1. SAP S/4HANA - Überblick und Erfahrungen
2. Überblick SAP S/4HANA Betriebsmodelle & Erfahrungen aus der Praxis
• S/4HANA onPremises
• S/4HANA Private Cloud
• S/4HANA Public Cloud
3. Gründe für Kunden, SAP S/4HANA onPremises einzuführen
• Einschränkungen SAP S/4HANA Cloud Edition
• Wann macht die SAP S/4HANA Private Cloud Lösung Sinn?
• Best Practices: Wo bewegen sich die Unternehmen denn aktuell hin?
• Das SAP Angebot: Erste Cloud-Only-Lösungen!
• Strategiewechsel SAP
• Okay SAP, dann eben nicht
4. Überblick Implementierungsstrategien und Migration
• Ablauf & Zeitaufwand
5. Unterschied Greenfield & Brownfield & Bluefield
• Brownfield im Detail
• Bluefield
• Greenfield
• Was mache ich mit dem SAP ERP System?
6. Zwischenfazit
7. Vorgehensmodell S/4HANA Transformation
• SAP S/4HANA Readniess Check
• Umstieg Datenbank auf HANA DB
• Einführung zentraler Geschäftspartner
• Umstieg SAPscript & Smart Forms auf Adobe Forms
8. Archivierungsprojekt & SAP ILM Einführung
9. Fazit
10. FAQ
• Wo bekommt man eigentlich Informationen her, wenn man auf SAP S/4HANA umsteigen will?
• Welche Transaktionen gibt es künftig nicht mehr?

SAP S/4HANA - Überblick und Erfahrungen 

SAP S/4HANA. Das Thema ist aktueller denn je. Und es gibt viele Begrifflichkeiten rund um das Thema S/4HANA. Kurz zum Kontext.

Es ist so, dass die SAP Business Suite, gern auch SAP ERP System genannt, den Support 2027 bzw. 2030 bezahlter erweiterter Support abgekündigt ist und die Kunden im SAP Kontext somit auf SAP S/4HANA wechseln müssen. SAP S/4HANA wird in drei unterschiedlichen Varianten angeboten.

Überblick SAP S/4HANA Betriebsmodelle & Erfahrungen aus der Praxis

S/4HANA onPremises

Ich habe sie chronologisch so geordnet, dass die, die für unsere Kunden am relevantesten sind, ganz vorne stehen. 90 bis 95 % unserer Kunden, die wir im Portfolio haben, führen ein SAP S/4HANA onPremises ein.

Was bedeutet on premise Variante?

Es ist ein eigener dedizierter Server oder eine eigene dedizierte Maschine für den Kunden, auf dem sein System oder auch Instanz genannt, letztendlich drauf läuft.

Virtualisiert oder im Rechenzentrum sei erst mal dahingestellt, aber es ist onPremise, also hardwaregebunden.

S/4HANA Private Cloud

Dann gibt es noch einen kleinen Prozentsatz, der die sogenannte Private Cloud von S/4HANA im Einsatz hat. Laut letztem DSAG-Technologietagen 2024 in Hamburg, waren es nur 1–3% der anwesenden Kunden.

Was bedeutet S/4HANA Private Cloud?

Das bedeutet, dass die Maschine nicht im eigenen Haus steht oder extern gehostet ist über ihren Dienstleister, wie zum Beispiel eine ODEIV, sondern dass SAP das Hosting von der Maschine übernimmt.

In diesem Fall ist SAP der externe Dienstleister und er hat letztlich das S/4HANA als Private Cloud für den Kunden im Betrieb.

SAP betreibt das Rechenzentrum und hat dieses Rechenzentrum im Zugriff.

S/4HANA Public Cloud

Und dann kommen wir zum letzten Teil und der letzte Teil ist die S/4HANA Public Cloud Edition. Die nutzt kaum ein Kunde von uns in der Praxis. Hier waren es auch nur ca. 1–2 % der Kunden, laut den DSAG Technologietagen 2024.

Der Grundgedanke dahinter ist, dass die Services in die Cloud umgezogen sind und der Kunde die Cloud Services von SAP nutzen kann. Sehr wenig Gestaltungsspielraum an der Stelle, wenn es um eigene Anpassungen geht. Ebenso ist das Bezahlmodell der SAP hier an ein Abo-Modell angelehnt.

Das mal so grob als Begrifflichkeiten und als Einstieg.

Vielleicht fragst du dich auch: Wofür kann ich das S/4HANA nutzen? Darauf möchte ich gern im Folgenden etwas genauer eingehen bzw. hier auch einmal einen Auszug meiner Gespräche mit Kunden wieder geben.

Gründe für Kunden, SAP S/4HANA onPremises einzuführen

Warum entscheidet sich ein Kunde für die on-premises-Variante?

Der Hintergrund ist der, dass natürlich in der aktuellen ERP Lösung im SAP R3, was über viele Jahre im Einsatz ist, bei den Kunden viele Investitionskosten getätigt wurden, um das System an die eigenen Bedürfnisse und an die eigene Produktion anzupassen.

So sind viele meiner Kunden in der Lage, nahezu in Echtzeit mit der ERP Suite zu produzieren. Das SAP R3-System wird sporadisch auch als Echtzeit ERP Suite bezeichnet.

Das hat dafür gesorgt, dass ein extrem effizientes und schnelles Produzieren möglich ist und dass man eine Alleinstellung am Markt sicherstellen konnte.

Durch die Transformation von SAP ERP Software zu SAP S/4HANA sind natürlich die Prozesse beim Kunden so hoch spezialisiert und optimiert, dass er seine Produktion bestmöglich auch abbilden will und dafür sorgen möchte, dass es genauso reibungslos abläuft wie vorher.

Außerdem soll die Alleinstellung, nämlich die Optimierung der Prozesse, weiterhin greifen, was das Business-Geheimnis des jeweiligen Kunden ist.

Diese Anpassungen bedürfen allerdings Änderungen der Standard-Software von SAP, damals im ERP, jetzt im S/4HANA und da ist das S/4HANA onPremises eine weitaus bessere Möglichkeit als die Cloud-Variante.

In der onPremises-Welt von S/4HANA ist der Kunde in der Lage, sämtliche Änderungen am Standard durchzuführen und den Prozess auf seine Bedürfnisse anzupassen oder um zu strukturieren.

Einschränkungen SAP S/4HANA Cloud Edition

Änderungen am Standard durchzuführen, geht beispielsweise bei der SAP S/4HANA Cloud-Edition nicht, da die SAP hier vorgibt, wie der Prozess idealerweise zu laufen hat und der Kunde den SAP-Prozess nutzen kann.

Das macht für manche Kunden vielleicht sogar Sinn, einen bestehenden Prozess zu nehmen, den sie nicht neu erfinden müssen, wenn sie jetzt gerade ganz neu mit dem Thema anfangen.

Viele SAP-Kunden haben aber schon lange SAP mit dem Enterprise Resource Planning (kurz SAP ERP System) im Einsatz und kennen ihre Prozesse besser als die SAP und ebendarum nutzen sie nicht den SAP-Standard-Prozess, sondern ihren eigenen, insbesondere auch optimierten und auf ihren Bedarf zugeschnittenen Prozess.

Das ist der Grund, warum viele Unternehmen die Public Cloud-Edition von SAP nicht nutzen und auch nicht für sinnvoll halten, da hier die Anpassungsmöglichkeiten einfach zu gering sind und der Standardprozess von SAP einen gleichen Einheitsbrei für das Unternehmen abliefern würde, welcher nicht zu seinem Bedarf und seinem Anspruch passt.

Wann macht die SAP S/4HANA Private Cloud Lösung Sinn?

Die Private Cloud-Edition von SAP S/4HANA ist dann für Kunden interessant, wenn sie sagen, ich habe ohnehin ein externes Hosting, wie z.B. bei der OEDIV und ich möchte das externe Hosting jetzt auch über die SAP mitmachen.

Die SAP hilft den Unternehmen damit bzw. hat eine neue Marketing-Strategie ins Leben gerufen, mit zwei Programmen, um den Unternehmen dabei zu helfen, die Produkte zu kaufen und einzuführen.

SAP unterscheidet hier im Kern zwischen 2 Programmen: Rise und Grow, wo die SAP mit hohen Rabatten versucht, den Kunden davon zu überzeugen, dass sie doch die Cloud-Version der SAP S/4HANA Welt ausprobieren sollen.

In meinem letzten Gespräch mit einem SAP IT-Leiter teilte mir dieser mit, dass die SAP S/4HANA onPremisess-Lösung nicht rabattiert ist, aber die S/4HANA Private-Edition und die SAP S/4HANA Public Cloud-Edition massiv subventioniert sind, um den Kunden dazu zu bewegen, auf diese Lösung umzusteigen.

Best Practices: Wo bewegen sich die Unternehmen denn aktuell hin?

Das heißt, technisch sehen sie keinen Mehrwert, prozessual sehen sie einen Rückschritt. Im Umkehrschluss ist es ein weiteres Gelddruckmaschinengerät von der SAP, die aber kein Kundenmehrwert liefert. Angesichts dessen wechseln die Kunden auf diese Lösung an der Stelle nicht.

Die massiven Rabatte Richtung SAP S/4HANA Public Cloud und SAP S/4HANA Private Cloud, die jetzt gerade immer wieder in Diskussion sind, werden deswegen als kritisch angesehen, weil sie inzwischen auch ein anderes Ziel verfolgen.

Auf dem DSAG-Jahreskongress 2023 hat der Vorstandsvorsitzende Herr Klein auf dem Podium mitgeteilt, dass es technologisch Verschlechterungen für Kunden gibt, die in der onPremises-Welt unterwegs sind.

Das SAP Angebot: Erste Cloud-Only-Lösungen!

Egal ob jetzt SAP ERP Business Suite oder S/4HANA – on-premise ist das, was am meisten verbreitet ist bei unseren Kunden. Und zwar gibt es zwei Unterschiede, die technologisch onPremises-Kunden nicht zur Verfügung stehen werden.

Das ist einmal das Thema KI und das Thema Green Ledger, sprich CO2-Fußabdruck von der Produktion bis zur Auslieferung, dass man weiß, wie groß der CO2-Ausstoß in den Lieferketten war.

Zwei aus meiner Sicht sehr spannende und stark wachsende Themen, wo die SAP jetzt aber klar gesagt hat, das sind Cloud-Only-Produkte. Der Kunde kann sie nur in Anspruch nehmen, wenn die Cloud von SAP genutzt wird.

Strategiewechsel SAP

Das ist ein Strategiewechsel bei der SAP, der sehr kritisch von vielen Unternehmen gesehen wird. Einfach mit dem Hintergrund, dass die SAP keinen Mehrwert in ihrer Cloud Lösung im direkten Vergleich zur ERP Lösung bieten kann.

Und jetzt aber, weil sie keinen Mehrwert liefern können, fangen sie an, das Ganze technologisch einzuschränken. Also sie verknappen die Funktion oder machen die onPremises-Versionen von SAP und R3 künstlich schlechter, um den Unternehmen Anreize zu geben, in die Cloud zu wechseln.

Soweit der Gedanke und soweit auch die Theorie und wirtschaftlich kann man das mit Sicherheit alles nachvollziehen.

Okay SAP, dann eben nicht

Nun ist es jedoch so, dass der Kunde sich auch seine Gedanken macht und natürlich sagt, naja gut, wenn die SAP das ganze Thema KI mir nicht in der on premise-Welt anbieten will, dann hole ich es mir halt von einem anderen Anbieter.

Aus dem Grund gehen viele Unternehmen auch aktuell einfach los und sagen, ich habe sowieso ein Office 365 Abo, da kriege ich auch künstliche Intelligenz von Microsoft in Form des Co-Piloten. Unsere Kunden nutzen dann einfach die Abo-Modelle von Microsoft und haben darüber letztendlich ihre AI umgesetzt innerhalb des Unternehmens.

Würth IT und MS CoPilot

Sehr prominentes Beispiel dafür, auch neulich in den Nachrichten zu lesen, ist die Würth-IT. Die Würth-IT hat für die gesamte Gruppe den Co-Pilot als Lizenz erworben und stellt es allen Mitarbeitern zur Verfügung, damit zu arbeiten. Kurze Infos dazu findest du in diesem Video:

Natürlich hätten sie auch die AI von SAP dafür nutzen können, weil die Würth sehr viel SAP im Einsatz hat und auch groß mit SAP unterwegs ist, allerdings haben sie sich jetzt für den Microsoft-Weg entschieden.

Das prominenteste Beispiel dafür sind für mich alle Themen rund um das S4HCM bzw. H4S4.

Durch unklare Strategie von SAP, was S/4HANA, HCM und die Themen Reisekosten, Entgelt, Entgeltnachweise, Zeitnachweise angeht, haben sich natürlich Kunden am Markt aufgrund dieser Unsicherheit umgeguckt.

Inzwischen haben viele Non-SAP-Lösungen eingeführt oder nutzen komplett cloudbasierte HR-Systeme mit dem Hintergrund, dass die SAP dort nicht geliefert hat und das, was sie bisher geliefert hat, war einfach nicht stimmig und rund, also untypisch für SAP.

Ich glaube, das wird hier auch für das Thema Green Ledger und auch für das Thema AI passieren.

Bei AI sehe ich es gerade, dass die Kunden sich einfach anders entscheiden und für mich ist es eine Frage von Zeit bis andere Anbieter, genau das Thema Green Ledger einfach mit den richtigen Informationen zusammensammeln.

Das heißt, die SAP kann sich nicht darauf ausruhen. Summa summarum ist S4 der nächste große Meilenstein für alle SAP-Kunden. Man ist in einer gewissen Weise gezwungen, da umzusteigen und wird es auch tun. Es fängt bei vielen Kunden in folgender Reihenfolge an.

Überblick Implementierungsstrategien und Migration

Ich habe eine SAP R3, eine Business-Suite im Einsatz. Wie komme ich jetzt zum SAP S/4HANA?

Klassischerweise läuft das Projekt folgendermaßen ab. Und zwar hat man ein Readiness-Check, das ist eine technische Prüfung, inwiefern man den Wechsel auf S/4HANA machen kann. Das wird von der SAP zur Verfügung gestellt, das läuft das System durch und das liefert verschiedene Ampeln und Hinweise.

Ablauf & Zeitaufwand

Da werden unter anderem solche Dinge überprüft, wie viele Modifikationen, Erweiterungen, Enhancements habe ich im System und wie gut können die genau genommen zurückgebaut werden oder kann ich jetzt letztendlich umsteigen.

Dann, wenn ich diesen Readiness-Check durchgeführt habe, gibt es meistens einen Termin zusammen mit der SAP Basis. Dort überprüft man einmal die Datenbanken, sofern sie nicht schon HANA DB sind, sprich Oracle Datenbank im Einsatz oder MySQL DB oder Max DB2, also eine andere Datenbank Technik als die HANA DB, überlegt man diese in einer technischen Migration umzuziehen auf eine HANA DB, also HANA Datenbank.

Anschließend gibt es nach dem Readiness-Check einen Termin bezüglich der Datenbank. Dieser Termin ist meist mit der SAP Basis. Hier wird geprüft, welche Änderungen hinsichtlich der Datenbanktechnologie notwendig sind.

Viele Kunde haben aus der Vergangenheit eine Oracle Datenbank oder auch eine Max DB. Hier ist dann der Folgeschritt, dass die Datenbanktechnologie auf HANA DB umgezogen wird.

Das ist mit erheblichen Investitionskosten verbunden, weil natürlich die HANA DB eine In-Memory-Datenbank ist, sprich sie benötigt extrem viel Arbeitsspeicher, der nicht günstig ist und natürlich braucht man auch entsprechende Systeme, die so skaliert sind, dass man das Ganze umziehen kann.

Wenn diese Voraussetzung allerdings geschaffen ist und das Geld dafür in die Hand genommen wird über Hosting oder Server, die im Haus stehen, dann kann so ein Wechsel der Oracle, sprich externer DB auf eine HANA DB durchaus innerhalb von einem Wochenende mit einer guten Planung durchgeführt werden.

Drei bis vier Tage braucht man ungefähr, um das Ganze einmal technisch umzuziehen.

So, das ist Schritt eins. Wenn die Voraussetzungen geschaffen sind und das System eine HANA DB zur Verfügung hat, fängt dann im Grunde der Hauptteil der Arbeit an, nämlich strategische Ausrichtung, Migrationsfahrt, welche Richtung möchte ich machen.

In diesen Transformationsprojekten, die wir auch schon in der Vielzahl erfolgreich abgeschlossen oder in der Vergangenheit gemacht haben, gibt es letztlich drei mögliche Varianten, wie man von ERP auf S/4HANA gehen kann.

Unterschied Greenfield & Brownfield & Bluefield

Brownfield im Detail

Die häufig genutzte Variante ist Brownfield. Warum nennt man das ganze Brownfield?

Es geht darum, möglichst viel aus dem alten System zu übernehmen und man kopiert nicht nur die Daten mit rüber, sondern versucht auch die Prozesse möglichst nahtlos eins zu eins mit ins S/4HANA zu übernehmen.

Diese Variante bedingt allerdings einiger Vorbereitung und auch Abhängigkeiten. Es muss zum Beispiel eine S/4HANA-Simplification-List durchgegangen werden, welche Transaktionen sich verändern, welche Module vielleicht auch nicht zur Verfügung stehen und wie man künftig prinzipiell damit arbeiten will.

Best practices Brownfield: Darauf solltest du achten

Brownfield Projekte sind sehr kosten- und zeitintensiv, weil natürlich auch alt gewachsene Dinge mitgenommen werden und die Chance verpasst wird diese zu vereinheitlichen oder zu modernisieren.

Das bedeutet, man kann sicher gehen, dass die Sachen wie vorher funktionieren, aber man kopiert sich natürlich auch ein Großteil der Inhalte und des Quellcodes mit rüber, die vielleicht schon veraltet sind oder auch einfach nicht mehr benötigt werden an der Stelle.

Projektrisiko: Die Idee SAPscript und Smart Forms weiter zu nutzen

Wichtig ist; es gibt eine große Einschränkung beim Brownfield Ansatz. Speziell im Dokumentenwesen ist es so, dass die Idee, die alten SAPscript und Smartforms Formulare, die du noch vielleicht im Einsatz hast, jetzt mit herüberzukopieren, ein erhebliches Problem mit sich bringt.

Durch die eingesetzte Technik im SAPscript und Smartforms mit den Includes und den jeweiligen Programmen und Quellcode, der dahinter liegt, ist es nicht abschätzbar, was alles kopiert werden muss, um SAPscript und Smartforms Formulare wieder läufig im S4/HANA auszugeben.

Also unserer Erfahrung nach ist die Idee im Brownspot-Verfahren, SAPscript und Smartforms Formulare wieder unter SAP S/4HANA ans Laufen zu bekommen, ein erhebliches Projektrisiko und muss dediziert betrachtet werden. Es braucht auch da sehr viel Recherche im Vorfeld, ob das möglich ist und wenn ja, was es für einen Einfluss auf die jeweiligen Module hat.

Die komplette Konditionsfindung und das Zusammensammeln der Daten läuft unter S/4HANA nahe etwas anders. Die berühmte Tabelle KOMVK ist an der Stelle nicht gefüllt im S/4HANA, weil sie auf ein anderes Datenmodell zurückgreift unter S/4HANA und man diese Dinge letztlich auch mit betrachten und geradebiegen muss, um es ans Laufen zu bekommen.

Bluefield

Dann gehen wir weiter zum Thema Bluefield, das ist ein nicht ganz so weitverbreiteter Ansatz.

Die Kernidee ist, die Daten zunächst zu migrieren und sicherzustellen, dass die Inhalte der Daten sauber und zugänglich sind. Dabei liegt der Fokus darauf, die Prozesse zu überarbeiten und neu zu denken, um mit den Daten effektiv arbeiten zu können und gleichzeitig den Altbestand zugreifbar zu halten.

Ziel ist es, die Chance zu nutzen, die Prozesse zu optimieren, zu vereinheitlichen und zu verschlanken. Diese Prozessneugestaltung, auch als Bluefield-Ansatz bekannt, haben wir bereits erfolgreich bei verschiedenen Unternehmen umgesetzt. Dieser Ansatz kombiniert das Beste aus beiden Welten: Man erneuert die Prozesse und hat dennoch die alten Daten im Zugriff.

Jedoch stellen wir immer wieder fest, dass für viele Unternehmen der Greenfield-Ansatz vorteilhafter ist, hierzu gleich mehr ...

5 Vorteile des Bluefield Ansatzes

1. Es wird kein Datenmüll übernommen
   
2. Altanwendungen werden nicht blind kopiert
   
3. Systeme und Programme werden direkt in der HANA Datenbank optimiert
   
4. Schneller Zugriff
   
5. Schnelle Verarbeitung großer Datenmengen
   

Greenfield

Bei dieser Methode wird ein komplett neues SAP-System aufgebaut, ohne zunächst Alt-Daten zu migrieren. Das neue System ist leer und muss vollständig konfiguriert und eingerichtet werden, sodass die Prozesse optimal ablaufen.

Dies wird in einer Blueprint-Phase des Projekts sichergestellt, in der die Prozesse dokumentiert und geplant werden, wie sie im neuen System abgebildet werden sollen.

Der Greenfield Ansatz hat den riesigen Vorteil, dass wir sauber aufsetzen und technologisch sauber starten.

Greenfield bedeutet nicht, dass nicht auch alte Dinge mit rüber genommen werden können. Das sind dann sogenannte Brownspots, die mit hereingezogen werden. Das kann Sinn machen, das mit zu übernehmen.

Was mache ich mit dem SAP ERP System?

Die spannendste Frage ist, was passiert mit dem Altsystem? Speziell in den Varianten Greenfield und auch Bluefield bleibt das Altsystem entsprechend vorhanden und läuft weiter.

Solange die Daten zugreifbar sind – in der Regel zehn Jahre – so lange wie auch der Wirtschaftsprüfer noch mal auf Daten zugreifen muss, muss man sich Daten im System im Belegefluss ansehen können.

Zwischenfazit

In der Praxis gibt es häufig Mischformen der drei Modelle. Es kommt darauf an, wie lange ihr welche Themen durchhalten könnt, beispielsweise einen Prozess neu zu denken.

Häufig wird einer der drei Wege gewählt und dann werden die Daten entsprechend herübergezogen.

Vorgehensmodell S/4HANA Transformation

SAP S/4HANA Readniess Check

Meine Empfehlung ist mit dem S/4HANA Readiness Check zu starten. Außerdem gibt es so ein paar klassische Vorprojekte, die Unternehmen machen, bevor das S/4HANA Projekt losgeht.

Umstieg Datenbank auf HANA DB

Datenbanktechnologie. Selbstverständlich macht es Sinn, vor den Prozessen mit der IT-Infrastruktur sämtliche Datenbank-Lösungen auf eine SAP HANA Datenbank umzuziehen. Das ist als allererstes die Einführung der HANA DB, um die technische Voraussetzung zu schaffen. Durch die in memory Plattform ermöglicht dies den Entwicklern zügige Datenbankzugriffe umzusetzen.

Einführung zentraler Geschäftspartner

Es gibt einen neuen zentralen Geschäftspartner unter S/4HANA, der die Differenzierung zwischen Debitor und Kreditor auflöst. Das ist genau genommen eines der größeren Projekte.

Natürlich auch ein Thema ist die Materialnummern-Einführung, weil die sich verlängert hat und im S/4HANA mit einem anderen Zahlenwerk geführt wird.

Umstieg SAPscript & Smart Forms auf Adobe Forms

Ein wichtiges Vorprojekt, um auch das Projektrisiko zu minimieren, ist das Thema Formularumstieg. SAPscript und/oder Smart Forms auf , um dieses Projektrisiko nicht in dem S/4HANA Go-live noch mit drinnen zu haben, weil das erhebliche Probleme verursacht. Du kannst das Thema noch zusätzlich im Projekt mit angehen.

Wenn ich gefragt werde, was kann man vorher machen, ist meine klare Empfehlung auf jeden Fall das Thema Formularwechsel, also Technologiewechsel von SAPscript oder/und Smart Forms auf Adobe Forms durchzuführen.

Und auf jeden Fall auch das Thema Dokumentenwesen Betrachtung, sprich CV02N, CV03N, Ablage Content Repositories da noch mal kritisch zu prüfen und zu schauen, welche Daten kann ich eventuell vorher schon archivieren oder löschen, damit ich mit einem schlankeren System ins SAP S/4HANA-System umsteigen kann.

Archivierungsprojekt & SAP ILM Einführung

Da auf jeden Fall noch mal meine Empfehlung, ein Archivierungsprojekt vorher zu machen und zu entschlacken.

Empfohlene Datengröße, Datenbankgröße, sollte 1,8 bis 2 Terabyte Max betragen für das gesamte System. Einfach mit dem Hintergrund, dass es SAP S/4HANA mit der HANA DB ansonsten in Struggeln von der Performance gerät und es auch entsprechend unverhältnismäßig teurer wird ab der Größenordnung.

Ja, ich hoffe, dass hier ein paar Ansätze und ein paar Hinweise für dich dabei waren, dass du das mal anfangen konntest. Melde dich gern per Kontaktformular, wenn dir noch was fehlt, oder wir dich unterstützen dürfen.

Fazit

Die Welt im SAP S/4HANA Kosmos ist sehr groß. Jedes S/4HANA Release bringt wieder neue Funktionen und erweitert den Funktionsumfang enorm. Daher ist es gut, einen Partner an der Seite zu haben, der den Weg der S/4HANA Transformation schon einmal gegangen ist.

Meine klare Empfehlung: Kümmere dich Frühzeitig um einen Implementierungspartner und lass dir die Referenzen geben. Wir freuen uns auf jeden Fall, wenn du dich meldest. Einfach hier klicken.

FAQ

Wo bekommt man eigentlich Informationen her, wenn man auf SAP S/4HANA umsteigen will?

Zum einen kann ich auf jeden Fall die SAP-Dokumentation empfehlen, alles um SAP S/4HANA und auch die jeweilige SAP S/4HANA Version.

Je nach Version von Hana-Release, ist es auch abhängig, welche Services zur Verfügung stehen.

Speziell BTP-Services wurden erheblich ausgebaut und mehr geliefert in den neueren Versionen von SAP S/4HANA.

Man kann sich das Release relativ gut merken und es gibt eine hervorragende Übersichtsseite, wo die verschiedenen Versionen aufgelistet werden.

Welche Transaktionen gibt es künftig nicht mehr?

Was sich verändert und was im S/4HANA anders ist, ist definitiv das Thema S/4HANA-Simplification-List. Das ist eine Liste, wo die SAP aufgeführt hat, welche Transaktionen veraltet sind, sich verändern und welche Dinge sich quasi aus Usersicht im S/4HANA System anders verhalten.

1. CDS View in Kurzfassung
2. Was ist ein CDS View überhaupt?
3. Welche Arten von CDS Views gibt es?
• HANA CDS Views
  
• ABAP CDS-Views
  
• Was ist das Virtual Data Model und eine Consumption View?
  
4. Dein Syntax-Spickzettel für ABAP CDS View
• Datentypen in CDS ABAP und Casting
  
• Rechnen und Operatorausdrücke in CDS ABAP
  
• CASE-Ausdrücke in CDS ABAP
  
• Grundregeln der Syntax in CDS HANA:
  
• Datentypen in CDS Hana und Typumwandlung:
  
• Operatoren und Berechnungen
  
• CASE-Ausdrücke für bedingte Logik
  
• Funktionen und Aggregationen
  
5. 5 Vorteile von HANA CDS-Views
6. 5 Vorteile von ABAP CDS-Views
7. Fazit
8. FAQ
• Welche Sicherheitsaspekte müssen bei der Verwendung von CDS-View berücksichtigt werden?
  
• Können CDS Views mit anderen Technologien oder Plattformen integriert werden?
  
• Wie zukunftssicher sind CDS-Views, und wie werden sie sich mit der Entwicklung der SAP-Technologie weiterentwickeln?
  

In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf die wichtige Rolle von CDS (Core Data Services) View in modernen SAP-Systemen. Wir erklären dir, wie CDS Views im Rahmen der SAP S/4HANA Technologie eingeführt wurden, um speziell die Geschwindigkeitsvorteile der neuen HANA-Datenbank optimal nutzen zu können.

Außerdem zeigen wir dir, welche Vorteile CDS Views bieten und wie du sie in deinem Unternehmen einsetzen kannst, um Abläufe zu optimieren und strategische Entscheidungen zu unterstützen.

CDS View in Kurzfassung

• Eine CDS View ist eine virtuelle Tabelle in einer Datenbank, die durch eine gespeicherte SQL-Abfrage erstellt wird.
• Im Gegensatz zu normalen Tabellen speichert eine View keine Daten, sondern stellt eine Abfrage dar, die Daten aus einer oder mehreren Tabellen zusammenführt.
• CDS-Views sind virtuelle Strukturen in SAP, die als programmierbare Datenmodelle dienen.
• Sie funktionieren als Modelle für Datenstrukturen ohne physische Datenspeicherung.
• CDS-Views ermöglichen eine effiziente und einfache Datenmodellierung.
• Beschleunigung des Datenabrufs erfolgt direkt auf der Datenbankebene.
• Hier wird SQL (Structured Query Language) verwendet, um auf die Datenbank zuzugreifen.
• SQL ist schneller, weil es speziell dafür entwickelt wurde, Daten in Datenbanken zu verwalten und abzufragen.
• Datenbanken sind optimiert, um SQL-Abfragen effizient auszuführen, indem sie Techniken wie Indexierung und Caching verwenden.
• Sie erhöhen die Flexibilität bei der Handhabung und Verarbeitung von Daten.
• Ideal für die Durchführung komplexer Datenabfragen und Anpassungen.
• Erforderliche physische Verschiebung oder Kopie der Daten ist nicht notwendig, weil Views in Datenbanken nur virtuelle Tabellen sind.
• Sie speichern keine Daten selbst, sondern stellen gespeicherte SQL-Abfragen dar, die Daten aus bestehenden Tabellen zusammenführen.

Was ist ein CDS View überhaupt?

Kurz gesagt: CDS-Views sind virtuelle Programmiermodelle, die bei der Programmierung Daten nicht physisch speichern. Das dient dazu, Datenstrukturen einfach und effizient zu gestalten. Sie ermöglichen es, direkt auf der Datenbankebene zu arbeiten, wodurch die Daten schneller abgerufen und flexibler gehandhabt werden können. Dies macht sie besonders nützlich für komplexe Abfragen und Anpassungen, ohne dass Daten physisch verschoben oder kopiert werden müssen.

CDS-Views dienen in Verbindung mit als leistungsstarke Datenquellen, die benötigte Daten effizient und strukturiert bereitstellen. Sie bieten ein einheitliches Datenmodell für transaktionale und analytische Anwendungen. Dadurch werden Daten konsistent und strukturiert bereitgestellt.

Die semantische Ebene ermöglicht es Endnutzern, Daten mit allgemeinen Geschäftsbegriffen abzurufen. Darüber hinaus erweitern SAP CDS-Views die Datenbanksprache SQL um Vereinfachungen, die die technische Komplexität reduzieren. Dies vereinfacht die Erstellung und Verwaltung der Formulare erheblich.

Welche Arten von CDS Views gibt es?

Bei CDS-Views gibt es zwei Hauptarten, die sich in ihrer Funktionsweise und Anwendung unterscheiden: HANA CDS Views und ABAP CDS Views.

HANA CDS Views

Diese Art von CDS-Views ist direkt auf der SAP HANA-Datenbankebene angesiedelt. Was bedeutet das? Mit CDS Views kannst du von den Leistungen der HANA-Datenbank profitieren.

HANA-Datenbanken liegen im Arbeitsspeicher (RAM) und sind daher viel schneller zugreifbar als Festplatten. Wenn wir die Geschwindigkeit von Festplatten mit der von RAM vergleichen, sehen wir, dass RAM bis zu 100-mal schneller Daten bereitstellt als eine Festplatte.

Diese ermöglicht eine effiziente Verarbeitung großer Datenmengen. Zusätzlich werden Berechnungen direkt auf der Datenbankebene durchgeführt, was als "Code Pushdown" bezeichnet wird. Für die Definition dieser Views wird eine spezielle SQL-Variante, das sogenannte "Native SQL", verwendet. HANA CDS-Views sind ideal, wenn du die leistungsstarken Funktionen der SAP HANA-Datenbank voll ausnutzen möchtest. Auf diese Datenbanktechnologie sind sie beschränkt.

Diese nutzt fortschrittliche In-Memory-Technologie für extrem schnelle Datenverarbeitung und -analyse. Dadurch ermöglicht sie eine effiziente Verarbeitung großer Datenmengen. Das ist ideal für dich, wenn du in deinem Unternehmen Echtzeitanalysen und komplexe Berichterstattungen benötigst.

HANA CDS-Views sind ideal, wenn du die leistungsstarken Funktionen der SAP HANA-Datenbank voll ausnutzen möchtest. Trotz höherer initialer Kosten kann HANA durch schnelle Datenverarbeitung langfristig finanziell vorteilhaft für dich sein.

ABAP CDS-Views

ABAP CDS Views hingegen sind flexibler, was die Datenbanktechnologie angeht. ABAP CDS-Views sind nicht auf die SAP HANA-Datenbank beschränkt. Sie können daher in verschiedenen SAP-Systemen mit unterschiedlichen Datenbanktechnologien eingesetzt werden. Diese Views sind auf dem ABAP Application Server (ABAP AS) implementiert und nutzen "Open SQL" für die Datenselektion.

ABAP CDS Views sind besonders nützlich, um Datenmodelle unabhängig von der zugrundeliegenden Datenbanktechnologie zu definieren und zu nutzen. Sie eignen sich für eine Vielzahl von Anwendungen. Sie unterstützen dich bei einfachen Transaktionen bis hin zu komplexen analytischen Aufgaben.

Viele unserer Kunden haben eine Oracle DB im Einsatz. Auch diese biete inzwischen eine In-Memory-Datenbank als Konkurrenz zur HANA-DB an. Das kann auch noch einmal eine Alternative für dich sein.

Zusammengefasst nutzen HANA CDS Views die Vorteile der SAP HANA-Datenbank. ABAP CDS-Views sind jedoch flexibler und funktionieren in verschiedenen Datenbankumgebungen. Beide Arten von CDS-View erleichtern die Datenmodellierung und -verarbeitung. Du darfst dich nämlich jederzeit am Kuchen bzw. an den Daten bedienen.

Da CDS Views aufbauend sind, kann ein HANA CDS-View optimal mit einem ABAP-CDS-View ergänzt werden.

In unseren S/4HANA Transformationsprojekten entwickeln und nutzen wir überwiegend ABAP CDS-Views. Der Aufbau einer HANA CDS View kommt seltener vor.

Was ist das Virtual Data Model und eine Consumption View?

Wie du bereits gesehen hast, vereinfachen dir CDS View den Umgang mit den Daten in SAP-Systemen. Auch die Analysen von Daten wirst du dadurch geschmeidig durchführen.

Du möchtest übersichtliche und strukturierte Daten? Dann spielt das Virtual Data Model (VDM)und die Consumption View für dich eine entscheidende Rolle. Um dir beide Begriffe besser zu erklären, verwenden wir ein Praxisbeispiel aus der Küche als Analogie: Stell dir vor, das Virtual Data Model ist wie ein umfassendes Kochbuch in deiner Küche. Es enthält alle Rezepte und Anleitungen, wie man verschiedene Zutaten kombiniert und zubereitet. Dieses Kochbuch organisiert und strukturiert alle Informationen, die du benötigst, um verschiedene Gerichte zu kochen.

Die Consumption View ist wie das fertige Gericht, das du nach einem Rezept aus dem Kochbuch zubereitest und servierst. Die Consumption View ist also die aufbereitete und benutzerfreundliche Darstellung der Daten, die aus dem Virtual Data Model abgeleitet wurde, um eine spezifische Anfrage zu erfüllen.

Das VDM stellt eine methodische Struktur dar. Der CDS-View wird genutzt, um technische Datenzugriffe zu vereinfachen und um den Daten eine betriebswirtschaftliche Bedeutung zu verleihen. Im VDM werden CDS-Views in verschiedenen Schichten organisiert. Beginnend bei den Basic Views, die direkt auf die Rohdaten zugreifen. Dann kommen die Composite Views, die die Daten zusammenfügen und verbessern, bis hin zu den Consumption Views ganz oben.

Die Consumption Views sind für die direkte Endanwendungen gedacht. Sie liefern präzise die Informationen, die für spezielle Geschäftsanforderungen oder Analysen benötigt werden. Das Virtual Data Model trennt und strukturiert die Daten klar. So können die Daten schneller und besser genutzt und analysiert werden.

Dein Syntax-Spickzettel für ABAP CDS View

Du möchtest direkt auf die benötigten Informationen zugreifen? Dann haben wir einen kurzen Syntax-Spickzettel für dich. Diese Informationen sind besonders hilfreich, um die grundlegenden Konzepte und Befehle, die du täglich benötigst, schnell nachzuschlagen und zu verstehen.

Grundregeln der Syntax in CDS ABAP:

• Schlüsselwörter können entweder komplett GROSS, komplett klein oder mit dem ersten Buchstaben großgeschrieben werden.
  
• Identifikatoren für Tabellen, Views oder Spalten sind nicht an Groß- und Kleinschreibung gebunden. Sie dürfen bis zu 30 Zeichen lang sein und können Buchstaben, Zahlen, Unterstriche und Schrägstriche enthalten.
  
• Zeichenketten werden im Quelltext in Hochkommata (' ') eingeschlossen.
  
• Numerische Werte ohne Dezimalzeichen variieren je nach Größe zwischen den Typen ABAP.INT1 und ABAP.INT8. Zahlen mit einem Punkt als Dezimaltrennzeichen gehören zum Typ ABAP.FLTP.
  
• Kommentare können mit einem doppelten Schrägstrich (//) am Ende einer Zeile oder als Block zwischen /* und */ eingefügt werden.
  
• Leerzeichen und Tabulatoren sind größtenteils zur besseren Lesbarkeit des Codes da und haben keinen Einfluss auf die Funktionsweise, solange die Bedeutung klar bleibt. 
  

Datentypen in CDS ABAP und Casting

In CDS-Entitäten ist es möglich, sich entweder auf die Datenelemente des Data Dictionary oder direkt auf ABAP-Datentypen zu beziehen. Dabei ist es wichtig, dass die Datentypen genau übereinstimmen, da sonst beim Aktivieren des CDS-ABAP-Objekts Fehlermeldungen auftreten können.

Zum Konvertieren der Datentypen dient die SQL-Funktion CAST:
CAST( <Ausdruck> AS <Datentyp> [PRESERVING TYPE])
Die ABAP Datentypen werden mit abap.<Datentyp> angegeben.
Zum Beispiel:

• abap.int4
• abap.char(<Länge>)
• abap.dec(<Länge>, <Nachkommastellen>)

Für jeden Datentyp müssen die <Länge> und eventuell die <Nachkommastellen> in Klammern gesetzt werden. Wenn der Datentyp des <Ausdrucks> genau dem angegebenen Datenelement entspricht, kann man den Zusatz PRESERVING TYPE nutzen. 

Rechnen und Operatorausdrücke in CDS ABAP

Grundlegende Operatoren:

Spezialfälle und Datentypen:

Spezialfälle und Datentypen:

• Bei der Verwendung des Datentyps ABAP.FLTP für Operatorausdrücke müssen beide Operanden diesen Typ aufweisen. Für Dezimalliterale, die standardmäßig als ABAP.FLTP gelten, kann ein CAST erforderlich sein.
  
• Die direkte Division (/) ist in klassischen CDS-Views nur bei Gleitkomma-Datentypen erlaubt. Alternativ kann die SQL-Funktion DIVISION(<Zähler>, <Nenner>, <NK-Stellen>) genutzt werden, die automatisch rundet.
  

Berechnungen mit Dezimalzahlen:

• Es wird überprüft, ob das Ergebnis von Berechnungen, die eine Dezimalzahl ergeben, in den Datentyp ABAP.DEC passt, der maximal 31 Stellen, davon bis zu 14 Nachkommastellen, erlaubt. Ist dies nicht der Fall, muss eine Typumwandlung mittels CAST der Operanden auf kleinere Werte durchgeführt werden. 
  

CASE-Ausdrücke in CDS ABAP

Einfacher CASE-Ausdruck:

• Vergleicht einen Ausdruck mit mehreren anderen Ausdrücken auf Gleichheit.

CASE item_categ
   WHEN '10' THEN 'A'
   WHEN '20' THEN 'B'
   ELSE 'C'
END

Komplexer CASE-Ausdruck (Searched Case):

• Wertet mehrere unabhängige Bedingungen aus.
• Das erste zutreffende Ergebnis (TRUE) bestimmt den Rückgabewert.

Beispiel: 

CASE
   WHEN weight_measure < 1 OR weight_unit = 'g' THEN 'A'
   WHEN weight_measure >= 1 AND weight_measure <= 5 THEN 'B'
   ELSE 'C'
END

Rückgabewerte:

• Wenn keine der Bedingungen zutrifft, liefert der Ausdruck den Wert aus der ELSE-Klausel oder NULL, falls keine ELSE-Klausel definiert ist. 
  

Du brauchst Unterstützung bei der Verwendung von Befehlen? Melde Dich bei uns!

Dein Syntax-Spickzettel für HANA CDS View

Möchtest du schnell auf wichtige Informationen zugreifen? Hier ist ein kompakter Spickzettel, der dir hilft, die Grundkonzepte und täglichen Befehle für HANA CDS Views schnell nachzuschlagen und zu verstehen.

Grundregeln der Syntax in CDS HANA:

• Schlüsselwörter können GROSS, klein oder mit einem Großbuchstaben am Anfang geschrieben werden.
  
• Identifikatoren für Tabellen, Views oder Spalten, bis zu 128 Zeichen lang, inklusive Buchstaben, Zahlen, Unterstriche und Punkte.
  
• Zeichenketten werden in Hochkommata (' ') gesetzt.
  
• Numerische Wertetypen variieren je nach Größe und können als Ganzzahlen oder mit Dezimalstellen definiert werden.
  
• Für Kommentare kannst du “--” für Zeilenkommentare oder “/* ... */” für Blockkommentare nutzen.
  
• Leerzeichen und Tabulatoren verbessern die Lesbarkeit, beeinflussen aber nicht die Funktionsweise des Codes. 
  

Datentypen in CDS Hana und Typumwandlung:

• Datentypen: Können aus dem Data Dictionary oder direkt als Hana SQL Datentypen definiert werden.
  
• CAST-Funktion: Für Typumwandlungen, z.B. CAST(<Ausdruck> AS <Datentyp>).
  

Operatoren und Berechnungen

• Grundlegende Operatoren: Addition +, Subtraktion -, Multiplikation *, Division /.
  
• Besonderheiten: Bei Division müssen beide Operanden denselben Datentyp haben, oft notwendig CAST anzuwenden.

• Division: Nutze DIV für ganzzahlige Ergebnisse.
  

CASE-Ausdrücke für bedingte Logik 

• Einfacher CASE-Ausdruck:
  

CASE <Spalte>
    WHEN 'Wert1' THEN 'Ergebnis1'
    WHEN 'Wert2' THEN 'Ergebnis2'
    ELSE 'Andere'
END

• Searched CASE-Ausdruck:
  

CASE
    WHEN <Bedingung1> THEN 'Ergebnis1'
    WHEN <Bedingung2> THEN 'Ergebnis2'
    ELSE 'Andere'
END 

Funktionen und Aggregationen

• Standardfunktionen: SUM(), AVG(), COUNT(), MAX(), MIN() für Aggregationen.
• Benutzerdefinierte Funktionen: Können für spezielle Berechnungen oder Datenmanipulationen erstellt werden.

5 Vorteile von HANA CDS-Views

Nachdem wir die unterschiedlichen Arten von CDS-Views und ihre spezifischen Anwendungen kennengelernt haben, stellt sich nun die Frage, welche konkreten Vorteile diese Technologie für die Praxis bietet:

1. HANA CDS-Views sind direkt auf der SAP HANA-Datenbank implementiert, was die Nutzung der vollen Leistungsfähigkeit der In-Memory-Technologie ermöglicht.
2. Durch die Ausführung von Berechnungen direkt auf der Datenbankebene werden Performance-Verbesserungen erreicht, da weniger Daten zwischen Datenbank und Anwendungsschicht übertragen werden müssen.
3. HANA CDS View erlaubt die Erstellung komplexer Datenmodelle und -abfragen, die in traditionellen Datenbanken schwierig umzusetzen wären.
   
4. Sie können native Funktionen der SAP HANA-Datenbank nutzen, wie etwa erweiterte Analysen und Aggregationen, die die Datenverarbeitung beschleunigen.
   
5. HANA CDS-Views sind ideal für die Entwicklung nativer SAP HANA-Anwendungen, da sie die ABAP-Anwendungsschicht umgehen und direkt auf der HANA-Datenbank arbeiten.
   

5 Vorteile von ABAP CDS-Views

1. ABAP CDS-Views sind vollständig in das ABAP Dictionary integriert, was eine einfache Verwaltung und Konsistenz innerhalb der ABAP-Umgebung gewährleistet.
2. Diese Views profitieren von den etablierten ABAP-Transportmechanismen, die sichere und kontrollierte Änderungen ermöglichen.
3. Sie sind speziell darauf ausgelegt, ABAP-Anwendungen zu unterstützen, was die Implementierung und Wartung von ABAP-basierten Lösungen vereinfacht.
   
4. Durch die enge Integration in die ABAP-Umgebung können ABAP CDS-Views leicht erweitert und an neue Geschäftsanforderungen angepasst werden.
   
5. Dank klarer Struktur und Syntax sind ABAP CDS-Views leichter zu warten und zu aktualisieren.
   

Außerdem können sowohl HANA CDS Views als auch ABAP CDS Views in die SAP Business Technology Plattform (SAP BTP) integriert werden. Die Cloud-Umgebung von SAP BTP bietet skalierbare Ressourcen, um Anwendungen und Datenmodelle flexibel an wechselnde Geschäftsanforderungen anzupassen. 

Die Integration von CDS Views ermöglicht erweiterte Analyse- und Reporting-Funktionen, die Echtzeiteinblicke in Geschäftsprozesse bieten. Unternehmen können dadurch ein einheitliches Datenmodell erstellen, das die Datenintegrität und Konsistenz über verschiedene Anwendungen und Plattformen hinweg sicherstellt.

Fazit

CDS Views sind eine Lösung für das Datenmanagement in großen SAP-Landschaften. Sie bieten gegenüber traditionellen Druckprogrammen im SAP erhebliche Vorteile. Zum Beispiel ermöglichen sie eine schnellere Datenverarbeitung, indem Berechnungen direkt auf der Datenbankebene ausgeführt werden. Die Nutzung der In-Memory-Technologie von SAP HANA stellt Daten bis zu 100-mal schneller bereit. CDS Views integrieren und konsolidieren Daten effizienter, was umfassendere und genauere Analysen ermöglicht. Echtzeitanalysen und Berichterstellungen verbessern die Entscheidungsfindung.

Die modulare Struktur und klare Syntax erleichtern die Wartung und Anpassung, was die Entwicklungszyklen verkürzt. Zentrale Autorisierungschecks gewährleisten außerdem eine höhere Datensicherheit.

Zusammengefasst machen diese Vorteile CDS Views zu einem leistungsstarken Werkzeug für eine effizientere und sicherere Datenverarbeitung und -analyse in modernen SAP-Umgebungen.

Hast du Probleme bei der Implementierung von CDS-Views? Melde Dich bei uns!

FAQ

Welche Sicherheitsaspekte müssen bei der Verwendung von CDS-View berücksichtigt werden?

Beim Einsatz von CDS-View im SAP-System ist es wichtig, sicherzustellen, dass nur berechtigte Benutzer auf sensible Daten zugreifen können. Schutzmaßnahmen gegen SQL-Injections sind notwendig, und es ist wichtig, genau zu überwachen, welche Daten freigegeben werden.

Datenschutzbestimmungen, insbesondere bei personenbezogenen Daten, müssen streng eingehalten werden. Außerdem sind regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Protokollierung notwendig, um die Sicherheit der Daten und den ordnungsgemäßen Einsatz der CDS-Views zu sichern.

Können CDS Views mit anderen Technologien oder Plattformen integriert werden?

Ja, CDS-Views können mit verschiedenen anderen Technologien und Plattformen integriert werden. Zum Beispiel lassen sie sich mit SAP Fiori für Benutzeroberflächen, mit SAP BW (Business Warehouse) für Datenanalyse und Berichterstattung oder mit OData-Services für Webanwendungen und mobile Apps verbinden. Außerdem lassen sich CDS Views auch hervorragend in die SAP Business Technology Plattform (SAP BTP) integrieren.

Wie zukunftssicher sind CDS-Views, und wie werden sie sich mit der Entwicklung der SAP-Technologie weiterentwickeln?

CDS-Views sind zukunftssicher und werden kontinuierlich weiterentwickelt, um mit den neuesten SAP-Technologien, wie SAP S/4HANA und SAP Fiori, kompatibel zu bleiben. Sie sind zentral für SAPs Strategie, Datenverarbeitung und Benutzererfahrung zu verbessern.

1. Was ist SAPscript überhaupt?
   
2. Entwicklung von SAPscript
3. Anwendung von SAPscript heute
4. Grenzen von SAPscript
5. SAPscript vs. Smart Forms: 2 Technologien im Vergleich
   • SAPscript: Die älteste Technologie in SAP
   • Smart Forms – SAPscript mit neuer Oberfläche
6. SAPscript vs. Adobe Forms
7. SAP GUI Scripting < > SAPscript
   • Erweiterte Automatisierung in SAP ERP und S/4HANA mit SAP GUI
8. FAQ zu SAPscript
   • Welche Kosten sind mit der Implementierung und Wartung von SAP Script verbunden?
   • Was brauche ich für Adobe Forms?
   • Wird SAPscript weiter supportet?
   • S/4HANA onPremises: Kann ich nicht einfach die Formulare im Brown-Field Ansatz kopieren?

In diesem Artikel geht es um SAPscript, ein wesentliches Werkzeug für die Formulartechnologie in SAP ERP und S/4HANA. Wir erklären dir wie SAPscript funktioniert und warum Adobe Forms als modernere Alternative dient. Zusätzlich gehen wir auf die Skripterstellung im SAP GUI ein und zeigen, wie diese die Automatisierung von Routineaufgaben unterstützt. Legen wir los und viel Freude beim Lesen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• SAPscript ermöglicht Formulargestaltung in SAP ERP und S4HANA
• Adobe Forms als fortschrittliche Alternative zu SAPscript
• SAP GUI Scripting steigert Effizienz durch Automatisierung
• Smart Forms erleichtert Formulardesign mit Grafikoberfläche

Was ist SAPscript überhaupt?

SAPscript ist die älteste Formulartechnologie zur Erstellung von SAP Formularen wie beispielsweise Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheinen. Obwohl es immer noch in vielen Unternehmen verwendet wird, ist es technisch veraltet. Es ordnet Informationen zeilenweise auf Formularen an, was oft zusätzliche Programmierung erfordert, um die Formulare gut aussehen zu lassen. Da SAP diese Technologie seit 20 Jahren nicht mehr weiterentwickelt, empfiehlt das Unternehmen einen Technologiewechsel. Adobe Forms ist die modernere Alternative, insbesondere bei einer Migration auf das neuere SAP S/4HANA System.

Entwicklung von SAPscript

Zurück in die Vergangenheit: SAPscript startete mit SAP R/2 als Pionier in der Erstellung von SAP-Dokumenten. Es hilft dabei, Geschäftsdokumente mit einer Code-nahen Programmierung zu erstellen und zu verwalten. Dank der Programmiersprache ABAP findest und behebst du Fehler im Handumdrehen.

Mit dem Aufkommen von SAP R/3 im Jahr 1992 erlebte SAPscript eine wesentliche Überarbeitung. Plötzlich war es einfacher als je zuvor, Formulare direkt in SAP zu gestalten und anzupassen.

Anwendung von SAPscript heute

Wie wird SAPscript in aktuellen Geschäftsprozessen eingesetzt? SAPscript bietet maßgeschneiderte Lösungen für die Dokumentenverwaltung. Es steigert die Effizienz und passt sich den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens an:

• Rechnungen: Erstelle und passe Rechnungen blitzschnell an.
• Lieferscheine: Lass dir fehlerfreie Lieferscheine direkt aus dem System ausgeben.
• Bestellungen auf den Punkt: Erhöhe die Genauigkeit deiner Bestellungen mithilfe von SAPscript.

Grenzen von SAPscript

Trotz seiner Stärken zeigt SAPscript Alterungszeichen:

• Kein Drag-and-Drop: Effizienz ist entscheidend, sodass das Fehlen dieser Funktion besonders auffällt.
• Änderungen sind endgültig: Einmal vorgenommene Anpassungen sind dauerhaft festgelegt.
• Zeitaufwändiges Debugging: Trotz verfügbarer Tools erschwert der umfangreiche veraltete Quellcode die Fehlerbehebung.
• Veraltete Benutzeroberfläche: Die Erstellung visuell ansprechender und gut strukturierter Dokumente ist eine Herausforderung.
• Technische Einschränkungen: Barcodes gehen nur bedingt bzw. Viele moderne Barcodes werden erst garnicht unterstützt

Diese Einschränkungen unterstreichen die Notwendigkeit auf modernere Technologien umzusteigen.

SAPscript vs. Smart Forms: 2 Technologien im Vergleich

SAPscript und Smart Forms sind zwei Schlüsseltechnologien in SAP. Beide helfen dir Formulare zu erstellen und zu verwalten. Trotzdem unterscheiden sie sich deutlich in ihren Ansätzen und Funktionen.

SAPscript: Die älteste Technologie in SAP

SAPscript ist die ältere der beiden Technologien. Um es zu nutzen, brauchst du gute technische Kenntnisse. Das klingt zwar erstmal anspruchsvoll, aber für einfache textbasierte Formulare kannst du SAPscript gut nutzen. 

Ein großer Nachteil allerdings: Es gibt keine Vorschaufunktion. Stell dir vor, du arbeitest blind an einem Dokument – weit entfernt von ideal.

Smart Forms – SAPscript mit neuer Oberfläche

2001 brachte eine Wende: Smart Forms wurde eingeführt. Du arbeitest nicht mehr blind, sondern mit einer grafischen Oberfläche. Diese Funktion macht vieles schneller und leichter. Auch wenn technisches Know-how weiterhin nötig ist, hilft dir die intuitive Struktur dabei, Fehler schnell zu finden und Formulare übersichtlich zu gestalten.

Du möchtest Grafiken oder Barcodes integrieren? Kein Problem, denn es generiert den nötigen Code von selbst. Das ist genau die Funktion, die in SAPscript nur mit zusätzlichem Aufwand möglich ist.

Wir halten also fest: Smart Forms…

• ist benutzerfreundlich.
• unterstützt Mehrsprachigkeit in Formularen.
• vereinfacht das Anpassen und Wiederverwenden von Formularen.
• bietet mehr Flexibilität.

Aber es gibt einen Haken …

SAPscript und Smart Forms werden nicht mehr weiterentwickelt. Ihre Funktionen, einschließlich der Barcode-Unterstützung, halten nicht mehr mit den modernen Anforderungen Schritt. Zeit für einen Wechsel! Adobe Forms bietet die Flexibilität und moderne Technologie, die du für deine SAP-Umgebung brauchst. Lass uns einen genaueren Blick darauf werfen.

SAPscript vs. Adobe Forms

Du hast noch Zeit zwischen dem altbewährten SAPscript und den modernen Adobe Forms zu wählen. Was haben denn beide Technologien zu bieten?

SAPscript der „alte Hase“ bei SAP hat definitiv seine Grenzen. Da SAPscript und Smart Forms nicht mehr weiterentwickelt werden, steigen wir auf Adobe Forms um. Eine Technologie, die perfekt in modernen SAP-Umgebungen integriert ist und unglaubliche Flexibilität bietet. Mit Adobe Forms kannst du interaktive und druck Formulare erstellen, die Grafiken und Barcodes nutzen.

Adobe Forms macht es dir leicht denn:

• Du kannst visuell arbeiten.
• Du profitierst von einer benutzerfreundlichen Oberfläche.
• Du kannst interaktive Formulare erstellen und nutzen, wie z.B. für Zeiterfassung oder Außendienstberichte.
• Du sparst Zeit und Kosten durch eine sehr schnelle Einarbeitungszeit

SAP GUI Scripting < > SAPscript

Vielleicht suchst du auch nach dem SAP GUI Scripting. Dies ist eine andere Technologie im SAP Umfeld. Diese hat nichts mit SAPscript zu tun. Du solltest aber die Begriffe klar haben. Aus dem Grund habe ich hier einmal kurz die Abgrenzung beschrieben.

Erweiterte Automatisierung in SAP ERP und S/4HANA mit SAP GUI

SAPscript hat sich als Standardlösung für das Formulardesign in SAP bewährt, stößt jedoch an seine technischen Grenzen. Nun stell dir vor, deine Formulare würden ganz automatisch laufen – schneller, effizienter, ohne manuellen Aufwand.

Hier kommt SAP GUI ins Spiel. Es bietet fortschrittliche Scripting-Funktionen, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Diese Funktionen reduzieren die Notwendigkeit manueller Eingriffe und steigern die Effizienz deines SAP-Systems.

GUI-Scripting ermöglicht es dir, bestimmte Vorgänge im SAP-GUI aufzuzeichnen und automatisiert durchzuführen. Einmal aufgezeichnet, können diese Skripte in einer Schleife mit unterschiedlichen Eingabedaten ausgeführt werden. Was normalerweise eine mühsame manuelle Arbeit wäre, wird zu einem automatisierten, effizienten Prozess.

Doch das GUI-Scripting automatisiert nicht nur die Abläufe. Es ermöglicht auch den nahtlosen Zugriff von anderen Anwendungen auf das SAP-GUI-Frontend. Ein Beispiel ist die Aktivierung des GUI-Scripting. Das ist die Voraussetzung, um SAP Enable Now zu nutzen, eine wichtige Ressource für Schulungszwecke und Prozessoptimierung.

In der Praxis wird das GUI-Scripting nur von 1-2 von 10 Kunden eingesetzt und ist daher auch wenig dokumentiert. Das macht den Einstieg etwas schwieriger.

Um einen praxisnahen Einstieg doch hinzubekommen, würde ich dir diesen Link hier ans Herz legen. Bitte gib mir doch Feedback, ob er dir weitergeholfen hat.

Bitte beachte dabei auch die Einschränkungen von SAP GUI Scripting hier in der OSS-Note.

FAQ zu SAPscript

Welche Kosten sind mit der Implementierung und Wartung von SAP Script verbunden?

Die Kosten für Implementierung und Wartung von SAP Script hängen von Entwicklungsaufwand, regelmäßigen Updates und technischem Support ab.

Aus unserer täglichen Erfahrung kannst du als Faustformel sagen: je Jahr SAPscript kommen ca. 1.000-2.000 Zeilen Quellcode in das Formular oder Druckprogramm hinzu.

Mit dem Alter des Formulars hast du eine ungefähre Vorstellung, was das alleine an Quellcode bedeutet. Dieser Faktor kostet dich halt richtig viel Geld, da ein neuer oder fremder Entwickler viel Zeit benötigt, überhaupt die richtige Stelle für deine gewünschte Anpassung zu finden.

Die Regel bei den meisten unserer Kunden mit SAPscript ist: Kleine Anpassungen im SAPscript ab. 10-15 PT Aufwand. Diese Kunden haben SAPscript schon seit mehr als 15 Jahren im Einsatz und benötigen entsprechend Zeit, um die richtige Stelle zu finden.

Was brauche ich für Adobe Forms?

Für die Nutzung von Adobe Forms benötigst du eine Infrastruktur, die aktuell noch auf einem SAP NetWeaver mit Java-Basis basiert. Hier wird der Adobe Document Services (ADS) installiert, ein Webservice innerhalb von SAP, der für die Generierung der PDF-Dokumente zuständig ist.

Mehr Details findest du auf unserem Artikel zu Adobe Forms und speziell im Kapitel für den erfolgreichen Start.

ADS ist wichtig, da er die notwendige Technologie bereitstellt, um Daten in formatierte PDFs umzuwandeln, die dann für Berichte, Formulare und andere Dokumentationszwecke verwendet werden können.

Wird SAPscript weiter supportet?

Laut unseren letzten Informationen ja, jedoch sind sämtliche Auslieferungen im S/4HANA direkt mit Adobe Forms Vorlagen & Formularen. Du kommst also doch nicht drum herum.

S/4HANA onPremises: Kann ich nicht einfach die Formulare im Brown-Field Ansatz kopieren?

Genau diese Frage haben wir nun in verschiedenen S/4HANA Transformations-Projekten bereits ausgetestet. Long-Story-short: Es geht nicht. Hintergrund: Aufgrund der geänderten Architektur sowie der geänderten Komponenten im SAP gibt es gewisse Logiken im S/4HANA System nicht mehr. Beispiel ist die Provisionsberechnung als Komponente.

Bei einer 1zu1 Kopie müssen sämtliche Erweiterungen und Enhancements für Tabellen & Strukturen mit rüber kopiert werden.

In einem vergangenen Projekt wo der Kunde “nur mal eben” 4 Labels kopieren wollte, haben wir im Transportauftrag mehr als 4.500 Objekte gehabt, um die Formulare überhaupt ausgeben zu können. Ein Großteil der Daten auf den Lables wäre sowieso leer gewesen, weil es diese Komponenten im S/4HANA nicht mehr gab oder diese im Zuge der Transformation simplifiziert wurden.

Aus Erfahrung kann ich also von dieser Idee nur dringend abraten. Es ist nicht kalkulierbar, wie viele Objekte davon betroffen sind, da SAPscript Formular durch die verschiedenen Includes so verschachtelt sind, dass dort keiner einen Durchblick hat.

Ebenso ist es ein enormes Risiko für das S/4HANA Transformationsprojekt. Es müssen ja am Ende trotzdem die Formulare zu den Belegen rauskommen.

Inhalt

1. Was ist SAP ILM?
   
2. 4 Vorteile im Überblick
3. SAP ILM vs. SAP Archivierung
4. Die 3 Kernfunktionen von SAP ILM
   • Datenarchivierung
   • Retention Management
   • Retention Warehouse
5. Welche Lizenzen sind notwendig?
6. Best Practices für die Implementierung
   • Ablauf eines SAP ILM-Projekts mit Eubuleus
   • Orientierungsworkshop
   • Implementierung
   • Testen
   • Training & Support
7. ILM und seine Bedeutung für die Compliance
8. Fazit
9. FAQs zur Implementierung
• Soll ich erst auf SAP HANA umsteigen oder die Einführung von SAP ILM vorziehen?
• Wie gehe ich mit Dateien um, die noch nicht archiviert sind?
• Wie viel Zeit sollte ich für ein SAP ILM-Projekt einplanen?
• Wo kann ich detailliertere Informationen zur technischen Umsetzung von SAP ILM finden?
  

Unternehmen müssen rasant steigende Datenmengen managen und dabei nicht nur auf Kosteneffizienz achten, sondern immer strengere gesetzliche (Datenschutz-)Anforderungen einhalten. Eine Herausforderung, die sich mit SAP ILM wesentlich leichter bewältigen lässt. Was zeichnet das Information Lifecycle Management mit SAP ILM aus und welche Best Practices maximieren seinen Nutzen? Wir haben die Antworten.

Das Wichtigste auf einen Blick

• SAP Information Lifecycle Management ist eine umfassende Lösung für das Data Lifecycle Management, die über die Funktionen der klassischen SAP-Archivierung hinausgeht.
  
• Die Kombination von Archivierung, Retention Management und Retention Warehouse erlaubt es Unternehmen, ihre Daten von der Entstehung über die Archivierung bis zur endgültigen Löschung automatisiert, kosteneffizient und rechtskonform zu verarbeiten.
  
• Die DSGVO-konforme Verarbeitung von personenbezogenen Daten in SAP-Anwendungen wie SAP HCM ist ohne SAP ILM nicht oder nur schwer realisierbar.
  
• Die Einführung von SAP Information Lifecycle Management ist für Unternehmen ab mittlerer Größe empfehlenswert und sollte aus Gründen der Kosteneffizienz vor einer Migration zu S/4HANA stattfinden.
  

Was ist SAP ILM?

SAP ILM (SAP Information Lifecycle Management) ist eine Lösung, um Daten in SAP Systemlandschaften über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg automatisiert zu verwalten. Von ihrer Entstehung über die Archivierung bis zur Löschung.

Insbesondere mit Blick auf die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist die Einführung des Information Lifecycle Management ILM sinnvoll. Denn einige Anwendungen wie SAP HCM lassen sich mit SAP Bordmitteln nicht DSGVO-konform betreiben.

SAP ILM kann bei SAP on-premise, in der Cloud und in hybriden Systemen eingesetzt werden.

4 Vorteile im Überblick

1. Compliance: Mit SAP Information Lifecycle Management können Unternehmen die DSGVO verlässlich einhalten, da du personenbezogene Daten automatisiert nach geltenden Rechtsfristen bzw. auf Anfrage mit wenigen Klicks löschen lassen kannst.
   
2. Reduktion des Datenbestands: Datenflüsse lassen sich optimieren und die gesetzlichen Anforderungen an Datenminimierung erfüllen.
   
3. Verbesserte Transparenz: Du kannst Daten über eine feingranulare Suche in jeder Phase des Datenlebenszyklus schnell finden kannst. Für deine Organisation wird es so einfacher, den Wert seiner Daten auszuschöpfen – bei reduzierter Belastung des Produktivsystems.
   
4. Kostensenkung für den IT-Betrieb: Automatisierte Archivierung und Löschung, schnellere Auffindbarkeit und verbesserte Compliance – all das führt letztlich dazu, dass Organisationen signifikant Kosten sparen.
   

SAP ILM vs. SAP Archivierung

SAP ILM ist kein Archivierungstool und ersetzt nicht die klassische SAP Archivierung, mit der Daten für die Langzeitaufbewahrung verschoben werden können. Stattdessen ergänzt das Information Lifecycle Management die Anwendung um wichtige Funktionen.

Die 3 Kernfunktionen von SAP ILM

Datenarchivierung

Die Komponente zur Datenarchivierung erweitert das klassische Management des Datenvolumens: Informationen, die Anwender nicht mehr im Tagesgeschäft benötigen, können automatisiert aus dem Produktivsystem verschoben und später gelöscht werden.

Retention Management

Im ILM Retention Manager findest du sämtliche Funktionen, die eine granulare Steuerung der Datenverarbeitung ermöglichen – von der Erstsicherung bis hin zur geplanten Löschung.

Retention Warehouse

Bei der Stilllegung von IT-Landschaften spielt das ILM Retention Warehouse für die Datenaufbewahrung seine Stärke aus. Du kannst alle Daten aus dem Altsystem zunächst hierhin übertragen und anschließend nach den in ILM definierten Regeln verarbeiten lassen.

Welche Lizenzen sind notwendig?

Für Organisationen mit SAP-Infrastruktur ist SAP ILM die naheliegende Wahl für das Information Lifecycle Management. Die Entscheidung macht aber auch wirtschaftlich Sinn. Denn ab SAP ERP 6.0 Enhancement Package 4 ist die SAP Lizenz für Netweaver Runtime um das Retention-Modul für Information Lifecycle Management erweitert worden. Für die Nutzung entstehen daher keine weiteren Kosten.

Best Practices für die Implementierung

Die Kosten für SAP Information Lifecycle Management amortisieren sich bereits nach kurzer Zeit. Die Einführung ist jedoch mit einigem Planungsaufwand verbunden und nicht im Vorbeigehen umsetzbar. Wir haben ein strukturiertes Vorgehen entwickelt, nach dem wir unsere Kundenprojekte sicher ins Ziel bringen.

Ablauf eines SAP ILM-Projekts mit Eubuleus

Orientierungsworkshop

Wir analysieren euer bisheriges Datenmanagement und identifizieren Compliance-Risiken in eurer IT-Infrastruktur. Wir beraten dich, ob das ILM als Lösung für deine Organisation die richtige Wahl ist und entwickeln eine realistische Roadmap, die du eigenständig oder mit unserer Unterstützung umsetzen kannst.

Implementierung

Wir entwickeln gemeinsam ein Feinkonzept mit Lösch- und Sperrregeln für deine Archivsysteme. Dabei berücksichtigen wir deine internen Anforderungen und die geltenden Datenschutz-Vorschriften. Wir kümmern uns um das Löschen veralteter Daten und setzen dein Lifecycle Management auf den aktuellen Stand.

Testen

Wir prüfen mithilfe von manuellen und automatisierten Verfahren, ob die definierten Verarbeitungsregeln korrekt in deine Systemlandschaft integriert sind und sie fehlerfrei ausgeführt werden. Wenn ein regelkonformes Datenmanagement sichergestellt ist, erfolgt die Übergabe an den verantwortlichen Mitarbeiter.

Training & Support

Bei Bedarf übernehmen wir die Schulung von Mitarbeitern zu speziellen Fragen rund um die Konfiguration des Information Lifecycle Managements. Außerdem bieten wir themenspezifische Workshops und Support für den laufenden Betrieb an.

ILM und seine Bedeutung für die Compliance

Das Tempo der gesetzlichen Änderungen hat angezogen: Wie Unternehmen mit ihren Geschäftsdokumenten und -daten umzugehen haben, unterliegt einem immer komplexeren Regelwerk. Vor allem die Datenschutzgrundverordnung hat bisherige Geschäftspraktiken an ihre Grenze gebracht.

Für die DSGVO-relevante personenbezogene Daten werden primär im SAP HCM gespeichert, aber auch in anderen SAP Modulen verwendet. Aufgrund der steigenden Komplexität von IT-Systemen ist es für Anwender oft nicht mehr möglich, nachzuvollziehen, wo überall die personenbezogenen Daten im System liegen. Hier ist SAP ILM die beste Lösung, um eine vollständige Löschung und damit Datenschutz zu gewährleisten.

Einmal konfiguriert, ist DSGVO-Konformität in der Datenverwaltung sichergestellt. Die Lösung speichert die Daten nach individuell definierten Regeln, strukturiert und in Abhängigkeiten. Änderungen an Daten lassen sich detailliert nachvollziehen und stärken die Position gegenüber Betriebsprüfern und Kunden.

Fazit

Information Lifecycle Management ILM ist mehr als eine reine Archivierungslösung. Sie ist eine Lösung für automatisiertes Data Lifecycle Management. Vor allem für mittlere und große Unternehmen im SAP Umfeld ist sie unbedingt empfehlenswert, damit sie ihre Compliance sicherstellen. SAP ILM leistet aber auch einen wertvollen Beitrag, um die Effizienz in der Datenverarbeitung zu verbessern und die IT-Betriebskosten zu senken.

Lohnt sich ein Umstieg angesichts der dynamischen Veränderungen im Portfolio der SAP? Ja, SAP ILM ist kein Auslaufmodell, sondern gehört – Stand heute – zum Zukunftsportfolio der SAP. Die Einführung ist daher uneingeschränkt zu empfehlen. Wichtig ist allerdings, dass du genug Zeit einplanst, um die Lösung sicher zu konfigurieren und dann schrittweise und strategisch einzuführen.

FAQs zur Implementierung

Soll ich erst auf SAP HANA umsteigen oder die Einführung von SAP ILM vorziehen?

SAP ILM ist effektive Möglichkeit, um den Datenbestand zu reduzieren. So kann der zukünftig benötigte Speicherbedarf signifikant gesenkt werden. Daher bietet es sich an, die Einführung von SAP ILM als Vorprojekt zur HANA-Migration umzusetzen.

Wie gehe ich mit Dateien um, die noch nicht archiviert sind?

SAP ILM wird meist mit dem Archivieren von Belegen und Dokumenten kombiniert. Faustformel: Wurden die Dateien länger als acht Jahre nicht oder noch nie archiviert? Dann empfehlen wir die Archivierung direkt im Rahmen der Einführung von SAP ILM.

Wie viel Zeit sollte ich für ein SAP ILM-Projekt einplanen?

Rechne in der Kombination mit 12-18 Monaten. Häufig ist der Fachbereich mit seinem Test ein Engpass und sorgt regelmäßig für Verzögerungen.

Wo kann ich detailliertere Informationen zur technischen Umsetzung von SAP ILM finden?

Wenn du selbst SAP Entwickler bist und tiefer ins Thema einsteigen möchtest, empfehlen wir dir das Buch vom Rheinwerk-Verlag. Wenn du bei einem konkreten Problem nicht weiterkommst, wende dich gerne an uns und vereinbare einen Termin für eine Erstberatung.

1. Smart Forms: Technologische Einordnung
   
2. Welche Unternehmen setzen Smart Forms ein?
3. 5 wichtige Funktionen von SAP Smart Forms
   • Grafischer Editor
   • Debugging
   • Textbearbeitung
   • Versionsmanagement
   • Mehrsprachigkeit
4. Vorteile von Smartforms
5. Nachteile von Smartforms
6. Fazit und Ausblick
7. Du hast Fragen zu Smart Forms?
8. FAQ
   • Was ist Smartforms?
   • SAP Smart Forms vs. Adobe Forms
   • SAP Smart Forms vs. SAPscript: Wo liegen die Unterschiede?
   • Wo finde ich Unterstützung, wenn ich bei Problemen mit SAP Smart Forms nicht weiterkomme?

Auch 20 Jahre nach der Einführung ist Smart Forms die am weitesten verbreitete Formulartechnologie im SAP-Umfeld. Wie ist die Technologie aufgebaut? Was sind Stärken und Schwächen und ist Smart Forms eine Wahl, die Zukunft hat? Wir beantworten die wichtigsten Fragen, die uns in Kundengesprächen begegnen. Einmal lesen und immer kompetent mitreden. 

Das Wichtigste auf einen Blick

• Smart Forms ist die Nachfolgetechnologie zu SAPscript und hat eine Reihe von Verbesserungen für die Formularentwicklung im SAP-Umfeld gebracht (z. B. grafischer Editor, Trennung von Design und Logik). 
  
• Mittlerweile wurde Smart Forms als Standard-Formulartechnologie für SAP-Systeme durch Adobe Forms abgelöst. 
  
• SAP hat angekündigt, den Support für Smart Forms einzustellen. Mit Blick auf eine Migration zu S/4 HANA ist ein Wechsel zum neuen Formularstandard für Unternehmen früher oder später notwendig.  

Smart Forms: Technologische Einordnung

Smart Forms ist die zweitälteste Formulartechnologie der SAP. Sie wurde 2001 im Zuge des Release von SAP R/3 Enterprise Edition 4.6c veröffentlicht und löste SAPscript als Standard ab. Von der Entwickler-Community wurde Smart Forms als Quantensprung gefeiert. Ein Grund für die Begeisterung: Das erste Mal konnten Entwickler Formulare in einem Layout-Editor grafisch erstellen und bearbeiten.

Die Weiterentwicklung von Smart Forms wurde allerdings bereits 2005 eingestellt. Stattdessen veröffentlichte die SAP 2006 ihre neue und bis heute aktuelle Formulartechnologie Adobe Forms. SAP hat angekündigt, den Support von Smart Forms spätestens mit der Umstellung auf S/4 HANA 2025 zu beenden.

Welche Unternehmen setzen Smart Forms ein?

Smart Forms ist bis heute bei vielen Unternehmen im Einsatz. Zum großen Teil sind es Unternehmen, die eine SAP-Einführung in den 1990er-Jahren oder den 2000ern gemacht haben. Aber auch Organisationen, die in diesem Zeitraum alte Formulare modernisiert haben, sind auf Smart Forms umgestiegen. 

Die meisten von ihnen haben bisher keinen Anlass gesehen, die Technologie zu wechseln. Das ändert sich allerdings jetzt, da SAP das Support-Ende für Smart Forms angekündigt hat.

5 wichtige Funktionen von SAP Smart Forms

Smart Forms wird im SAP Standard ausgeliefert und ist über die Transaktion SMARTFORMS abrufbar. Es unterstützt eine gekapselte und strukturierte Art der Formularentwicklung. Hier einige wichtige Charakteristika in Abgrenzung zu, Vorgänger SAPscipt.

Grafischer Editor

Smart-Forms-Nutzer haben die Möglichkeit, ein Formular über einen grafischen Editor zu bearbeiten. Sie können Elemente wie Textfelder, Grafiken und Tabellen per Drag-and-Drop auf dem Formular verschieben. Auch hilfreich ist die integrierte Baumstruktur, die alle Formularelemente hierarchisch darstellt und die Bearbeitung von komplexen Formularen massiv beschleunigt.

Debugging

Das Debugging von Smart Forms kann direkt im SAP ABAP Debugger erfolgen. Ein riesiger Fortschritt im Vergleich zu SAPscript, weil es eine detailliertere Fehleranalyse vereinfacht und damit auch Entwickler ohne Spezialwissen im Formularbereich Fehler schnell lösen können.

Textbearbeitung

In Smart Forms sind Texte sogenannte Textbausteine. Sie können direkt in der entsprechenden Transaktion im Formularlayout bearbeitet werden. Jede Änderung benötigt – anders als bei SAPscript – einen Transportauftrag, was zur Datenkonsistenz beiträgt.

Versionsmanagement

Smart Forms bietet ein grundlegendes Versionsmanagement, da es Struktur-Uploads und -Downloads unterstützt. Entwickler können so verschiedene Versionen eines Formulars manuell sichern und bei Bedarf wiederherstellen. Ein natives Versionsmanagement hat SAP allerdings erst mit Adobe Forms eingeführt.

Mehrsprachigkeit

Smart Forms ermöglicht die native Übersetzung von Texten durch die SE63-Transaktion, ähnlich anderen SAP-Objekten. Bei SAPscript musste noch für jede Sprachversion ein eigenes Formular erstellt werden – für die Pflege von Formularen umständlich.

Vorteile von Smartforms

Wie SAPscript arbeitet Smart Forms nahe an der ABAP-Logik, sodass es für ABAP-Entwickler einfach zu lernen ist. Allerdings lassen sich deutlich mehr Aufgaben als bei SAPscript ohne Eingriff in den Code – über den grafischen Editor – lösen. Erstmals wurde eine klare Trennung von Design und Logik realisiert. Sie minimiert den Entwicklungsaufwand, wenn Designänderungen im Formular umgesetzt werden sollen.  

• Layout-Designer für grafische Formulare
  
• Datenbeschaffung und Schnittstelle getrennt
  
• Erstmals Optionen für QR-Codes bzw. modernere Barcodes (Siehe NOTE) 

Nachteile von Smartforms

Insgesamt stellt das Smart Forms Formular eine Verbesserung im Vergleich zu SAPscript dar, aber hatte von Anfang an mit einer Reihe von Schwächen zu kämpfen. Ein großes Manko: Viele Standardformulare aus SAPscript wurden nicht in Smart Forms bereitgestellt. Hinzukommt, dass heute grundlegende Anforderungen wie das Drucken von Barcodes nicht ohne Weiteres möglich sind und Formate zur Langzeitarchivierung nicht unterstützt werden.  

• Kaum Standardvorlagen
  
• Seit mehr als 10 Jahren keine Upgrades mehr
  
• Für Barcodes wird eine Hardware-Erweiterung am Drucker benötigt
  
• PDF-Ausgabe von Smart Forms nicht Langzeitarchiv-Format (PDF-A3-fähig) 

Fazit und Ausblick

Smart Forms hat sich als verlässliche Formulartechnologie im SAP-Umfeld etabliert und erfüllt bis heute seinen Job. Allerdings steht mit Adobe Forms seit Längerem eine stärkere Technologie zur Verfügung. Da der Support für Smart Forms in absehbarer Zeit endet, wird es für Unternehmen Zeit, sich mit einem Wechsel zu beschäftigen.

Adobe Forms ist die Technologie, die von SAP als aktueller Standard propagiert wird und die einzige, die eine Migration auf S/4HANA mitgehen kann. Smart Forms ist damit, auch wenn es zurzeit seine Aufgaben noch erfüllt, ein Auslaufmodell.

Wenn dein Unternehmen aktuell den Umstieg zu S/4HANA plant, sollte der Wechsel der Formulartechnologie unbedingt vorgezogen werden, weil es sonst durch Smart Forms zu Problemen und Projektverzögerungen kommen kann. 

Du hast Fragen zu Smart Forms? Du suchst Unterstützung bei der Migration zu Adobe Forms?

Mit 14 Jahren Erfahrung im Formularumfeld ist Eubuleus dein kompetenter Ansprechpartner für alle Fragen rund um Smart Forms und zukunftsfähige Formulartechnologien. Wir beraten zielgerichtet, entwickeln maßgeschneiderte Lösungen und übernehmen die Umsetzung. Wertschätzung, Nachhaltigkeit und der größtmögliche Nutzen durch Digitalisierung bilden dabei die Basis für unsere Zusammenarbeit.

Vereinbare gerne einen unverbindlichen Beratungstermin und lerne die Eubuleus-Philosophie selbst kennen. Termin buchen.

FAQ

Was ist Smartforms?

Smart Forms ist die zweitälteste Formulartechnologie im SAP-Umfeld. Sie wurde als Nachfolger von SAPscript auf den Markt gebracht und bietet eine Reihe von Vorteilen. Mittlerweile ist Smart Forms jedoch veraltet. Die aktuelle Standardtechnologie für die Formularentwicklung ist Adobe Forms. 

SAP Smart Forms vs. Adobe Forms

Adobe Interactive Forms, kurz Adobe Forms, ist die Nachfolgetechnologie zu SAP Smart Forms. Nach fast 20 Jahren Weiterentwicklung und Optimierung ist Adobe Forms Smart Forms und SAPscript in Performance und Design weit überlegen. Mit der Einführung von S/4HANA ist Adobe Forms die einzige zukunftsfähige Formulartechnologie und ein Umstieg für alle Unternehmen im SAP-Umfeld empfehlenswert.

SAP Smart Forms vs. SAPscript: Wo liegen die Unterschiede?

SAPscript ist die älteste SAP Formulartechnologie und wurde in den 1080er-Jahren veröffentlicht. Smart Forms ist die Nachfolgetechnologie. Sowohl SAPscript als auch Smart Forms arbeiten sehr maschinennah. Smart Forms bietet aber einige Funktionen, die die Effizienz und den Komfort der Formularerstellung verbessern, beispielsweise die Trennung von Design und Logik und einen grafischen Editor.

Wo finde ich Unterstützung, wenn ich bei Problemen mit SAP Smart Forms nicht weiterkomme?

Für Formular-Entwickler empfehlen wir gerne das Handbuch SAP Smart Forms vom Rheinwerk Verlag. Darin findest du Anleitungen mit Beispielen, um alle gängigen Herausforderungen in der Formularerstellung selbst zu lösen. Es ist für Einsteiger genauso hilfreich wie für erfahrenere Entwickler, die ihr Wissen zu bestimmten Themen auffrischen möchten. Natürlich kannst du dich bei komplexen Fragen zu SAP Smart Forms immer auch an uns wenden. Nachricht genügt.

Inhalt

1. Wo kommt der Adobe LiveCycle Designer zum Einsatz?
• Einordnung: LCD ist Teil vom Adobe Forms Technologie-Stack.
• Download Adobe LiveCycle Designer
2. Abgrenzung zu anderen Versionen
3. LiveCycle Designer öffnen
4. Funktionen
• Texte im Formular
• Tipp: So bekommst du Kundendaten oder Logiken in das Formular
5. 5 Vorteile vom Adobe LiveCycle Designer zu Smart Forms und den Smart Forms Designer
• Fehlerquellen / Übersicht durch MVC
• Vorschau
• Testdaten in der Vorschau
• Versionsverwaltung
• Lernkurve
6. 5 Vorteile zu SAPscript
• Mehrsprachigkeit
• Barcodes
• Tabellen
• Hierarchie
• Texte
7. Ersteinrichtung Adobe LiveCycle Designer
• Transaktion SFP
8. FAQ zur Ersteinrichtung
• Mein Designer ist auf Englisch. Wo finde ich das?
• Die Einheiten sind alle auf Zoll, wie kann ich Zentimeter oder Millimeter einstellen?
• Woher weiß ich, welche Version mein Adobe LiveCycle Designer ist?
• Wie kann ich diese ständigen Warnungen ausschalten?
9. Quellen für weitere Informationen
10. FAQ
• Ist Adobe LiveCycle Designer kostenlos?
• Wie geht es mit dem Adobe LiveCycle Designer weiter?

Adobe LiveCycle Designer. Ist das nicht ein Schreibfehler? Nein. Der Gedanke für den Namen steht dafür, dass man direkt sieht, was man erzeugt. Also direktes Feedback, somit "Live". Der Adobe LiveCycle Designer wird für das Erstellen von Formularen eingesetzt.

In unserem Artikel erhältst du die Informationen, die du brauchst, um die moderne Formulargestaltung anzugehen.

Wir zeigen dir ebenfalls, wie du die Ersteinrichtung für den Designer vornimmst.

Wo kommt der Adobe LiveCycle Designer zum Einsatz?

Du kannst damit SAP Formulare erstellen und bearbeiten und interaktive Formulare bauen. Ebenso benötigst du das Tool auch im S/4HANA Umfeld. Sowohl in der Private Cloud als auch der Public Cloud wird für die Formulare im SAP der Designer benötigt.

Einordnung: LCD ist Teil vom Adobe Forms Technologie-Stack.

Im Rahmen von und der Installation des Adobe Servers (Adobe Document Services) nutzt du das Standard Formularentwicklungstool für die Erstellung eines Formulars. Natürlich kannst du diese auch als PDF-Datei abspeichern oder per HTML Mail an einen Kunden oder Lieferanten weiterleiten.

Download Adobe LiveCycle Designer

Du kannst dir im SAP Service Marketplace die Installation als Gui-Patch runterladen. An dieser Stelle werden auch diverse Patches zur Verfügung gestellt.

Hier der Link zum Download.

Abgrenzung zu anderen Versionen

Der Adobe LiveCycle Designer ist ein Tool, explizit für SAP Kunden. Es gab eine Zeit, in der Adobe das Produkt auch für seine Endkunden angeboten hat. Den Unterschied kannst du an dem Namenszusatz erkennen.

Adobe Produkte haben hinter dem Produktnamen noch den Zusatz: ES1, ES2, ES3 und ES4.

Für SAP Kunden hat Adobe dem Adobe LiveCycle Designer einen Nummern-Zusatz gegeben.

8.x, 9.x, 10.x, 11.x

Du kannst die richtige Version einfach durch einen Klick auf Hilfe und Info anzeigen lassen.

Technisch baut es auf XML auf, genauer gesagt auf dem XFA-Datenmodell. Dies wird bei der Verwendung speziell von interaktiven Formularen benötigt.

Durch den exklusiven Supportvertrag zwischen der SAP SE sowie Adobe werden künftige Anpassungen für SAP-Kunden nur mit dem Adobe LiveCycle Designer im SAP ausgeliefert.

LiveCycle Designer öffnen

Es gibt 2 Möglichkeiten, den Designer aufzurufen.

Gängigste ist sicherlich über die SAP Gui: Hier loggst du dich im SAP System ein und rufst die "Super-Formular-Painter" Transaktion auf. Das ist natürlich nur meine Eselsbrücke.

Kurz: SFP aufrufen. Hier gibt es nun 2 Buttons: einmal den Button Layout sowie oben den 3. Tab-Reiter.

Weg 2 ist ohne SAP möglich. Du klickst einfach auf die Windows-Taste und tippst dort: formdesigner.exe ein.

Das öffnet den Layout Editor (LiveCycle Designer) direkt ohne SAP-Umgebung.

Ein großer Vorteil, wenn es darum geht, mal eben ein Design zu bauen. Oder aber ohne Internetverbindung im Zug weiterzuarbeiten.

Funfact

Der Weg 1 von oben macht natürlich nichts anderes, als der 2te Weg. Nur eben das Öffnen innerhalb von einem SAP-Gui-Fenster.

Funktionen

Formulare im Adobe Forms Umfeld bestehen immer aus einer Daten-XML und einem XML-Layout.

Für SAP Kunden hat SAP mit Adobe zusammen die DDIC-Schnittstelle ergänzt. Diese wird auch zu 90 % bei unseren Kunden eingesetzt. Im Rahmen der Fiori-App-Anbindung, wie bei einem Reisekostenantrag, ist die Schnittstelle XML. Ebenso für den Einsatz vom SAP S/4HANA Output Control ist die XML-Schnittstelle führend.

Das S/4HANA Output Control basiert im Kern auf den CDS-Views und ermöglicht so einen etwas anderen Zugriff auf die Daten. Druckprogramm wird hier durch einen CDS-View ersetzt.

Im SAP ERP Umfeld gehst du aber in der Regel mit einer DDIC-Schnittstelle los.

Hier kannst du in dem Adobe LiveCycle Designer DDIC-Strukturen & Tabellen einfügen, fertige Objekte wie Adress-Knoten oder Grafik-Knoten einsetzen. Ebenso gibt es ein Objekt für Texte, gilt für SAPscript Texte mit SO10 und auch für Smart Forms Texte, bekannter als Smart Forms Textbausteine.

Texte im Formular

Besonderheit hier: Der SAPscript Stil kann von dem Objekt in der Entwicklungsoberfläche nicht richtig interpretiert werden. Möchtest du also ein SAPscript-Text einsetzen, nutze bitte einen Smart Forms Stil oder verzichte bestenfalls auf den Einsatz von Stilen.

Ebenso ist das Auslesen von Variablen nicht mit dem Standard-Objekt im Adobe LiveCycle Designer möglich.

Tipp: So bekommst du Kundendaten oder Logiken in das Formular

Kundenindividuelle Erweiterung: SAP hat in den vergangenen Jahren nahezu jedes Druckprogramm mit Sollbruchstellen in Form von Exits und Enhancement-Spots ermöglicht.

Wir belassen in unseren Projekten das Druckprogramm im SAP-Standard. Dadurch bist du einfach weitaus stabiler, bei System-Patches und kannst dir auch mal eben das SAP-Standard-Formular mit deinen Daten ausgeben lassen.

Also: Wie bekommst du nun SAP Texte mit Variablen ausgelesen?

Mach das bitte über einen Enhancement Spot oder in der Code-Initialisierung im Adobe LiveCycle Designer.

Nutze da bitte eine Klasse und die Methode, um die Texte mit Variablen auszulesen. Die Verwendung von Funktionsbausteinen sollte der Vergangenheit angehören. SAP nutzt in seinen aktuellen Auslieferungen der Entwicklungs-Objekte vorrangig Klassen und Methoden.

Alle Funktionen im Adobe LiveCycle Designer kannst du auch im ABAP debuggen. Dazu später mehr...

5 Vorteile vom Adobe LiveCycle Designer zu Smart Forms und den Smart Forms Designer

1. Fehlerquellen / Übersicht durch MVC

Die größte Herausforderung in unseren Projekten ist im Smart Forms immer das berüchtigte Zahnrad. Das Tor zur Hölle und Schandtaten. Leider wurde diese Funktion massiv genutzt, um eigenes Coding mitten im Formular-Herz zu platzieren.

Adobe Forms ist hier mit dem LiveCycle Designer weitaus restriktiver. Wenn auch nicht völlig sauber.

Du kannst hier an genau 2 Stellen eigene Logiken einbetten: Im Druckprogramm durch die Exits (siehe oben) wie auch in der Schnittstelle für das Formular, in der Code-Initialisierung.

Aus der Informatik kennst du evtl. das Prinzip von Modell-View-Controller (kurz MVC). Für mich ist die starke Einschränkung in Adobe Forms ein MCV*, wobei das * für mich in der Code-Initialisierung in der Schnittstelle besteht.

2. Vorschau

Den größten Vorteil in den Aufwänden bedeutet für mich die Vorschau im Adobe LiveCycle Designer.

Du siehst sofort, wie das Formular auf dem fertigen Ausdruck aussehen würde. Speziell bei dem Thema Tabellen ist das einfach der absolute Wahnsinn, wie genau du hier arbeiten kannst.

Jedes Feld kann im Designer millimetergenau platziert und verschoben werden.

Ach ja. Natürlich kannst du das in der Vorschau erstellte PDF auch abspeichern oder ausdrucken.

Ein weiterer genialer Vorteil stellt für mich die Seiten-Darstellung und die Folge-Seite dar. So bist du direkt in der Lage auch nach dem Seitenumbruch, dir die Seite 2 anzuschauen. Häufig gibt es ja bei Tabellenumbrüchen ein wenig Probleme.

3. Testdaten in der Vorschau

Damit du vernünftig testen kannst, musst du im Smart Forms immer einen Testdruck erzeugen, meist noch auf dem Q-System, da hier vernünftige Testdaten sind. Sprich: Du musst vorher noch dein Formular ins Q-System transportieren, um eine Funktion vernünftig testen zu können.

Sind alle Daten dort, wo sie hin sollen? Wie sieht der Seitenumbruch aus? Etc.

Im Adobe LiveCycle Designer kannst du dir Testdaten im Q-System erzeugen und diese als Vorschaudaten in deinem Formular hinterlegen.

Vorschau sorgt also in Adobe LiveCycle Designer dafür, dass du ohne Testdruck / Transport direkt sehen kannst, wie sich dein Layout und der Ausdruck verhalten.

4. Versionsverwaltung

Unsere Kundenerfahrung zeigt, dass über die Jahre wirklich viele Formulare angelegt wurden und oft nicht klar ist, welche davon noch benötigt werden. Oft ist das berüchtigte "Test-Formular" angelegt, welches für eine Funktion war. Wurde nur leider nicht wieder gelöscht.

Es ist immer ein enormer Zeitaufwand für uns in den Projekten, bei diesen Objekten herauszufinden, wo sie genutzt werden. Die Einstellungen in der helfen zwar ein wenig, sind aber nicht immer 100 % aussagekräftig.

Genau hier setzt die gewohnte Versionsverwaltung an. Du kannst vor jeder Änderung oder vor dem Test eine Version mit einem Zeitstempel ziehen. So kannst du in Ruhe Änderungen machen und hast immer eine gültige und lauffähige Version des Formulars sichergestellt.

Offener Punkt ist ebenso eine visuelle Gegenüberstellung der Version. Für diesen Zweck exportiere ich mir das Layout als XML und vergleiche es mit Notepad ++ und dem Plugin Compare.

5. Lernkurve

Die gesamte Technik und die ersten sichtbaren Ergebnisse sind um den Faktor 5-8 mal schneller zu sehen, als mit Smart Forms. Da fällt das Verstehen der bisherigen Formulare weitaus schwerer.

Durch das direkte Feedback und die Vorschau macht ein Neuling hier die größten und schnellsten Fortschritte. Im Rahmen unserer Schulungen haben wir immer wieder die Rückmeldung bekommen, dass die einzelnen Schritte der Formulargestaltung in der Software weitaus einfacher von der Hand gehen, als bei SAPscript oder Smart Forms.

5 Vorteile zu SAPscript

1. Mehrsprachigkeit

Wer kennt Sie nicht: Die Formulare im SAPscript mit DE, EN etc. Aus Mangel an Mehrsprachigkeit wurden die Formulare für jede Sprache kopiert und mit einem Zusatz ergänzt. Das ist heute extrem teuer, da bei einer übergreifenden Anpassung, wie z. B. einem anderen Logo alle Formulare angefasst werden müssen.

Die Übersetzung mit der SE63 ist nicht schön, aber sie funktioniert. Natürlich nutzen wir in unseren Projekten eine Customizing-Oberfläche, die speziell die Übersetzung stark vereinfacht.

2. Barcodes

Die Ausgabe von Barcodes auf SAPscript ist eine besondere Herausforderung. Zumal die Anzahl der Barcodes stark begrenzt ist. Auch hier kommt der Vorteil der Vorschau noch einmal zum Tragen.

Du kannst direkt in der Vorschau den Barcode sehen und diesen auch scannen.

34 verschiedene Barcode-Arten werden im Adobe LiveCycle Designer zur Verfügung gestellt und unterstützt.

3. Tabellen

SAPscript wird richtig aufwendig, wenn es darum geht, eine neue Spalte in eine Tabelle einzufügen.

Spannende Technik: Wenn die Inhalte der Tabelle nicht passen, verkleinert SAPscript einfach die Schrift. Das sorgt natürlich dafür, dass ein solcher Inhalt der Tabelle kaum noch lesbar wird.

Solltest du es doch mal drucken, wirst du mit Lupe bewaffnet die Inhalte suchen dürfen.

4. Hierarchie

Ebenso ist die Hierarchie im Designer eine gute Hilfe bei der Arbeit.

Da spielt die Entwicklungsoberfläche für die Formulare im Adobe ihre Stärken aus. Du siehst bei einer neuen Spalte direkt, ob es passt oder ein Zeilenumbruch notwendig ist. Ebenso kannst du mit wenigen Mausklicks die Abstände und Ränder verschieben.

5. Texte

Schön ist, dass mit Adobe Forms nicht erneut eine neue Technik erfunden wurde, um Texte im SAP auszugeben.

Stattdessen kannst du hier sowohl SAPscript Texte und SO-10 Texte ausgeben.

Ersteinrichtung Adobe LiveCycle Designer

Nun, da du die Vorteile zu den vorherigen Versionen kennst, möchten wir dir jetzt die Ersteinrichtung zeigen, um Formulare zu erstellen.

Transaktion SFP

Öffne bitte das SAP über das SAP Logon-Pad und logge dich in ein Entwicklungssystem ein.

Für den einfachen Start kopieren wir uns das SAP Formular FP_TEST_00 in ZFP_TEST_00

Anschließend auf den 3ten Tab-Reiter, wo Layout steht. Dieser öffnet den Adobe LiveCycle Designer im SAP Fenster.

Es kommen einige Abfragen. Die kannst du gern bestätigen.

Hinweis: Adobe hat sich für den "direkten"  Designer entschieden. So ist es auch nicht der LifeCycle Designer,  sondern der LiveCycle Designer geworden. Dies bezieht sich auf das direkte Feedback für den Entwickler und nicht auf den Lebenszyklus.

Nun habe ich schonmal den LiveCycle Designer offen mit dem gewünschten Formular. Als Erstes kümmere ich mich um die Arbeitsflächen.

Du siehst oben die ganzen Menüleisten, welche leider komplett wild und meist untereinander angeordnet sind.

Ran an den Speck: Alle Werkzeugleisten jetzt nebeneinander anordnen. Die Reihenfolge kannst du ganz nach deinen Vorlieben wählen. Mit einem Rechtsklick lassen sich auch einzelne Werkzeugleisten ein- oder ausblenden. Gern zeige ich dir meine Standardauswahl.

Meine übliche Reihenfolge kannst du dir auf dem nächsten Screenshot abschauen.

Damit sollten die Werkzeugelemente nebeneinanderstehen.

Auf geht’s es zum nächsten Punkt: Rechts siehst du jetzt „Verfahren“.

Das kannst du getrost schließen.

Weiter geht es am Bildschirm nach unten. Hier siehst du Hinweise, Warnungen etc. Das kannst in der Mitte auf den blauen Pfeil schließen. 

Pro-Tipp: Bei der Installation vom Adobe LiveCycle Designer werden auch verschiedene Script-Beispiele und Template-Formulare kostenfrei mit ausgeliefert. Weitere Informationen findest du in dem Ordner vom Designer: Bei mir:  C:\Program Files (x86)\Adobe\Designer 11.0. 

In dem Unterordner ScriptTemplates kannst du dir gut ein paar Code-Beispiele anschauen. 

Das Gleiche gilt auch für Oben, wo das Script-Fenster aufgeklappt ist. Auch das kannst du flott mit dem Klick auf den Pfeil nach oben schließen. Ich empfehle, es aber offenzulassen, um einen schnellen Überblick über zusätzliches Scripting zu gewährleisten.

Nun bleiben wir hier in dem oberen Drittel vom Bildschirm und klicken rechts neben dem Tab-Reiter Layout einmal mit Rechter-Maustaste und hier setzten wir die Haken bei XML und Layout.

PS: Die PDF-Vorschau des Formulars funktioniert nur, wenn du den Adobe Acrobat Reader DC installiert hast. Dieser wird dann im Reiter PDF-Vorschau eingebunden und ausgeführt.

Manchmal werden die wichtigen Reiter „Layout“ und „Rand“ nicht eingeblendet. Diese können über einen Rechtsklick auf Objekt eingeblendet werden.

Als Letztes blende ich mir immer die Fenster „Zeichenhilfe“, „Schrift“ und „Absatz“ ein.

Diese sind unter dem Menüpunkt Paletten zu finden.

Damit die Fenster nicht frei schweben, klicke ich mit Links auf den blauen Fenster-Rand von „Zeichenhilfen“ und ziehe - mit gehaltener Maustaste - diese nach Links unter das Fenster mit dem Reiter „Hierarchie“. Danach klicke ich jeweils auf die Reiter „Schrift“ und „Absatz“ und ziehe sie - mit ebenfalls gehaltener Taste neben den Reiter „Zeichenhilfen“.

Damit sollte dein Designer wie folgt aussehen:

Viel übersichtlicher, oder?

Nun hast du die Ersteinrichtung für den Adobe Livecycle Designer abgeschlossen.

FAQ zur Ersteinrichtung

Hier findest du häufige Fragen, die bei der Ersteinrichtung auftreten. Hilfreiche Quellen und weiter Fragen findest du am Ende des Artikels hier.

Mein Designer ist auf Englisch. Wo finde ich das?

Sprache im LCD umstellen

Hierzu springst du in der zweiten Menüleiste auf „Extras->Optionen->International->Sprache->Englisch“. In dem Menü änderst du es von Englisch auf Deutsch ab. Danach musst du alle SAP-Fenster und auch den Adobe LiveCycle Designer schließen, falls er noch offen ist.

Nun sollte der Designer auf Deutsch sein. Falls nicht, könnte es an dem Schreibschutz des Ordners im Windows liegen.

In dem Fall, wende ich an deine SAP Basis, oder ändere selbst die Einstellungen: Rechtsklick auf den Ordner, Schreibschutz: Haken raus und für alle unterliegenden Ordner übernehmen.

Die Einheiten sind alle auf Zoll, wie kann ich Zentimeter oder Millimeter einstellen?

Einheiten auf MM und CM umstellen + Punktraster einstellen

Hier kannst du mit Doppelklick auf das Lineal im Layout-Fenster und auf „Zeichenhilfen“ gehen.

Wie oben erwähnt zu finden über Paletten->Zeichenhilfen. Siehe Abbildung.

Hier stellst du das Format um. Speichern, schließen und wieder neu aufmachen.

Erfahrungswert: Stell dir das Intervall für das Gitternetz noch auf 10 Punkte je cm ein. Damit kannst du anschließend Objekte mit den Cursortasten je Millimeter verschieben. 

Woher weiß ich, welche Version mein Adobe LiveCycle Designer ist?

Version Adobe LiveCycle Designer ermitteln

Einmal auf Hilfe->Über Adobe LiveCycle Designer.

Die Nummer lässt sich leicht lesen: 11.0.9.20200112 …

Hauptversion ist 11.

Major-Patch ist 0. Also erste 11er-Version.

Patch/Hotfix Datum: 2020.01.12.

Also ist die Patch-Version vom 12.01.2020.

Meine Empfehlung: Spiel im Q4 die Patches aus dem Jahr ein.

Vorteil für dich: SAP hat nur 1-mal im Jahr einen Major-Patch-Termin. Der Rest wird über Hotfix und Patches korrigiert.

Sollte hier bei dir was anderes stehen, schau dir flott in diesem Artikel die Quelle für den aktuellen Patch an.

Wie kann ich diese ständigen Warnungen ausschalten?

Warnungen durch Rechtschreibung deaktivieren

Hier auf „Einstellungen->Hilfsmittel->Rechtschreibprüfung->Für alle deaktivieren“. 

Endlich geschafft. Das waren mal eine Menge Einstellungen. Schau einfach, welche Option für dich passend ist und übernimm diese. Für mich hat mit der richtigen Einstellung das Entwickeln von Adobe Forms und der Formulare im SAP erheblich besser geklappt.

Quellen für weitere Informationen

Immer wieder wirst du in Situationen kommen, wo dir ein Ansatz fehlt, oder dein Problem fest steckt. Sofern es sich um Fragen zu dem Tool des Adobe LiveCycle Designers handelt, kann ich dir klar das Forum vom Acronaut empfehlen.

Hier habe ich immer gute Ansätze gefunden und es gibt wirklich fantastische Formular-Entwickler, welche mit Code-Snippets oder Hinweisen helfen. Ebenso nutze ich bei der Formularerstellung gern die Vorlagen aus dem LCD-Ordner im Windows.

Nachschlage-Werk: Es ist aus meiner Erfahrung heraus sinnvoll, sich das Buch zum Nachschlagen zuzulegen. Egal, ob digital oder Hardcover. In manchen Situationen hilft es schon weiter.

Hier geht es zum Buch.

Du bekommst den Adobe LiveCycle Designer im Service-Market-Place direkt zum Download.

Auf der Adobe Homepage bekommst du das Nachfolge-Produkt aus Sicht von Adobe, dieser ist der Adobe Experience Manager. Für SAP-Kunden allerdings irrelevant.

FAQ

Ist Adobe LiveCycle Designer kostenlos?

Adobe Forms ist seit 2006/2007 die SAP Standard Formulartechnologie. Mit deinen SAP Lizenzen ist auch der Adobe LiveCycle Designer schon beglichen. Es ist also für SAP-Kunden kostenlos.

Wie geht es mit dem Adobe LiveCycle Designer weiter?

S/4HANA und der Support bis 2040 ist für SAP die Zukunft. Formulare im SAP baut SAP mit dem Adobe LiveCycle Designer. Bisher gibt es auch nichts, was auf einen Strategiewechsel hindeutet.

Gelegentlich gibt es mal wilde Gerüchte, dass es hier Probleme geben soll. Meiner Erfahrung nach kommt dies des Öfteren von Dienstleistern, welche kein oder wenig Adobe Forms Know-how haben. Statt dem Kunden das klar zu sagen, werden Gerüchte gestreut, um die Auslastung der eigenen Mitarbeiter sicherzustellen.

SAP sagt klar, dass der Adobe LiveCycle Designer und Adobe Forms für Sie gesetzt sind.

Inhalt

1. Was ist Adobe Forms?
• Begriff Adobe Forms
2. Einführung und Einordnung
3. Der Designer
4. Architektur
• Kapselung in Funktionsbaustein & Aufrufe
• Dynamische Ermittlung von Formularnamen
• Funktionsweise & Datenumwandlung
5. 6 Vorteile von Adobe Forms: Unique Features
• Etikettendruck
• Barcodes
• Limitierte Barcodes & Hardwarevoraussetzung entfallen bei Adobe Forms
• Native Druckersprache wie ZPL, ZPLII und IPC
• Geschwindigkeit
• Logos und Grafiken
6. Was ist der Unterschied zu Smart Forms?
7. Ausblick für Adobe Forms
8. Adobe Forms Erfolgreicher Start in 3 Phasen
9. Phase 1 Infrastruktur
• Erklärung Adobe Document Services
• Download Entwicklungswerkzeug - Adobe LiveCycle Designer
• SAP Adobe LiveCycle Designer
• Der LCD ist nicht auf Deutsch oder/und keine Hilfe verfügbar (F1)
• Für Support von SAP
10. Auf geht’s in Phase 2: das Entwicklungswerkzeug - Der Adobe LiveCycle Designer
• Achtung No-Go!
11. Phase 3: Know-how Aufbau
• try-fail-again!
• Das mache ich mal eben nebenbei!
12. Und was ist mit S/4HANA?
13. FAQ
• Was brauche ich für Adobe Forms?
• Support & Nachfolger ADS on premise
• Kostet Adobe Forms Geld?
• Wo kann ich Adobe Forms herunterladen?

Adobe Forms ist die Bezeichnung der aktuellen SAP-Formulartechnologie. Sie ist der direkte Nachfolger von Smart Forms und wurde bereits 2007 in das SAP integriert. Auch im S/4HANA setzt SAP auf diese Technologie. In diesem Artikel erfährst du, was es für Besonderheiten in der Technik gibt und wo Sie ihre Stärken hat.

Am Ende des Artikels findest du noch die drei Phasen, wie du mit Adobe Forms direkt starten kannst.

Was ist Adobe Forms?

Der Begriff Adobe Forms bezeichnet die aktuelle Formulartechnologie der SAP. Es ist der direkte Nachfolger von SAPscript bzw. Smart Forms und wird von der SAP genutzt, um die Belege im SAP auszugeben.

Begriff Adobe Forms

Bereits 2006/2007 wurde Adobe Forms von der SAP im SAPeingeführt. Damals noch unter dem Namen SAP Interactive Forms by Adobe. Dies hat immer wieder von der SAP andere Namen erhalten.

Hier mal die Gängigsten:

• SAP Interactive Forms by Adobe
  
• SAP Interactive Forms
  
• SAP AIF
  
• SAP AF
  
• SAP Print Forms
  
• SAP Druckformulare Adobe
  
• SAP PDF Forms
  
• SAP PDF Formulare
  
• SAP Adobe PDF
  

Du siehst schon, hier war sich die SAP selber nie so richtig einig darüber, wie es nun genannt werden soll.

Sehr sprechend dafür ist auch eine eigene SAP Servicemeldung (OSS-Note) für die verschiedenen Namen.

Ein großes Problem mit dem Namen besteht in der Erwartungshaltung für den Kunden. Der Namen Adobe Interactive Forms suggeriert unseren Kunden: "Ah, es sind damit also die interaktiven Formulare gemeint." Das ist bei der aber nicht der Fall.

Wir haben schon mehrere Projekte mit interaktiven Formularen für Kunden umgesetzt. Jedoch liegt der Anteil der Kunden, die interaktive Formulare nutzen, bei max. 5%. 95% der Kunden setzten Adobe Forms für Druckformulare ein. Klassisch: Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen etc.

Einführung und Einordnung

2006/2007 wurde Adobe Forms unter den Namen SAP Interactive Forms by Adobe im Umfeld der Guided Procedures im Netweaver JAVA eingeführt. Damals ging es noch darum, die Dokumente für die JAVA-Umgebung zu generieren.

Mit der weitreichenden strategischen Ausrichtung auf "Alles auf den ABAP Stack" fand sowohl die Technologie Guided Procedures ihr Ende, wie auch Adobe Forms ein neues zuhause, in Form der Anbindung an den ABAP-Stack.

Seit ca. 2008 ist Adobe Forms die gesetzte Standard-Formulartechnologie der SAP. Das heißt natürlich nicht, dass sofort alle Kunden die Technologie eingeführt haben. Mit den ersten Versionen vom Adobe LiveCycle Designer gab es noch so ein paar Schwierigkeiten. Spätestens jedoch mit der Version 9.x und 10.x war die Entwicklungsoberfläche soweit ausgereift und stabil, dass Sie im Alltag eine enorme Verbesserung bewirkt hat.

Aktuell ist übrigens Version 11.x. Wir empfehlen auch hier, den aktuellen Patch aus dem SAP Service-Market-Place zu installieren, um die maximale Stabilität für den Entwickler anbieten zu können.

Sämtliche Formulare im SAP werden in der Technologie Adobe Forms mit dem Form Designer aka. Adobe LiveCycle Designer entwickelt. Das ist ein Programm von Adobe, welches mit dem SAP-Paradigma bricht: “Sap kann alles, außer schön.”

Was ist der Unterschied zu Smart Forms?

Adobe Forms nutzt im Gegensatz zu Smart Forms den Ansatz die Datenbeschaffung, Aufbereitung und das Layout voneinander zu trennen. In der Informatik kennst du das Modell unter dem Namen: Model View Controller (MVC).

Im Laufe der Jahre wurde die Technologie von der Netweaver-Java-Anbindung direkt ins ABAP integriert.

Das sind die 3 wesentlichen Unterschiede:

1. Datenbeschaffung: Klassisch mit den Druckprogrammen, im S/4 HANA-Kontext allerdings auch über CDS-Views möglich.
   
2. Datenaufbereitung: Hierfür gibt es nach dem Selektieren der Formulardaten dann die Aufbereitung, z. B. je nach Kunde mit nur ausgewählten Daten speziell für den Kunden. Beispiel dafür: Keine Rabatte bei dem Kunden mit ausgeben.
   
3. Im letzten Schritt geht es im Formular-Layout darum, die Informationen für den Anwender sichtbar und strukturiert darzustellen.
   

Die gekannte Funktion mit dem Zahnrad aus SAP Smart Forms ist hierbei nicht mehr nutzbar, da die klare Trennung dies verhindert. Du musst dir also Gedanken machen, ob die Daten eher in der Datenbeschaffung vom Druckprogramm / CDS-View liegen oder eher in der Datenaufbereitung zu finden sind.

Wir unterstützen bei Eubuleus jeden Tag Kunden dabei, von SAPscript oder Smart Forms auf Adobe Forms zu migrieren. Gern helfen wir auch dir, bei dieser Aufgabe.Wir sind nur 1 Klick entfernt

Gut zu wissen!

Adobe Forms ermöglicht es auch, wieder das SAP-Druckprogramm zu nutzen, da die Stellen für die Erweiterung von Kundendaten klar über Enhancements, Enhancement-Spots oder aber in der Code-Initialisierung zu finden sind. Das ist ein Riesenvorteil gegenüber den SAP Smart Forms Formularen.

Ausblick für Adobe Forms

Die SAP setzt auch im kompletten S/4HANA Umfeld auf Adobe Forms sowie auf SAP Forms by Adobe für die Cloud-Variante im S/4HANA. Mehr als 90 % unserer Kunden führen S/4HANA in der onPremise Version ein. Somit sind sie mit Adobe Forms aktuell gut aufgestellt.

SAP hat den Support für S/4HANA für 2040 zugesagt. Dadurch wird Adobe Forms bzw. SAP Forms by Adobe noch lange unterstützt. Offen bleibt die Frage, was SAP mit dem ADS für die onPremise Kunden macht.

Hier sind wir jeden Tag für unsere Kunden aktiv, um eine Lösung über das Supportende hinaus zu erwirken.

Auch im Thema ZUGFeRD konnten wir mithilfe des DSAG erreichen, dass diese Funktion ein direkter Bestandteil des SAP ADS wird.

Wir bieten Schulungen rund um das Thema SAP Adobe Forms an.Melde Dich bei uns!

Du liest immer noch diesen Artikel und fragst dich jetzt, wie du direkt mit Adobe Forms starten kannst? Kein Problem, im folgenden Kapitel zeige ich dir ein Best-Practice zur Einführung von Adobe Forms.

Adobe Forms Erfolgreicher Start in 3 Phasen

Wie gelingt der Einstieg in die Technologie Adobe Forms? Kann ich Adobe Forms auch in der Cloud nutzen?

Genau dazu möchte ich euch jetzt Hinweise geben, wie der Start gelingt. 

Phase 1 Infrastruktur 

Damit ihr möglichst schnell auch in die Entwicklung von zeitgemäßen Formularen kommen könnt, werden die Adobe Document Services benötigt, kurz ADS. Diese sollten die SAP-Basis für euch einrichten. 

Erklärung Adobe Document Services 

Was ist dieser ADS? SAP hat nach SmartForms die Entwicklung der Formulare in Kooperation mit Adobe aufgebaut. Damit Formular künftig ein vollwertiges PDF Dokument ist, muss das Formular erzeugt werden. Intern spricht Adobe vom Rendern des PDFs.

Du denkst bestimmt: wieso so aufwendig? Bei SAPscript und SmartForms ist doch auch ein PDF im System herausgekommen. Von der Datei-Endung stimmt das zu 100 %. Leider funktionieren diese PDFs wie dein Windows-PDF Drucker. Er packt nur das Bild in ein PDF. 

Somit sind aktuelle Funktionen nicht möglich wie: Kennwortschutz, PDF-A3 Format für Archivierung, Verschlüsselung und und und.  Kunden von SAP dürfen diese Funktionen durch den Exklusiv-Vertrag mit Adobe nutzen und haben dafür die sogenannten "Reader-Credentials". 

Download Entwicklungswerkzeug - Adobe LiveCycle Designer 

Anschließend hüpft ihr in den SAP-Service-Marketplace und ladet euch den Adobe LiveCycle Designer runter.

Ihr braucht das nicht separat heraussuchen, ich hab euch den Link hier mal direkt reinkopiert.  

SAP Adobe LiveCycle Designer 

Sobald der Download abgeschlossen ist, startet über das Setup Programm und wählt folgende Komponenten aus: siehe Screenshot.

Hier noch die häufigsten Kundenprobleme bei der Installation:  

Der LCD ist nicht auf Deutsch oder/und keine Hilfe verfügbar (F1)

Ein häufiges Problem sind fehlende Sprachen in der Suchhilfe.

Das erkennt ihr sehr schnell, wenn ihr F1 drückt und die Suche nicht verfügbar ist oder sich kein Fenster öffnet. 

Abschließend empfehle ich dir, die SAP-GUI und das SAP-Logon-Pad zu schließen und wieder neu zu starten.

Die Sprache umstellen, habe ich dir in meinem anderen Blog bereits erläutert. Schau einfach hier rein.  

Für Support von SAP 

Auch bei Supportmeldungen, sogenannten OSS-Notes, kannst du Unterstützung durch die SAP bekommen. Achte bitte darauf, dass du bei Fehlermeldungen und Screenshots stets den Adobe LiveCycle Designer im SAP sowie den Adobe Acrobat Reader DC für die Meldungen verwendest.

Ich hab leider selber schon miterlebt, dass die SAP den Support verweigert, weil der Kunde alternative PDF-Reader verwendet hat.

Damit ist die Phase 1 abgeschlossen.

Auf geht’s in Phase 2: das Entwicklungswerkzeug - Der Adobe LiveCycle Designer 

Wie gestalte ich nun ein Formular oder kann mir eines anschauen?

SAP hat im Laufe seiner Geschichte verschiedene Technologien für die Entwicklung von Formularen entwickelt. Selbst zu Zeiten von R2 und dann Umbruch auf R3 wurden schon Listen erzeugt und ausgegeben. Anfang der 1980er Jahre hat die SAP dann mit SAPscript eine Maschinen-Lesbare Technologie für Formularausgaben dem Kunden zur Verfügung gestellt. 

In Zeiten von Cloud und S/4HANA Projekten wirkt es wie Steinzeit, aber SAPscript ist komplett code zeilenbasierte Ausgabe. Für die 80er-Jahre wirklich gut, ist halt 40 Jahre später eine Zumutung für junge Kollegen. 

Der Einstieg ist sehr flott gemacht. Du kannst mit der Transaktion SFP Adobe Formulare anschauen und verändern. Für die Vollständigkeit noch hier die Transaktionen für SAPscript SE71 und Smart Forms Transaktion Smart Forms.

Die Technologie ist auch in der Lage, interaktive Formulare zu erstellen. Diese sind in Zeiten von Corona enorm stark nachgefragt. Allerdings musst du hierfür bei deinem SAP Ansprechpartner klären, ob und wenn ja, wie viel die interaktiven Formulare kosten. 

Das Layout eines Formulars kannst du über den entsprechenden Reiter verändern. 

Achtung No-Go!  

Der Button "Layout" öffnet dir ein eigenes Fenster für die Bearbeitung. Leider passiert es etwas willkürlich, dass du in dem Fenster nicht speichern kannst oder deine Änderungen weg sind.

Tippe stattdessen auf den 3ten Tab Reiter mit dem Namen Layout.

PS: Speicher nach jeder Änderung, als Backup-Strategie. Speichern, nicht Aktivieren.

Dies hilft dir gleich noch einen weiteren Fehler zu vermeiden: Bearbeiten ohne im Änderungsmodus zu sein.

Ist der Speicherbutton ausgegraut, bist du nicht im Änderungsmodus, kannst das Layout aber komplett verändern. Ungünstiger Weise ist es in diesem Zustand nicht speicherbar und deine ganze Arbeit ist umsonst.

Solltest du doch einmal in diese Situation kommen, gibt es glücklicherweise einen Workaround. Kopiere die XML-Quelle, gehe dann auf Bearbeiten und füge sie wieder ein. Damit kannst du deine Arbeit noch einmal retten.

Anschließend richte dir bitte deinen Designer ein.  Dieser Artikel zeigt dir die Einrichtung im Detail.  

Phase 3: Know-how Aufbau 

try-fail-again! 

Es ist eine neue Technologie. Hier kannst du viel richtig, aber leider auch falsch machen. Ich selber entwickle nun seit über 15 Jahren Adobe Formulare. Hier kann ich dir Langzeiterfahrungen geben, welche nachhaltig, wartbare Formulare garantieren.

Ich kann dir gerne in einer Schulung das notwendige Knowhow beibringen, mit einem tollen didaktischen Konzept.

Das mache ich mal eben nebenbei! 

Auto-Didaktisches Lernen bei der Technologie kann ich dir bedauerlicherweise nicht empfehlen, da es nur wenig gutes Knowhow gibt und sehr wenige Experten. Versteh mich nicht falsch, es kommt was raus, aber wenn da mal wer anderes dran muss, wird er verrückt.

Wovon ich dir abraten möchte, ist die SAP Schulung BC480+BC481 und BC482 aus dem SAP-Education Programm.

Die Unterlagen in diesen Schulungen sind soweit vollständig, ja. Bedauerlicherweise sind die Übungen sehr praxisfremd und für User gedacht, welche noch nie oder wenig SAP-Erfahrungen haben. Jeder Entwickler, der diese besucht hat, sagt mir: "Ich konnte mir da nichts mitnehmen. Wie stelle ich nun ein bestehendes Formular konkret um?"

Mit einer guten Grundlagen-Schulung ("siehe oben") kannst du auch das Buch SAP Interactive Forms by Adobe als Nachschlagewerk an die Seite legen. Falls du ein paar Fragen zum LiveCycle Designer haben solltest, kannst du gerne beim Acronaut-Forum vorbeischauen. Hier geht es allerdings mehr um Layouting und weniger mit SAP-Bezug.

Ein paar Grundlagen zu Formularen findest du sicherlich auf Berater-Wiki. Intensiver und detaillierter wird es bei den Kollegen von Solid-Forms und bei mind-forms. Hier haben einige Berater ihre Erfahrungen geteilt. Ich werde mit der Zeit natürlich auch immer mehr Tipps und Tricks hier veröffentlichen und wir stehen dir auch gerne mit Schulungen und Einzelcoachings zur Seite.

Eine gute Anlaufstelle für Probleme ist für mich auch immer der SAP Service-Market-Place mit seinen OSS-Notes.

Wichtig: Versucht auf Deutsch und Englisch zu suchen.

Wenn du dich an diese Tipps hältst, kannst du gut in die Formularwelt der SAP starten. 

Mein wichtigster Tipp:
Bleib dran. Es ist wie mit allen Dingen im Leben. Mit Training wird es besser und dein Muskel prägt sich aus. Genauso ist es mit deinem Knowhow im Formular-Thema Adobe Forms.

Und was ist mit S/4HANA? 

Mit der Einführung von S/4HANA werden auch wieder Adobe Forms von SAP eingesetzt. Es ist die aktuelle Formulartechnologie der SAP. Bisher gibt es keine Anzeichen, dass SAP für Ihre Formulare auf eine andere Technologie setzt. 

Wie wir bereits bei SAPscript und Smart Forms miterleben, halten sich solche Technologien bei SAP auch gut und gerne mal 20-40 Jahre. 

Du hast gerade akute Probleme mit einem Thema in Adobe Forms? Ich bin mit meinem Unternehmen genau auf die Themen Formulare und Output spezialisiert.Melde Dich einfach bei uns!

Viel Erfolg beim Ausprobieren und Lernen!

Bleib Knusprig!

FAQ

Was brauche ich für Adobe Forms?

Für die Infrastruktur wird aktuell noch ein SAP NetWeaver auf JAVA-Basis benötigt, wo der Adobe Document (Web-)Service(s) kurz ADS installiert wird. Das ist nichts anderes als ein Webservice im SAP, welcher die PDF-Dokumente generiert.

Support & Nachfolger ADS on premise

Da der Support für den SAP NetWeaver JAVA jedoch 2027 enden soll, hat die SAP nun den Nachfolger bekannt gegeben. Es wird weiterhin einen Adobe Forms Webservice onPremise geben. Dieser soll auf die S/4HANA XSA-Plattform portiert werden.

Aktuell bietet die SAP für die Cloud-Variante einen ADS-on-a-cloud-Service an. Dieser ist jedoch nicht für große Datenmengen geeignet und vor allem bei hoch-performanten Prozessen ungeeignet. Weiterhin sind die Lizenzkosten aktuell das größte Hindernis für unsere Kunden, diese Funktion in Betracht zu ziehen.

Du suchst nach der besten Lösung für dein Unternehmen? Lass uns drüber reden!

Kostet Adobe Forms Geld?

Nein.Siehe SAP-Note → 750784 - SAP Interactive Forms: Lizenzen - SAP ONE Support Launchpad

Es kann den Fall geben, dass für interaktive Formulare eine Gebühr erhoben wird. Unserer Erfahrung nach lohnt es sich mit der SAP zu verhandeln.

Viele unserer Kunden konnten durch unsere Hilfe kostenfrei an interaktive Formulare kommen.

Wo kann ich Adobe Forms herunterladen?

Du kannst alles Notwendige für die Einführung von Adobe Forms bei der SAP-Doku beziehen. Hier findest du den Download.

Natürlich können wir dich im Rahmen von einem Workshop auch fit darin machen, Adobe Forms in deinem Unternehmen einzuführen.Melde Dich bei uns!

Inhalt

1. Was ist der ADS?
   • ADS Cloud Lösung
     • Was ist der Unterschied zwischen Adobe ADS und SAP ADS?
2. Was ist die Voraussetzung für SAP ADS on premises?
   • Funktionsweise von SAP ADS
3. Performance der Adobe Document Services (ADS)
   • 5 Sonderfunktionen von Adobe Document Services ADS, die du kennen solltest
     • Native Ausgabe auf Etikettendruckern
     • ZUGFeRD und Xrechnung
     • Digitale Signaturen
     • Kennwortschutz & Verschlüsselung
     • Fonts
4. Troubleshooting ADS: 3 Lösungen für häufige Probleme
   • Keep Alive: Erreichbarkeit Webservice sicherstellen
   • Druckformular testen
   • Funktion interaktive Formulare testen
5. FAQ
   • Wo kann ich SAP ADS herunterladen?
   • Wie geht es mit SAP ADS weiter?
   • Bleibt SAP ADS kostenfrei?

In diesem Artikel geht es um den SAP Adobe Document Services kurz SAP ADS. Ich erkläre die Funktionsweise, seinen Zweck und welche besonderen Funktionen du damit nutzen kannst. Stöber gern mal rein und viel Spaß beim Lesen.

Was ist der ADS?

Einfache Antwort: Ein Webservice, der benötigt wird, um mit der Formulartechnologie Adobe Forms PDF Formulare zu generieren. ADS ist die Abkürzung für Adobe Document Services. Da es sich um einen Webservice handelt, kann man sich mit dem letzten Wort "Services" eine gute Eselsbrücke bauen.

SAP Adobe Document Services (ADS) oder auch kurz SAP ADS. Ist die Funktion, welche bei Adobe Forms aus den Beleg Daten und Formular Layout ein fertiges PDF generiert.

Ebenso gab es in der Vergangenheit von Adobe den Adobe Forms Document Server. Dieser hat sehr ähnliche Funktionen, wurde jedoch im Rahmen der Cloud-Ausrichtung von Adobe eingestellt.

Wir sprechen jetzt im ersten Teil erstmal über die Adobe Document Services on premise.

ADS Cloud Lösung

SAP bietet für seine Kunden über die SAP BTP-Plattform den ADS als Cloud Lösung an. Selbstverständlich benötigst du hierfür eine SAP BTP-Anbindung deines Systems. Diese Konfiguration sollte im Rahmen der S/4HANA Vorbereitung in deinem System eingerichtet werden.

Was ist der Unterschied zwischen Adobe ADS und SAP ADS?

Technisch gibt es ein paar Unterschiede zwischen diesen 2 Technologien.

Adobe ADS ist wie oben geschrieben der "Server". Ein on premise Server, welcher mit einem Windows Server und einem JBOSS verschiedene Webservices anbietet, welche die PDF-Formulare erzeugen.

Dieser Server ist EOL. Sprich, er ist nicht mehr zu bekommen.

SAP ADS hingegen ist ein Webservice, im SAP Ökosystem. Dieser ist als Webservice auf einem Netweaver-JAVA installiert und wird über eine SAP GUI-Installation aufgespielt.

Was ist die Voraussetzung für SAP ADS on premises?

Du brauchst einen Server oder eine virtuelle Maschine mit Windows oder LINUX. Anschließend installierst du hier ein Netweaver JAVA(AS JAVA). Nachdem der erfolgreich installiert ist und die Maschine durchgestartet wurde, kannst du den SAP ADS als SAP-Gui-Patch einspielen.

Beachte bitte, dass die Netweaver Java Instanz (AS JAVA) im SAP ein Support-Ende für den Maintenance Support zu 2027 sowie das Ende des Extended Supports 2030 hat.

Funktionsweise von SAP ADS

Zugriff auf den ADS Webservice erhältst du durch einen Funktionsbaustein im SAP. Erst ermittelst du den Adobe Forms Formularnamen. Anschließend rufst du die richtige Schnittstelle auf, um die Daten an den Funktionsbaustein zu übergeben. Im ERP ist das die DDIC-Schnittstelle oder ein CDS-View bzw. die Daten aus dem CDS-View.

Im Fall 1 mit DDIC-Daten wandelt der Funktionsbaustein diese Daten in XML um. Es wird eine Daten-Datei aus den ABAP-Daten erzeugt. Mit dem Formularnamen bezieht SAP nun auch das Adobe Forms Formular und gibt dies als Layout-Datei im Funktionsbaustein weiter.

Mit den technischen Usern ADS_USER und ADSagent wird nun ein Webservice-Call aufgebaut, welcher die XML-Daten enthält. Mit XML-Daten und XML-Layout nutzt der ADS nun die Funktion "Render-PDF" und rendert aus diesen Informationen die fertige PDF-Datei. Das ist ein einzelner Adobe Document Service.

Das Formular als PDF Datei wird nun im Funktionsbaustein wieder zurückgegeben und kann anschließend weiter genutzt werden.

Übliche Szenarien sind hier: Druckausgabe, E-Mail-Versand und Ablage im Archiv.

Performance der Adobe Document Services (ADS)

Es gibt ein paar Stellschrauben, die du nutzen solltest, um mit dem Adobe Document Services on premise richtig loszulegen. Achte bitte bei der Erst-Einrichtung auf die korrekte Konfiguration des Systems. Anbei 4 Tipps aus unserer Praxis als SAP Berater.

1. Sei Up-2-Date
Halte dich Grob an die aktuellste Version. Empfehlenswert ist die Vorjahres-Version.

2. Einrichtung
Achte darauf, dass dein Dienstleister oder du selbst auch den 2ten Serverknoten aktiviert. Hierdurch befähigst du den ADS dazu, die doppelte Anzahl an gleichzeitigen Formular-Generierungs-Prozessen zu verarbeiten.

3. Sizing Adobe Document Services (ADS)
Ebenso ist eine gute Konfiguration mit der richtigen Anzahl von Speicher + CPU-Kernen der Maschine sinnvoll. Sprich uns dazu am besten direkt an.

4. Less-is-More
Achte bei der Formular-Erzeugung bitte darauf, nur die Daten zu übergeben, welche auf dem SAP Formular benötigt werden. Alle anderen Daten kannst du im Adobe LiveCycle Designer unter Kontext deaktivieren. Rechtsklick mit der Maus und "inaktiv setzten".

5 Sonderfunktionen von Adobe Document Services ADS, die du kennen solltest

Folgende Funktionen sind einzigartig und liefern einen echten Mehrwert im Formularwesen.

Native Ausgabe auf Etikettendruckern

Mit dem Adobe Document Services kannst du direkt Druckdaten für einen Etikettendrucker ausgeben. Der ADS setzt dann die Druckdaten in z.B. ZPL um. Das erspart dir eine umständliche direkte Entwicklung in ZPL, wie es bei SAPscript und Smart Forms Formularen notwendig ist.

ZUGFeRD und Xrechnung

DSAG hat dafür gesorgt, dass SAP den ADS die Funktion ergänzt hat, nativ PDF/A3 zu erzeugen. Somit ist ein Langzeitarchivierungsformat möglich. Ebenso kann dies mit der Erzeugung von Rechnungsdaten dafür genutzt werden ZUGFeRD und Xrechnung zu erzeugen.

Digitale Signaturen

Du kannst mit einem Zertifikat für ein Unternehmen jedes PDF-Dokument mit einer digitalen Signatur versehen. Dies zeigt deinem Kunden dann an, dass du das Unternehmen bist, welche das Dokument erstellt hat und auf dem Weg/Transport zum Kunden keiner das Dokument manipuliert hat.

Unsere Praxiserfahrung

Kennwortschutz & Verschlüsselung

Adobe hat in Zusammenarbeit mit der SAP auch die Funktionen wie Kennwortschutz und Verschlüsselung ergänzt. Hier gibt es eine super Möglichkeit, sowohl die Verschlüsselung mit AES256 Bit, wie auch dem Kennwortschutz zu sichern.

In unseren Kundenprojekten kommt das häufig bei Zeitnachweisen oder Entgeltnachweisen zum Einsatz, sodass Unbefugte das Dokument nicht einsehen können.

Fonts

Aus verschiedenen Gründen haben einige unserer Kunden in der Vergangenheit eine eigene Schriftart verwendet. Dies wurde als Font in den Formularen genutzt. Das Problem:

Ein Kunde, der dieses Dokument bekommt, kann es nicht öffnen. Gelöst wurde dies bei SAPscript und Smart Forms mit dem Einbetten der Fonts in die Formulare. Das hat die Formulare enorm aufgebläht, da der gesamte Schriftsatz mitgegeben wird.

Adobe Forms hat hier den enormen Vorteil, dass nur die Zeichen eingebettet werden, welche wirklich in dem Formular mit angedruckt werden. Aus dem Grund sind die Formulare im Adobe Forms auch nur ein Bruchteil der Größe, wie vergleichbare SAPscript oder Smart Forms Formulare mit dem gewünschten Font.

Du kannst ebenso die gewünschte Schriftart als Font auf dem ADS einspielen, sodass diese genutzt wird.

Troubleshooting ADS: 3 Lösungen für häufige Probleme

Es kann auch mal vorkommen, dass kein Formular erzeugt wird. Wie den Fehler anschließend einschränkst, erkläre ich dir hier in Kurzform.

Keep Alive: Erreichbarkeit Webservice sicherstellen

Was tun, wenn der ADS nicht erreichbar ist? Es gibt ein paar Möglichkeiten, die Funktion vom ADS zu überprüfen:

Transaktion: SE38->FP_TEST_00 -> Hier sollte die Versionsnummer vom ADS zurückkommen.

Kommt diese nicht: ->SM59 und Test auf "externe Systeme" und "ADS", Rechtsklick und "Testen"

Hier sollte 403 not Allowed kommen oder erfolgreich zurückkommen. Bei Schwierigkeiten, mach direkt einen Termin mit deiner SAP Basis aus.

Falls ein Popup mit der Abfrage für User-Name und Passwort kommt, stimmt die Konfiguration mit den Usern im SAP nicht. Hier bitte die User ADS_USER und ADSagent prüfen und ggf. das Passwort auf allen Systemen gleichziehen.

Druckformular testen

Mit dem Report SE38: FP_PDF_TEST_00 kannst du ein Testformular erzeugen und ausgeben.

Erfolgreich: Alles ok.

Abfrage Usernamen & Kennwort: Siehe oben -> User prüfen

Fehler: Vorheringen Schritt durchführen.

Ggf. kann auch die "Reader Credentials" fehlen oder abgelaufen sein. Das sind die Berechtigungen, um echte PDF Dokumente zu erstellen. Diese haben allerdings ein Ablaufdatum(Validto).

Funktion interaktive Formulare testen

Mit dem Report Se38: FP_PDF_TEST_IA kannst du ein interaktives Formular erzeugen und dies prüfen.

Hier passiert es öfter, dass die "Reader Credentials" nicht korrekt eingespielt sind.

Dazu wende dich bitte direkt an deine SAP-Basis. Oder meld dich bei uns!

Ansonsten habe ich ganz neu noch diese Seite hier von SAP gefunden. Teste es gern mal aus und uns bitte Feedback.

FAQ

Wo kann ich SAP ADS herunterladen?

Du kannst die Installations-Datei als SAP-Gui-Patch wie üblich im SAP Service Marketplace beziehen. Siehe hierzu OSS-Note: 2187332.

Es gibt einige Stolperfallen in der Einrichtung des ADS.

Solltest du es selbst probieren wollen, kannst du dich an den "ADS Installation Guide" halten.

Hier fehlen leider die Performance-Themen, wie der 2te Serverknoten, sowie das korrekte Sizing der Maschine. Die genauen Voraussetzung dafür, kannst du in dem oben genannten Guide nachlesen, oder im Buch vom Rheinverlag.

Wie geht es mit SAP ADS weiter?

SAP Adobe Document Services sind die SAP Standard Technologie, um Dokumente auszugeben. OnPremise wird der Server bis 2027 supportet und im extended Maintenance bis 2030 verfügbar sein. Im Zuge der Forderungen von der DSAG hat die SAP nun in den DSAG-Technologietagen 2024 in Hamburg berichtet, dass der SAP ADS auf die S/4HANA XSA-Plattform portiert wird. Der Webservice wird also künftig im S/4HANA Ökosystem etabliert.

Bleibt SAP ADS kostenfrei?

Es gibt zum Zeitpunkt März 2024 keine Aussage der SAP, ob dieser Server künftig auch Geld kosten wird. Sollte die SAP sich tatsächlich dazu entscheiden, haben wir schon eine schlanke Alternative in der Hinterhand.

Informationen zu den DSAG Technologietagen 2023 gibt es hier. 

Tag 1: Dokumentenbasierte Prozesse - Alles rund um Formulare!

Auf geht’s. Im Folgenden habe ich alle relevanten Punkte für das Thema SAP Formulare und Formularerstellung aufgelistet. Der Elefant im Raum mit der Zukunft des ADS on-premise findest du am Ende von Thema aus Tag 1.

Thema 1: SAP Output Control / S/4HANA Control

• Wie wir ja alle wissen, ist SAP seit mehreren Jahren mit Cloud-First und seit dem letzten Jahr in den Bereichen: Green-Ledger
  
• AI-Themen sogar "Cloud-Only"
  

Aus diesem Fokus entsprungen ist auch das neue S/4HANA Output Control. Der Grundgedanke dabei ist super.

Hier mal ein kurzer Überblick, wie das Ganze funktioniert:

Nachfolger der NAST: Das S/4HANA Output Control

Leider kennt ihr aus dem SAP ERP ja diverse Möglichkeiten, wie Dokumente erzeugt werden können.

Da ist natürlich die Nachrichtensteuerung für SAP MM und SD stark vertreten.

Es gibt aber auch Bereiche, die ganz anders funktionieren, bspw. beim Drucken von Formularen. Wie z.B. Fakturen im FI/CO oder auch die

Ausgaben von Dokumenten im QM oder PP-Umfeld.

Für die Nutzung vom SAP S/4HANA Output Control benötigst du jedoch noch etwas mehr Technologien als bei der Nachrichtensteuerung. Anbei kurz die Einleitung dazu sowie die Unterschiede zur Nachrichtensteuerung.

Diesem Umstand beabsichtigt SAP mit dem neuen S/4HANA Output Control entgegenzuwirken und nutzt dabei ihre Techniken zur regelbasierten Aussteuerung. Hier ein kurzer Technik-Exkurs:

• BRF+
  

Das nennt sich bei der SAP “BRF+” und ist ein Regelwerk nach dem Wenn-Dann-Prinzip. BRF steht hier für Business Rules Framework + und funktioniert mit Entscheidungsbäumen.

• BOPF
  

Technisch wird das Ganze mit einer BOPF-Tabelle abgebildet. Nächstes Buzzword– Business Oriented Processing Framework. Diese Technik wird von SAP nicht mehr weiterentwickelt.

Das ist nur ein vorübergehendes Hilfskonstrukt für die Umsetzung.

Nachrichtensteuerung und andere Customizing-Oberflächen basieren im SAP ERP auf Formular plus Druckprogramm.

Wie du es schon seit den 80er-Jahren im SAP kennst, mit SAPscript.

• CDS-Views

S/4HANA Output Control geht hierbei einen anderen Weg. Das Formular bleibt weiterhin, jedoch gibt es kein Druckprogramm mehr, wie du es gewohnt bist.

Als Datenversorgung dient nun ein CDS-View mit all seinen Vor- und Nachteilen.

Nachteil von der Cloud-first Strategie der SAP 

SAP kommt aus der Cloud und bringt sporadisch ein wenig Technik ins on-premises Universum des Kunden. Fokus bleibt aber die Cloud. Und hier sind wir auch beim größten Knackpunkt der SAP.

Das S/4HANA Output Control hat sehr vielversprechende Ansätze und könnte vielen Kunden das Leben vereinfachen.

Herausforderung: Rollout innerhalb der SAP Module

Allerdings sagte Markus Berg als Product Owner bei SAP für die Technik, dass er keine Möglichkeit hat, den Modulen und Fachanwendungen den Einbau vorzuschreiben. Angesichts dessen sieht es für viele Kunden leider düster aus. Die jeweiligen Teams bei SAP entwickeln jeder für sich in ihrem Gebiet. Es fehlt eine übergeordnete Person, die das den Teams vorgibt, oder überhaupt erstmal über diese Technologien informiert.

Aus dem Grund hat Markus Berg auf den Technologietagen auch noch einmal an die Teilnehmer appelliert, diese Forderungen über den DSAG zu stellen und dort Druck zu machen.

Über 80% der DSAG-Mitgliedsunternehmen nutzten die S/4HANA on-premises Variante. SAP möchte, wenn möglich, aber gern die on-premises Kunden durch Nicht-Entwicklung von Features benachteiligen.

Ziel ist, einen klaren Mehrwert für die Cloud-Produkte der SAP zu erzeugen, damit Kunden zur Cloud wechseln.

Funktion nur sporadisch in der on-premises Welt

So auch in diesem Fall. Bedauerlicherweise gibt es– Stand 12.02.2024 – nur 2 Anwendungen, welche über das neue Output-Control im ERP sauber funktionieren.

Weiterer massiver Nachteil der Technologie S/4HANA Output Control: Du kannst nicht Nachrichtensteuerung und S/4HANA Output Control parallel laufen lassen. Entweder-oder, ist hier die Vorgabe.

Markus Berg hat hier ausgezeichnet den aktuellen Stand zusammengefasst und hält dort auch über Neuerungen auf dem Laufenden.

Ergänzend noch einmal die Roadmap für das S/4HANA Output Management

Egal, wie, wir müssen uns mit der noch unausgereiften Technik auseinandersetzen.

Ein Entwickler muss für diese Technik Skills in CDS Views, BRF+, Nachrichtensteuerung, BOPF und natürlich S/4HANA Output Control aufbauen/mitbringen. Und dabei kann es in der on-premises Welt von ERP und S/4HANA on-premises aktuell nur sehr wenig und gezielt eingesetzt werden.

Aus Sicht des IT-Supports ist das Ganze eine Katastrophe, da künftig neben der Nachrichtensteuerung auch noch das S/4HANA Output control abgebildet werden muss. Da es leider komplett anders funktioniert als die Nachrichtensteuerung, wird ein schneller Einstieg aufwendig werden.

Solange die Kosten für einen Kunden allerdings so teuer sind, fehlt der Lösung schlichtweg der Nutzen.

Thema 2: SAP IDM ist Tot, Lang lebe SAP IDM mit Microsoft.

Das SAP IDM ist bei vielen unserer Kunden im Einsatz. Umso erstaunter war ich, als verkündet wurde, dass es keinen Nachfolger von SAP für das SAP IDM geben wird.

Kurz, wofür meine Kunden das SAP IDM einsetzten: Berechtigungswesen. Zur Verwaltung und Ordnung von vergebenen Berechtigungen.

Sprich: Steht ein Re-Design des Berechtigungswesens an, muss künftig auf der Microsoft Basis aufgesetzt werden.

SAP IDM wird noch bis 2030 im SAP-Kontext bleiben. Ab 2030 wird es dann Microsoft Active Directory. Diese News war auf den DSAG Technologietagen 2024 auf jeden Fall eine echte Überraschung für viele Kunden. Microsoft spricht allerdings weniger von MS AD, sondern von Microsoft Entra und Entra ID.

Mehr Infos hier. 

Thema 3: SAP Harmonized Document Management, kurz SAP HDM

Was ist das SAP Harmonized Document Management?

Bei SAP HDM geht es darum, die verschiedenen Ablagemöglichkeiten im SAP zu vereinheitlichen. "Anlage anlegen" und das ganze Thema Dienste zum Objekt, GOS etc. soll einheitlicher werden. Endlich, sage ich mal. In meinem Berateralltag erlebe ich es leider zu häufig, dass es hier keine Strategie gibt und immer wieder Daten ungesichert auf Datenbanktabellen herumliegen. Stichwort: SOFFCONT1.

Wir begleiten jeden Tag unsere Kunden beim Aufräumen und Löschen von überflüssigen oder veralteten Daten im SAP System. Melde dich gern direkt bei mir, falls du auch Probleme mit der Tabelle SOFFCONT1 hast.

Also, Refresh: Wir bilden eine neue Ablage mit dem HDM und setzen technisch auf der Knowledge-Provider-Ebene auf. Kurz KPRO Ansatz. Wir beraten unsere Kunden zu genau diesem Thema und dem SAP HDM. Gern helfen wir dabei, einen POC für das HDM einzurichten oder die Bewertung beim Kunden durchzuführen, ob ein Umstieg Sinn macht und auch wann.

Viel Gutes, vieles, was längst überfällig ist. Vor ca. 2,5 Jahren habe ich das erste Mal von dem Thema SAP HDM gehört und damals noch mit dem Beisatz: Proof-of-concept.

Wir sind bei den DSAG-Technologietagen 2024 ein paar Jahre weiter. Nun wirkt es schon deutlich ausgereifter und erwachsener. Fast so, als wenn es die Kunden nutzen könnten. Ganz bewusst im Konjunktiv hier geschrieben.

Anbei einmal das Big-Picture aus dem Vortrag, was HDM einmal abbilden soll.

Enttäuschenderweise hat das SAP HDM ähnliche Herausforderungen wie das SAP S/4HANA Output Control. Die Technik ist nicht vollständig im SAP ERP on-premises oder SAP S/4HANA on-premises verfügbar und somit nutzt kaum ein Bereich im SAP Business diese Technik. Es kommt in den SAP-Modulen und Business-Funktionen nicht an.

Weiterhin gibt es auch keine übergeordnete Instanz/Stelle, die das vorgibt.

So entwickelt etwa die Entwicklungsabteilung rund um Fiori gerade ein eigenes Ablage-System. Aus welchem Grund? Die Kollegen beim Entwicklungsteam Fiori wissen aktuell nichts von dem SAP HDM und wie sie es einfach nutzen können. Hier ist also aktuell der größte Bedarf an Kommunikation. Die SAP muss sich selbst mehr an die Hand nehmen und ihre eigenen Techniken erst mal flächendeckend und zentral einsetzen.

Etwas provokant, mal die Frage an dich: Wieso solltest du als Kunde der Alpha-Tester werden und das Thema einsetzen, wenn bislang nicht einmal, die SAP dies selbst tut?

Thema 4: SAP ADS on-premises ab 2027/2030 künftig mit SAP S/4HANA XSA

XSA? Was hat er gesagt? Genau so ging es sehr vielen Zuhörern im Raum bei den DSAG Technologietagen 2024 in Hamburg, als der SAP CTO dies in der Keynote angesprochen hat.

Worum geht es eigentlich? SAP Adobe Document Services. Die Technologie SAP Adobe Forms oder auch SAP Interactive Forms genannt, wird bereits seit 2006 von SAP als Standard-Formular-Ausgabe Technologie genutzt.

Ursprünglich mal auf einem externen SAP Windows Server mit JBOSS Umgebung gehostet, hat sich die SAP sehr schnell dafür entschieden, die Funktionen vom SAP ADS auf die JAVA Instanz zu portieren.

Mit der Entscheidung, den SAP Netweaver JAVA abzukündigen, musste somit auch eine Lösung für den SAP ADS her. Technisch gesehen ist der SAP ADS ein Webservice, welcher mit Daten und Layout im XML ein PDF-Dokument generiert.

Der Cloud-ADS-Service

Die Idee der SAP war es vor ca. 5 Jahren: Wir machen einen SAP ADS Cloud-Service, auf den die Kunden umziehen können.

Grundsätzlich vorerst solide und auch intelligent gedacht. Der Kunde kann einfach skalieren und wird das Thema Patchen/Sizing der Maschine los.

Allerdings ist der SAP ADS Cloud-Service ist einfach für einen simplen Webservice viel zu teuer, da je Anfrage für SAP Geld generiert wird und die Anfrage erneut Zeit kostet, aufgrund der Cloud-Anfrage.

Anbei ein kleiner Auszug aus der Auffassung von SAP, was die Lizenzen angeht:

Sprich: Sobald es um Performance geht, funktioniert der SAP ADS Cloud-Service für die wenigsten Kunden. Ebenso disqualifiziert er sich aufgrund der Anbindung für den Etikettendruck.

Was also tun? Kunden lehnen den SAP ADS Cloud-Service aufgrund der Kosten + Einschränkungen ab.

Im DSAG-Jahreskongress 2023 hieß es dann, dass SAP eine Lösung für eine on-premises Lösung für die Kunden findet.  Ein Jahr lang haben wir nichts gehört. Nun hat sich die SAP gemeldet und ihre Idee vorgestellt. Der Webservice SAP ADS soll künftig in die SAP S/HANA XSA wandern. Doch was ist das jetzt?

SAP HANA XS Advanced ist ein externer Server im SAP-Ökosystem, welcher per HTTP-Anfrage den Webservice SAP ADS verfügbar macht. Im SAP wird eine Webserviceanfrage per HTTP-Request an die SAP HANA XSA weiter gereicht. Die SAP HANA XSA ist ursprünglich für Entwickler und Administratoren gedacht. Dementsprechend sind auch Verwaltung und Nutzung technisch geprägt.

Wie es im Linux üblich ist, auch hier per Command Line bedienbar. Hoffentlich für den SAP ADS auch als Service im Administration Cockpit aufrufbar.

Dieser Service soll im Laufe 2025 zur Verfügung gestellt werden.

Was zur Zeit leider unklar ist:

• Infrastruktur: Wie richtet der Kunde das ein?
  
• Kostenmodell des ADS per XSA
• Migrationspfad

Ergänzend für dich noch die aktuelle Maintenance Strategy von SAP hierzu:

Wir wissen leider alle aus Erfahrung; sobald SAP etwas für 2025 ankündigt, können wir froh sein, wenn es noch in 2025 kommt. Realistischer ist eher 2026. Bis das entsprechende Release bei meinem Kunden ausgerollt wird, sind wir bei Herbst 2026. Ab 2027 soll dann der Maintenance Support eingestellt werden. Das sind wenige Monate, in denen einen ggf. Migration durchgeführt werden kann.

Das geht leider nicht auf.

Eubuleus ist direkt mit SAP in Kontakt und wir lösen diese Herausforderungen gemeinsam mit der SAP für unsere Kunden auf. Ebenso haben wir alternative Ausgabemöglichkeiten zu Adobe Forms im Portfolio.

Tag 2: Archivierung und ILM 

Der 2te Tag stand auf den DSAG Technologietagen 2024 klar im Zeichen von Archivierung und ILM.

Erneut gab es gute Vorträge rund um das Thema.

Thema 1: Neuigkeiten von der SAP auf den DSAG Technoligietagen 2024

Es war erneut eine Riesen-Freude, Iwona Luther und Ihre Kollegin von der SAP über die Neuigkeiten berichten zu hören.

Inhaltlich gab es ein paar Verbesserungen. Allen voran gibt es nun ein neues ILM-Objekt IDENTITY für den User-Namen.

Das ist für alle Kunden spannend, welche den User-Namen als DSGVO-Relevant markiert haben.

Diese Anforderung kann inzwischen mit einem Standard-Objekt der SAP im ILM-Projekt leicht umgesetzt werden.

Ebenso wird beim Löschen geprüft, ob der User über das Objekt noch eine Löschung verhindert. Hierzu bitte den SAP-Hinweis 2837367 prüfen. Stichwort: Geschäftspartner archivieren/bereinigen. Dort spielt ebenso das Thema des User-Namens eine wichtige Rolle. Auch hier sieht man wieder, dass im Bereich SAP ILM und Archivierung auf das Kundenfeedback gehört wird. An der Stelle wurde auch noch mal auf die BAdIs im ILM-Kontext hingewiesen.

Du findest im Erweiterungs-Spot: ES_IRM_CUST weitere Möglichkeiten für BAdI Erweiterungen.

Thema 2 auf dem DSAG 2024: Platzhalter bei Aufbewahrungsfrist richtig nutzen

Ein weiteres Highlight war für mich eine Best Practice aus dem Alltag von ILM-Projekten.

Es kommt des Öfteren in SAP ILM Projekten vor, dass bei der Rückfrage der Aufbewahrungsfristen kein Input durch die Fachbereiche geliefert wird. Nicht immer ist die Zeit da, um diesen langwierigen Prozess laufen zu lassen.

Also wird pragmatisch vorerst mit einem Wert begonnen. Im Beispiel der SAP war es hier 100 Jahre.

Problematisch wird es nun allerdings, auf diesen Grundlagen Archivierungsobjekte zu erzeugen.

Die Festsetzung der Aufbewahrungsfrist folgt dem Prinzip: "Do it Once, only Once."

SAP hat in seinem Framework nicht vorgesehen, dieses Datum nachträglich zu verändern.

Dementsprechend gibt es keine Möglichkeit, dieses Datum zu korrigieren, ohne die Archivierungsobjekte komplett neu aufzubauen.

Folgende Folie fasst es nochmal super zusammen:

DSAG Technologietage 2024: Thema 3 “Ablagen im SAP System: SAP ArchivLink vs. CMIS”

Immer wieder werde ich auch in meinen Projekten gefragt, was denn jetzt die richtige Ablage-Strategie ist.

Kurzer Abriss:

Es gibt im Kern 3 Möglichkeiten der Ablage: SAP Content Server, WebDAV Ablage(Storage Interface) und CMIS

SAP Content-Server

Content-Server ist für SAP Archivierung und ArchivLink (BC-AL), ebenso wie die Dokumentenarchivierung konzipiert.

SAP-Datenarchivierung mit SARA und SARI ist damit ebenso möglich.

WebDAV

Web DAV (BC-ILM) ist eine Neuerung und wird von SAP ILM vorausgesetzt. Wichtig: Hiermit ist KEINE Dokumentenarchivierung möglich. Dafür muss SAP ArchivLink mit Content Server oder externem Archiv eingesetzt werden.

CMIS (Content Management Interoperability Services)

SAP S/4HANA Scope – Im Rahmen deines S/4HANA Transformationsprojektes wirst du auch die CMIS-Schnittstelle einrichten dürfen.

Aus Datensicht gilt allerdings: CMIS ist KEIN WebDAV und CMIS ist KEIN ArchivLink. CMIS ist ausschließlich für Dokumentenarchivierung zu nutzen.CMIS kann keine Datenarchivierung und wird es Stand DSAG-Technologietage 2024 laut SAP auch künftig nicht. Du siehst; es ist nicht ganz so einfach, die jeweiligen Techniken an den richtigen Zeitpunkten im Projekt einzusetzen.

Erneut großes Dankeschön, an Iwona Luther + Claudia Semmler für die fantastische Zusammenfassung:

Wichtiger Hinweis noch zum SAP Content Server: Dies ist kein Enterprise-Produkt der SAP. Er wird NICHT auf eine SAP HANA-DB portiert. SAP möchte das Produkt nicht weiterentwickeln. Ebenso gibt es keine Garantien der SAP zu Ausfallzeiten / Wiederherstellungszeiten etc.

Nutzt du auch noch einen SAP Content Server, macht es im Rahmen der S/4HANA Transformation also absolut Sinn, den Einsatz abermals zu betrachten. Aus meinen Projekten kann ich hier definitiv das Produkt von KGS tia Content Server empfehlen.

Thema 4: Kann ich mit meinem Archiv und der SAP-Archivierung in die Cloud gehen? JA!

Ich habe mich schon öfter gefragt, wie es möglich ist, diese gesamte Ablage-Thematik auf eine Cloud-Lösung zu portieren.

Auf den DSAG Technologietagen 2024 gab es dann einen sehr spannenden Vortrag von Delivery Hero zu genau diesem Thema. Spannend ist für mich auch das Set-up: Bei Delivery Hero werden täglich bis zu 3 Millionen Belege erzeugt.

Es ist eines der größten Lieferdienst-Portale. Früher durch Pizza.de und Lieferheld bekannt.

Die Notwendigkeit war es also, mit dem eigen gebautem Archiv-System auf Tomcat-Basis eine stabile und langfristige Lösung zu finden. Intern wurde kalkuliert, dass bei dem Datenwachstum spätestens in 1,5 Jahren das gesamte System an seine Grenzen kommt. Kapazitiv wie auch wirtschaftlich.

Super Zusammenfassung der aktuellen Herausforderung durch Robert Mühlbach und Dr. Klaus Zimmer.

Delivery Hero setzt schon durch andere Lösungen auf verschiedene Cloud-Lösungen. Allen voran natürlich das CRM-System mit Salesforce.

Wie bekommt man also nun die Daten aus der alten Archiv-Lösung in die AWS von Amazon?

Zusammen mit der SNP hat Delivery Hero hier eine schlanke Lösung eingerichtet, um die Archivierung auf die AWS zu ermöglichen.

Natürlich war auch hier der Start, wie bei jedem Archivierungs- und ILM-Projekt, vorerst gleich: Housekeeping.

Exakt das ist auch immer meine Vorgehensweise im Projekt.

Es gibt hervorragende Best Practices, welche du einfach mit großem Effekt auf Datenmenge und Datenbankgröße umsetzen kannst.

Also: Zunächst aufräumen und wegschmeißen, bevor die zyklische und regelmäßige Archivierung eingeplant wird.

Stell dir das wie eine Wohnung vor. Bevor du dort einziehen kannst, muss die Wohnung vorerst aufgeräumt und sauber gemacht werden. Erst dann kannst du hier einziehen.

Im Bezug auf das Kundenbeispiel hier mal die Erfahrungswerte von Delivery Hero zu dem Thema:

1. SAP Keynote
2. Alternativen?
3. Tag 1: Ganz im Rahmen von SAP Archivierung und ILM
   • Projekt-Setup
   • Wichtigster Punkt für das Projekt
   • Laufzeit
   • Einrichtung
   • Stolpersteine?
   • Übergabe in den Betrieb
   • Wofür ergibt so ein Projekt Sinn?
   • News von der SAP
   • Empfehlung
4. Zusammenfassung Tag 2: Dokumentenbasierte Prozesse
   • SAP Adobe Document Services kurz ADS
   • SAP HDM
   • Einschätzung
     
   • Zusammenfassung und Ausblick
   • Für wen sind die SAP Technologietage etwas? Meine Erkenntnisse
     
   • Goodie am Ende: SAP Upgrade-Pfad!
     

Schön, dass du reinschaust. Ich bin aktuell auf den DSAG Technologietagen 2023 für dich unterwegs, mit dem Schwerpunkt Dokumentenbasierte Prozesse oder auch Formulare genannt sowie dem Thema Archivierung und SAP ILM.

Informationen zu den DSAG Technologietagen 2024 gibt es hier. 

SAP Keynote

Stephan Westphal hat hier die Stimme der DSAG Gruppe vertreten und vor allem die Planungssicherheit, Investitionssicherheit und Migration angemerkt.

Zentrales Thema der Keynote war der immer noch fehlende Lösungsweg für die Adobe Forms Technologie mit ihrer Kernkomponenten, dem Adobe Document Services (ADS).

Es gibt ein Positionspapier der DSAG, wo sich reichlich Kunden eingetragen haben und eine onPremise Lösung für ihre Systemlandschaften fordern. Aktuell hat die SAP die onPremise Installation 2027 angekündigt.

Aus Sicht der SAP ist die Antwort ihr Cloud-Service ADS on a Cloud. Leider habe ich bisher noch keinen Kunden, der diesen Service nutzt, da er sehr teuer ist und je Formular bezahlt wird (keine Unterscheidung zwischen Entwicklung, Test und Produktiv) und die Geschwindigkeit speziell im Etikettendruck nicht ausreicht für einen produktiven Einsatz.

Seit etwas mehr als 2 Jahren wird der SAP Kunde nun hingehalten, in der Hoffnung, dass sich der SAP ADS on a Cloud doch durchsetzen wird. Wieso das ein Irrglaube ist, sieht man oben.

Was ist nun überhaupt das Problem? Die Adobe Document Services, welche für das Generieren von PDF Dokumenten bei Adobe Forms verantwortlich ist. Dieser Webservice ist aktuell auf einem Netweaver Java System ausgelagert. Da der NW Java aus dem Support fällt, wird auch der ADS so nicht mehr weiter unterstützt. 

Alternativen?

Kaum möglich. Es ist aber aufgrund der Architektur möglich, den Webservice ADS auf einer anderen Maschine zu platzieren. Das wäre auch auf dem SAP ABAP Backend möglich, was die SAP allerdings nicht will.

Und nun? Melde dich bitte bei mir, dass wir noch weitere Unterstützer für die Forderungen im DSAG sammeln und so den Druck auf die SAP massiv erhöhen.

Tag 1: Ganz im Rahmen von SAP Archivierung und ILM

Gestern gab es zu dem Thema diverse Erfahrungsberichte von Kunden, zu dem Projekt. Ich fasse gern mal die wichtigsten Infos für dich zusammen:

Projekt-Setup

Du nutzt schon die Archivierung oder hast vor 8 Jahren oder mehr mal ein Archivierungsprojekt gemacht.

Wichtigster Punkt für das Projekt

Wer ist der Auftraggeber für das Projekt? Es ist nicht die IT.

Entweder es ist der Fachbereich wie z. B. FI mit den Aufbewahrungsfristen für Rechnungen oder es ist die Compliance-Abteilung, welche diese Vorgaben ja regelmäßig prüfen muss.

Laufzeit

Dauer des Projektes ILM mit Archivierung: ca. 12–18 Monate, was sich auch mit meinen Erfahrungen deckt.

Einrichtung

Technisch ist das Projekt sehr schnell eingerichtet. Es ist eine absolute Empfehlung, mit einem Auswertungsreport die personenbezogenen Daten & Tabellen zu identifizieren.

Auch ich setzte in meinen Projekten so einen Report ein, um die Vorbereitung so effizient wie möglich zu gestalten.

Stolpersteine?

Abstimmungen mit dem Fachbereich, interne Umstrukturierungen sowie Systempatches bzw. Upgrades.

Übergabe in den Betrieb

Wie oft muss ich anschließend die Daten archivieren oder ablegen? Wie oft muss ich mich darum kümmern?

Je nachdem, wie viele Datenmengen verarbeitet werden. Meiner Erfahrung nach kommen die meisten Kunden mit 2–4 Terminen im Jahr ganz gut zurecht. Quartalsweise oder eben halbjährlich.

Wofür ergibt so ein Projekt Sinn?

DSGVO-konform werden oder die Datenmengen reduzieren vor dem S/4HANA Projekt, weiterhin kann die Kostenreduktion der Hana DB im Fokus sein, da der Arbeitsspeicher 150 Mal so teuer ist, wie der Festplattenspeicher.

News von der SAP

Im S/4HANA hat SAP hauptsächlich die Funktion ergänzt, dass die Anlagen (GOS / Dienste zum Objekt) nun in den S/4HANA Dialogen als Checkbox aktivierbar sind.

Hierbei werden die Anlagen nun mit dem Bezug zum Hauptobjekt mit archiviert oder abgelegt. Löschst du somit einen Beleg, werden auch die Anhänge zu dem Beleg mit gelöscht.

Empfehlung

Prüf einmal, wie gut du für die S/4HANA Projekte vorbereitet bist. Wenn du ein altes System hast und lange nicht mehr archiviert hast, ergibt ein ILM & Archivierungsprojekt im Vorfeld vom S/4HANA Projekt Sinn. 

Zusammenfassung Tag 2: Dokumentenbasierte Prozesse

SAP Adobe Document Services kurz ADS

Hier gibt es die Zusage vom SAP Technical Officer, dass die SAP sich hier in den nächsten Tagen zusammensetzten, wird, um eine Lösung zu erarbeiten.

Insides SAP: Es gab mehrere Workshops und Follow-Ups im Oktober und November.

Jedoch mit keinem Ergebnis und keinem Lösungsansatz.

Lasst uns gemeinsam über das DSAG hier mehr Druck aufbauen. 

SAP HDM

Schon seit einigen Jahren arbeitet die SAP an einem „Harmonised Document Management“.

Dafür gab es nun das erste mal technische Infos, wie das in die Architektur einziehen soll. Leider steht diese Funktion der Ablage von Dokumenten im S/4HANA Kontext erst ab Ende Q1/2024 in der Cloud zur Verfügung. OnPremise mal wieder „unbestimmt“. 

Einschätzung

SAP hat hier eine eigene CMIS-Schnittstelle erstellt, welche den Datenaustausch vereinfachen soll. Technisch nutz die SAP hier die taufrische Lösung SAP DMS mit ihren berühmten SAP Infosätzen. Du hast also noch gute 2 Jahre Zeit, bis die Lösung mal eine Alpha-Phase erreicht. Da wird also noch viel passieren.

SAP setzt auch bei allen Kunden voraus, dass diese mindestens Release S/4HANA 2022 besitzen. Ich wünsche mir das auch, aber die Realität sieht halt anders aus.

Zusammenfassung und Ausblick

SAPs Strategie ist klar BTP. Sämtliche Lösungen und Services werden an die BTP angebunden und mit SAP RAP und SAP CAP gibt es auch spannende Programmiermodelle für das SAP System der Zukunft. Die Fragen der Kunden sind aktuell häufig:

Welche der BTP-Services gibt es und in welchem Release sind die verfügbar?

Entwickler sollten sich definitiv mit SAP RAP beschäftigen.

Für wen sind die SAP Technologietage etwas? Meine Erkenntnisse!

Ich hab mir die Frage gestellt, für wen die DSAG Technologietage 2023 gedacht sind. In meinem Netzwerk habe ich viele Berater und Dienstleister getroffen, sowie Entwickler und SAP Basis-Mitarbeiter. Ich denke, für Entwickler und Technik-begeisterte ist das genau die richtige Messe.

Super war auch die Party nach dem ersten Veranstaltungstag. Dabei waren sehr viele Teilnehmer noch mit dabei und haben es bei einem kühlen Getränk schön ausklingen lassen. Das war super, um nochmal die Zeit für ein persönliches Gespräch zu nutzen.

Goodie am Ende: SAP Upgrade-Pfad!

SAP hat auch erkannt, dass ihre S/4HANA Kunden nicht das neuste Release einsetzten.

Somit hat die SAP einen Upgrade-Pfad für die Releases S/4HANA 1809,1909,2009 und 2021 auf 2023 zur Verfügung gestellt. Es ist also nicht zwingend notwendig, auf das 2022 zu gehen.

Das sind meine News für dich. Wie schätzt du die Messe ein? Lohnt sich ein Besuch?

Schreib mir gern eine Mail und schildere mir Deine Gedanken zum Thema SAP-Technologietage! 

Ich bin nun schon seit über 15 Jahren im Projektgeschäft tätig. Wie du dir sicher vorstellen kannst, habe ich dabei in vielen Projekten mitgewirkt – hier war alles dabei: von kleinen bis großen, nationalen oder internationalen Projekten.

Was mir immer wieder aufgefallen ist: Es gibt gewisse Zeitpunkte in Projekten, an denen es wichtig ist, welche Entscheidungen getroffen werden, um ein erfolgreiches Projekt abzuschließen oder das Projekt vor die Wand zu fahren.

Alle genannten Punkte können in das Projektmanagement etabliert werden. Es gibt leider keine feste Definition, was das Vorhaben eines erfolgreichen Projektes garantiert. Ich habe mich trotzdem mal daran versucht, hier meine Diamanten festzuhalten.

Du benötigst ein positives Projektumfeld, was durch folgende Eigenschaften geprägt sein sollte:

1. Feedbackkultur

Wie wird über Probleme im Projekt gesprochen? Versucht ihr den Schuldigen zu suchen, oder die Energie besser dafür einzusetzen, eine Lösung zu finde? Bitte immer versuchen, das Handeln / die Situation von der Person trennen. Das Vorgehen habe ich mir aus dem Buch, das Harvard-Konzept abgeschaut. 
Keiner möchte jemandem etwas Böses. Erläutert gern euer Vorhaben und sprecht offen über mögliche Lösungen. 

Das Projektmanagement und das Projektmanagementteam sollten hier alle mitziehen und es mit ihrem Verhalten positiv vorleben. 

2. Verantwortungskultur

TEAM – "Toll Ein Anderer Machts". Regelmäßig höre ich diesen Satz in Projekten, ob in der Schule, Universität oder heute in Projekten. Jedes Mal stellt sich mir hier eine Gänsehaut auf.

Mein Tipp: Sprecht bei jeder Aufgabe kurz den Umfang und die wichtigkeit für das Projektgelingen ab. Danach kann jeder verstehen, warum diese Aufgabe existiert und was sie beiträgt. Als nächstes sprecht ihr ab, wer diese Aufgabe hauptverantwortlich übernehmen möchte - habt ihr den ersten Punkt gut gemeistert, sollte dies nicht schwer sein. Der Name des Verantwortlichen wird im Protokoll hinter der Aufgabe vermerkt. 

Fragt den gefunden Verantworltichen "Bis wann ist diese Aufgabe erledigt?" und notiert dies ebenfalls im Protokoll. 

Als Projektleiter kommt nun die wichtigste Aufgabe, die gerne vergessen wird. Kontrolliert die Aufgabe zu vereinbarten Meilensteinpunkten. Nur so fühlt sich die Aufgabe für den Verantworltichen auch so wichtig an, wie sie ist. Vergesst bei guter Erledigung auch nicht das Loben. ;)

Damit Aufgaben richtig erledigt werden und jeder im Team befähigt ist, die Verantwortung für diese zu tragen empfehle ich übrigens das Modell ergebnisorientierte Aufgabenbeschreibung zu üben und zumindest im Hinterkopf damit zu arbeiten.

3. Gemeinsamer Kickoff

Viele Projekte scheitern, bevor sie richtig begonnen haben! Aus meiner Sicht trägt ein fehlender oder schlecht vorbereiteter Kickoff wesentlich dazu bei.

Jedes Mitglied des Projektteams und jeder Beteiligte brint unterschiedliche Kenntnisse, Erwartungen und Prioritäten in ein Projekt ein. Wenn du diesen Personen nicht die möglichkeit gibst, sich vor Beginn der Arbeit auf eine gemeinsame Linie zu begeben, wird der restliche Projektverlauf ein harter Kampf, ganz gleich wie sehr du versuchst, den Kurs zu korrigieren.

Ein Kickoff ist ein effektiver Weg, um das Projektteam bereits vor Arbeitsbeginn auf den gleichen Stand zu bringen. Bei einem Kickoff umreißt du das Ziel des Projekts, gehst auf Details ein und besprichst die nächsten Schritte. Auf diese Weise sind alle Projektmitarbeiter und Beteiligte an Bord, egal wohin dein Projektplan dich führt. Die Ziele einer Kickoff Veranstaltung sind erreicht, wenn am Ende das gesamte Team ein gemeinsames Verständnis darüber hat, woran jeder arbeitet, warum es wichtig ist, und wie die Arbeit erledigt werden soll.

Bei gemischten Projekt-Teams könnt ihr statt deutsch natürlich auch komplett auf Englisch wechseln.

4. Meetingkultur

Sicher kennt ihr das auch, ihr bekommt per Mail einen Terminblocker mit dem Titel "Meeting". Im Blocker selbst steht nicht viel mehr als ein einleitender Text und ein Treffpunkt. Um überhaupt erraten zu können, um was es geht, klickt ihr auf die Teilnehmerliste und findet 10 - 30 eingeladene Teilnehmer vor. Ich lege meine Hand ins Feuer, dass jeder schon einmal ein solches Meeting erlebt hat, wenn nicht regelmäßig erlebt. Das Ergebnis eines solchen Meetings steht normalerweise vorher auch schon fest. Es wird viel geredet, ein paar Kollegen nehmen sich sehr wichtig, hin und wieder wird offen gestritten und am Ende sind mehrere Stunden vergangen und alle sind so schlau wie vorher ( und wahrscheinlich jetzt auch noch genervt).

Meetings müssen nicht schlecht sein und erfüllen auch wichtige Aufgaben. Dafür muss sich nur an gewisse Regeln gehalten werden. Ein Business Meeting sollte eine Agenda haben, ein klares Ziel verfolgen und es sollten nur Teilnehmer im Termin dabei sein, welche auch zur Lösung / Zielerreichung beitragen. Dies sollte auch alles schon aus der Termineinladung hervorgehen, damit sich jeder Teilnehmer entsprechend vorbereiten kann.

Merkt ein Teilnehmer, dass er in diesem Termin nichts beitragen kann, darf er den Termin schnellstmöglich verlassen.

5. Kommunikation im Projekt

Was wird auf welcher Ebene reported? Was benötigt mein Vorgesetzter, damit er einen guten Überblick über das Projekt hat? Wie und was wird an das Management berichtet?

Protokolle und schriftliche Zusammenfassung sind dann sinnvoll, wenn sie aktiv gelesen und Feedback gegeben wird. Das sollte direkt in der Projektorganisation geklärt sein. 
Bitte achtet auf eine gute Rechtschreibung. Hier kann das Tool LanguageTool auch als Chrome-Erweiterung dafür sorgen, dass eure Texte und Protokolle qualitativ gut abliefern. Es ist eine gute Mischung aus Deutschlehrer und Duden. So wird auch schnell „project“ als englisch erkannt. 

Ein Protokoll ohne Feedback solltet ihr grundsätzlich hinterfragen. Stichwort ist hier die Schuldzuweisung / Selbstschutz „Ich habe doch alles für das Projekt getan“. 

6. Jour fixe je Woche

Mein eigener Erfahrungswert im Projekt hat gezeigt, dass mit einem Jour fixe je Woche sehr gut gearbeitet werden kann. In Testphasen empfehle ich durchaus auch zweimal wöchentlich. Sofern so ein Termin genutzt wird, haben wir auf weitere schriftlichen Protokolle verzichtet.

Grundlage: Protokoll Ja oder nein?
Die Frage ist immer, für wen das Protokoll erstellt wird und ob dieser das Protokoll auch wirklich liest.

7. Kommunikationskultur

Kernfragen: Wie wichtig oder wie dringend ist meine Information / meine Antwort, die ich erhalten will?

Diese Frage sollte jeder Mitarbeiter im Projekt beantworten können.
Hier mal ein Alltags-Beispiel aus dem Projektmanagement, mithilfe des Entscheidungsbaums, an das Eisenhower-Prinzip angelehnt.

Kategorie 1: Wichtig & Dringend? Benötige ich schnell eine Entscheidung, um weiterzumachen?

Medium: Telefon – in die Hand nehmen und direkt anrufen.

Kategorie 2: Wichtig, aber nicht dringend?

Medium: Teams/Slack oder einen anderen Messenger auf den derjenige im Laufe des Tages reagieren kann.

Kategorie 3: Nicht wichtig/ Nicht dringend?

Medium: Im wöchentlichen Jour fixe klären. Im Termin gemeinsam besprechen und klären, ob und wann es angegangen wird.

8. Mindset

Projektmanagement im Kern – Ihr sitzt alle im gleichen Boot. Ihr habt ein gemeinsames Projektziel! Oft fällt es schwer, für das Mindset die richtige Definition in der Organisation zu finden.

Versuch dich immer in die Lage deines Vorgesetzten zu versetzen und zu überlegen, was er benötigt. Kann er mit den Informationen aussagekräftig antworten? Ist er in der Lage im Projekt zu reporten?

Praxistipp: Frag einfach deinen Vorgesetzten, welche Herausforderungen er aktuell im Projekt hat oder sieht.

9. Projektrisikoregister

Gewöhne dir an, ein Projektrisikoregister zu führen. Das kommt aus der Projektmanagementmethode PRINCE2. Das Projektrisikoregister versetzt dich in die Lage, proaktiv auf Situationen einzugehen. Du kannst damit vorausahnen, in welche Richtung sich das Projekt entwickelt.

Natürlich musst du während des Projektes dieses Risikoregister aktualisieren und anpassen.

10. Basics & die Grundlagen

An-/Abwesenheiten? Krankheitsbedingte Ausfälle?

Auch heute noch komme ich in Projekte und Kleinigkeiten, wie der zentrale Urlaubskalender, die geplanten An- und Abwesenheiten oder auch krankheitsbedingte Ausfällewurden nicht beachtet.

Weil nicht klar ist, wer sich um was kümmert, kommt das Gefühl der Unsicherheit auf.
Termine und Termintreue sollten eingehalten werden. 
Die Planung der Ressourcen im Projekt ist ein essenzieller Baustein für den Projekterfolg. 

Für ein paar Tools im Alltag kann ich dir auch meinen Artikel empfehlen.

Herausforderungen

Das Onboarding Dilemma: ja, wir sind im Jahre 2022. Nichtsdestoweniger benötigen Unternehmen bzw. die Organisation immer noch bis zu 3 Wochen, um einen User mit seinen entsprechenden Berechtigungen anzulegen und ihm einen Systemzugang zur Verfügung zu stellen.

Hier meine dringende Bitte: Analysiere im Detail, aus welchem Grund dieser Prozess so langsam ist und versuche einen konstruktiven Verbesserungsvorschlag einzubringen.

Ein Beispiel, was ich tun kann, wenn die Zugänge noch nicht bereitstehen. 

Nutze die Zeit: Schau dir die Unterlagen an, arbeite dich ein. Wie ist der aktuelle Projektfortschritt? Welche Phase kommt als Nächstes? Betrachte auch die Herausforderungen in dem Projekt und welche Mitarbeiter dem Projekt sehr guttun und welche Mitarbeiter an manchen Stellen etwas blockieren. Zeitlich wird es schon früh genug spannend werden.

Nicht falsch verstehen | Nicht immer ist der optimale Mitarbeiter auf der richtigen Stelle. Solltest du merken, dass die Tätigkeit vielleicht gerade nicht zum Stärkenbereich des Mitarbeiters passt, musst du trotzdem einen Weg finden.

Das zahlt sich aus - ehrliche Beratung:

Du wirst mit der Zeit ein Gespür dafür entwickeln, wann ein gutes Projektumfeld herrscht und die Projektziele erreichbar sind und wenn dies nicht der Fall ist.

Nutze bitte deine Analysefähigkeit, um ein externes Feedback an deinen Vorgesetzten weiterzureichen.

Im Feedback beachte bitte, dass du die jeweilige Person von der Situation und dem Handeln trennst. Grundlage aus dem Buch: Das Harvard-Prinzip.

Es geht nicht darum, jemand anderen vorzuführen. Es geht darum, den Projekterfolg sicherzustellen. Das ist die Aufgabe, für die du da bist und für die dich der Kunde bezahlt.

Startschwierigkeiten

Vielleicht hast du etwas Schwierigkeiten, in das Projekt hereinzukommen. Es kann auch vorkommen, dass der eine oder andere Projektmitarbeiter nicht erfreut ist, dass du mitwirkst.

Das ist ein völlig normales Verhalten und nachvollziehbar.
Bei uns sagt man dazu: „Was der Bauer nicht kennt, das frisst er nicht.“
Ein Ansatz, dagegen zu wirken kann folgendes sein:

Versuch in den Gesprächen stets konstruktiv und an dem Ergebnis zu arbeiten. Ordne persönliche Gegebenheiten und Bedürfnisse dem Projekterfolg unter.

Versuche bitte stets in der „wir“ Form zu sprechen, damit klar ist, dass du ein Teil des Projektes und auch der Lösung bist.

Wie du siehst, wiederholen sich hier gewisse Dinge immer wieder. Das deckt sich auch mit meiner Erfahrung.

Antwort auf meine Frage zum Einstieg: Woran scheitern Projekte? Meiner Erfahrung nach an der Kommunikation!

Entscheidend ist also, wie du mit deinem Umfeld und dem Projekt sowie deinem Vorgesetzten kommunizierst. Finde deinen Weg der Kommunikation mit deinem Ansprechpartner.

Tipps für Einsteiger: Halte dich an einen erfahrenen Projektmanager und bitte ihn, dein Mentor zu sein.

Tägliche Tipps für einen geordneten Projekt-Alltag. 

Termin: Vorbereitung ist King!

Ich bereite jeden Termin akribisch vor, überlege mir welche Teilnehmer in den Termin dabei sind und habe mit meinem jeweiligen Menti nach dem Termin eine Nachbesprechung. Hier tauschen wir uns dann über die Kommunikation aus. So kann direkt im Projekt gelernt werden, wer was aus welchem Grund so kommuniziert hat.

Motivation – Das klingt jetzt schon alles ziemlich pessimistisch. Fürwahr, so lässt sich das lesen.

Wieso mache ich es trotzdem?

Es macht enorm viel Spaß gemeinsam mit Kollegen und den Kunden Herausforderungen zu meistern und den nächsten Meilenstein zu schaffen oder das Projekt abzuschließen.

Das sind gemeinsame Ereignisse, die extrem zusammenschweißen und die gemeinsame Beziehung noch einmal stärken.

Die Vorfreude

Ich habe auch nach so vielen Jahren immer noch Gänsehaut vor einem neuen Projektmeeting. Wie ist das Team? Wo stehen wir gerade? Welche Charaktere sind hier im Team?

Die Unterschiedlichkeit der jeweiligen Menschen in den Projekten ist der Spannungsfaktor, der das Projektleben so wertvoll macht.

Ich hoffe, du konntest dir das ein oder andere aus meinem Erfahrungsbericht mitnehmen und probierst den ein oder anderen Tipp mal selbst aus.

Wie sieht es mit deinen Erfahrungen aus?

Was sind wichtige Punkte für gute Projekte?
Tritt in Kontakt mit mir und schreib einen Kommentar oder meld dich zu unserem Newsletter an.

Beste Grüße und bleibt knusprig Jerry

Ich klicke ja nur auf "Ausgeben". Kein Plan, was dahinter steht.

Das hab ich mir auch gedacht und überlegt, wie ich es schnell herausfinden kann. Gern nehme ich dich jetzt auf meinen Weg mit, wie ich mir schnell einen Überblick verschaffe und auch wirklich nur die Formulare beachte, welche wirklich ausgegeben werden. 

Tagtäglich kontaktieren mit Kunden mit der Bitte ihre Formulare anzupassen. Dabei ist von SAPscript über Smart Forms bis zu Adobe Forms alles mit dabei. In den meisten Fällen wird die Nachrichtensteuerung dafür genutzt, um den Output aus dem System, sprich das Formular damit zu erzeugen.

Fangen wir also an. 

Die Nachrichtensteuerung

Alles dreht sich hier im SAP um die Module SD und MM. Die Module Sales & Distribution kurz SD und Material Management kurz MM arbeiten für die Formularausgabe mit dem Framework Nachrichtensteuerung.

Diese tritt in Aktion, wenn du in einem Beleg z.B. VF03 für Fakturen auf Nachricht->Ausgeben klickst.

Hier ist eingestellt, welche Nachricht dann im System erzeugt / verarbeitet wird und dir am Ende einen Ausdruck erzeugt oder die Nachricht per Mail / EDI versendet.
Die korrekte Verarbeitung wird über das Customizing in der Nachrichtenfindung definiert.

Aber eins nach dem anderen.
Grundeinstieg in die Nachrichtensteuerung ist die SAP Transaktion NACE.

SAP war hier "recht kreativ" und hat Vertriebs-Anfrage mit VA abgekürzt.
VA21 Angebot anlegen, VA22 Angebot bearbeiten, VA23 Angebot anzeigen

Die Applikationen spiegeln diesen Prozess ebenfalls wider. Alles, was mit Angeboten zu tun hat, ist unter V1 zu finden. Themen rund um die Lieferung unter V2. Die Rechnung und ihre zugehörigen Dokumente können über V3 konfiguriert werden. Ansonsten werden oftmals noch V6 für Handling Units und V7 für Transportdokumente benötigt.

Hast du die richtige Applikation für dich identifiziert, kannst du auf Nachrichtenart klicken:

Keine Angst, in der neuen Ansicht stehen erst mal alle Nachrichtenarten, welche du durch SAP ausgeliefert bekommst und zusätzlich alle eigenen im Unternehmen.

Die Zahl ist viel zu groß und die Ansicht erschlägt! Absolut richtig. Doch das soll uns nicht abschrecken; auf geht es. Nun suche ich mit dir nur die Nachrichtenarten heraus, welche wirklich genutzt werden.

Nachrichtenausgabe Tabelle: Tabelle NAST

Alle Nachrichten in den SD und MM Modulen durchlaufen die Nachrichtensteuerung. Diese nutzt im Hintergrund Tabellen für diesen Schritt.

Die spannendste Tabelle ist für mich die Tabelle NAST. Diese kannst du in der Regel direkt über die SE16 oder SE16N erreichen.

Also auf geht es: →SAP-Logon auf →Transaktion: /nSE16N →Tabelle NAST, Applikation: V1. Wie oben beschrieben.

Hier kannst du natürlich noch weiter Filter einstellen, wie die Sprache. Dies kann schon Sinn ergeben.

Ich nutze meistens: "Anzahl Einträge", um mir einen schnellen Überblick zu verschaffen, welche Nachrichten insgesamt verwendet wurden.

Wie du siehst, etwas mehr als 250 Einträge im Output.

Auf ins Eingemachte! →Ausführen(F8) oder das schöne Symbol mit dem grünen Haken.

Jetzt möchte ich nach der "Nachrichtenart" gruppieren. Einmal auf die Spalte "Nachrichtenart" klicken, anschließend auf "Filtern → Aufsteigend sortieren".

Somit sehe ich schnell im Überblick, was los ist. Von der Technik in den Alltag.

Interessante Spalten für mich: Zeitpunkt:
Wird es sofort versendet oder im zyklischen Job? Die meisten Nachrichten sind im Customizing der Nachrichtenfindung so eingestellt, dass die Ausgabe direkt versendet wird. 

Und natürlich, wie es ausgegeben wird. Per Druck oder doch per Mail? Antwort ist in der Spalte "Medium" zu finden.

Meine Erfahrung

Meist werden bis zu 70-80 % der Formulare noch gedruckt. Dies kann am Sendemedium 1 | Druckausgabe festgestellt werden.

Ich arbeite jeden Tag in meinen Projekten dafür, dass wir mehr digitalisieren und öfter E-Mails versenden. Dafür existiert das Sendemedium 5 | externes Senden (meistens Mail), Sendemedium 6 oder 7 kann auch mal eingesetzt werden, ist aber viel seltener.

Für gewöhnlich ergeben die Medien 1 und 5 zusammen über 90 % der genutzten Ausgabekanäle. Also Druckausgabe (1) und E-Mail-Versand (5).

Auf die schnelle sehe ich hier direkt: Es sind eigentlich nur 3-4 Nachrichtenarten, die wirklich viel gedruckt worden.

Kombination: Informationen aus NACE+NAST

Diese schaue ich mir nun wieder in der Tabelle NACE genauer an.

Also wieder Schritt 1 erneut ausführen. In meinem Fall schaue ich die Details zu BA00 an.

Dafür muss ich als Erstes rechts die Nachrichtenart auswählen (BA00), anschließend links im Baum auf "Verarbeitungsroutine" - mit der linken Maus - doppelt klicken.

Nun sollte das Fenster so aussehen:

Das Medium ist dasselbe, wie in der Tabelle NAST. Alle hier eingetragenen Sendermedien können als Ausgabekanal später in den Transaktionen ausgewählt werden.

In der Spalte "Programm" steht das Druckprogramm.

In der Spalte "Form-Routine" ist die Stelle im Druckprogramm gemeint, an welcher das Dokument erzeugt wird. Hier in meinem Beispiel ist es die Unter-Routine: "ENTRY".

Nun noch der Formularname:

Ist das Formular noch in der Technologie SAPscript erstellt, dann steht in der ersten Spalte "Formular" der Name des SAPscript Formulars.

Ein kurzer Einschub: Das Formular erreichst du über die Transaktion für SAPscript: TA SE78.

Wenn das Formular - wie in meinem Fall - in der Technologie Smart Forms oder Adobe Forms erstellt wurde, steht der technische Name in der nächsten Spalte "PDF/SmartForm Formular"

SD_SDOC_FORM01 ist in diesem Fall das Adobe Forms Formular.

Mit der Spalte "Art" wird unterschieden, ob ein Smart Forms oder Adobe Formular vorliegt. Nur bei zweiterem wird hier PDF eingestellt, ansonsten muss hier SmartForm gewählt werden.

Das Adobe Formular kannst du dir in der Transaktion SFP anschauen. Ein Smart Forms Formular ist über die Transaktion Smartforms zu finden. 

Wunderbar. Das Formular, sowie das Druckprogramm sind damit gefunden. 

Die Anleitung kannst du immer nutzen, wenn du gerade nicht weißt, wie das Formular oder Druckprogramm nun heißt, oder du wissen willst, welche Nachrichtenarten wirklich genutzt werden.

Jedes Mal aufs Neue überlege ich mir anschließend, was das richtige Tool ist und ob ich es schon installiert habe.

Heute gibt es glücklicherweise Tools, die eine Neuinstallation in unter zwei Stunden ermöglichen. Ein paar dieser Tools und Tricks möchte ich gerne mit euch teilen.

Der Auto-Installer

Meine erste Anlaufstelle für die Installation ist dabei folgende Website: https://ninite.com/.
Diese sorgt dafür, dass mit wenigen Klicks eine solide Grundausstattung an Programmen wieder vorhanden ist. Checkliste ade!

So sieht die Wahl der Programme meistens bei mir aus:

Block 1: Web, Utilitys, Messaging und Media

Block 2: Runtimes, Imaging und Developer Tools

Block 3: Security, Online Storage und Compression

Hier kann ich mir super per Mausklick alle wichtigen Tools auswählen und anschließend automatisiert installieren lassen.

Kommen wir nun zu meinen wichtigsten Tools.

Tool Nummer 1 Windows

Genauer gesagt, die Board-Funktionen. Ich stelle immer wieder fest, dass einige Leute die Standardfunktionen im Windows nicht kennen oder nicht wissen, wie diese einzustellen sind. Das bekannteste Beispiel ist für mich die Vorschaufunktion im Windows Explorer. Hier mal ein paar Beispiele, wie es bei mir aussieht.

Beispiel: Vorschau Bilder:

Beispiel: Vorschau PDF:

So kannst du es unter Windows 11 aktivieren:

Im ersten Schritt öffnest du den Adobe Acrobat Reader DC und dort die Einstellungen.

Unter dem Abschnitt „Allgemein“ aktivierst du den Punkt „PDF-Miniaturvorschau im Windows Explorer aktivieren“.

Sollte die Vorschau im Explorer nicht angezeigt werden, fehlt dir ein Haken in folgendem Menü: Anzeigen->Einblenden->Vorschaufenster

Nummer 2 ist für mich Notepad++

Das Tool bietet alle Möglichkeiten und Funktionen, welche für Text abgleiche und kurze Notizen super geeignet sind.

Texte vergleichen | Texte vereinen

Darüber hinaus gibt es Funktionen wie Vergleichen von 2 Texten (Plug-in Compare) Zusammenmischen von 2 Texten (Plug-in Combine), Suchen und Ersetzen sowie Aufzeichnungen (immer derselbe Ablauf).

Es ist also ein Sammelsurium von sehr starken und mächtigen Funktionen innerhalb von einem Texteditor.

XML Bearbeitung

Nettes Add-on hierbei: das Plug-in von XML-Tools. Hier könnt ihr XML im Editor mit erweiterten Funktionen von XML und vor allen Dingen vom Pretty Printer nutzen. Somit werden auch wilde XML-Files gut lesbar. Darf im Portfolio eines Formular-Entwicklers natürlich nicht fehlen.

Tool Nummer 3 ist für mich OneNote

Seit 2017 nutze ich dieses Tool, welches inzwischen auch kostenfrei bei Windows integriert ist.

Der riesengroße Vorteil für mich: hier kann ich sämtliche Notizen, Bilder, Recherchen schön sauber strukturieren, alle Bilder haben auch eine direkte OCR-Erkennung mit dabei.

Somit bin ich in der Lage, auch nach Inhalten auf Bildern über die Suchfunktion zu suchen. Das ist eine der stärksten Funktionen, welche OneNote bietet. Die Suchfunktion ist fantastisch. Im Daily Business nutze ich das gerne für Recherchen oder Vorbereitungen auf Termine, um Informationen zusammenzutragen.

Schnell Rechnen

Weniger bekannte Funktionen von OneNote ist zum Beispiel der integrierte Taschenrechner.

Ihr könnt einfach zahlen und mathematische Befehle eingeben und mit dem Leerzeichen und der Leertaste bekommt ihr direkt die Rechenergebnisse.

Audio zu Text

Ein weiteres nettes Feature sind Audioaufzeichnungen, welche vollständig in Text umwandelbar sind. Stichwort Transkription.

Tool Nummer 4 Der Adobe Acrobat Reader DC

Klingt erst mal seltsam, ich weiß. :) Kurz meine Erklärung dazu.

Es ist so, dass der Acrobat eine Menge Funktionen hat, welche nicht so bekannt sind.

Fangen wir mit dem aus meiner Sicht pragmatischsten Werkzeug an.

Elektronische Unterschrift 

Diverse Dokumente benötigen eine elektronische Unterschrift. Diese kannst du einfach auf einem Zettel tätigen und anschließend einscannen. Hier das kleine How-To, wie du das im Adobe Acrobat Reader DC einbinden kannst.

Sollte das Signieren-Icon nicht in deiner Taskleiste des Readerszeigt werden, kannst du es schnell unter dem Punkt Werkzeuge einbinden.

Beim ersten Mal muss eine Unterschrift hinzugefügt werden. Diese behält sich das Programm und kann ab diesem Zeitpunkt immer direkt abgerufen werden.

Unterschriften können grundsätzlich über drei Wege hinzugefügt werden.

Unterschrift über Tastatur eingeben

Der einfachste Weg ist es, über „Typ“ den Namen per Tastatur einzugeben. Adobe erstellt daraus eine Handschrift. Die auch rechts unten über „Stil ändern“ etwas angepasst werden kann. Diese Unterschrift ist natürlich meistens nicht gerade ähnlich zu deiner natürlichen Unterschrift. 

Unterschrift zeichnen

Du kannst auch mit der Maus oder einem digitalen Stift eine Unterschrift zeichnen. Diese wird auf jeden Fall näher an eurer eigenen Unterschrift sein, ist aber oftmals klar als digital eingegebene Unterschrift erkennbar. Manche Unternehmen – gerade Banken – akzeptieren eine solche Unterschrift nicht.

Unterschrift als Bild hinterlegen

Wie schon erwähnt, kann die Unterschrift auch als Bild hinterlegt werden. Hierbei solltet ihr eure Unterschrift mit einem gut funktionierenden Stift auf einem weißen Blatt schreiben und danach einscannen. Am besten stellt ihr diese danach noch mit einem transparenten Hintergrund frei und speichert sie als *.png Datei ab.

Ich empfehle ganz klar diesen Weg. Übrigens akzeptieren auch einige wenige Unternehmen keine schwarze Tinte. Mir ist dies bei meiner Versicherung passiert. Meinen Kollegen allerdings noch nie. Wenn du ganz sicher gehen möchtest, empfehle ich dir einen blauen Stift.

Unterschrift einfügen

Ist die Unterschrift einmal hinterlegt, kann sie über „Selbst signieren“ jederzeit in einem Dokument eingefügt werden. Das Platzieren und die Größe der Unterschrift kannst du dabei pro Unterschrift einstellen – ja, es ist möglich mehrere Unterschriften pro Dokument einzufügen.

Hinweis: Die Unterschrift ist nicht fälschungssicher.

Damit lassen sich schnell Dokumente mit einer elektronischen Unterschrift versehen. Das sollte allerdings nur gemacht werden, wenn ihr die Verwendung durch euren User sicherstellen könnt.

Ein signiertes Dokument wandelt übrigens mit dem Speichern alle eingabebereiten Felder in read-only um. Prüfe also vor dem Speichern, ob du alles Wichtige ausgefüllt hast.

Messen

Dies ist die zweite Funktion, welche mir im Alltag als Formularberater unfassbar viel Arbeit erspart.

In der Formularwelt bin ich immer wieder damit konfrontiert, dass mir ein Kunde seinen Ausdruck in die Hand gibt und mir sagt: „So soll es aussehen.“

Deswegen besitze ich in meiner Laptoptasche noch immer ein Lineal, welches wir allen Formularberatern zum Einstieg schenken. Also gilt es jetzt Lineal herausholen, anfangen zu messen und die Werte auf dem Dokument Blatt Papier vermerken.

Super umständlich und spätestens seit Corona und dem vielen remote Arbeiten auch in der Praxis absolut veraltet bis nicht mehr umsetzbar.

Meine Lösung ist denkbar simpel und naheliegend. Ich brauche ein Tool, welches digital vermessen kann und das wirklich einfach. Genau diese Funktion ist auch in den Werkzeugen vom Acrobat Reader zu finden.

Nun noch aktivieren:

Mit der Maus kannst du einen Startpunkt definieren und dann bis zum Rand oder dem gewünschten Punkt direkt messen.

Die Shift-Taste (über Strg auf der linken Tastatur-Ecke) fixiert die Linie für das Messen.

Falls du mal was falsch gemessen hast oder löschen willst, kannst du wieder den Cursor oben in dem Menü aktivieren und direkt „Entf“ oder „Del“ drücken und der gemessene Punkt ist Geschichte.

Genial: Du kannst das vermessene Dokument auch direkt wieder als PDF abspeichern. Zwecks Dokumentation oder als Anhang in einem Ticket-System.

Tool Nummer 5 ist Image Resizer

Ich hab beruflich ja immer wieder mit Grafiken & Logos zu tun, welche ich für Kunden bearbeiten und verwenden darf.

Der Klassiker für mich: Die Grafiken sind viel zu groß und blähen Formular unnötig auf.

Speziell SAPscript und das alte MIME-Repository SE78 sind mit dem steinalten Dateiformat *.bmp oft für Performance-Probleme verantwortlich.

Mit Adobe Forms können endlich auch Formate wie *.png eingebettet werden.

Damit ich dafür nicht immer separate Programme aufrufen muss, habe ich mir das Tool Bild skalieren installiert.

So rufst du es auf:

Im Dialog könnt ihr hier die Größe beeinflussen sowie diverse andere Parameter:

Erweiterte Optionen: Erfahrungswert

Ich arbeite aktuell mit dem Encoder: PNG und Qualität 90.

Hier könnt ihr das Tool beziehen:

https://www.bricelam.net/ImageResizer/

Alternativen, auf die meine Kollegen schwören, sind Gimp und IrfanView. Aber das ist wohl Ansichtssache. ;)

Sämtliche Office-Produkte außerhalb von OneNote habe ich nun hier einmal herausgelassen, da dies einen eigenen Artikel füllen werden.

Wie schaut es denn bei dir aus? Was sind für dich unverzichtbare Tools im Alltag?

Freue mich über dein Feedback per Mail oder im Kommentar-Bereich.

Genieß den Tag und bleib knusprig. :)