Document and Reporting Compliance DRC ist das Standardtool von SAP für den E-Rechnungsversand. Das Zusatzmodul lässt sich in der Cloud-Version über die BTP an das ERP-System anbinden.
Viele Unternehmen wählen SAP DRC nicht nur wegen der vergleichsweisen einfachen Implementierung. Das Tool hilft auch dabei, etablierte Rechnungsabläufe trotz neuer gesetzlicher Anforderungen weitgehend beizubehalten.
Lass uns einen genaueren Blick darauf werfen, wie der E-Rechnungsversand mit SAP DRC funktioniert und wie das Cloud-Produkt eingeführt werden kann.
Das Wichtigste auf einen Blick:
- Egal ob E-Mail, Peppol oder KSeF, ob XRechnung, ZUGFeRD oder X-Factur – SAP DRC ermöglicht die Erfüllung länderspezifischer Regelungen in Bezug auf die E-Rechnung. Allerdings ist es kein vollumfängliches End-to-End-Tool, denn eine automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist nicht möglich.
- SAP DRC bietet ein zentrales Monitoring, um den Status der Rechnungen in Echtzeit zu verfolgen und Fehler zu beheben. Der große Vorteil ist, dass die Fachabteilungen damit selbst am Hebel sitzen und Korrekturen vornehmen können. Das entlastet die IT und beschleunigt Prozesse.
- Für eine erfolgreiche Einführung von SAP DRC muss die SAP BTP über den Cloud Connector angebunden werden. Daneben braucht es detaillierte Informationen zu den Anforderungen von Buchhaltung und Vertrieb sowie einen Geschäftspartner, mit dem das neue Setup getestet werden kann.
Was ist SAP DRC?
SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) ist eine zentrale Lösung zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen im Bereich der elektronischen Dokumentenübermittlung und ermöglicht die automatisierte Verarbeitung und Übermittlung von E-Rechnungen. Aber nicht nur das: Das Tool unterstützt auch bei der Einhaltung anderer Compliance-Anforderungen in verschiedenen Ländern, zum Beispiel bei Steuerberichten oder Transfer Pricing Reports.
In diesem Artikel geht es um das Thema E-Invoicing-Versand und SAP DRC. Denn die Lösung ist sowohl für SAP S/4HANA als auch für SAP ECC einsetzbar, um die Compliance bei der elektronischen Rechnungsstellung zu gewährleisten. Eine E-Invoice wie in unserem E-Rechnungs-Beispiel ist dabei ein strukturiertes, maschinell verarbeitbares und gemäß der europäischen Norm EN 16931 aufgebautes Dokument.
SAP DRC für den E-Rechnungsversand
In Deutschland erfüllen die Formate XRechnung und ZUGFeRD die europäische Norm: ZUGFeRD ist ein hybrides System, das ein PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Es ist im B2B-Bereich beliebt, da es sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell verarbeitbar ist. XRechnung wiederum ist ein deutsches XML-Format, das insbesondere im öffentlichen Sektor (B2G) verwendet wird.
Wie du auf unserer Überblicksseite zur E-Rechnung sehen kannst, wird spätestens ab 2028 das E-Invoicing für alle inländischen B2B-Unternehmen zum Standard. Die Pflicht soll vor allem eines erreichen: die Digitalisierung vorantreiben und damit weniger manuelle Arbeit, schnellere Prozesse und geringere Kosten ermöglichen. Denn strukturierte E-Rechnungsformate schaffen die Voraussetzung für die Automatisierung von Rechnungsprozessen, da sie ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden können.
Eine erfolgreiche Umsetzung erfordert dabei saubere Stammdaten, klare Steuerlogiken und definierte Ausnahmeprozesse, um die Effizienz zu maximieren. Außerdem müssen GoBD-Richtlinien für Archivierung und Revisionssicherheit eingehalten werden.
Ein solcher digitaler Rechnungsworkflow kann über die ERP-Standardfunktionen nicht abgebildet werden. Es braucht ein oder mehrere Add-ons. Davon gibt es im Bereich der E-Rechnung unzählig.
Grob lassen sie sich in drei Kategorien einteilen:
- Reine Erzeugung einer E-Rechnung mit anschließendem Versand, zum Beispiel über ein separates E-Mail-Tool .
- Umfangreiche Compliance-Tools, bei denen E-Rechnung nur ein Bestandteil von mehreren ist. Dazu zählt SAP DRC.
- Dedizierte E-Rechnungslösungen für Versand und Empfang. Ein Beispiel dafür ist XSuite.
Gründe für den E-Rechnungsversand mit SAP DRC
Was spricht dafür, sich für die von SAP bereitgestellte Lösung für den E-Rechnungsversand zu entscheiden?
In vielen Ländern einsetzbar
SAP DRC unterstützt die Erstellung und elektronische Übermittlung von E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format und ermöglicht den Austausch über das Peppol-Netzwerk. Daneben werden auch Anbindungen an andere Portale wie KSeF in Polen, RO e-Factura in Rumänien und Spezial-Plattformen wie das von der Bundesdruckerei unterstützt. Auch weitere Rechnungsformate wie Factur-X in Frankreich können abgedeckt werden.
Weniger Change im Tagesgeschäft
Mit der Einführung eines neuen Tools ist meist ein umfassender Change-Prozess verbunden. Gerade bei einem zentralen Thema wie der Rechnungsstellung. Mitarbeitende müssen geschult, Prozesse angepasst und Partner informiert werden. Bei SAP DRC bleibt der Eingriff in den Arbeitsalltag vergleichsweise klein.
Rechnungen werden wie gehabt in den Modulen SAP SD oder SAP FI erzeugt und als Beleg verarbeitet. SAP DRC übernimmt das erzeugte Dokument im Hintergrund und überführt es in das passende Rechnungsformat. Anschließend wird das eDocument im SAP-System weiterverarbeitet und für den Versand bereitgestellt.
Die Grafik veranschaulicht den Prozess bei der Erstellung von ZUGFeRD und den Versand per Mail. Natürlich lassen sich auf ähnliche Weise auch andere XML-Formate erzeugen und für den Versand über eine Plattform bereitstellen.
Zentrale Kontrolle im eDocument Cockpit
Mit der Einführung von SAP DRC wird das eDocument Cockpit zur Schaltzentrale. Dahinter verbirgt sich eine eigene Fiori-App beziehungsweise in älteren Systemen eine GUI-Transaktion.
Das Dashboard dient als zentrale Überwachungsinstanz: Hier werden alle erzeugten e-Dokumente angezeigt. Außerdem gibt es eine Statusanzeige. Mit ihrer Hilfe kann zum Beispiel nachvollzogen werden, ob die Validierung und der Versand über ein bestimmtes Netzwerk erfolgreich waren.
Das eDocument Cockpit hat noch eine weitere Funktion: Es vereinfacht die Fehlerbehebung. Dafür kommt ein Processing-Framework zum Einsatz. Es hilft dabei, das Mapping zu überwachen und fehlerhafte Schnittstellen oder Zuordnungen zu korrigieren.
Der Clou dabei: Die Fehlerbehebung ist so einfach, dass der Fachbereich sie selbst übernehmen kann. Zum einen lassen sich so Aufgaben zwischen der IT und dem Fachbereich besser verteilen.
Zum anderen beschleunigt es den Prozess enorm. Ein Beispiel: Eine E-Rechnung wird vom Geschäftspartner wegen eines technischen Fehlers abgewiesen. Die XML-Datei wurde allerdings im Vorfeld vom eigenen System validiert. Der Fehler liegt also wahrscheinlich in der Zuordnung der Informationen.
Entsprechend muss der Fachbereich mit dem Partner klären, welche Information fehlt oder falsch gemappt wurde. Die IT kann dabei nur begrenzt helfen. Umso besser, wenn der Fachbereich die Korrektur im Anschluss direkt selbst umsetzen kann.
Anpassung an neue gesetzliche Anforderungen
Eine Grundvoraussetzung für ein E-Rechnungs- und Compliance-Tool ist, dass es den aktuellen Rechtsstand in den jeweiligen Ländern korrekt abbildet. Selbst für SAP war es in der Vergangenheit nicht immer leicht, neue Anforderungen mehrere Wochen vor dem Stichtag bereitzustellen.
Trotzdem hat der Konzern einen Vorteil: Ressourcen, Länderabdeckung und Produktteams. Darauf können sich Kunden meist eher verlassen als bei kleineren Anbietern.
Gründe gegen den E-Rechnungsversand mit SAP DRC
Zur Wahrheit gehört, dass SAP Document and Reporting sich nicht für alle Unternehmen eignet und bei bestimmten Aufgaben entscheidende Grenzen hat:
Großer Funktionsumfang kann Nachteil sein
SAP DRC ist keine reine E-Rechnungslösung. Die Lösung deckt deutlich mehr Compliance-Funktionen in verschiedenen Ländern ab. Für Unternehmen, die ausschließlich E-Rechnungen in Deutschland versenden wollen, ist das Tool oft zu groß – und damit zu teuer.
Bei geringem Volumen teuer
Daneben wird SAP DRC in 10.000er-Schritten abgerechnet. Ein Kunde von uns hat ausgerechnet, dass im Schnitt etwa 30 Cent pro erzeugter E-Rechnung fällig sind. Je weniger Dokumente erzeugt werden, desto teurer wird es. Am Ende zahlt man unter Umständen für Kapazitäten, die nicht genutzt werden.
Begrenzte Automatisierung eingehender E-Rechnungen
SAP DRC eignet sich vollumfänglich für den Rechnungsausgang. Für den Rechnungseingang sieht es etwas anders aus: Eingangsrechnungen erscheinen im eDocument Cockpit von SAP Document and Reporting Compliance und durchlaufen dort eine vollständige Prüfung gegen die länderspezifischen Strukturvorgaben. Funktionen wie Kategorisierung, sachliche Prüfung, Freigaben oder Klärfallbearbeitung müssen allerdings über zusätzliche Lösungen wie SAP VIM abgebildet werden.
SAP DRC für den E-Rechnungsversand erfolgreich einführen
Die Entscheidung im Unternehmen ist gefallen: SAP DRC soll künftig zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht genutzt werden. Der Lizenzvertrag mit SAP ist geschlossen. Wie geht es nun weiter?
Technische Voraussetzungen für die erfolgreiche Einführung von SAP DRC
Als Cloud-Produkt wird die SAP-DRC-Instanz über die Business Technology Platform (SAP BTP) mit dem eigenen ERP-System verbunden. Die Anbindung erfolgt über den SAP Cloud Connector.
Sobald die Verknüpfung eingerichtet ist, muss im System die technische Grundlage für den Einsatz von SAP DRC geschaffen werden. Konkret bedeutet das: Transport-Based Correction Instructions (TCI) müssen eingespielt werden. Sie ermöglichen automatisierte und standardisierte Anpassungen an ABAP-Objekten.
Ist die technische Grundlage geschaffen, werden die länderspezifische Hinweise eingespielt. Anschließend wird das eDocument-Framework angepasst. Dieses Framework dient der Erstellung und Verarbeitung der E-Rechnungen.
Tipp aus der Praxis
SAP schätzt den Zeitaufwand für das Einspielen der Hinweise und TCIs auf etwa 3 Wochen. Vorausgesetzt, SAP ECC 5.0. oder SAP S/4HANA Version 2022 sind im Einsatz. Bei älteren Systemlandschaften dauert es deutlich länger. Unsere Erfahrung zeigt außerdem: Drei Wochen reichen in vielen Fällen nicht aus. Es gibt beispielsweise Predefined-Notes. Sie setzen Vorbedingungen voraus. Sind diese nicht erfüllt, müssen zusätzliche Schritte unternommen werden. Daneben kann es immer zu technischen Problemen kommen. Der komplette Prozess kommt dann zum Erliegen, weil viele Hinweise aufeinander aufbauen und in einer bestimmten Reihenfolge eingespielt werden müssen.
Organisatorische Voraussetzungen
Beim E-Rechnungsprozess kommt es maßgeblich auf die Mitarbeit des Vertriebs, der Buchhaltung und in manchen Unternehmen der Modulberatung und Stammdaten-Verantwortlichen an. Sie kennen die gesetzlichen Anforderungen, die Empfänger und die Stellen, an denen entscheidende Daten wie Adressen, Zahlungsbedingungen und Steuerschlüssel gepflegt werden.
Begleiten wir Kunden bei der Einführung von SAP DRC, stellen wir den relevanten Fachabteilungen einen Fragenkatalog zur Verfügung. Damit klären wir Preiskonditionen für die Mehrwertsteuer, Kalkulationsschemata, Rabatte und alle weiteren Informationen, die für eine funktionierende Architektur notwendig sind.
Gleichzeitig müssen die Fachabteilungen geschult werden – auch wenn sich, wie oben beschrieben, am eigentlichen Rechnungsprozess nicht viel ändert. Wichtig ist aber vor allem die Einführung in das eDocument Cockpit. So kann in Zukunft die Verwaltung und die Fehlerbehebung beim E-Rechnungsprozess in vielen Fällen außerhalb der IT erfolgen.
Testversand: Vom ersten XML zum Kundenlauf
Sobald die technischen Grundlagen geschaffen sind, kann der erste Testlauf starten. Wird eine technisch valide E-Rechnung erzeugt, werden die Anforderungen der Fachbereiche im System konfiguriert. Dabei geht es vor allem darum, dass die benötigten Daten an der richtigen Stelle in die XML abgebildet werden. Dieses Customizing dauert mit allem drumherum erfahrungsgemäß etwa zwei Monate.
Tipp aus der Praxis
Bei der Einführung der E-Rechnung sind Unternehmen im Vorteil, deren Rechnungsprozess nah am SAP-Standard ist. Ein Beispiel sind Druckkennzeichen. Mit ihnen lässt sich steuern, ob separate Abgaben, Gutschriften, Rabatte und weitere Positionen in einer Rechnung ausgewiesen werden. Wurde das in der Vergangenheit sauber gepflegt, lassen sich die Inhalte leichter in die XML-Datei überführen.
Sobald eine reale E-Rechnung erstellt werden kann, geht es in den Testlauf mit einem vorher ausgewählten Pilotkunden. Gemeinsam wird geprüft, ob das empfangende System die XML-Datei akzeptiert und für den Rechnungslauf freigibt. Funktioniert alles, kann der Regelbetrieb starten.
Die drei häufigsten Stolpersteine im laufenden Betrieb
Nach dem Go-live können weiterhin Komplikationen auftreten. Die drei häufigsten sind:
- Falsches Mapping: Die Validierung der E-Rechnung ist fehlerhaft, weil Daten falschen Pflichtfeldern zugeordnet werden oder gar nicht übernommen werden.
- Kunden lehnen E-Rechnungen ab: Meist steckt kein technisches Problem dahinter. Häufig muss geklärt werden, welche Informationen der Partner an welcher Stelle benötigt.
- Anbindung an Portale: In vielen Ländern wie Polen oder Frankreich erfolgt die Übertragung der E-Rechnung ausschließlich über ein Portal. Das ist sinnvoll, weil es Unternehmen die Entscheidung abnimmt, welches Format und welchen Übertragungsweg sie nutzen sollen. Allerdings kann es immer mal wieder bei der Anbindung an ein Netzwerk zu Problemen kommen.
Fazit
Unternehmen, die den E-Rechnungsversand noch nicht vorbereitet haben, sollten jetzt starten. Denn die Zeit läuft ab: Sechs Monate braucht es für die Einführung in der Regel – unabhängig vom eingesetzten Tool.
SAP DRC ist dabei vor allem für international agierende Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen eine gute Option. Das Tool bietet stabile Funktionen für den Versand und garantiert gleichzeitig die Einhaltung der Compliance-Vorschriften in verschiedenen Ländern.
Unternehmen, die ausschließlich in Deutschland tätig sind, sollten prüfen, ob eine schlankere Lösung besser passt. Für sie kann SAP DRC überdimensioniert und damit zu teuer sein.
FAQ
