Fehlender Überblick über den Formularbestand, gewachsene Sonderlogiken und zu spät eingebundene Fachbereiche erschweren die SAP-Formularumstellung. Eric Treisbach zeigt, wie Nutzungsdaten, Fachbereichsinterviews, eine standardisierte Architektur und realistische Tests dabei helfen, die Transformation zu bewältigen.
Der Mitgründer von Eubuleus hat bereits über 100 Migrationsprojekte im Formulareberreich gestemmt. Sein Tipp an alle Unternehmen: Formulare direkt zu Beginn einer Prozessumstellung mitdenken, nicht erst am Ende.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Adobe Forms sind der de-facto-Standard für neue SAP-Formulare. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen ihre IT-Strategie und Ressourcen auf die Neugestaltung ihrer Formularlogik ausrichten.
- Die drei größten Pain Points bei der SAP Formularmigration: kein Überblick über die SAPscript- oder Smart Forms-Formulare, hohe historische Komplexität und keine Zeit für die Modernisierung.
- In der ersten Phase der Einführung von Adobe Forms steckt ein Überblick über den Formularbestand den Rahmen für die Transformation. Sobald die Anzahl der notwendigen SAP Interactive Forms by Adobe feststeht, bieten ein Redesign und Anpassungen am Datenmodell die Chance, eine schlanke, zukunftsfähige Formularlandschaft auf die Beine zu stellen.
Warum die SAP-Formularumstellung geschäftskritisch ist
F: Welche Bedeutung haben Formulare für das Tagesgeschäft?
A: SAP-Formulare sind die Schnittstelle zwischen Maschine und Mensch. Wenn diese nicht funktioniert, steht im schlimmsten Fall die gesamte Produktionskette still.
Ich hab es schon erlebt, dass bei einem Kunden keine Etiketten mehr produziert werden konnten. Die Folge: Zwei Stunden lang konnte im Lager keine Ware mehr bewegt werden. In einem anderen Fall ist der geschäftskritische Adobe Document Services (ADS) abgestürzt, der eigentlich überwacht und ausfallsicher betrieben werden muss. Durch den Ausfall gingen keine Lieferscheine für LKWs mehr raus. Kein Fahrer konnte mehr aufs Gelände. Am Ende reichte der Rückstau fünf Kilometer bis auf die Autobahn.
F: Warum sollten Unternehmen ihre SAP Formulare migrieren?
A: Ich vergleiche das gern mit Kutsche und Rennwagen: SAPscript ist die älteste Formulartechnologie von SAP. Sie kam 1982 auf den Markt und basiert auf Nadeldruckern. Es gibt keinen echten Layout-Editor: Jedes Feld wird über feste Maßangaben beschrieben – Zentimeter, Zeilen, Zeichen. Etiketten baust du sogar in der nativen Druckersprache. Das macht es sehr behäbig.
Die Nachfolgetechnologie Smart Forms hat daran nur wenig geändert, auch wenn die Technologie eine grafische Benutzeroberfläche zur Formularerstellung bereitstellt. Im Hintergrund hängen Daten und Layout aber weiterhin fest zusammen.
Adobe Forms dagegen ermöglicht eine ganz andere Geschwindigkeit bei der Formularentwicklung, denn sie bietet eine klare Trennung von Daten und Darstellung.
So zieht man mit dem Adobe LiveCycle Designer einfach Felder per Drag-and-drop dorthin, wo man sie haben will. Den Rest erledigt SAP im Hintergrund: Aus Layout und Daten entsteht automatisch ein fertiges PDF, für den Versand per Mail genauso wie für den Drucker. Das erspart viel Aufwand und Frust.
In unseren Projekten sehen wir außerdem, das Unternehmen mit der aktuellen Formulartechnologie 60 bis 70 Prozent des Wartungsaufwands gegenüber SAPscript einsparen können.
Das alles spricht dafür, die Kutsche ins Museum zu stellen und endlich den Turbo bei der Formularentwicklung zu zünden.
Pain Point 1: Niemand weiß, welche Formulare wirklich gebraucht werden
F: Um im Bild zu bleiben: Warum sind trotzdem noch so viele mit der Kutsche unterwegs?
A: Weil der Bestand abschreckt. In vielen Systemen liegen über 1.000 Formulare. Da will niemand ran.
SAP bietet kein standardisiertes Migration-Tool, um herauszufinden, welche Formulare tatsächlich genutzt werden. Zum Beispiel lassen sich bei SAPscript nur sprachabhängige Formulare erstellen. Ein großer Teil des Bestands sind also keine eigenständigen Formulare, sondern Sprachvarianten desselben Dokuments.
Formulare priorisieren, vereinheitlichen oder stilllegen
F: Wie bekommen Unternehmen einen Überblick über ihre aktiven Formulare?
A: Tatsächlich werden in unseren Projekten regelmäßig aus 1.000 Formularen 20 bis 40. Damit wird eine vollständige Migration viel realistischer.
Wir schaffen das, indem wir zwei Datenquellen zusammenführen: Zum einen hat Eubuleus ein Analyse-Tool entwickelt, mit dem sich die Datenbank auslesen lässt. Es prüft, wie oft ein Formular aufgerufen wird, in welchen Technologien, aus welchen Ausgabekanälen.
Die zweite Quelle sind Interviews mit den Fachbereichen. Die wichtigste Frage dabei: Welche Dokumente werden regelmäßig genutzt.
Aus beiden Quellen entsteht gemeinsam mit den Fachbereichen eine Liste mit Prioritäten, welche SAP-Formulare wann migriert werden sollen – und welche nicht.
Der erste Schritt: Deine Formularanalyse
Eine frühzeitige Analyse der Formulare ist entscheidend für die Migration: Welche Formulare laufen tatsächlich? Welche sind Sprachvarianten? Welche kann niemand mehr erklären? Genau das klären wir im Analyse-Workshop.
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Pain Point 2: Die historische Komplexität von Smart Forms- und SAPscript-Formularen überfordert
F: Die Liste steht. Nun ist die zentrale Frage: bestehende Formulare migrieren oder neu aufbauen?
A: In 99 Prozent der Fälle empfehle ich, von vorne zu starten.
Die bestehenden Formulare existieren meistens seit 10, 20 oder mehr Jahren im System. Sie wurden von einer Hand in die nächste gereicht, überall wurden Pflaster und Weichen eingebaut. Niemand hat einen Überblick und weiß, was wirklich gebraucht wird.
Neubauen bietet die Möglichkeit, Sonderlocken abzuschneiden und bestehende Prozesse zu überdenken.
Standardisierte Architektur und Vorlagen für Adobe Forms
F: Wie stellt ihr sicher, dass dabei keine Informationen verloren gehen?
A: Konkret vergleichen wir mit den Fachbereichen die bestehenden Formulare mit Standardtemplates. Die sind entweder von SAP oder stammen aus unserem Erfahrungsschatz.
Bei der Gegenüberstellung schauen wir uns an, was auf dem Standardtemplate fehlt. Jeder gewünschte Anbau wird geprüft, ob er sinnvoll ist und wirklich genutzt wird – oder ob es ein „Das war schon immer so“-Thema ist. So wird man Altlasten los, ohne dass etwas Wichtiges untergeht.
F: Gibt es einen Hebel, der die Übersetzung der Anforderungen ins Formular beschleunigt?
A: Ja, eine einheitliche Formulararchitektur, die zu Beginn ins System eingebaut wird. Der Grund: SAP hat nie festgelegt, wie ein Formular seine Daten bekommt. Jedes Dokument ist anders aufgebaut. In jedes musst du dich einzeln einarbeiten.
Die Architektur, die wir mitbringen, ändert das. Sie gibt eine feste Struktur vor, nach der jedes Formular in der Datenversorgung identisch aufgebaut ist. Wer den Aufbau verstanden hat, weiß im Fehlerfall sofort, wo er nachschauen muss. Unabhängig des Moduls, in dem es erzeugt wurde.
Dazu kommt ein Customizing an zentraler Stelle. Logos und Footer lassen sich mit einem Klick über alle Formulare tauschen, wenn gewünscht terminiert auf einen Stichtag. Auch Übersetzungen werden an einem einzigen Punkt gepflegt.
Pain Point 3: Die Formularumstellung ist kein reines IT-Projekt
F: Die Formularmigration ist nicht nur ein IT-Thema. Welche Fachbereiche müssen mitziehen?
A: Bei einer Formularumstellung müssen das Layout und die Datenversorgung berücksichtigt werden. Zuerst braucht es also die IT beziehungsweise die SAP-Basis, damit die Infrastruktur im Hintergrund steht. Mit dem Marketing klären wir die Layout-Vorgaben im Rahmen des Corporate Designs: Logo, Farben, Schriften, Aufbau des Briefkopfs.
Stehen die technischen und gestalterischen Vorgaben, geht es zu den Fachbereichen, die mit den Formularen zu tun haben. Zu berücksichtigen sind Dokumente, die nur in einer Abteilung liegen, zum Beispiel Auftragsbestätigungen und Rechnungen im Vertrieb.
Spannend wird es bei Schnittstellendokumenten. Der Lieferschein zum Beispiel ist ein Logistik- und ein Vertriebsformular. In solchen Fällen finden im besten Fall Interviews mit beiden Abteilungen an einem Tisch statt.
Drei Voraussetzungen für den erfolgreichen Go-live
F: Wie könnt ihr bei Formularumstellung bestmöglich unterstützen?
A: Wie tief wir einsteigen, hängt vom Kunden ab. Wir können den gesamten Prozess aufziehen, von der Bestandsanalyse bis zum letzten umgestellten Formular. Oder punktuell unterstützen.
Das Wichtigste dabei ist, dass wir mit den Bereichen reden dürfen. Klingt banal, ist aber die Voraussetzung für alles Weitere.
Zweitens braucht es Zeit. Die Migration von SAP Formularen kostet Energie und lässt sich nicht nebenbei im Tagesgeschäft erledigen. Das muss Projektcharakter haben.
Drittens werden für realistische Testszenarien Beispielbelege im System benötigt. Sie werden von den Key Usern so angelegt, wie sie wirklich arbeiten. Ohne solche Testdaten und ohne Anforderungen kann die Umstellung nicht abgeschlossen werden.
Tests und Abnahme der neuen SAP Formulare
F: Wie lange dauert schlussendlich die Umstellung der SAP Formulare?
A: Das hängt stark vom Projekt ab: Es gibt Formulare, die inhaltlich wenig abbilden, und solche, die von mehreren Tochterunternehmen genutzt werden.
Als Referenzwert kann ich einen Kunden nennen, bei dem wir freie Hand hatten und die gesamte Migration gesteuert haben. Dort lagen wir im Schnitt bei 4,5 Berater-Tagen pro Formular, inklusive Abstimmung und Test. Große Formulare außerhalb des SAP-Standards können aber auch schon mal 20 Tage dauern.
Überschätzt wird häufig, wie viel Zeit die Fachabteilungen für die Umstellung einplanen müssen. Sobald die Testdaten da sind und das Interview geführt ist, können wir SAP-Berater sehr selbständig arbeiten.
Den Fachbereich braucht es erst wieder beim iterativen Testen. Sie müssen sich die Belege genau anschauen und mit Know-how aus der Praxis entscheiden, welche Änderungen noch notwendig sind.
Vielen macht das Spaß, weil ihre Dokumente optisch besser werden und sie endlich Dinge einbauen können, für die es bisher hieß: kein Geld, keine Zeit, nicht wichtig.
F: Wann ist der richtige Moment für eine SAP-Formularmigration?
A: Am besten im Windschatten eines großen Projekts. Das ist häufig die S/4HANA-Transformation: Die Kapazitäten sind gebunden und die Formularlandschaft ist darin nur ein kleinerer Posten. Aus unseren Projekten weiß ich, dass die Umstellung am Ende zwischen einem und sieben Prozent des Gesamtbudgets ausmacht.
Ein anderer aktueller Auslöser ist der E-Rechnungsversand in SAP. Prinzipiell lässt sich zwar auch SAPscript so weit umbauen, dass es E-Invoicing hinbekommt. Spätestens bei ZUGFeRD wird es allerdings eng: Dabei wird die Rechnung als lesbares PDF verschickt, in das die Rechnungsdaten als XML-Datei eingebettet sind. Genau dieser digitale Rechnungsworkflow ist bei den alten Formulartechnologien nie vorgesehen gewesen und wird von SAP auch nicht mehr nachgeliefert.
Auch kann eine zentrale Formularumstellung nach einem Corporate-Design-Relaunch sinnvoll sein. In solchen Fällen müssen eh alle Dokumente geprüft und in ein neues Layout gebracht werden.
F: Welchen zentralen Rat gibst du nach über 100 Projekten im Bereich Formularumstellung?
A: Formulare mitdenken. Von Anfang an. Das ist mein wichtigster Rat. Der typische Projekt-Ablauf sieht so aus, dass Formulare erst zum Schluss eines überarbeiteten oder neuen Prozesses angeschaut werden. Im schlimmsten Fall wird so erst kurz vor der Abnahme festgestellt, dass Informationen im Beleg fehlen oder falsch sind.
Tipp aus der Praxis
Der Klassiker ist das IDES-Logo, also das Logo des SAP-Testsystems. Es ist in den Formularvorlagen von SAP fest verdrahtet. Unternehmen verschicken häufiger aus Versehen Formulare in dieser Testsystem-Optik, weil sie die Belege vorher nicht richtig testen.
Von meinen Kunden bekomme ich inzwischen das Feedback, dass ihre Umstellungen deutlich stressfreier laufen, seit sie die Formulare von Anfang an mitdenken. Denn der Beleg ist der beste Testfall für den Prozess. Er erzählt die Wahrheit, weil er Daten aus SAP-Systemen strukturiert darstellt.
Fazit: Eine belastbare Bestandsaufnahme ist der erste Schritt
F: Welche Argumente gibst du Entscheidern mit auf den Weg, die intern die Formularumstellung gegen Kritik verteidigen müssen?
A: Smart Forms- und SAPscript-Formulare sind veraltet und nicht zukunftsfähig. Seit Adobe Forms auf dem Markt ist, werden beide nur noch gewartet, aber nicht mehr weiterentwickelt. Kurz: Alte Technologien wie SAPscript entsprechen nicht mehr den Anforderungen an modernes Output-Management. Auf lange Sicht führt kein Weg an Adobe Forms vorbei.
Eine erfolgreiche Formularumstellung umfasst dabei Bestandsaufnahme und Zielarchitektur. Eine Bestandsaufnahme der zu migrierenden Dokumente hilft dabei, den Aufwand besser abschätzen zu können. Außerdem sollten Formulare eh vor der S/4HANA-Transformation analysiert werden.
Weitere Gegenargumente können mit einem Migrationsplan entkräftet werden, der technische und geschäftliche Anforderungen berücksichtigt. Zusammengenommen entsteht so ein Gesamtbild aus technischen Vorteilen, überschaubarem Aufwand und planbarem Vorgehen.