Der ultimative SAP DRC Guide: Wie Unternehmen das Compliance-Tool einsetzen

Es kommt nicht aller Tage vor, dass ein Framework innerhalb des SAP-Universums einen Preis gewinnt. SAP Document and Reporting Compliance (DRC) hat genau das geschafft: Das Tool für die Berichterstattung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschrift wurde 2024 mit einem Stevie Award ausgezeichnet.

Die Jury des Wirtschaftspreises lobt SAP DRC als „eine robuste und innovative Lösung“ für Compliance-Prozesse. Doch was steckt genau dahinter? Welche Funktionen deckt die Anwendung ab? Und wie kannst du es optimal nutzen? Antworten findest du in diesem Artikel. 

Das Wichtigste auf einen Blick

• SAP DRC ist eine umfassende Compliance-Lösung für die elektronische Rechnungsstellung, Echtzeit-Berichterstattung und die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen weltweit.
• Die Lösung minimiert Compliance-Risiken, spart Zeit sowie Geld und fungiert obendrein als Wissensspeicher für länderspezifische und internationale Steuervorschriften.
• SAP Document and Reporting, On-Premise bietet tiefgehende, individuelle Anpassungen, während SAP DRC, Cloud Edition eine einfache und zeitsparende Implementierung ermöglicht. 

Was ist SAP Document and Reporting Compliance?

Allein in Deutschland müssen Unternehmen zahlreiche Dokumente und Berichte korrekt und pünktlich bei den Finanzbehörden einreichen. Hinzu kommen gesetzliche Vorschriften wie die E-Invoicing-Pflicht.

Alle Vorgaben und Fristen im Blick zu behalten, kann schon in einem Land eine Herausforderung sein. Noch komplizierter wird es, wenn international agierende Firmen Vorschriften mehrerer Staaten auf dem Schirm haben müssen.

Hier kommt Document Reporting Compliance ins Spiel! Die Softwarelösung unterstützt Unternehmen bei der Bewältigung bürokratischer Aufgaben und des täglichen Geschäftsverkehrs. Mit dem Tool werden länderspezifische Anforderungen eingehalten, was Compliance-Risiken minimiert.

End-to-End-Prozess für die Einhaltung von Compliance-Vorgaben

SAP DRC ist aus den Vorgängerlösungen SAP Document Compliance und SAP Advanced Compliance Reporting (ACR) hervorgegangen. Das Ziel: Unternehmen sollen ihre Compliance-Anforderungen direkt in ihrer SAP S/4HANA-Umgebung umsetzen können – möglichst einfach und ohne zusätzliche Anwendung.

SAP hat dafür folgenden vierstufigen Workflow entwickelt:

Quelle: SAP Help Portal

1. Elektronische Belege
   Der Prozess beginnt mit der Erfassung und Verarbeitung elektronischer Dokumente wie E-Rechnungen, Gutschriften und anderer gesetzlich relevanter Belege. DRC wird dazu mit verschiedenen SAP Modulen wie FI, SD und IS-U verknüpft werden. 
   Alle Dokumente werden im eDocument-Cockpit gesammelt und angezeigt. Als SAP Fiori-Anwendung bietet das User Interface eine moderne, benutzerfreundliche Oberfläche, um Dokumente zu verwalten und weiter zu bearbeiten.
2. Datenaufbereitung und -einreichung
   Nach der initialen Dokumentenerfassung werden die Daten aufbereitet, validiert und in ein vorher definiertes Format wie XML, XBRL, PDF oder TXT überführt.
   Beispiel: Das System bereitet alle Geschäftsvorfälle so auf, dass eine Umsatzsteuervoranmeldung in dem von der Finanzverwaltung vorgeschriebene XML-Format korrekt und problemlos erfolgen kann.
3. Abstimmung
   Alle e Dokumenten durchlaufen eine automatische Prüfung und Validierung. Dabei werden sie mit bestehenden Buchungen abgeglichen, um die Konsistenz zwischen verschiedenen Meldungen und Systemen sicherzustellen.
   Auch lassen sich manuelle Genehmigungsprozesse etablieren und nachverfolgen.
4. Externes Meldewesen
   Passt alles, werden die Dokumente revisionssicher an die entsprechende Behörde übertragen. Zum Einsatz kommen dafür SAP Localization Hubs, die auf der SAP Business Technology Platform (BTP) laufen. Sie stellen vordefinierten Schnittstellen für die Kommunikation bereit.
   Egal ob als Echtzeit-Reporting, täglich, monatlich oder jährlich – durch die automatische Übertragung wird das fristgerechte Meldewesen sichergestellt. Zugleich ist ein Real-Time-Reporting über den Übermittlungsstatus der e-Dokumente möglich.

Die wichtigsten Anwendungen im Überblick

Folgende Reports lassen sich über DRC erzeugen:

• Umsatzsteuererklärungen
• Einnahmen-Ausgaben-Rechnungen
• Zahlungsverkehrsberichte
• Jahresabschlussberichte
• Länderspezifische Steuerberichte
• Transfer Pricing Reports
• Elektronische Rechnungen
• Individuelle Reports

Doch was sind eigentlich Reports?

Darunter werden die strukturierten Berichte verstanden, welche die gesetzlich vorgeschriebene Informationen für Behörden und andere Stakeholder bereitstellen. Sie bilden das Fundament von Document and Reporting Compliance.

Lass uns auf die wichtigsten Reports und die damit verbundenen Berichtsanforderungen im Detail anschauen:

Umsatzsteuererklärung (VAT Returns)

SAP DRC unterstützt bei der Dokumentenverarbeitung für Umsatzsteuererklärungen, indem es länderspezifische Anforderungen berücksichtigt und die relevanten Transaktionsdaten aus dem SAP-System zieht.

Die fertigen Erklärungen werden über APIs oder Plattformen wie ELSTER in Deutschland und SII in Spanien direkt an die entsprechenden Steuerbehörden übermittelt.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (Income Statement)

SAP Document and Reporting Compliance kann Berichte zur finanziellen Lage des Unternehmens erstellen, einschließlich Einnahmen-Ausgaben-Rechnungen. Diese Dokumente sind essenziell für Steuererklärungen oder Jahresabschlüsse.

Die benötigten Daten werden automatisch aus den Geschäftsprozessen und den SAP S/4HANA-Modulen wie FI und CO übernommen. Manuelle Eingaben werden damit minimiert.

Zahlungsverkehrsberichte (Payment Reporting)

Für Unternehmen mit grenzüberschreitenden Zahlungen gelten spezielle Vorschriften wie der Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) oder der Common Reporting Standard (CRS). SAP Document and Reporting Compliance unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung dieser Vorgaben.

So ist über die Lösung ein Echtzeit-Abgleich mit lokalen Zahlungsplattformen möglich. Außerdem lassen sich Zahlungsberichte automatisch erstellen und übermitteln.

Jahresabschlussberichte (Annual Financial Statements)

SAP DRC hilft bei der Erstellung von Jahresabschlüssen nach nationalen und internationalen Vorschriften, wie den International Financial Reporting Standards (IFRS).

Dafür werden Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Anhänge automatisch erstellt. Dank einer Integration in die SAP Analytics Cloud können diese visuell aufbereitet werden.

Länderspezifische Steuerberichte

In vielen Ländern gibt es spezielle Compliance-Anforderungen. So verlangt beispielsweise Ungarn im Rahmen des EKAER-Systems die Meldung eines Warentransports vor der Abfahrt und nach der Ankunft. Zudem gibt es grenzübergreifende Regelungen wie das Country-by-Country Reporting (CbCR) für multinationale Unternehmen, um Steuerverschiebungen zu verhindern.

 SAP DRC ermöglicht die Erstellung der notwendigen Berichte durch die automatische Erfassung relevanter Geschäftsdaten und deren korrekte Formatierung für die jeweilige Steuerbehörde.

Sonderberichte für steuerliche Compliance (Tax Compliance Reports)

Diese Berichte werden oft im Rahmen von Steuerprüfungen oder -audits benötigt. Sie enthalten Informationen zu den Steuersätzen, Steuerarten und gezahlten Steuern.

SAP DRC ermöglicht es, die Reports automatisch zu erstellen und über das eDocument Cockpit flexibel an die spezifischen Anforderungen der Steuerbehörden anzupassen.

Berichte zur Einhaltung von Transfer Pricing Vorschriften (Transfer Pricing Reports)

SAP DRC hilft bei der Erstellung von Transfer Pricing Berichten unter Berücksichtigung der OECD-Richtlinien. Die Reports stellen sicher, dass die Verrechnungspreise zwischen verbundenen Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Für eine detaillierte Analyse von Preisstrukturen kann die Lösung in SAP Profitability and Performance Management integriert werden.

Elektronische Rechnungsstellung (e-Invoicing)

In vielen Ländern ist die elektronische Rechnungsstellung gesetzlich vorgeschrieben – seit diesem Jahr auch teilweise in Deutschland.

SAP DRC unterstützt hybride Formate wie ZUGFeRD sowie Echtzeitübermittlungen an Plattformen wie das SDI-System in Italien. Auch eine automatisierte Erstellung und Übermittlung von Rechnungen zum Beispiel über das PEPPOL-Netzwerk sind möglich.

Welche Schritte sind notwendig, um einen neuen Report zu erstellen?

1. Berichtstyp definieren (z.B. Umsatzsteuervoranmeldung, Jahresabschluss)
   erforderlichen Datenfelder und -strukturen festlegen
   Ausgabeformat (XML, XBRL, PDF, etc.) auswählen
2. Datenquellen identifizieren
   Relevante SAP-Tabellen und -Felder festlegen
   Logik zur Datenextraktion und -aggregation definieren
   Falls erforderlich: Schnittstellen zu externen Systemen einrichten
3. Berichtslogik implementieren
   Berechnungs- und Transformationslogik programmieren
   Validierungsregeln und Plausibilitätsprüfungen festlegen
   länderspezifische Anforderungen und Regeln integrieren
4. Benutzeroberfläche gestalten
   Eingabemaske und Ausgabe des Reports gestalten
5. Testen und Validieren
   Konformität mit gesetzlichen Anforderungen prüfen
   Berechtigungen und Zugriffskontrollen konfigurieren
6. Freigabe und Schulung von Mitarbeitern

3 zentrale Vorteile von SAP DRC für dein Unternehmen

Der wichtigste Vorteil von SAP Document and Reporting Compliance ist zweifellos die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Werden Compliance-Anforderungen ignoriert beziehungsweise schlicht vergessen, kann das für Unternehmen gravierende Folgen haben – bis hin zum Verlust der Geschäftsgrundlage.

Aus meiner Sicht gibt es darüber hinaus 3 weitere entscheidende Vorteile:

1. Zeit- und Kosteneinsparungen  

Die Automatisierung von Compliance-Prozessen und die Vermeidung manueller Fehler führen zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen. Zugleich werden Frameworks standardisiert, was die Abhängigkeiten von internen und externen Experten reduziert.

2. Hohe Flexibilität

SAP DRC verfügt über einen flexiblen Rahmen, der sich an rechtlichen Vorgaben orientiert und zugleich mühelos an unterschiedliche Geschäftsprozesse angepasst werden kann. Möglich macht es eine Erweiterungsplattform. Sie bietet eine Bibliothek mit vordefinierten Prozessen und Echtzeitszenarien, aus denen Firmen wählen können.

3. Zentraler Wissensspeicher

Document and Reporting Compliance ist ein umfassender Wissensspeicher, denn das System hält stets aktuelle Informationen zu länderspezifischen Steuergesetzen, Berichtsformaten und Einreichungsfristen bereit.

Durch die kontinuierliche Aktualisierung dieser Wissensbasis haben Unternehmen jederzeit Zugriffe auf ein zentrales Repository. Es beinhaltet detaillierte Anleitungen zur korrekten Erstellung und Einreichung von Berichten sowie zur Einhaltung komplexer internationaler Vorschriften.

Implementierung von SAP DRC

SAP DRC integriert sich nahtlos in bestehende SAP-Landschaften wie SAP R/3 und S/4HANA. Die Lösung besteht aus zwei Hauptkomponenten:

Das Compliance Cockpit ist direkt im SAP ERP-System implementiert und wird zur Verwaltung und Bearbeitung von Berichten benötigt.

Die Compliance Integration läuft auf der SAP Business Technology Platform (BTP) und dient dem Austausch mit Behörden und externen Stakeholdern.

Diese Architektur ermöglicht eine flexible Anpassung an verschiedene SAP-Landschaften – als Lizenz-Version und als online-basierte Lösung.

SAP DRC, On-Premise

Um diese Variante nutzen zu können, müssen einige technische Voraussetzungen erfüllt sein:

• Es braucht die Version SAP S/4HANA 1610 oder höher, damit das SAP DRC Add-on installiert werden kann.
• Der SAP Fiori-Server muss korrekt konfiguriert sein.
• Das SAP Gateway sollte eingerichtet und aktiv sein, um die Kommunikation zwischen Anwendungen und SAP DRC sicherzustellen.
• Alle relevanten Geschäftsprozesse müssen im System richtig abgebildet sein. Auch Stammdaten und Geschäftsdaten sollten vorher überprüft werden.
• Es müssen die für das Unternehmen zutreffenden länderspezifischen Formate und Anforderungen für Steuererklärungen und Compliance-Berichte eingerichtet und gepflegt werden.

Lohnt sich der Aufwand?

Wie so oft im SAP-Universum heißt die Antwort: Es kommt darauf an.

Die lokale Lösung ermöglicht tiefgehende Eingriffe in das System und damit sehr individuelle Anpassungen. Daneben fallen keine laufenden Abonnementgebühren an, auch wenn die Initialkosten zunächst höher sind.  

Allerdings ist der fortlaufende Wartungsaufwand wesentlich höher, denn alle Updates müssen manuell eingespielt werden. Es muss also vor der Implementierung eine Kosten-Nutzen-Rechnung erfolgen. 

SAP DRC, Cloud Edition

Schneller und einfacher geht die Einführung dieser Lösung: Unternehmen können SPA DRC einfach abonnieren und innerhalb weniger Minuten darauf zugreifen. Es sind keine Systempatches oder Add-ons erforderlich.

Was es allerdings braucht, ist ein globales Unternehmenskonto für BTP. Der sogenannte Booster führt hier die initiale Einrichtung für die Nutzung von SAP DRC durch und erstellt automatisch ein Unterkonto, über welches das Abonnement läuft.

User können danach Frameworks aufsetzen, Berechtigungen erstellen und Benutzern bestimmte Rollen zuweisen.

Quelle: SAP

Fazit

SAP DRC bietet umfassende Möglichkeiten, Compliance-Anforderungen in verschiedenen Ländern zu erfüllen. Dadurch lassen sich nicht nur Risiken minimieren, sondern auch Zeit und Kosten sparen. Der oben erwähnte Award ist somit absolut gerechtfertigt.

Trotz der Vorteile nutzt nur eine Minderheit die Lösung. Das zeigt eine Umfrage der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe (DSAG), bei der wir Mitglied sind.

Der Hauptgrund: das liebe Geld. Viele Unternehmen bewerten die Investition als zu teuer. Allerdings beruht diese Ansicht häufig auf einer kurzfristigen Betrachtung. Auf lange Sicht ist der Return-on-Investment (ROI) meist positiv. 

Außerdem werden gesetzliche Meldepflichten weiter zunehmen, insbesondere durch den wachsenden Fokus auf Steuertransparenz. Entsprechend verleiht SAP Document and Reporting Compliance ein ruhiges Gewissen, denn jetzige und zukünftige Regulierungen können mit dem Tool zuverlässig eingehalten werden.

FAQ

Welche Länder und Compliance-Anforderungen werden von SAP DRC abgedeckt?

SAP DRC unterstützt über 400 spezifische Anforderungen im Bereich E-Invoicing und Berichterstattung in mehr als 55 Ländern in Europa, Lateinamerika, Nordamerika, dem Nahen Osten und Asien. Die Lösung wird kontinuierlich erweitert und an neue gesetzliche Vorgaben angepasst. Eine Übersicht über die länderspezifischen Funktionen findest du im SAP Help Portal.

Ist SAP DRC auch im SAP ECC verfügbar?

Obwohl SAP DRC primär auf SAP S/4HANA ausgerichtet ist, gibt es auch eine Version für SAP ECC. Diese bietet ähnliche Funktionen und unterstützt Unternehmen bei der Erfüllung gesetzlicher Meldepflichten. Allerdings müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt und zusätzliche Anpassungen vorgenommen werden, zum Beispiel durch die Installation von Add-ons. Ein SAP-Berater kann dir bei der Implementierung helfen.

Kann SAP DRC auch für Nachhaltigkeitsberichte genutzt werden?

Ja, SAP DRC kann in gewissem Umfang bei der Erstellung von Nachhaltigkeitsberichten unterstützen. Dazu zählt die automatisierte Erfassung relevanter Kennzahlen, indem das Framework mit anderen SAP-Lösungen wie SAP S/4HANA for Sustainability und SAP Environment, Health and Safety (EHS) zusammenarbeitet. Zudem erleichtert die Lösung die Einhaltung internationaler Standards, etwa der Global Reporting Initiative (GRI) oder des Sustainability Accounting Standards Board (SASB).