Support-Ende für SAP HCM: Welche HR-Lösung ist die richtige Wahl?

SAP HCM ist das Tool der Wahl zur Verwaltung von Personalthemen im HR-Management. Bis jetzt – denn SAP stellt den regulären Support dafür 2027 ein. Wer auf Extended Maintenance zurückgreift, muss sich spätestens 2030 Gedanken um eine Nachfolgelösung machen.

Deshalb schauen wir uns heute mal an, was SAP HCM überhaupt kann. Und vor allem: Wie schlagen sich die Nachfolgelösungen im Vergleich? Welches System passt für wen am besten?

Das Wichtigste auf einen Blick

• SAP HCM ist eine On-Premise-Lösung von SAP, um den gesamten Mitarbeiterzyklus – vom Onboarding über Gehaltsabrechnungen bis hin zum Performance Management – digital abbilden zu können.
• SAP HCM ist modular aufgebaut. So kann die HR-Software flexibel an die Wünsche des Personalmanagements angepasst werden.
• Der Support für SAP Human Capital Management läuft spätestens 2030 aus. Danach muss ein Umstieg erfolgen: entweder auf die Cloud mit SAP SuccessFactors, On-Premise mit SAP Human Capital Management for S/4HANA (H4S4) oder auf eine Non-SAP-Lösung.

Was ist SAP HCM?

SAP HCM (Human Capital Management) ist eines der ältesten Module innerhalb des SAP ERP-Universums. Es wurde Anfang der 2000er als Weiterentwicklung des klassischen SAP HR (Human Resources) veröffentlicht.

Im Grunde ist SAP HCM ein eigenes, vom unternehmensweiten SAP ECC abgekoppeltes System für die Personalabteilung. Die Rede ist auch von ERP HCM. Der Grund: Im Human Capital Management geht es um persönliche Daten von Mitarbeitenden wie Adressen, Bankdaten und Qualifikationen. Also Daten, die besonders schützenswert sind.

Deshalb spielt die Einhaltung der DSGVO eine besonders große Rolle. Damit das funktioniert, arbeitet SAP HCM nach dem Need-to-know-Prinzip. HR-Berater haben nur Zugang zu den sensiblen Informationen, wenn sie diese wirklich benötigen. Dazu kommen spezielle Verschlüsselungen für Gehaltsangaben und eine rechtzeitige Datenlöschung durch SAP ILM (Information Lifecycle Management).

Wozu der ganze Aufwand?

Kernfunktionen von SAP HCM

Viele Unternehmen nutzen SAP HCM, um Arbeitszeiten zu erfassen. Mit der T-CAT-Transaktion erfasst das Personal die geleisteten Stunden. Darauf basierend entstehen die Gehaltsabrechnungen.

Schon dieser simple Workflow zeigt, wie zentral das System für das Personalwirtschaftssystem ist. Aber SAP HCM kann noch deutlich mehr.

Damit verschiedene Anforderungen flexibel abgebildet werden können, sind alle HCM-Lösungen modular aufgebaut. Die wichtigsten Module sind:

Personaladministration (PA)

Hier sind alle Stammdaten der Belegschaft kompakt und leicht zu finden. So erhalten alle Einträge eine zeitliche Zuordnung. Das spart Zeit und reduziert den Aufwand.

Personalabrechnung (PY)

Das PY-Modul sammelt alle notwendigen Informationen für die Gehälter und Löhne. Es berücksichtigt Arbeitszeiten, Abwesenheiten und sogar Sonderzahlungen.

Ende des Monats können so über SAP HCM für alle Mitarbeiter die Gehaltsnachweise erstellt werden – automatisch. Das spart eine ganze Menge Personaladministration, denn in einem Unternehmen gibt es ja nicht nur Festangestellte in verschiedenen Gehaltsklassen. Auch Teilzeitkräfte, Rentner und freie Mitarbeiter müssen berücksichtigt werden.

Personalzeitwirtschaft (PT)

Arbeitszeiten planen, erfassen und bewerten – das geht mit PT. Mitarbeitende stempeln ihre Zeiten über Terminals und können sie selbst online verwalten. Die Daten fließen in andere Module wie die Gehaltsabrechnung ein.

Veranstaltungsmanagement (PE)

Hier geht’s um die Planung von Schulungen und Weiterbildungen für die Mitarbeiter. Diese werden katalogisiert und in den Stammdaten hinterlegt.

Personalbeschaffung (PB)

Vakante Stellen und Anforderungen lassen sich hierüber zentral verwalten. Im Rahmen des Bewerber-Managements werden Kontakt-Daten und weitere Informationen gepflegt, sodass sie bei einer Einstellung einfach übernommen werden können.

Talentmanagement (Personalentwicklung)

Im Talentmanagement geht es zum einen darum, vakante Positionen mit bestehenden Personalressourcen abzugleichen und optimal zu besetzen. Zum anderen werden hier individuelle Förderungspläne für Mitarbeiter festgehalten.

Organisationsmanagement (OM)

Hier wird alles abgebildet, was die Organisationsstruktur und deren Einheiten angeht. Ein super Werkzeug, um verschiedene Szenarien durchzuspielen und zu planen. Es ist außerdem ein wichtiger Faktor für nachfolgendes Bewerbermanagement und die Laufbahnplanung.

Employee/Manager Self Services (ESS/MSS)

Ob Urlaubsanträge oder Aktualisierung von Stammdaten – die web-basierten Dienste erlauben Mitarbeitern und Führungskräften, viele Aufgaben selbst zu übernehmen. Das entlastet die Personalabteilung und beschleunigt Prozesse.

Die 3 wichtigsten Vorteile von SAP HCM für Personalprozesse

Was bringt die Einführung von SAP HCM als Personalmanagementsystem?

1. Schnellere Arbeitsergebnisse 

Das Human Capital Management HCM vereinfacht viele HR-Workflows. So werden beispielsweise Urlaubsanträge von den Mitarbeitenden ausgefüllt und digital übermittelt. Manche (Teil-) Prozesse fallen durch eine Automatisierung sogar gänzlich weg. Bestes Beispiel ist die fast komplette Automatisierung der Personalabrechnung.

2. Bessere Arbeitsergebnisse

SPA HCM ist der zentrale Ort zur Pflege aller relevanten Personalstammdaten. Das sichert konsistente Datensätze. Zugleich wird die Transparenz erhöht, weil Datenänderungen in einer Mitarbeiterhistorie festgehalten werden.

Zur Auswertung der vorliegenden Daten bietet Human Capital Management vielseitige Analysemethoden. Das ermöglicht eine erweiterte Planung sowie neue Erkenntnisse, die im besten Fall Möglichkeiten der Optimierung offenlegen.

3. Sichere Arbeitsergebnisse

Es gibt unzählige gesetzliche Vorschriften für das Personalwesen. Diese ändern sich zudem ständig.

SAP HCM ist ein starker Helfer, wenn es um die Einhaltung dieser Richtlinien geht und verbessert so die HR-Compliance. Anders gesagt: Es vermeidet ärger unter anderem mit dem Finanzamt. 

Ein gutes Beispiel ist die gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung, die seit 2022 besteht. Mit SAP HCM gibt es verschiedene Möglichkeiten, um die Zeiterfassung korrekt und effizient durchzuführen.

Die Zukunft von SAP HCM

SAP wird den regulären Support für SAP HCM 2027 einstellen. Gegen Zusatzkosten kann die Frist um drei Jahre verlängert werden. Doch was kommt danach?

Es gibt drei Optionen:

• Seit 2022 können Unternehmen auf SAP HCM for S/4HANA (H4S4) umsteigen. Vorausgesetzt, sie stellen im Zuge des SAP ECC (einst SAP R3) Support Endes auf die HANA-Datenbank um. Die On-Premise-Lösung H4S4 hat eine Wartungszusage von SAP bis ins Jahr 2040.
• Daneben ist eine Migration auf SuccessFactors HCM möglich. Die Cloud-Lösung wird von SAP enorm unterstützt, weswegen es bisher kein absehbares Wartungsende gibt.
• Auch die Umstellung auf eine Lösung außerhalb des SAP-Universums ist möglich. Anbieter passender Software-Lösungen sind beispielsweise DATEV und Zoho.

Lass uns einmal im Detail auf die drei Möglichkeiten schauen.

SuccessFactors

Vollständig heißt es SAP SuccessFactors HCM. Zukünftig soll sogar nur noch von HCM die Rede sein. Das zeigt, das SAP SuccessFactors als natürlichen Nachfolger von SAP HCM sieht.

Das passt auch zur Cloud-first-Strategie des Konzerns, die sich mehr und mehr zur Cloud-only-Strategie ausweitet. Denn SuccessFactors gibt es nicht On-Premise, sondern nur als Cloud-Version.

Anders als bei SAP HCM sind deswegen keine aufwendigen lokalen Installationen, Wartungen oder Upgrades nötig. Der Fokus liegt außerdem stärker auf modernen HR-Ansätzen wie Zielvereinbarungen, Personalentwicklung, e-Recruiting und Mitarbeiterbindung.

Das Problem: SuccessFactors bietet nicht alle individuellen und komplexen Funktionalitäten der klassischen SAP HCM Payroll an. Das soll sich bis 2027 ändern. Bis dahin müssen viele Unternehmen, die auf SuccessFactors setzen, eine zusätzliche Lösung einführen. Denn der monatliche Entgeltnachweis ist in Deutschland für jeden Mitarbeiter Pflicht.

H4S4 als Nachfolger von SAP HCM

Um das Problem der fehlenden Funktionalitäten zu lösen, hat SAP Human Capital Management for S/4HANA (H4S4) auf den Markt gebracht. Die Walldorfer bezeichnen es selbst als Übergangs- beziehungsweise Brückenlösung. Warum? Weil es eine klassische On-Premise-Version ist und damit nicht zur Gesamtstrategie der SAP passt.

H4S4 überträgt im Grunde die stark angepassten HR-Prozesse in SAP HCM unter anderem in der Abrechnung und bei der Personalverwaltung in die S/4HANA-Welt.

Für die damit verbundene Migration empfiehlt es sich, den von SAP angebotenen Readiness Check durchzuführen. Dieser dient als Wegweiser dafür, welche Themen bei einer Umstellung zu beachten und mit welchen Aufwänden zu rechnen sind.

Danach folgt die eigentliche Migration. Hier hat sich eine strukturierte Roadmap bewährt:

1. Infrastruktur prüfen

Betriebssystem, Speicherbedarf, Hardware – alles wird analysiert und auf die richtige Größe abgestimmt.

2. Fachliche Prüfung

Veraltete Infotypen werden aktualisiert und überflüssige Komplexität eliminiert.

3. Technische Prüfung

Mit Tests wie dem ATC (ABAP Test Cockpit)-Check werden Probleme aufgedeckt. Veraltete Technologien wie WD4J werden durch moderne Alternativen ersetzt.

4. Add-ons unter die Lupe nehmen

Bestehenden Add-ons werden auf HANA-Kompatibilität geprüft und falls nötig ersetzt.

5. Kosten evaluieren

Infrastruktur, Projekt, Lizenzen – alles wird für eine detaillierte Kostenanalyse durchgerechnet.

6. Projektplanung

Ein detaillierter Plan mit Arbeitspaketen, Zeitschiene und klaren Verantwortlichkeiten wird erstellt.

7. Umsetzung

Jetzt wird gebaut. Die Infrastruktur entsteht, der ABAP-Code wird angepasst und das System über Customizing auf individuelle Anforderungen zugeschnitten. Die Migration läuft iterativ ab, begleitet von Tests.

8. Hypercare

Nach dem Go-Live wird das System intensiv überwacht. Falls etwas nicht rund läuft, kann schnell nachgesteuert werden.

Lösungen außerhalb der SAP-Welt

H4S4 und SuccessFactors lassen sich als hybride Lösung kombinieren. So bekommen Unternehmen alle notwendigen Funktionen. Die Integration zwischen beiden Systemen funktioniert und wird von SAP unterstützt.

Für die meisten Entscheider ist die Einführung von zwei Tools allerdings ein K.o.-Kriterium. Sie wollen verständlicherweise so wenig Komponenten wie möglich haben, um Kosten unter anderem für Schulungen zu vermeiden.

Hinzu kommen die steigenden Lizenzkosten. Bei On-Premise-Lösungen wie HCM oder H4S4 wird eine einmalige Gebühr fällig. SuccesFactors wird dagegen pro Monat und Nutzer abgerechnet. Darüber gibt es gerade die meisten Diskussionen am Markt. Denn Unternehmen müssen auch für Menschen zahlen, die nur gelegentlich oder gar nicht mehr aktiv in der Firma tätig sind. Das betrifft zum Beispiel Personen, die Anspruch auf eine Betriebsrente haben. Die werden jetzt auf einmal richtig teuer.

Deshalb schauen immer mehr Unternehmen über den SAP-Tellerrand hinaus. Und da gibt es reichlich Auswahl. Der Markt für HR-Software ist riesig und bietet viele interessante Alternativen.

Fazit: Chance zur Modernisierung nicht verpassen

Die Einführung eines neuen Systems für das Personalwesen dauert im Schnitt sechs Monate bis ein Jahr. Das ist natürlich viel Aufwand – zumal Mehrkosten entstehen und Kapazitäten für die ohnehin anstehende SAP S/4HANA-Transformation gebunden werden. 

Begeisterungsstürme löst das bei den Unternehmen nicht aus. Trotzdem sollten sie das Ende des SAP HCM Supports als Chance begreifen. Nützt ja nichts.

Firmen erhalten nun die Möglichkeit, perfekt passende HR-Lösungen zu etablieren. Das geht weit über die SAP-Welt hinaus. Es gibt mittlerweile unzählige Alternativen. 

Das Wichtigste dabei? Eine ehrliche Bestandsaufnahme der Bedürfnisse. Dann kommt die sorgfältige Planung des Umstiegs. So wird aus dem vermeintlichen Problem eine echte Gelegenheit für die Digitalisierung von Prozessen und die Modernisierung der Personalwirtschaft.

FAQ

Wofür steht HCM?

Der Begriff „Human Capital“ oder auf Deutsch „Humankapital“ stammt aus den 1960er Jahren. Gemeint sind damit alle Fähigkeiten, Fertigkeiten, Erfahrungen und Eigenschaften eines Menschen, die zum wirtschaftlichen Erfolg beitragen können. Humankapital zählt daher zu den immateriellen Vermögensgegenständen einer Firma.

Um diese Potenziale im digitalen Zeitalter managen und heben zu können, braucht es ein umfassendes IT-System. Genau hier kommt HCM als Human Capital Management ins Spiel.

Was ist SAP HXM?

Mit SuccessFactors möchte SAP den Menschen in den Vordergrund stellen. Denn nur zufriedene Mitarbeiter können ihr volles Potenzial entfalten und bleiben dem Unternehmen langfristig treu.

Deshalb wollten die Walldorfer weg vom Begriff „Human Capital“. Stattdessen sollten die menschlichen Erfahrungen im Fokus stehen. Daraus entstand das Human Experience Management – kurz HXM.

SuccessFactors HXM hat sich als Begrifflichkeit allerdings nicht durchgesetzt. Deshalb gab es 2024 ein Rebranding zurück zu SuccessFactors HCM. Geändert wurde nur der Buchstabe. Der Employee-Experience-Ansatz und die Funktionen blieben gleich.

Warum endet der Support für SAP HCM?

Der Hauptgrund für das Ende des SAP HCM-Supports 2027 beziehungsweise 2030 liegt in SAPs fundamentaler strategischen Neuausrichtung hin zu einer Cloud-First-Strategie. Diese entwickelt sich zunehmend zu einer Cloud-Only-Strategie.

Das klassische SAP HCM ist ausschließlich als On-Premise-Lösung verfügbar. Daher passt das Tool im Grunde nicht mehr zur strategischen Ausrichtung. Gleichzeitig hat SAP große Probleme, alle vom Personalmanagement benötigten Funktionen in der cloudbasierten HR-Lösung SuccessFactors anzubieten.

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