Digitaler Rechnungsworkflow: So gelingt der Umstieg

Ein digitaler Rechnungsworkflow beschreibt den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung – von der digitalen Erstellung über den Versand und die Erfassung bis hin zur Prüfung, Freigabe und Archivierung. Im Prinzip ist dieser Prozess ab 2028 im B2B-Geschäft verpflichtend. Denn ab dann gilt die E-Rechnungspflicht für alle. Ein Jahr früher sogar für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro.

Zeit also, die eigenen Workflows auf den Prüfstand zu stellen. Wie gelingt die Digitalisierung? Worauf solltest du bei der Implementierung achten? Und welche SAP-Lösungen gibt es?

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein digitaler Rechnungsworkflow soll die Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen so weit wie möglich automatisieren. Dadurch können Zeit und Geld gespart, Fehler vermieden und Ressourcen geschont werden.
• Ab 2027 gilt im B2B-Geschäft weitestgehend die E-Invoicing-Pflicht. Das Gesetz erhöht den Druck auf Unternehmen, ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren und der klassischen Papierrechnung abzuschwören.
• In SAP stehen verschiedene Lösungen zur Verfügung, um den Rechnungsworkflow zu digitalisieren: von der klassischen Nachrichtensteuerung (NAST) über Output Management bis hin zu SAP Document and Reporting Compliance (DRC).

Definition eines digitalen Rechnungsworkflows

Ein digitaler Rechnungseingangsworkflow bildet den kompletten Lebenszyklus einer Rechnung ab und umfasst auf Empfängerseite die Erfassung, die Prüfung und die Archivierung. Im Unterschied zu manuellen, papiergebundenen Prozessen läuft die digitale Rechnungsbearbeitung dabei möglichst automatisiert ab. Denn das spart Zeit, reduziert Fehler und ist obendrein umweltfreundlicher.

Schauen wir uns die einzelnen Schritte im Rechnungsworkflow im Detail an:

Rechnungseingang und -erfassung 

Die automatisierte Erfassung von Rechnungen erfolgt in digitaler Form, beispielsweise als PDF, Scan oder XML. Die unterschiedlichen Formate machen es für Unternehmen besonders herausfordernd, die Eingangsrechnungsverarbeitung zu automatisieren.

Noch, muss man sagen. Denn spätestens ab 2028 gilt für alle Unternehmen im B2B-Verkehr die E-Invoicing-Pflicht. XML und die damit verbundenen Formate ZUGFeRD und XRechnung werden damit zum Standard. 

XML-basierte Rechnungen

Beispiele von E-Rechnungen zeigen, dass die Dokumente klar definierte Datenfelder haben, die direkt ins Buchhaltungssystem übernommen werden können.

Der große Vorteil: Es gibt keine Interpretationsspielräume. Jede Angabe hat einen festen Platz in dem digitalen Dokument. Wenn die Umsatzsteuer-ID, die Rechnungsadresse, die Rechnungsnummer oder der Mehrwertsteuersatz fehlt, muss die Rechnung aus Compliance-Gründen abgelehnt werden.

OCR-Technologie für PDF und Papierrechnungen

Noch erhalten viele Unternehmen weiterhin PDF-Rechnungen oder scannen Papierdokumente. Optical Character Recognition (OCR) ist dabei eine Schlüsseltechnologie zur automatisierten Erfassung von Rechnungsdaten. Die Technologie erkennt Text auf Bildern und Dokumenten und überträgt die Daten ins System.

Moderne KI-gestützte OCR-Lösungen erreichen mittlerweile Genauigkeitsraten von über 95 Prozent. Trotzdem: OCR bleibt fehleranfälliger als die direkte XML-Verarbeitung. 

EDI (Electronic Data Interchange)

Für den strukturierten Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern nutzen viele Unternehmen EDI-Verfahren. Hier werden Rechnungen automatisch im standardisierten Format übermittelt – etwa über EDIFACT oder ANSI X12.

Dieses Verfahren ist auch nach 2028 erlaubt, insofern der Datenaufbau der EU-Richtlinie EN 19631 entspricht.  

Automatische Validierung und Freigabe 

Das Ziel des digitalen Rechnungsworkflows ist eine automatisierte Rechnungsverarbeitung. Ist der Ablauf richtig aufgesetzt, verhindert er unberechtigte Zahlungen und beschleunigt den Bezahlprozess. Skonto-Fristen können so besser eingehalten werden.

Der automatisierte Validierungsprozess in digitalen Rechnungsworkflows prüft, ob die erfassten Daten mit bestehenden Bestellungen und Wareneingängen übereinstimmen. Entscheidend sind dabei Parameter wie Preis, Menge, Bestellnummer und Lieferdatum. Stimmt alles überein, wird die Buchung automatisch durchgeführt.

Aber Achtung: Ein vollständig automatisierter, „dunkler“ Prozess – also ohne jegliche manuelle Prüfung – ist zu Beginn riskant. Nach Einführung des digitalen Rechnungsworkflows sollte zunächst immer eine manuelle Freigabe erfolgen.

In diesem Testumfeld gibt das System Empfehlungen anhand eines dreistufigen Ampelsystems:

• Grün: Rechnung passt vollständig und kann freigegeben werden.
• Gelb: Rechnung sieht grundsätzlich gut aus, aber einzelne Felder fehlen. Eine genauere Prüfung wird empfohlen.
• Rot: Essenzielle Informationen fehlen. Die Rechnung gehört abgelehnt.

Selbst mit diesem Ampelsystem sind der Aufwand und die Durchlaufzeiten deutlich geringer als bei der händischen Prüfung. Und je mehr Rechnungen über die Zeit korrekt als buchbar eingestuft werden, desto eher kann über einen vollautomatisierten Prozess ohne manuelle Tätigkeiten nachgedacht werden.

Archivierung und Compliance 

Nach der Freigabe muss die Eingangsrechnung revisionssicher archiviert werden – gemäß den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

Das bedeutet:

• Die Dokumente müssen unveränderbar gespeichert werden.
• Sie müssen jederzeit auffindbar und lesbar sein.
• Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel acht Jahre.
• Bei E-Rechnungen ist die strukturierte XML-Datei das führende Dokument.

5 Vorteile des digitalen Rechnungsworkflows

Jedes Unternehmen muss Rechnungen verarbeiten. Und das zum Teil in einem nicht unbedeutenden Umfang. Umso größer sind die Vorteile, die mit dem digitalen Rechnungsworkflow einhergehen.

1.     Kosten- und Zeitersparnis

Digitale Prozesse senken die Kosten um etwa 10 Euro pro Rechnung. Der Hauptgrund dafür liegt in der eingesparten Arbeitszeit. Denn Mitarbeitende müssen nicht mehr händisch Zahlen abtippen, Freigabeprozesse anstoßen und Papierbögen einscannen.

Darüber hinaus lassen sich durch den digitalen Rechnungsprozess Zahlungen schneller abwickeln. Dadurch verstreichen Skontofristen nicht mehr ungenutzt, weil ein Kollege für die Freigabe keine Zeit findet oder eine Rechnung schlicht zu spät bearbeitet wird.

2.     Weniger Fehler

Zahlendreher, Rechtschreibfehler, vergessene Eingaben – manuelle Arbeitsabläufe sind immer fehleranfällig. Dadurch werden Rechnungen nicht verarbeitet, falsch abgelegt oder nicht weitergeleitet. Die Folge: Der Rechnungslauf verzögert sich, Skonti werden verpasst.

Durch den digitalen Rechnungsworkflow werden die Daten automatisch erfasst, weitergeleitet und archiviert. Das System erkennt außerdem Duplikate.

Das Ergebnis: Weniger Fehler und dadurch eine schnellere Bearbeitung für pünktliche Zahlungen, bessere Lieferantenbeziehungen und optimale Skontoausnutzung.

3.     Freigabe von überall

Ob am Schreibtisch, zu Hause oder unterwegs – der digitale Rechnungsworkflows macht die Prüfung und Freigabe von Rechnungen orts- und geräteunabhängig möglich. So lassen sich Rechnungen mit dem Smartphone freigeben; Anmerkungen und Notizen werden direkt im System erfasst und weitergeleitet. Sobald die Daten vollständig sind, fließen sie automatisch in die Buchhaltung.

4.     Nachhaltiger

Digitale Rechnungen verbrauchen kein Papier – und die Umwelt freut es. Nicht nur, dass kein Baum dafür sterben muss. Vielmehr wird auch der CO2-Austoß um fast 90 Prozent reduziert.

5.     Revisionssichere Archivierung

Die Zeiten sind vorbei, in denen es einzelne Räume mit Aktenordnern voller Rechnungen gab. Heute finden über 41 Millionen XML-Rechnungen auf einer kreditkartengroßen 1 TB SSD Platz.

Und noch etwas hat sich maßgeblich geändert: Die ewige Suche nach dem richtigen Dokument. Denn nach der Kontierung landen alle Rechnungen sicher im vollständig indexierten Archiv. Bei Bedarf genügt die Eingabe von Suchbegriffen und das gewünschte Dokument erscheint sofort.

3 Tipps für die Implementierung eines digitalen Rechnungsworkflows

Die Einführung eines digitalen Rechnungsworkflows erfordert eine klare Planung und die Einbindung der Mitarbeitenden. Schulungen und praxisnahe Trainings sind essenziell, um eine schnelle Einarbeitung in den neuen Workflow zu gewährleisten. Außerdem sollte von Beginn an der Erfolg der unternommenen Maßnahmen getrackt werden.

1.     Altlasten aufdecken

Bevor ein neuer Rechnungsworkflow eingeführt werden, lohnt sich ein Blick auf die bestehenden Prozesse. Eine gründliche Analyse hilft, Engpässe und ineffiziente Schritte zu identifizieren. Fragen, die dabei gestellt werden sollten:

• Welche Prozesse gibt es für Eingangs- und Ausgangsrechnungen?
• Sind alle Schritte noch sinnvoll oder gibt es überflüssige Schleifen?
• Müssen noch irgendwo Unterschriften eingesammelt werden?
• Welche Ausgabekanäle werden aktuell genutzt – und welche brauchen wir künftig?

Am besten setzt man sich mit allen Fachbereichen zusammen und lässt jeden seine Perspektive einbringen. Oft zeigt sich: Prozesse haben sich über Jahre entwickelt und niemand hat sie je hinterfragt.

2.     Mitarbeiter mitnehmen

Ein digitaler Rechnungsworkflow verändert die Arbeitsweise vieler Abteilungen. Change Management ist daher entscheidend. Mitarbeitende müssen frühzeitig abgeholt, geschult und von den Vorteilen überzeugt werden.

Besonders wichtig: Die Kreditorenbuchhaltung muss verstehen, dass automatisierte Prozesse keine Bedrohung sind, sondern die Arbeit erleichtern. Statt Rechnungen manuell zu tippen, können sich Mitarbeiter auf Ausnahmefälle und strategische Aufgaben konzentrieren.

3.     Den Erfolg messen

Wir empfehlen, von Anfang an ein Dashboard mit den wichtigsten KPIs einzurichten. So lässt sich schnell erkennen, wo es gut läuft – und wo Optimierungspotenzial liegt. 

Folgende Kennzahlen haben sich dabei bewährt:

• Erfolgsquote: Wie viele Rechnungen wurden automatisch verarbeitet? Wie viele Dokumente mussten manuell bearbeitet werden, obwohl sie korrekt waren?
• Durchlaufzeit: Wie lange dauert es vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung?
• Kanalverteilung: Wie viele Rechnungen werden per E-Mail versendet, wie viele über EDI oder PEPPOL übermittelt?
• Reklamationen: Wie viele Rechnungen wurden abgelehnt und an den Absender zur Korrektur geschickt?

Digitaler Rechnungsworkflow in SAP

SAP bietet verschiedene Lösungen für die Automatisierung von Rechnungsworkflows. Die Wahl des richtigen Frameworks hängt dabei von der SAP-Version, der Systemlandschaft und den individuellen Anforderungen ab.

SAP Nachrichtensteuerung (NAST)

Die klassische Nachrichtensteuerung ist seit Jahrzehnten im Einsatz – vor allem in SAP ECC und im R3. Sie steuert die Ausgabe von Dokumenten über Konditionstabellen und ist in den Modulen SD (Sales and Distribution) und MM (Material Management) fest verankert.

NAST ist erprobt, stabil und in vielen Unternehmen etabliert. Kunden haben sich über Jahre hinweg komplexe Konditionstabellen aufgebaut, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

So kann beispielsweise festgelegt werden, dass für einen bestimmten Kunden die Rechnung sofort nach dem Speichern verschickt werden soll – etwa, weil eine schnelle Zustellung geschäftskritisch ist. Bei anderen Kunden wiederum werden mehrere Rechnungen am Tag erstellt. Sie werden dann abends gesammelt versendet.

Das macht NAST sehr flexibel. Doch die Konfiguration ist komplex und erfordert tiefes ABAP-Wissen. Außerdem gibt es keine automatische Migration zu neueren Frameworks. Wer von NAST zu Output Management wechseln will, muss die Logik manuell überführen – ein aufwendiger Prozess, bei dem leicht etwas übersehen werden kann.

SAP Output Management 

Mit S/4HANA hat SAP ein neues Framework eingeführt: Output Management. Es ist in allen Modulen verfügbar – nicht nur in SD und MM, sondern auch in HR, QM und FI. 

Output Management basiert auf dem Business Rule Framework Plus (BRF+). Die Technologie ermöglicht sehr übersichtliche Entscheidungstabellen, die auch von Fachabteilungen ohne tiefes ABAP-Wissen gepflegt werden können. Das ist Low-Code-Entwicklung im besten Sinne und nimmt Entwicklern Last ab.

Darüber hinaus können mit SAP flexible Workflow im Zusammenspiel mit BRF+ mehrstufige Freigabeprozess von Eingangsrechnungen abgebildet werden.

Allerdings gibt es keine native Archivierung im Output Management. Für Rechnungen braucht es also zwingend eine Erweiterung wie beispielsweise SAP ILM.

Außerdem fehlt ein Standardprozess für die Fehlerbehandlung. Wenn eine Rechnung nicht versandt werden konnte, muss danach gesucht werden. Oder man baut eigene Monitoring-Lösungen.

Rechnungsworkflow mit MIA

Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, SAP Mails mit Rechnungsanhang händisch aus dem ERP-System heraus zu verschicken. Allerdings reicht bei über 80 Prozent unserer Kunden der SAP-Standard für den E-Mailversand in SAPnicht aus. Denn sie sind sehr unflexibel und kaum anpassbar an das Corporate Design.

MIA von Eubuleus schließt die Lücke. Das Mail Integration and Automation-Addon ermöglicht es, Empfänger zu ändern, eigene Anhänge hinzuzufügen und passen Betreffzeilen und Texte anzupassen. Vor dem Senden können außerdem E-Mail-Texte, Absender, Empfänger und Anhänge nochmal final geprüft werden.

SAP Document and Reporting Compliance (DRC)

SAP DRC ist die SAP-Lösung für E-Rechnungen in ganz Europa. Sie unterstützt verschiedene Formate und Übertragungswege – darunter auch PEPPOL, das europäische Netzwerk für elektronischen Dokumentenaustausch.

Zugleich bietet DRC sowohl Inbound- als auch Outbound-Validierung. Das bedeutet: Eingehende Rechnungen werden automatisch im ERP-System geprüft, ob sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Genauso werden ausgehende Rechnungen vor dem Versand validiert.

Externe Lösungen: xSuite

Neben den SAP-eigenen Entwicklungen gibt es auch externe E-Rechnungs-Lösungen wie xSuite. Die Software bietet umfassende Eingangslösungen, die eingehende Rechnungen validieren. Auch die Ausgabe wird bereits geprüft – fehlen Werte, schlägt die Ausgabe fehl.

Eubuleus ist Implementierungspartner für xSuite und unterstützt Kunden bei der Integration.

Fazit

Ein digitaler Rechnungsworkflow spart Kosten, reduziert Fehler und macht Unternehmen fit für die E-Rechnungspflicht. Wer jetzt handelt, hat genug Zeit, die Prozesse sauber aufzusetzen.

Dabei spielt neben dem Punkt Effizienz das Thema Rechnungsprüfung eine entscheidende Rolle. Zum einen will man natürlich sichergehen, dass die Rechnung wirklich bezahlt werden muss. Zum anderen dürfen aus Compliance-Gründen unvollständige Rechnungen nicht angenommen werden. Eine valide Überprüfung ist daher unumgänglich, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Mein Rat: Jetzt mit der Prozessanalyse starten, die Fachbereiche einbinden und die Architektur zukunftssicher aufstellen. Denn die E-Invoice kommt – und mit ihr die Chance, den Rechnungsworkflow auf ein autonomes Level zu heben. 

Gleichzeitig kann mit Tools wie MIA sichergestellt werden, dass der Versand von Rechnungen reibungslos und in einem modernen Design erfolgt. Denn letztendlich ist eine Rechnung nicht nur eine Zahlungsaufforderung, sondern auch die Visitenkarte des eigenen Unternehmens. 

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