb Europas erleichtert.
Wenn du dir nicht nur einen Überblick verschaffen möchtest, sondern konkrete Unterschiede im Aufbau verstehen willst, findest du hier einen vertiefenden Beitrag mit Beispielen für XRechnung und ZUGFeRD.
Auf einen Blick: Die Formate für E-Invoicing
| Merkmal | ZUGFeRD | PEPPOL | X-Rechnung |
|---|---|---|---|
| Einsatzgebiete | Deutschland / Frankreich als Factur-X | EU-weit | Deutschland (vor allem öffentliche Institutionen) |
| Formatbasis | PDF/A-3 mit eingebettetem XML | XML (UBL 2.1 oder CIl) | XML (UBL 2.1 oder CIl) |
| Automatisierungsgrad | Mittel bis hoch | Sehr hoch | Sehr hoch |
| Besonderheiten | Menschenlesbare PDE Maschinell lesbar durch XML Geeignet für Klein- und Mittelbetriebe | Etabliertes Transportnetzwerk Internationaler Standard Hohe Interoperabilität | Verpflichtend für Rechnungen an deutsche Behörden Strenge Validierungsregeln |
| Kosten | gering | Mittel bis hoch (Access Point erforderlich) | Mittel |
Wie wird das E-Invoicing in SAP umgesetzt?
Aktuelle Rechnungsprogramme haben alle schon eine standardisierte E-Rechnungsschnittstelle, mit der sie arbeiten können. Solche E-Invoicing-Lösungen gehören seit vielen Jahren zum Stand der Technik.
Auch bei SAP gibt es entsprechende Vorkehrungen, um die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung problemlos umsetzen zu können. Die Lösung ist Teil von SAP Document and Reporting Compliance (DRC).
SAP Document and Reporting Compliance
SAP DRC ist Teil von SAP S4/HANA und anderen SAP ERP-Systemen. Die Lösung unterstützt dabei nicht nur die Erstellung von elektronischen Rechnungen. Vielmehr soll sie generell dabei helfen, nationale gesetzliche Berichtspflichten einzuhalten.
SAP DRC ermöglicht dafür, elektronische Geschäftsdokumente zu erstellen. Diese werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben aufbereitet und übermittelt.
Ansonsten bietet es ein zentrales Dashboard, das eDocument Cockpit. Darüber lassen sich alle elektronischen Dokumente überwachen und verwalten.
Wenn du genauer prüfen möchtest, welche Funktionen, Varianten und Grenzen hinter dem Tool stehen, findest du hier unseren ausführlichen Guide zu SAP Document and Reporting Compliance.
Quelle: SAP Help Portal
E-Invoicing mit SAP DRC
E-Rechnungen erhalten
SAP DRC kann elektronische Rechnungen empfangen. Häufig geschieht dies über PEPPOL. Darüber hinaus können über die integrierte Lösung Eingangsrechnungen automatisch weiterverarbeitet werden.
Dafür wird eine Eingangsautomatisierungslösung aus der SAP Business Technology Platform (BTP) implementiert. Rechnungen können auf diese Weise ohne manuelle Hilfe verbucht werden, wenn sie vorher definierte Kriterien erfüllen.
Zudem bietet SAP DRC mit eDocument Cockpit ein individualisierbares Dashboard für die Überwachung von Rechnungseingängen. So lässt sich darüber etwa der Status Angenommen / Abgelehnt anzeigen sowie Unstimmigkeiten mit behördlichen Aufzeichnungen vermeiden.
E-Rechnungen verschicken
Über SAP DRC lassen sich schnell und einfach elektronische Rechnungen erstellen. Zunächst werden dafür automatisch die notwendigen Daten aus dem SAP-System extrahiert und in das erforderliche XML-Format umgewandelt.
Im Anschluss erfolgt die Prüfung durch die Buchhaltung. Dafür erzeugt SAP DRC eine HTML-Vorschau der XRechnung oder es nutzt das PDF-Format, wenn ZUGFeRD zum Einsatz kommt.
Passt alles, kann die E-Rechnung mit einer digitalen Signatur versehen werden. Der Versand an den Rechnungsempfänger erfolgt über vorher definierte Kanäle: ZUGFeRD-Dokumente per E-Mail, XRechnung meist über PEPPOL oder andere Webservices.
Gerade beim Versand per E-Mail stellt sich in SAP-Projekten häufig die Frage, wie flexibel der Versandprozess gestaltet werden soll. Wenn Rechnungen, Begleittexte, Empfänger oder Anhänge nicht nur standardisiert, sondern auch benutzerfreundlich aus SAP heraus gesteuert werden sollen, kann ein ergänzendes SAP-Mail-Tool sinnvoll sein.
Die Überwachung und Verwaltung der verschickten Dokumente geschieht wie bei den Eingangsrechnungen über das eDocument Cockpit. Darüber ist beispielsweise auf einen Blick der Versandstatus einer E-Rechnung einsehbar.
Wenn du nicht nur die Grundlagen verstehen willst, sondern klären möchtest, wie die E-Rechnung konkret in eurer SAP-Landschaft eingeführt werden kann, ist der nächste Schritt eine saubere Bestandsaufnahme. Eubuleus unterstützt Unternehmen bei der Einführung der E-Rechnung in SAP – von Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD über DRC bis zur technischen Umsetzung und Prozessabsicherung.
Fazit: An der elektronischen Rechnungsstellung führt kein Weg vorbei – gut so!
E-Invoices werden ab 2025 flächendeckend in Deutschland eingeführt. Ab 2028 soll der Prozess abgeschlossen sein. Ab dann werden alle Unternehmen standardisierte elektronische Rechnungen im B2B-Verkehr ausstellen.
Das hat viele Vorteile, denn durch E-Invoices können Unternehmen ihre Rechnungsverarbeitung effizienter gestalten und die Vorteile der Digitalisierung nutzen. Besonders ZUGFeRD bietet dabei eine flexible Lösung, die sowohl die analoge als auch die digitale Welt miteinander vereint.
Zugleich ist die Umstellung auf die elektronische Rechnung denkbar einfach – vor allem, wenn Unternehmen bereits auf ein SAP ERP-System setzen. Es ist daher jetzt an der Zeit, den Umstieg auf E-Invoices zu planen und sicherzustellen, dass dein Unternehmen bereit ist für die Zukunft der Rechnungsverarbeitung.
