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SAP ECM: Funktionen, Vorteile und Zukunft des Enterprise Content Management-Systems

Von Jeremia Girke
SAP Know-How
3. Februar 2025

Wer kennt es nicht? Ordner durchklicken, zahllose Dateien öffnen, Server durchforsten – doch das dringend benötigte Dokument lässt sich einfach nicht finden. Das ist nervig, zeitraubend und kostspielig. 

Zum Glück gibt es SAP ECM (Enterprise Content Management). Die Lösung bietet Unternehmen eine effiziente Möglichkeit, Dokumente und digitale Inhalte zu organisieren, zu verwalten und zu archivieren. 

Hier findest du einen Überblick über die wichtigsten Funktionen, die Vorteile und Zukunftsaussichten des Content-Management-Systems in SAP.

Inhalt
    • SAP ECM sorgt für ein einheitliches Ablagesystem, verbesserte Prozesse und eine revisionssichere Datenarchivierung. Zudem lassen sich darüber Geschäftsprozesse automatisieren. 
    • Erweiterungen wie SAP Extended ECM by OpenText ermöglichen unter anderem eine Integration von Microsoft Office 365 und einen Scanprozess mit automatisiertem Tagging von Metadaten. 
    • Künstliche Intelligenz wird in naher Zukunft das Enterprise Content Management auf eine neue Stufe heben – vorausgesetzt, es gibt eine solide Datenbasis im Unternehmen.   

    Kernfunktionen von SAP ECM

    Schränke voller Aktenordner gehören der Vergangenheit an. Viele Unternehmen arbeiten längst papierlos – oder zumindest fast.

    Die Vorteile des digitalen Büros liegen auf der Hand: Inhalte sind von überall aus verfügbar, die Suche nach passenden Informationen geht blitzschnell und Routineaufgaben können automatisiert werden.

    Das alles setzt allerdings ein durchdachtes und gut organisiertes Dokumentenmanagement voraus. Es bringt niemandem etwas, wenn Mitarbeiter ihre Unterlagen lokal ablegen, Dokumente kreuz und quer auf dem Server abspeichern oder ausdrucken, um sie danach zu löschen.

    Hier kommt SAP ECM ins Spiel. Die Lösung für das Enterprise Content Management unterstützt eine unternehmensweite, digitale und ordentliche Datenverwaltung und kann direkt in SAP S/4HANA oder ältere SAP ERP-Systeme integriert werden.

    Die wichtigsten Funktionen des Enterprise Content Management-Systems sind:

    Einheitliches Ablagesystem

    Das Ziel von SAP ECM ist es, die interne Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, Funktionsbereichen und Experten zu verbessern. Silodenken soll aufgebrochen, individuelle Ablagemethoden verhindert und Wissen optimal genutzt werden.

    Um diese Wettbewerbsvorteile zu heben, braucht es einen unternehmensweiten Standard: Wo werden Dokumente abgelegt? Wie lange bleiben sie gespeichert? Das alles wird in einer ECM-Strategie festgelegt.

    Diese basiert auf der digitalen Erfassung von Dokumenten. Das Enterprise Content Management von SAP bietet dafür verschiedene Wege:

    • Papierdokumente werden gescannt und in das System eingespeist.
    • Elektronische Dokumente wie PDFs, Office-Dateien und E-Mails können direkt erfasst werden.
    • Darüber hinaus gibt es Add-ons mit zusätzlichen Scan-Verfahren. Außerdem können mit ihnen Dokumente unter anderem aus Office-Anwendungen direkt in SAP ECM überführt und mittels OCR-Texterkennung verarbeitet werden.
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    Tipp aus der Praxis

    Die Einführung einer digitalen Archivierung und die Durchsetzung einheitlicher Regeln erfordern die Unterstützung aller Mitarbeiter. Ein effektives Change Management ist daher wichtiger Teil der ECM-Strategie. Damit sorgst du für eine frühzeitige Einbindung der Teams, eine klare und konsistente Kommunikation im Sinne der Transformation sowie eine kontinuierliche Unterstützung der Nutzer.

    Verbesserte Zusammenarbeit

    Mit SAP ECM werden zu jedem Dokument Metadaten wie Typ, Erstellungsdatum und Projektzuordnung erfasst. Dieses intelligente Dokumentenmanagement hilft beim unternehmensweiten Wissenstransfer.

    So können Mitarbeitende mithilfe der Suchfunktion von überall auf Informationen zugreifen – ohne andere Anwendungen nutzen zu müssen oder individuell beim entsprechenden Experten nachfragen zu müssen.

    Beschleunigt wird dieser Prozess durch das Prinzip der digitalen Akte. Darin fließen bereichsübergreifend alle Informationen zu einem Lieferanten, Mitarbeiter, Projekt, Kunden und mehr zusammen.

    Ähnlich wie in der analogen Welt bestehen die digitalen Akten aus Registern und Unterregistern. Das sorgt für eine übersichtliche Darstellung. Zudem gibt es eine automatische Unvollständigkeitsprüfung. Sie erkennt, ob wichtige Informationen fehlen und informiert bei Bedarf die zuständigen Personen. Praktisch, oder?

    Revisionssichere Datenarchivierung

    Der Gesetzgeber verlangt von Unternehmen, dass bestimmte Dokumente für einen festgelegten Zeitraum revisionssicher aufbewahrt werden. Was bedeutet revisionssicher? Nun, Daten müssen zuverlässig vor Verlust, Zerstörung und unbefugtem Zugriff geschützt werden und gleichzeitig jederzeit lesbar sein.

    Mithilfe des in SAP ECM integrierten Records Management können diese Vorgaben spielend einfach und ohne großen Aufwand eingehalten werden. Denn das System verwaltet automatisch die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten basierend auf vordefinierten Regeln. Das betrifft zum Beispiel gesetzliche Regelungen für Buchungsbelege. Nach Ablauf der für sie geltenden siebenjährigen Aufbewahrungsfrist wird ein kontrollierter Vernichtungsprozess eingeleitet.

    Dieser wird genauso protokolliert wie jede Änderung und jede Verbindung. So wird der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments nachverfolgt. 

    Das Ergebnis: mehr Sicherheit, weniger Stress – und das gute Gefühl, alle Compliance-Anforderungen einzuhalten.

    Automatisierte Geschäftsprozesse

    SAP ECM hilft dabei, die Rechnungsbearbeitung zu beschleunigen. Dafür werden aus digitalen Rechnungen die relevanten Daten automatisch ausgelesen und der passende Workflow gestartet. Nach Freigabe erfolgt eine automatisierte Rechnungsverarbeitung über das dazugehörige S/4HANA-Modul und eine revisionssichere Archivierung mit dem dazugehörigen Auditbericht.

    Auch das Vertragsmanagement läuft mit SAP ECM wie von selbst: Verträge werden nicht nur mit passenden Dokumenten wie Angebot und Stammdaten verknüpft, sondern können automatisch erstellt und zur Freigabe weitergeleitet werden.

    SAP Extended ECM by OpenText

    OpenText arbeitet eng mit SAP zusammen. Die bekannteste Lösung aus dem Haus des kanadischen Softwareunternehmens ist SAP VIM.

    Daneben bietet OpenText eine umfassende Content-Management-Lösung an. Sie ermöglicht im Vergleich zu SAP ECM eine erweiterte, prozessorientierte Zusammenarbeit über Abteilungs- und Anwendungsgrenzen hinweg. Außerdem sind flexiblere Anpassungen möglich.

    Wer mehr zu SAP Extended ECM by OpenText wissen möchte, kann sich das Demo-Video anschauen: Video

    12 Vorteile von SAP ECM

    Mit dem Dokumentenmanagement-System gehen zahlreiche Vorteile einher:

    1. Zentralisierte Datenverwaltung
      Alle Unternehmensinhalte werden auf einer einzigen Plattform verwaltet.
    2. Verbesserte Effizienz
      Automatisierte Workflows und das schnellere Auffinden von Dokumenten steigern die Produktivität.
    3. Nahtlose Integration 
      SAP ECM bietet eine enge Verknüpfung mit SAP-Systemen und anderen Geschäftsanwendungen.
    4. Erhöhte Datensicherheit
      Das Dokumentenmanagement-System bietet Kontrolle über Zugriffsrechte und ein wirksamen Schutz von sensiblen Informationen.
    5. Optimierte Zusammenarbeit
      Die teamübergreifende Kooperation und der Wissensaustausch wird verbessert.
    6. Compliance-Unterstützung 
      Gesetzliche Vorschriften werden durch eine revisionssichere Archivierung sichergestellt.
    7. Kostenreduktion 
      Mit SAP ECM sind Einsparungen durch digitale Prozesse und eine Verringerung des Papierverbrauchs verbunden.
    8. Verbesserte Entscheidungsfindung
      Fundiertere Entscheidungen sind durch einen besseren Informationszugriff möglich.
    9. Digitalisierung von Geschäftsprozessen 
      Die Komponenten unterstützen die digitale Transformation im Unternehmen.
    10. Mobilität
      Das System erlaubt eine Verwaltung von Dokumenten von überall und jederzeit.
    11. Skalierbarkeit 
      Es gibt die Möglichkeit der modularen Erweiterung entsprechend den Unternehmensanforderungen. Sprich dazu am besten mit einem SAP-Berater.
    12. Transparenz
      Die Standardisierung erhöht die Nachvollziehbarkeit von Dokumenten- und Prozessabläufen.

    Wie sieht die Zukunft von SAP ECM aus?

    Künstliche Intelligenz

    KI wird in naher Zukunft das Content-Management sowohl aus Anwender- als auch Entwicklerperspektive nachhaltig prägen:

    KI-gestützte Prozessautomatisierung

    Von der Freigabe, über die Prüfung der erfassten Informationen bis hin zur Kategorisierung des Dokuments – Künstliche Intelligenz kann viele Prozesse innerhalb des Enterprise Content Managements beschleunigen.

    Auch die Automatisierung von Workflows ist denkbar. So kann die KI bestimmte Dokumententypen erkennen und entsprechende Aktionen auslösen, wie die Zuweisung an Benutzer oder das Starten von Genehmigungsprozessen.

    Intelligente Suche und Analyse von Inhalten

    Durch KI lässt sich die auf Metadaten-basierende Suche verbessern. Beispielsweise kann der Geschäftskontext des Nutzers berücksichtigt werden, um bessere Ergebnisse zu liefern. Suchbegriff müssen dann nicht mehr wortwörtlich in passenden Dokumenten enthalten sein, damit sie angezeigt werden.

    Außerdem wird die Analyse von Inhalten vereinfacht, indem Nutzer der KI Fragen stellen und aus den Daten extrahierte Antworten erhalten. Auch lassen sich Inhalte schnell zusammenfassen und miteinander vergleichen.

    Klar ist allerdings auch: Jede KI ist nur so gut, wie die Datensätze, auf denen sie geschult wird. Ein durchdachtes, vollständiges Dokumentenmanagement ist daher essenziell für die Fortschritte bei der Anwendung. Darüber hinaus braucht es technische Vorkehrungen – Stichwort: „AI-ready-Repository“ und „API first“.

    Cloud statt On-Premises

    Viele Unternehmen haben den Weg auf die Cloud für ihr Dokumentenmanagement bisher gescheut. Sie wollen ihren wertvollsten Schatz – ihr Wissen – nicht auf einem fremden Server lagern.

    Doch mittlerweile dreht sich der Wind, denn der Nutzen überwiegt immer mehr:

    • Cloud-Speicher ermöglichen die Verarbeitung größerer Datenmengen und bieten oft offene APIs, was die Integration von KI-Technologien erleichtert.
    • Viele IT-Abteilungen ächzen unter dem Fachkräftemangel. Cloud-Lösungen kommen da wie gerufen, denn durch sie entfallen zeitaufwändige Wartungs- und Aktualisierungsaufgaben.
    • Cloud-Dienste sind häufig preiswerter als On-Permise-Lösungen, weil benötigte Ressourcen flexibel gebucht werden können.

    Fazit

    Mit SAP ECM kannst du das Wissen deines Unternehmens an einem zentralen Ort organisieren, die Zusammenarbeit zwischen den Teams verbessern und Abläufe automatisieren. Auch gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO lassen sich damit leichter einhalten.

    Aber das ist noch nicht alles. KI braucht gut strukturierte, digitale Daten, um effektiv arbeiten zu können. ECM-Lösungen liefern dafür die Grundlage.

    Deshalb: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, eine ECM-Strategie aufzustellen. Moderne, digitale Dokumentenverwaltung ist kein „Nice-to-have“ mehr, sondern ein Muss. Ohne sie bleibt die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens auf der Strecke.

    Zum Glück ist der Einstieg denkbar einfach: ECM ist direkt in ein bestehendes SAP ERP-System integrierbar.