Mal angenommen, du willst prüfen, ob für ein Bauteil noch Garantie besteht. Du gehst in dein SAP-System, suchst den Lieferanten raus und siehst eine Liste aller zugeordneten Belegnummern. Doch welche davon gehört zur richtigen Rechnung?
Ohne SAP ArchiveLink müsstest du nun in eine separate Datenbank wechseln und mühsam die Belegnummern mit den Zahlungsdokumenten abgleichen. Das dauert und ist fehleranfällig.
Mit ArchiveLink können die Rechnungen dagegen direkt über die Belegnummer in SAP aufgerufen werden. Das spart Zeit und Nerven. Lass uns den praktischen Service näher unter die Lupe nehmen und schauen, wie du ihn in deine Prozesse implementierst
Das Wichtigste auf einen Blick
- SAP ArchiveLink schlägt eine Brücke zwischen SAP-System und Archiv-Ablage.
- Durch das Festschreiben von SAP-Beleg und Dokument in einer Verknüpfungstabelle ist die Lösung rechts- und revisionssicher.
- ArchiveLink wird in SAP S/4HANA nur noch in der Private Cloud und On-Premise unterstützt. In der Public Cloud kommt der Content Management Interoperability Service zum Einsatz.
Was ist SAP ArchiveLink?
SAP ArchiveLink ist ein Klassiker unter den ERP-Diensten. Der Service war bereits im SAP R/3-System Standard sowie von Anfang an Teil von SAP Basis und später vom SAP Web Application Server. Mittlerweile läuft ArchiveLink auf dem SAP NetWeaver Application Server.
Der Erfolg der Technologie fußt auf deren zentralen Funktion: ArchiveLink ermöglicht die Verknüpfung zwischen archivierten Dokumenten und den dazugehörigen Anwendungsbelegen im SAP-System. Das Bild einer Brücke zwischen Enterprise Resource Planning und externer Datenbank trifft es ganz gut.
Zugleich leistet ArchiveLink mehr als nur die Verknüpfung. Der Service ermöglicht vielmehr die revisionssichere Speicherung von Dateien. Jedes Dokument bleibt eindeutig und auffindbar. Nachträgliche Bearbeitungen, Veränderungen oder Löschungen sind ausgeschlossen – ein wichtiger Schutz vor Manipulation und Fälschung.
Die 6 zentralen Vorteile von SAP ArchiveLink
Auf einen Blick – diese zentralen Vorteile bietet SAP ArchiveLink:
- Die rechtskonforme und revisionssichere Archivierung von Dateien wie E-Rechnungen gemäß gesetzlicher Anforderungen
- Der schnelle und direkte Zugriff auf archivierte Daten direkt aus dem SAP-System heraus
- Eine gezielte Suche nach archivierten Dokumenten anhand spezifischer Attribute
- Weniger Fehler durch die Automatisierung des Archivierungsprozesses
- Ein schlankeres ERP durch die Speicherung von Daten außerhalb der SAP-Datenbank, was die Leistung von SAP S/4HANA und SAP ECC erhöhen kann
- Eine zentrale Ablage und bessere Auffindbarkeit der Dateien für den Informationsaustausch zwischen Abteilungen
Wie wird SAP ArchiveLink in ein bestehendes SAP-System integriert?
Die Integration von SAP ArchiveLink beginnt mit der Installation eines geeigneten Ablagesystems. Empfehlenswert sind Lösungen, die über eine zertifizierte Schnittstelle verfügen und alle gesetzlichen sowie regulatorischen Anforderungen an die Archivierung erfüllen – etwa die Norm ISO 14641 oder die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBD).
Anschließend wird das Content Repository im SAP-System konfiguriert. Dabei wird festgelegt, auf welchem Content-Server die Dokumente abgelegt werden sollen.
Der Transaktionscode zur Konfiguration des Content Repositories lautet OAC0. Nach dem Aufrufen stehen verschiedene Ablagetypen wie die SAP-System-Datenbank, einen HTTP-Content-Server und eine RFC-Ablage zur Auswahl. Letztere ist insbesondere im Rahmen von ArchiveLink relevant.
Danach werden im Customizing alle benötigten ArchiveLink-Dokumenttypen festgelegt. Das können zum Beispiel eingescannte Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen sein.
Jeder Dokumententyp wird mit einem spezifischen Business-Objekt verknüpft. Diese repräsentieren einen bestimmten Geschäftsfall wie eine Bestellung, einen Kundenauftrag oder einen Buchhaltungsbeleg.
SAP erkennt nun anhand der vordefinierten Regeln automatisch, welchem Business-Objekt eine eingehende Datei zugeordnet werden soll. Die Nutzer müssen diese Verbindung nicht jedes Mal neu herstellen – das System erledigt das im Hintergrund.
Der SAP Application Server packt die zu archivierenden Daten und sendet sie an die ArchiveLink-Schnittstelle. Von dort gelangen sie in das vordefinierte Content Repository auf dem SAP Content Server.
Achtung: Die kostenlose Datenbank sollte nur temporär für geringe Datenvolumen genutzt werden. Als langfristige Lösung kommen unter anderem OpenText und AWS infrage.
Jede Verbindung zwischen einem SAP-Beleg (Business-Objekt) und einem archivierten Dokument wird in einer ArchiveLink-Verknüpfungstabelle gespeichert. Dieser Eintrag enthält eindeutige Identifikatoren sowohl für den Beleg (z. B. Nummer, Objekttyp) als auch für die Archivdaten (Content Repository, ID).
Quelle: SAP Help
Best Practices für eine optimale Nutzung
Damit SAP Archivlink seine volle Performance entfalten kann, solltest du folgende Best Practices beachten:
Das richtige Archivsystem wählen
Nicht jedes DMS funktioniert optimal mit SAP. Achte darauf, dass dein Archivserver zertifiziert und kompatibel mit der Schnittstellentechnologie ist. Bewährte Lösungen sind zum Beispiel OpenText, Doxis4 oder EASY Archive.
Metadaten sinnvoll nutzen
Je genauer die Dokumente verschlagwortet werden, desto leichter findest du sie wieder. Setze auf klare Namenskonventionen, eindeutige Belegnummern und konsistente Metadatenstrukturen.
Automatisierte Workflows einrichten
Nutze SAP Business Workflow oder eine integrierte ECM-Lösung, um Dokumente automatisch zuzuweisen und Freigabeprozesse zu beschleunigen.
Rechtliche Anforderungen im Blick behalten
Stelle sicher, dass dein Dateisystem den gesetzlichen Vorgaben entspricht – etwa GoBD, DSGVO und die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU). Gerade in der Buchhaltung ist eine revisionssichere Archivierung Pflicht.
Mitarbeiter schulen
SAP ArchivLink ist nur so gut wie die Menschen, die es nutzen. Ein regelmäßiges Training sorgt dafür, dass Dateien korrekt archiviert und sauber vertaggt werden.
Ein Blick in die Zukunft: SAP ArchiveLink unter SAP S/4HANA
ArchiveLink ist seit 1996 fester Bestandteil der SAP-Landschaft. Nun zeichnet sich ab, dass SAP die Archivschnittstelle langsam auf das Abstellgleis stellt.
In SAP S/4HANA On-Premise und Private Cloud wird ArchivLink weiterhin unterstützt. In SAP S/4HANA Public Cloud hingegen setzt SAP konsequent auf neue Technologien. Wie wir spätestens seit dem DSAG-Technologietag 2025 wissen, sieht SAP hier die Zukunft.
Daher wird in der Public Cloud eine Anbindung an den Content Management Interoperability Service (CMIS) vorgeschrieben.
Warum?
Bei der Auslagerung des Archivs in die Public Cloud kann ArchiveLink kaum mit den steigenden Herausforderungen in puncto Sicherheit mithalten. Darüber hinaus bietet es keine Mandantenfähigkeit. Es gibt also keine Möglichkeit, mehrere Kunden getrennt voneinander auf einer gemeinsamen Plattform zu verwalten.
CMIS hat sich dagegen als herstellerunabhängige Anwendung etabliert. Die Schnittstelle ermöglicht die Interoperabilität zwischen verschiedenen ECM und ERP-Systemen. Darüber hinaus verbindet es eigene Anwendungen, Kunden- und Partnerlösungen mit der SAP S/4HANA Cloud und der SAP Business Technology Platform.
Fazit
SAP ArchiveLink ist seit Jahrzehnten ein zuverlässiger Partner für die revisionssichere Dokumentenarchivierung im SAP-Umfeld. Auch unter S/4HANA bleibt der Service relevant – zumindest für On-Premise-, Private-Cloud- und hybride Szenarien.
Allerdings sind die Zeichen unübersehbar: ArchiveLink ist eine auslaufende Technologie. In Zeiten moderner Cloud-Architekturen wird CMIS immer mehr zum zentralen Thema.
